REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakie koszty może uwzględniać początkujący przedsiębiorca?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jakie koszty może uwzględniać początkujący przedsiębiorca? /Fot. Fotolia
Jakie koszty może uwzględniać początkujący przedsiębiorca? /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Jakie wydatki można ujmować w kosztach uzyskania przychodów? Takie pytanie zadają sobie przedsiębiorcy rozpoczynający prowadzenie własnej działalności gospodarczej, którzy często nie są pewni do czego mają prawo zgodnie z przepisami prawa podatkowego.

Definicja kosztu uzyskania przychodu

Przede wszystkim trzeba mieć na uwadze ogólną definicję kosztu podatkowego, która wynika z art. 22 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof):

REKLAMA

Autopromocja

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem pierwszą zasadą jest konieczność powiązania poniesionych kosztów z osiąganiem przychodów. Każdy wydatek powinien mieć swoje uzasadnienie. W samej ustawie próżno szukać informacji, co może być kosztem, natomiast znajdziemy katalog wydatków, które nie mogą nim być. Do najpopularniejszych wyjątków należą koszty reprezentacji, podatek dochodowy, odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat podatków do urzędu skarbowego lub płaconych z opóźnieniem składek ZUS czy też kwoty udzielonych pożyczek.

Prawidłowe udokumentowanie kosztu

Przedsiębiorcy powinni również zadbać o prawidłowe dokumentowanie kosztów. W przypadku prowadzenia ewidencji księgowej w oparciu o księgę przychodów i rozchodów, rozporządzenie w sprawie KPiR wyjaśnia, jakie typy dokumentów mogą być podstawą zapisu w księdze oraz w jaki sposób dokumentować koszty. Są to m.in.:

  1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,
  2. dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p updof,
  3. inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia w sprawie KPiR, oznaczone numerem, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające takie dane jak wskazanie stron transakcji, datę wystawienia, przedmiot operacji gospodarczej i podpisy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Do innych dowodów opisanych w pkt c należą między innymi dowody wewnętrzne dokumentujące takie wydatki jak dowody opłat pocztowych i bankowych czy też koszty diet z tytułu podróży służbowych.

Dokumentem najczęściej występującym w obrocie gospodarczym, będącym podstawą do ujęcia wydatku w kosztach, jest faktura. Ustawa o VAT określa natomiast, jakie elementy powinna zawierać i są to m.in.:

  • dane nabywcy i sprzedawcy wraz z NIPami,
  • data wystawienia i sprzedaży,
  • numer dokumentu,
  • nazwa towaru lub usługi,
  • miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cena jednostkowa,
  • łączna wartość bez podatku i z podatkiem,
  • kwoty VAT z podziałem na stawki VAT.

Zdarza się, że nowi przedsiębiorcy nie mają wyrobionego nawyku dbania o odpowiednie udokumentowanie kosztów. Do częstych przypadku należą np. opłaty za taksówkę, za które otrzymuje się sam paragon. Nie może on być podstawą do zapisu w KPiR. Kierowcę należy poprosić o wystawienie faktury.

Popularne rodzaje wydatków

Częstym pytaniem, szczególnie wśród nowych przedsiębiorców, jest: co można ująć w kosztach firmowych? W jaki sposób obniżyć podatek dochodowy do zapłaty i to zgodnie z prawem? Wszystko oczywiście zależy od rodzaju prowadzonej działalności i faktycznych potrzeb przedsiębiorców. Natomiast do bardzo popularnych kosztów firmowych należą:

Rozliczenie kosztów związanych ze środkami lokomocji

Pojazdy są jednym z najczęściej pojawiających się wydatków w firmie, a wśród nich wyróżnić można samochody osobowe. Mogą one występować w firmie w różny sposób i tu należy mieć na uwadze, że od 2019 roku następują zmiany w przepisach w zakresie księgowania kosztów z nimi związanych. Ich rozliczenie różni się w zależności od formy używania pojazdu.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Rozliczenie kosztów związanych z samochodami osobowymi w rozróżnieniu na przepisy obowiązujące do końca 2018 roku i od początku 2019 roku

Forma używana pojazdu

Ujęcie w kosztach do końca 2018 roku

Ujęcie w kosztach od 2019 roku

prywatny przedsiębiorcy używany w firmie

- wydatki eksploatacyjne do limitu kilometrówki

- wydatki eksploatacyjne w wysokości 20% kwoty z faktury (w tym niepodlegająca odliczeniu część kwoty VAT)

środek trwały

- wydatki eksploatacyjne bez limitu

- odpisy amortyzacyjne do limitu 20 000 euro

- wydatki eksploatacyjne w wysokości 75% kwoty z faktury (auto z możliwością użytku prywatnego) lub 100% (auto używane jedynie w działalności, co zostanie potwierdzone szczegółową kilometrówką jak dla VAT)

- odpisy amortyzacyjne do limitu 150 000 zł

leasing operacyjny

- wydatki eksploatacyjne bez limitu

- opłaty leasingowe bez limitu

*Do umów zawartych do końca 2018 roku będą w dalszym ciągu obowiązywać powyższe zapisy, do momentu zmiany lub odnowienia umowy.

