Zwrot kosztów wyżywienia w delegacji zamiast diet – zwolnienie z PIT

Czy zwrot kosztów wyżywienia poniesionych przez pracownika w trakcie podróży służbowej korzysta ze zwolnienia przedmiotowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości wynikającej z przedstawionych rachunków, czy też wyłącznie do wysokości przysługującej diety a ewentualna nadwyżka podlega opodatkowaniu?

Odpowiedź KIP:

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Przedmiotowe zwolnienie jest zatem limitowane. Wysokość diet i innych należności za czas podróży służbowej, co do których pracodawca może zastosować zwolnienie od podatku wyznaczają:

1)      w przypadku podróży krajowych – przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990, ze zm.),

2)      w przypadku podróży zagranicznych – przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U.
z 2002 r. Nr 236, poz. 1991, ze zm.).

Krajowa podróż służbowa pracownika – zasady rozliczania

Wyjątek od powyższej reguły stanowią jedynie przypadki, w których wysokość świadczeń z tytułu podróży służbowej pracownika określają odrębne ustawy.

Jednocześnie jak wynika z przepisów ww. rozporządzeń:

- dieta krajowa w wysokości 23 zł za dobę podróży przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia (§ 4 ust. 1 rozporządzenia wymienionego w pkt 1),

- dieta zagraniczna, w wysokości zróżnicowanej odpowiednio do podróży w danym państwie, przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki (§ 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia wymienionego w pkt 2),

- należności z tytułu diet są odpowiednio zmniejszane w przypadku gdy pracownik miał zapewnione całodzienne lub częściowe wyżywienie.

Tym samym nie jest możliwe pokrywanie przez pracodawcę udokumentowanych kosztów wyżywienia pracownika na podstawie przepisu dotyczącego zwrotu kosztów, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, tj. odpowiednio do przepisów § 3 pkt 4 rozporządzenia wymienionego w pkt 1 oraz § 2 pkt 2 lit. c) rozporządzenia wymienionego w pkt 2.

Przedmiotowe regulacje odnoszą się bowiem do należności pieniężnych innych niż diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów oraz noclegów, np. do zwrotu kosztów: przejazdu taksówką, opłaty za parking lub przejazd autostradą, zakupu upominków lub biletu na imprezę kulturalną, telefonicznych rozmów służbowych.

Wynagrodzenie za podróż służbową

Jednocześnie należy zauważyć, iż zgodnie z art. 77⁵ § 3-4 Kodeksu pracy, pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą określać warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, z tym jednakże, że nie mogą oni ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta
z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej (aktualnie jest to 23 zł).

Co do zasady zatem, obowiązujące u danego przedsiębiorcy zakładowe regulacje mogą przewidywać bardziej korzystne warunki zwrotu należności za podróże służbowe niż wynikające z przepisów wydanych na podstawie art. 77⁵ § 2 Kodeksu pracy.

W takiej sytuacji pracownik będzie uprawniony do otrzymania zwrotu poniesionych przez siebie wydatków na warunkach określonych w regulacjach zakładowych bądź określonych w umowie o pracę.

Nie zmienia to jednak faktu, iż na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ze zwolnienia od podatku będzie korzystała wyłącznie ta część otrzymanego zwrotu, która nie przekracza diety z tytułu podróży służbowej określonej w ww. rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Wyżywienie w delegacji przekraczające limit diety