KSeF: Wynajmujesz lokal firmie? Możesz być podatnikiem, nawet jeśli nie masz działalności gospodarczej

• Skarbówka stwierdziła, że najem magazynu sam w sobie może oznaczać prowadzenie działalności gospodarczej na potrzeby VAT, nawet gdy właściciel nie ma firmy
• Jej pytanie było proste: czy jako osoba fizyczna ma obowiązek przystąpić do KSeF?
• Nie ma znaczenia, czy najem jest prywatny. Dla VAT liczy się sposób wykorzystania nieruchomości i regularny zarobek
• Zwolnienie z VAT nie oznacza zwolnienia z KSeF. Skarbówka wyjaśniła, kto będzie musiał wystawiać faktury w systemie
• Jeden limit 10 tysięcy złotych zdecydował o obowiązku KSeF. Kobieta przekroczyła go przez wynajem magazynu firmie
• Rachunek za wynajem magazynu nie wystarczy. Fiskus wskazał, że powinna być faktura i to właśnie ona zmienia sytuację
• FAQ – KSeF a wynajem nieruchomości w 2026 roku

Sprawa dotyczyła kobiety, która wystawia rachunek firmie za wynajem magazynu. Nie prowadziła działalności gospodarczej, nie była czynnym płatnikiem VAT, a przychody z najmu rozliczała ryczałtem. Jej roczne wpływy z tego tytułu nie przekraczały kwoty 240 tys. zł, czyli limitu zwolnienia podmiotowego z VAT obowiązującego od 2026 r. Wydawało się więc, że nie powinna mieć obowiązku korzystania z KSeF. Takie stanowisko przedstawiła również sama zainteresowana we wniosku o interpretację indywidualną. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie zgodził się jednak z jej argumentacją. W interpretacji indywidualnej z 10 lipca 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.429.2026.2.MJ, wskazano, że sam fakt braku formalnie zarejestrowanej działalności gospodarczej nie oznacza automatycznie, że dana osoba pozostaje poza zakresem przepisów VAT. Organ podatkowy zwrócił uwagę, że w przypadku najmu nieruchomości kluczowe znaczenie ma sposób wykorzystywania majątku oraz ciągłość osiągania przychodów. Jeżeli właściciel oddaje nieruchomość w najem i otrzymuje z tego tytułu regularne wynagrodzenie, taka czynność może zostać uznana za działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT.

Skarbówka stwierdziła, że najem magazynu sam w sobie może oznaczać prowadzenie działalności gospodarczej na potrzeby VAT, nawet gdy właściciel nie ma firmy

Wniosek złożony do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dotyczył konkretnej sytuacji. Kobieta wynajmowała magazyn przedsiębiorcy. Między stronami została zawarta umowa najmu, a czynność była dokumentowana rachunkiem. Wnioskodawczyni wskazywała, że nie prowadzi działalności gospodarczej, ponieważ nie została wpisana do rejestru przedsiębiorców i rozlicza jedynie prywatny najem.

W uzupełnieniu wniosku podkreśliła również, że korzysta ze zwolnienia podmiotowego VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o podatku od towarów i usług. Magazyn był wynajmowany wyłącznie podmiotowi gospodarczemu, a wartość sprzedaży dokumentowanej rachunkiem w danym miesiącu przekraczała 10 tys. zł.

Jej pytanie było proste: czy jako osoba fizyczna ma obowiązek przystąpić do KSeF?

Zdaniem wnioskodawczyni odpowiedź powinna być negatywna. Argumentowała, że skoro nie prowadzi działalności gospodarczej, nie jest podatnikiem VAT czynnym i nie wystawia faktur VAT, nie powinna być objęta obowiązkiem korzystania z systemu faktur ustrukturyzowanych. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał jednak to stanowisko za nieprawidłowe. W uzasadnieniu szczegółowo wyjaśnił, że dla celów VAT znaczenie ma nie formalna rejestracja firmy, lecz charakter wykonywanych czynności.

Organ powołał się na przepisy ustawy o VAT dotyczące świadczenia usług oraz definicji działalności gospodarczej. Jak wskazano w interpretacji: "Przez świadczenie usług należy rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś na rzecz innej osoby), jak i zaniechanie, powstrzymanie się od działania (nieczynienie, bądź też tolerowanie). Przy ocenie charakteru świadczenia, jako usługi należy mieć na względzie, że ustawa o podatku od towarów i usług zalicza do grona usług każde świadczenie, które nie jest dostawą w myśl art. 7 tej ustawy."

KIS podkreślił, że odpłatny najem jest świadczeniem, za które druga strona płaci określone wynagrodzenie. W takim przypadku istnieje bezpośredni związek pomiędzy udostępnieniem nieruchomości a otrzymywanym czynszem. To właśnie ten związek powoduje, że czynność może być traktowana jako świadczenie usług podlegające regulacjom VAT.

