Wyżywienie w delegacji przekraczające limit diety – kwestia zwolnienia z PIT

Przepisy ustawy kodeks pracy stanowią, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową

Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową, powinien pokryć takie należności jak koszty przejazdu, diety, a także inne udokumentowane wydatki związane z delegacją. Dieta ma pokryć zwiększone koszty wyżywienia w czasie podróży.

Pracownik po odbyciu podróży służbowej powinien w rozliczeniu delegacji udokumentować wydatki poniesione w związku z odbywaną podróżą służbową i przedstawić np. fakturę za konsumpcję i na tej podstawie pracodawca zwróci poniesione wydatki.

Podatek dochodowy (PIT), co do zasady, zapłacimy od wszelkiego rodzaju dochodów, z wyjątkiem tych, które zostały wymienione w ustawie o podatku dochodowym oraz od których na podstawie przepisów ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zobacz także: Które przychody są zwolnione z PIT

Zobacz także: Które stypendia są zwolnione z PIT

Zwrot pracownikowi właściwie udokumentowanych wydatków poniesionych na wyżywienie oraz inne koszty odbywanej podróży służbowej stanowi przychód ze stosunku pracy.

Od przychodu tego pracownik nie zapłaci jednak podatku, ponieważ diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika podlegają zwolnieniu podatkowemu do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

W przypadku podróży krajowej kwestię tę reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Z rozporządzenia wynika, że z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży w 2011r. wynosi 23 zł za dobę podróży. Dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne codzienne wyżywienie.

Podsumowując: należności wypłacone pracownikom w związku z podróżą służbową w tym wydatki na wyżywienie (diety) korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego do wysokości określonej w rozporządzeniu, a więc do kwoty 23 zł. Ewentualna nadwyżka podlega opodatkowaniu PIT jako przychód ze stosunku pracy.

Dla pracodawcy, cała wypłacona i udokumentowana pracownikowi kwota stanowi koszt uzyskania przychodu, oczywiście pod warunkiem, że podróż służbowa jest związana z osiągnięciem przychodu pracodawcy.

Warto jednak zwrócić uwagę, że organy podatkowe uznają opisane wydatki za koszty uzyskania przychodu tylko w wysokości określonej w rozporządzeniu (Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 7 grudnia 2007 r. sygn. IBPB3/423-131/07/MS).

Źródła: Interpretacje podatkowe Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27.09.2011r. nr IPPB4/415-656/11-2/JK oraz z 05.10.2011r, nr  IPPB5/423-744/11-2/RS.

Podstawa prawna:

- art. 77⁵ kodeksu pracy

- art. 9 ust. 1, art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych

- art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych

- § 3 i 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju