PIT oraz ZUS od kilometrówki i ryczałtu za jazdy lokalne i zamiejscowe

Jazdy lokalne - ryczałt i kilometrówka a PIT i ZUS

Zasadniczo opłacanie ryczałtem lub kilometrówką służbowych jazd lokalnych odbywanych prywatnym pojazdem powoduje wystąpienie u pracownika przychodu podlegającego w całości opodatkowaniu. Zaliczki na podatek od ww. świadczeń nie trzeba odprowadzać tylko wtedy, gdy obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego jego własność w jazdach lokalnych na potrzeby zakładu pracy (lub możliwość przyznania prawa do tego zwrotu) wynika wprost z przepisów innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 23b updof).

W praktyce zwolnienie to dotyczy listonoszy, pracowników służby leśnej oraz pracowników socjalnych.

Uprawnienia w tym zakresie przyznają im bowiem przepisy:
- ustawy z 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” (Dz.U. z 2008 r. Nr 180, poz. 1109 z późn.zm.),
- ustawy z 28 września 1991 r. o lasach (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1153 z późn.zm.),
- ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz.U. z 2004 r. Nr 64, poz. 593 z późn.zm.).

Refundacje wydatków poniesionych przy wykorzystywaniu środków transportu nienależących do pracodawcy w jazdach lokalnych w celach służbowych nie podlegają natomiast oskładkowaniu (§ 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, dalej: rozporządzenie składkowe).

Warunkiem skorzystania ze zwolnienia składkowego jest kalkulowanie zwrotu kosztów przy użyciu reguł, limitów i stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Pracownikowi przyznano miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne – 400 km. Pracownik wykonuje pracę w mieście do 500 tys. mieszkańców. Pracodawca przyznał pracownikowi stawkę za jeden kilometr w wysokości 1 zł. Ryczałt pieniężny za marzec 2015 r. wyniósł więc 400 zł. Ryczałt z zastosowaniem stawki wynikającej z rozporządzenia Ministra Infrastruktury wynosi natomiast 334,32 zł (400 km x 0,8358 zł). Nadwyżka w wysokości 65,68 zł podlega oskładkowaniu. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 5000 zł.

Zakładając, że pracownik ma prawo do zwykłych kosztów uzyskania przychodów i złożył PIT-2 rozliczenie za marzec powinno wyglądać następująco:
- 5000 zł + 65,68 zł = 5065,68 zł – podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika,
- 5065,68 zł x 13,71% (9,76% + 1,5% + 2,45%) = 694,51 zł – składki na ubezpieczenia społeczne,
- 5065,68 zł – 694,50 zł = 4371,18 zł – podstawa wymiaru składki zdrowotnej,
- 4371,18 zł x 9% = 393,41 zł – składka zdrowotna,
- 4371,18 zł x 7,75% = 338,77 zł – składka zdrowotna do odliczenia od zaliczki na podatek,
- 5000 zł + 400 zł = 5400 zł – podatkowy przychód ze stosunku pracy,
- 5400 zł – 694,50 zł – 111,25 zł = 4594,25 zł (po zaokrągleniu podstawa opodatkowania – 4594 zł),
- (4594 zł x 18%) – 46,33 zł = 780,59 zł – zaliczka na podatek dochodowy,
- 780,59 zł – 338,77 zł = 441,82 zł; po zaokrągleniu 442 zł (zaliczka należna do urzędu skarbowego).

Do wypłaty: 5400 zł – (694,51 zł + 393,41 zł + 442 zł) = 3870,08 zł.

Kompendium wiedzy na temat rozliczeń podatkowych samochodów firmowych: Samochód w firmie 2015 – multipakiet

Zwracanie pracownikom kosztów użytkowania prywatnego samochodu do celów służbowych w kwotach przewyższających limity, bez pomniejszania ryczałtu np. o dni nieobecności w pracy, oznacza konieczność opłacenia składek ZUS od różnicy między kwotami wypłaconymi a tymi wynikającymi z zasad zapisanych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.

Grzegorz T. przy wykonywaniu obowiązków służbowych korzysta z własnego samochodu i otrzymuje z tego tytułu co miesiąc ryczałt pieniężny w wysokości 585,06 zł (700 km x 0,8358 zł). W marcu 2015 r. chorował przez 3 dni robocze. Mimo nieobecności w pracy pracodawca wypłacił mu pełną kwotę ryczałtu. W tej sytuacji część ryczałtu powinna zostać oskładkowana, ponieważ należność została naliczona bez pomniejszenia o absencję chorobową.

Kwota, od której trzeba obliczyć składki ZUS, powinna zostać skalkulowana następująco:
- 585,06 zł : 22 = 26,59 zł,
- 26,59 zł x 3 dni choroby = 79,77 zł – kwota podlegająca oskładkowaniu.

Z kolei wartość ryczałtu zwolnioną ze składek ZUS należałoby ustalić następująco: 585,06 zł – 79,77 zł = 505,29 zł.

Trzeba pamiętać, że w kontekście zwolnienia ze składek ZUS ww. limity nie mogą być dublowane, tzn. że pracodawca nie może przykładowo wypłacać pracownikom zarówno ryczałtu za jazdy lokalne, jak i kilometrówki. Wyłączenie z oskładkowania możliwe jest do wysokości jednego limitu (przewidzianego albo dla ryczałtu, albo dla kilometrówki). W takiej sytuacji przepisy nie dopuszczają łączenia tych limitów – patrz: interpretacja indywidualna Oddziału ZUS w Gdańsku z 12 kwietnia 2013 r. (sygn. DI/100000/451/227/2013) – decyzja nr 155.

PIT oraz ZUS od kilometrówki za podróże służbowe (jazdy zamiejscowe)

Inaczej natomiast są rozliczane kwoty kilometrówki zwracane pracownikowi z tytułu odbycia przez niego podróży służbowej. Jeżeli pracownik na polecenie pracodawcy wyjeżdża w celach służbowych poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza swoje stałe miejsce pracy, to za wykonanie tych obowiązków pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z odbytą podróżą służbową.

Z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof wynika, że diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika (w tym kilometrówka) są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Oznacza to, że zwrot kosztów używania samochodu osobowego pracownika w krajowej lub zagranicznej podróży służbowej jest zwolniony z opodatkowania do wysokości limitu kilometrówki ustalonego jako iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu.

Zwrot kilometrówki za czas podróży służbowej, do wysokości wymienionego limitu, nie podlega również oskładkowaniu, co wynika z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego. Dopiero ewentualna nadwyżka ponad ten limit podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.