- wydatki eksploatacyjne w wysokości 75% z faktury (auto z możliwością użytku prywatnego) lub 100% (auto używane jedynie w działalności, co zostanie potwierdzone szczegółową kilometrówką jak dla VAT)

- opłaty leasingowe do limitu 150 000 zł

najem krótkoterminowy

- wydatki eksploatacyjne do limitu kilometrówki

- opłaty za wynajem bez limitu

- wydatki eksploatacyjne w wysokości 75% z faktury (auto z możliwością użytku prywatnego) lub 100% (auto używane jedynie w działalności, co zostanie potwierdzone szczegółową kilometrówką jak dla VAT)

- opłaty za najem przy umowie do 6 miesięcy do limitu 150 000 zł

Źródło: opracowanie własne

Należy pamiętać, że w kosztach można ująć również wykorzystywane w codziennej pracy inne środki lokomocji. Popularne są także motocykle, rowery i coraz częściej – hulajnogi elektryczne. Nic nie stoi na przeszkodzie, by w firmie znajdował się samochód oraz rower – używane zamiennie w zależności od okoliczności.

Sprzęt komputerowy, tablet, telefon w firmie

Bardzo częstym wydatkiem niezbędnym w działalności jest komputer lub tablet oraz smartfon. Ich cena najczęściej nie przekracza 10 000 PLN i tym samym sprzęty te będą stanowić jednorazowo księgowany koszt. Telefon jest obecnie niezbędny w każdym rodzaju działalności. Natomiast sprzęty komputerowe są potrzebne nawet w takich zawodach jak tynkarz czy murarz – wystarczy udowodnić potrzebę posiadania komputera, np. do reklamowania swoich usług w Internecie, wysyłania klientom ofert i wycen usług, zamawiania materiałów czy do wystawiania faktur bądź prowadzenia własnej księgowości online.


Majątek prywatny na cele firmowe

REKLAMA

Przedsiębiorca ma prawo do ujęcia w kosztach majątku prywatnego przeznaczonego na cele firmowe. Konieczne jest sporządzenie odpowiedniego oświadczenia o przekazaniu sprzętu czy pojazdu do firmy oraz ujęcie go w ewidencji środków trwałych. Sprzęt prywatny nie może być kosztem bezpośrednio, ale poprzez dokonany odpis amortyzacyjny. Dobrze mieć na uwadze, że w przypadku wartości do 10 000 PLN możliwe jest zastosowanie jednorazowej amortyzacji w miesiącu przyjęcia środka trwałego do używania w firmie.

Warto tutaj zaznaczyć, że w przypadku przekazania na cele firmowe telefonu, który związany jest z prywatną umową abonamentową, do kosztów można ująć wydatki związane z rozmowami telefonicznymi przeprowadzonymi w celach firmowych. Takiego podziału dokonuje się na podstawie billingu. Natomiast sama opłata za abonament uznawana jest za wydatek o charakterze prywatnym (musi zostać poniesiona niezależnie od tego, czy telefon używany jest w rozmowach prywatnych, czy firmowych) i tym samym nie może stanowić kosztu podatkowego.

Księgowanie towarów handlowych

Kupowane do dalszej odsprzedaży towary są jednym z wydatków, których nie można pominąć w księgowaniu. Jest to istotne, aby prowadzona księga przychodów i rozchodów nie została uznana za nierzetelną. Zdarza się, że dostawa z towarami dociera do firmy wcześniej niż faktura VAT. W takim wypadku rozporządzenie w sprawie KPiR przewiduje, by sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału lub towaru, zamieszczając na nim:

- imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,

- ilość i rodzaj materiału lub towaru,

- cenę jednostkową i łączną wartość,

- datę zakupu,

- podpis osoby przyjmującej towar.

Powyższy opis jest podstawą do księgowania w KPiR i musi zostać połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualną różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze księguje się w dniu otrzymania faktury.

Jak rozliczyć składki społeczne?

Składki społeczne opłacane za przedsiębiorcę mogą być rozliczane w dwojaki sposób:

  • jako odliczenie od dochodu w zaliczce na podatek dochodowy,
  • bezpośrednio jako koszt w KPiR.

Drugie z rozwiązań może być korzystne w przypadku poniesienia straty z działalności. Opłacone składki społeczne powiększą wysokość straty, którą z kolei można odliczyć w 5 kolejnych latach. Natomiast gdyby przy stracie pozostawić składki ZUS jako odliczenie od dochodu, to ponieważ on nie występuje, same składki przepadłyby.

