Jak rozliczyć koszty podróży współpracowników

PAWEŁ MAŁECKI

doradca podatkowy z Kancelarii Doradztwa Podatkowego Pama

Analizując art. 21 ust. 1 pkt. 16b ustawy o PIT, uzyskujemy informację, że zwolnione z podatku dochodowego są diety i inne należności z tytułu podróży służbowej osoby niebędącej pracownikiem, ustalane zgodnie z przepisami dotyczącymi pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Zatem zwrot kosztów dojazdu członków Komitetu Technicznego na posiedzenia według wypłacanej tzw. kilometrówki będzie stanowił przychód zwolniony z podatku dochodowego dla tych osób. Wypłaty należy dokonać na podstawie przedstawionych rozliczeń stanowiących ewidencję przebiegu pojazdu, sporządzone wg zasad określonych w art. 23 ust. 7 ustawy o PIT.

Ponieważ członkowie Komitetu Technicznego są organem służącym działalności osoby prawnej, spełniona jest przesłanka wiążąca ponoszone na ich rzecz koszty z przychodami uzyskiwanymi przez spółkę. Wydawałoby się więc, że ponoszone wydatki można rozliczyć w kosztach podatkowych. Jednak zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji. Należy przyjąć, że Komitet Techniczny jest organem stanowiącym osoby prawnej (potrzebna by tu była jednak analiza podstawy prawnej powołania tego Komitetu), a wypłacane kwoty nie stanowią wynagrodzenia członków Komitetu, tylko zwrot kosztów dojazdu.

Zatem wypłacane członkom Komitetu kwoty z tytułu dojazdu na posiedzenia nie będą stanowić kosztów podatkowych spółki. Jednocześnie kwoty wypłacane z tytułu zwrotu kosztów dojazdu, nie stanowiąc wynagrodzenia członków Komitetu Technicznego, nie podlegają pod system ubezpieczeń społecznych, ponieważ nie są osobami fizycznym uzyskującymi przychody, o których mowa w art. 6 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Tym samym wypłacony zwrot kosztów z tytułu dojazdów nie stanowi podstawy naliczania składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Oprac. EM

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

• Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).