Jak zaksięgować notę odsetkową w pkpir

Nota odsetkowa w pkpir

PROBLEM

Jak powinnam wpisać do pkpir notę odsetkową za prąd, jeżeli nota nie ma daty wystawienia? Zawiera jedynie termin płatności 14 czerwca 2013 r., a zapłata nastąpiła 19 czerwca br. Czy powinnam wystawić jakiś dowód wewnętrzny?

RADA

Notę odsetkową za nieterminową zapłatę za prąd powinna Pani zaewidencjonować w pkpir w dacie zapłaty, w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”. Do noty warto podpiąć dowód zapłaty odsetek. Nie musi Pani wystawiać żadnego dowodu wewnętrznego. Szczegóły - w uzasadnieniu.

Polecamy produkt: Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów 2015 (książka + CD)

UZASADNIENIE

Dla udzielenia odpowiedzi na zadane przez Panią pytanie kluczowe znaczenie ma art. 23 ust. 1 pkt 32 updof. Wynika z niego, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów naliczonych, lecz niezapłaconych albo umorzonych odsetek od zobowiązań, w tym również od pożyczek (kredytów). Oznacza to, że tylko zapłacone odsetki od nieterminowej zapłaty za prąd stanowić będą dla Pani koszt uzyskania przychodu.

PKPiR 2013 - przewodnik po zmianach

Jak dokonać w pkpir korekty kosztów

Jeżeli chodzi o dokument, na podstawie którego może Pani wpisać do pkpir zapłacone odsetki, to podstawą zapisów w księdze są oprócz faktur i rachunków także inne dowody, o których mowa w § 13 i 14 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Muszą one jednak zawierać co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

(§ 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir).

Sprawdź definicję dowodów księgowych w Encyklopedii księgowego na www.inforfk.pl

Nota odsetkowa podstawą wpisu w pkpir

Ani w § 13, ani w § 14 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir nie wymieniono wprost not obciążeniowych jako dowodów księgowych. Organy podatkowe potwierdzają jednak, że jeżeli nota odsetkowa zawiera ww. elementy, to może być podstawą wpisu w pkpir. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 10 lutego 2011 r., sygn. IBPBI/1/415-1115/10/ZK, czytamy, że:

Mając powyższe na względzie, stwierdzić należy, iż noty obciążeniowe nie zostały wyszczególnione w ww. rozporządzeniu jako dowody księgowe. Co do zasady nie mogą więc one dokumentować kosztów uzyskania przychodów. Zatem podstawą wpisu przedmiotowych wydatków w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów winny być inne dokumenty, o których mowa w § 13 pkt 5 ww. rozporządzenia, jeżeli zawierają dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia. Jeżeli zatem nota obciążeniowa, o której mowa we wniosku, zawiera ww. dane, a Wnioskodawca nie jest w stanie uzyskać na udokumentowanie przedmiotowych kosztów innych dowodów (np. faktur, refaktur itp.), to nota ta może stanowić podstawę do ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Zapraszamy na forum PIT i PKPiR

W świetle powyższego wymienione wydatki, udokumentowane notą obciążeniową, poniesione po oddaniu środka trwałego (lokalu użytkowego) do używania, z ww. zastrzeżeniem, będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, podlegające ujęciu w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów, o ile poniesione zostaną w celu uzyskania przychodu z tej działalności.

A zatem przyjmując, że otrzymana przez Panią nota odsetkowa zawiera elementy, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir, to może ona stanowić samodzielnie podstawę wpisu w pkpir. Aby nie było wątpliwości, że uregulowała Pani kwotę odsetek wynikającą z takiej noty, najlepiej jest podłączyć do niej dowód zapłaty (np. wyciąg bankowy).

Czynsz z umowy najmu w pkpir

PRZYKŁAD

Pan Kowalski prowadzi działalność gospodarczą. W związku z nieterminową zapłatą faktury za prąd zakład energetyczny naliczył odsetki w kwocie 16 zł i przesłał panu Kowalskiemu notę odsetkową z 3 czerwca 2013 r. Na nocie jako termin płatności wskazano 14 czerwca 2013 r. Pan Kowalski zapłacił odsetki 19 czerwca 2013 r. na poczcie. Dowód zapłaty podłączył pod notę odsetkową.

Ewidencja podanych zdarzeń w pkpir w czerwcu 2013 r. będzie wyglądała następująco:

PODSTAWA PRAWNA

• § 12, 13 i 14 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 551

Justyna Michałowska

- księgowa, autorka licznych publikacji z dziedziny podatków

CZYTAJ TAKŻE

„Jak wpisać do pkpir odsetki od kredytu obrotowego” - Mk nr 10/2013, dostępny na www.mk.infor.pl