Samochód osobowy w kosztach firmy

Z dniem 1 kwietnia 2014 zmieniła się definicja pojazdu samochodowego, a co za tym idzie, będą obowiązywały nowe zasady odliczania VAT od zakupu samochodów, jak i od kosztów związanych z eksploatacją samochodów oraz zakupu paliwa.

Polecamy produkt: Samochód w firmie 2015 - multipakiet

„Pojazd samochodowy” to pojazd osobowy silnikowy (za wyjątkiem motoroweru i pojazdu szynowego) oraz inne pojazdy (quady, motocykle) w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

Samochody osobowe można podzielić na dwie grupy:

1. Wykorzystywane do celów mieszanych (w działalności gospodarczej jak i do celów prywatnych) – przedsiębiorca, który będzie używał pojazdu w trybie mieszanym może odliczyć 50 proc. VAT od zakupu pojazdu oraz od eksploatacji. Możliwość odliczenia 50 proc. VAT z paliwa będzie dopiero od 1 lipca 2015 roku, do tego czasu faktury za paliwo będą księgowane w Książce Przychodów i Rozchodów w kwocie brutto.
Firma będzie miała prawo do dokonywania odpisów amortyzacyjnych od takiego pojazdu. Oznacza to, że co miesiąc część wartości samochodu będzie zaliczana w koszty w wysokości wynikającej ze stawek amortyzacyjnych.

Polecamy produkt: 100 pytań o samochód w firmie + CD

2. Wykorzystywany tylko i wyłącznie w działalności firmy (art. 86a ust. 4, 7 i 9 ustawy o VAT) – przedsiębiorca będzie mógł odliczyć 100 proc. VAT od faktury zakupu, paliwa oraz kosztów eksploatacyjnych, jeżeli spełni warunki:

• będzie prowadził ewidencję przebiegu pojazdu do celów VAT. Jest to inna ewidencja niż ta, którą prowadzi się do celów podatku dochodowego. W powyższej ewidencji muszą się znajdować m.in.: numer seryjny pojazdu samochodowego, opis tras i ich cel oraz stany licznika samochodu,
• złoży do Urzędu Skarbowego druk VAT-26 w ciągu 7 dni od pierwszego dnia, w którym został poniesiony pierwszy wydatek z nim związany,
• konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Po wejściu w życie nowej ustawy niektórzy podatnicy zostaną wykluczeni z możliwości skorzystania z powyższej formy rozliczenia pojazdu. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność w mieszkaniu. Ten fakt wyklucza wykorzystywanie pojazdu osobowego tylko w działalności gospodarczej.

Limity ulg i odliczeń w PIT 2014 / 2015

Zostały przewidziane sankcje karne za wykorzystywanie samochodów osobowych niezgodnie z zasadami. W przypadku gdy przedsiębiorca zgłosił na VAT-26 pojazd, który będzie służył dla celów firmy, a będzie wykorzystywał go prywatnie, to zostanie ukarany wysokimi karami karnoskarbowymi.

Maksymalna kara wynosi 720 stawek dziennych (w zależności od wysokości stawki dziennej kara może wynieść od ok. 38 000 do kilkunastu milionów zł).

Ustawodawca wprowadził pewne ograniczenia dla zaliczenia w koszty wydatków na zakup samochodu osobowego oraz na wydatki związane z ubezpieczeniem pojazdu (AC):

Maksymalna kwota, która podlega amortyzacji to równowartość 20 000 euro, przeliczona na złotówki wg średniego kursu NBP z dnia przekazania samochodu do użytkowania. Jeżeli samochód jest droższy, wówczas nadwyżka nie stanowi kosztu prowadzenia działalności.

Co z wydatkami związanymi z ubezpieczeniem AC samochodu, którego wartość przyjętą dla celów ubezpieczenia przekracza 20 000 euro? Przeliczenia na złote należy dokonać po kursie sprzedaży walut obcych, korzystając z tabeli C kursów kupna i sprzedaży ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski, z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia.

Przykład:

• Wartość samochodu przyjęta dla celów ubezpieczenia 95 000 zł.
• Wartość składki AC – 5 000 zł.
• Kurs sprzedaży ogłoszony przez NBP, z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia 4,0375 zł.
• 20 000 euro x 4,0375 zł = 80 750 zł.
• Obliczenie proporcji: (80 750 zł x 100 %)/95 000 zł = 85%.
• Kwota ubezpieczenia do zaksięgowania w koszty: 5 000 zł x 85% = 4 250 zł.

Sposób księgowania pojazdów osobowych jest uzależniony od dokumentu, na jaki został zakupiony oraz czy był amortyzowany wcześniej.

Kasy fiskalne 2015 / 2016 – zwolnienia