Prowadzenie biura firmy w domu

REKLAMA

W przypadku prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu czy domu, przy wydzieleniu części lokalu na prowadzenie działalności (np. jednego pokoju), możliwe jest ujęcie w kosztach części opłat eksploatacyjnych (np. ogrzewanie, prąd) oraz czynszu. W tym wypadku wylicza się proporcję metrażu pomieszczenia przeznaczonego na działalność do całości lokalu i według tego klucza wyznacza, jaka część wydatków może zostać ujęta w kosztach firmowych. Przeznaczenie pomieszczenia na działalność należy zgłosić do swojego urzędu gminy i trzeba mieć na uwadze możliwe zwiększenie opłat z tytułu podatku od nieruchomości.

Powyższe przykłady są tylko częścią wydatków, jakie mogą stanowić koszty firmowe. Przedsiębiorcy przy ponoszeniu wydatków za każdym razem powinni kierować się racjonalnością, umieć uzasadnić poniesiony koszt oraz zadbać o jego poprawne udokumentowanie.

Autor: Beata Kostrzycka, ekspert wFirma.pl

Beata Kostrzycka, ekspert wFirma.pl
wfirma.pl
wFirma.pl jest platformą księgowości on­line udostępniającą, poza księgowością i doradztwem nowoczesne narzędzia informatyczne, niezbędne do zarządzania firmą.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

Kredyt EKOlogiczny 2025 – bezzwrotna dotacja dla firm na modernizację energetyczną. Jakie warunki trzeba spełnić?

Już od października 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z Kredytu EKOlogicznego – dotacji realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG 3.01).

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

REKLAMA

Ulga termomodernizacyjna i zwolnienie z podatku dochodowego (PIT) dla osób realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne. Najnowsze objaśnienia Ministra Finansów z 2025 r.

W dniu 30 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe odnośnie form wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Objaśnienie te dotyczą rozwiązań podatkowych (ulga termomodernizacyjna i zwolnienie podatkowe), które wspierają przedsięwzięcie termomodernizacyjne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa PIT”), oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej „ustawa o ryczałcie”). Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego oraz uwzględniają stan prawny obowiązujący na dzień 1 stycznia 2025 r. Objaśnienia podatkowe są wydawane przez ministra finansów na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 ustawy – Ordynacja podatkowa z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na zmieniony wykaz wydatków uprawniających do odliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Walorem tych objaśnień są także liczne przykłady wyjaśniające treść przepisów. Publikujemy poniżej pełną treść tych objaśnień.

Nowe tachografy nie aż tak inteligentne jak zakładano. Na jakie błędy muszą uważać kierowcy i firmy transportowe?

Od 19 sierpnia 2025 roku w przewozach międzynarodowych w UE wymagane będą już wyłącznie najnowsze tachografy inteligentne często oznaczane jako tachografy G2V2, czyli druga wersja tachografów inteligentnych. Obecnie w transporcie międzynarodowym stanowią one już większość tachografów. Choć nowe urządzenia rejestrujące miały za zadanie ułatwiać pracę firmom transportowym, to jednak są zawodne i mogą powodować wiele trudności przy rozliczaniu i kontroli czasu pracy kierowców. Na jakie błędy nowych smart tachografów trzeba uważać i jak skutecznie sobie z nimi radzić?

Patologiczna prywatyzacja majątku firm? Rada Przedsiębiorców wzywa rząd do pilnych zmian w prawie

Rada Przedsiębiorców alarmuje: niekontrolowane postępowania upadłościowe sprzyjają nadużyciom i grabieży majątku firm. W liście do premiera Donalda Tuska organizacja apeluje o zmiany legislacyjne, które mają zakończyć nieformalny system patologicznej prywatyzacji i chronić interes publiczny.

Jak korzystać w praktyce z procedury VAT OSS – rejestracja, rozliczenia, płatności, ewidencja

Procedura OSS (ang. One Stop Shop) obowiązuje w Polsce od 1 lipca 2021 r., jednak wciąż wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo może ona uprościć ich rozliczenia podatkowe w zakresie VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, przy wsparciu doświadczonego doradcy jej wdrożenie jest szybkie i efektywne, a korzyści z jej stosowania znaczące.

REKLAMA

Stawka VAT 0%: Jak poprawnie udokumentować dostawę wewnątrz UE, by nie stracić na podatku?

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) może być opodatkowana stawką VAT 0%, ale tylko pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych. Sprawdź, czym dokładnie jest WDT, jakie dokumenty są niezbędne, by transakcja była zgodna z przepisami i jak uniknąć pułapek, które mogą skutkować dodatkowymi kosztami podatkowymi.

Urlop na samozatrudnieniu (kontrakt B2B) - komu przysługuje i co trzeba wiedzieć?

Zmęczenie i potrzeba oddechu od maili, telefonów i projektów to uczucia, które dobrze zna nie tylko pracownik etatowy. Coraz więcej samozatrudnionych prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze przyznaje wprost: chcieliby odpocząć, ale mają wątpliwości, co będzie się działo z ich firmą podczas dłuższej nieobecności. Często nie wiedzą nawet, jakie prawa do odpoczynku im przysługują. Wyjaśniamy, jakie mechanizmy prawne, podatkowe oraz organizacyjne mogą pomóc przedsiębiorcy złapać oddech.

REKLAMA