Jak wskazał organ, aby dana czynność była objęta podatkiem od towarów i usług, musi być wykonywana przez podatnika. Jednak definicja podatnika VAT jest szersza niż definicja przedsiębiorcy funkcjonująca w innych przepisach.

W interpretacji podkreślono: "Definicja działalności gospodarczej ma charakter uniwersalny, pozwalający na objęcie pojęciem „podatnik” tych wszystkich podmiotów, które prowadzą określaną działalność, występując w profesjonalnym obrocie gospodarczym. Przy tym, z art. 15 ust. 2 ustawy jednoznacznie wynika, że pod pojęciem działalności gospodarczej należy rozumieć także czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych."

Oznacza to, że osoba fizyczna może nie mieć zarejestrowanej firmy, ale jednocześnie może zostać uznana za podatnika VAT w odniesieniu do konkretnej aktywności. Zdaniem fiskusa regularne wynajmowanie magazynu przedsiębiorcy spełnia warunek ciągłości oraz zarobkowego wykorzystywania majątku.

Nie ma znaczenia, czy najem jest prywatny. Dla VAT liczy się sposób wykorzystania nieruchomości i regularny zarobek

Jednym z najważniejszych elementów interpretacji jest stanowisko dotyczące tak zwanego najmu prywatnego. Wiele osób uważa, że skoro wynajmują nieruchomość poza działalnością gospodarczą, to automatycznie znajdują się poza zakresem obowiązków wynikających z VAT. Dyrektor KIS wskazał jednak, że takie rozróżnienie nie funkcjonuje w ustawie o podatku od towarów i usług.

W ocenie organu podatkowego przepisy VAT nie przewidują pojęcia „najmu prywatnego” oraz „najmu prowadzonego w ramach działalności gospodarczej”. Liczy się sam fakt wykonywania czynności polegającej na odpłatnym udostępnianiu nieruchomości.

W interpretacji zapisano: "Trzeba tu zaznaczyć, że w podatku VAT nie występuje pojęcie „najmu prywatnego” i „najmu w ramach działalności gospodarczej”. W świetle przepisów ustawy działalnością gospodarczą jest każda czynność najmu niezależnie od tego, czy wynajmujący działalność tę zarejestrował, czy nie i niezależnie od tego, czy przedmiot najmu stanowi w jego działalności środek trwały." To właśnie ten fragment może mieć największe znaczenie dla osób wynajmujących lokale użytkowe, magazyny, hale czy inne składniki majątku firmom. Sam brak wpisu do CEIDG nie przesądza bowiem o tym, że dana osoba nie jest podatnikiem VAT.

Organ wyjaśnił również, że najem nieruchomości jest przykładem wykorzystywania majątku w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Jeżeli właściciel oddaje rzecz do używania innej osobie i regularnie otrzymuje czynsz, dochodzi do świadczenia usług.

W uzasadnieniu przywołano także przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące umowy najmu. Zgodnie z nimi wynajmujący zobowiązuje się oddać rzecz do używania, natomiast najemca zobowiązuje się płacić ustalony czynsz. KIS wskazał: "Zatem, najem jest umową dwustronnie zobowiązującą i wzajemną. Odpowiednikiem świadczenia wynajmującego, polegającego na oddaniu rzeczy do używania, jest świadczenie najemcy, polegające na płaceniu umówionego czynszu. Z powyższego wynika, że umówiony między stronami czynsz jest wynagrodzeniem za możliwość korzystania z cudzej rzeczy i stanowi świadczenie wzajemne należne za używanie lokalu przez jego najemcę."

W praktyce oznacza to, że właściciel nieruchomości wynajmowanej firmie może mieć obowiązki podatkowe, nawet jeśli sam uważa, że prowadzi wyłącznie prywatny najem. Szczególnie istotne staje się to w kontekście KSeF, ponieważ obowiązek korzystania z systemu jest związany z wystawianiem faktur, a nie wyłącznie z formalnym posiadaniem działalności gospodarczej.

Zwolnienie z VAT nie oznacza zwolnienia z KSeF. Skarbówka wyjaśniła, kto będzie musiał wystawiać faktury w systemie

Wydana interpretacja pokazuje również drugi ważny element całej sprawy. Kobieta wynajmująca magazyn korzystała ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Jej przychody nie przekraczały limitu 240 tys. zł, więc nie musiała odprowadzać podatku VAT od wykonywanych czynności. Mogłoby się więc wydawać, że skoro nie jest czynnym podatnikiem VAT, nie będzie również objęta obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał jednak, że zwolnienie podmiotowe z VAT nie oznacza automatycznie wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Zdaniem organu przepisy dotyczące KSeF obejmują również podatników korzystających ze zwolnienia przewidzianego w art. 113 ustawy o VAT, jeżeli spełniają określone warunki.

W uzasadnieniu interpretacji szczegółowo opisano zasady działania zwolnienia podmiotowego. Od 1 stycznia 2026 r. limit sprzedaży uprawniający do korzystania ze zwolnienia został podwyższony z 200 tys. zł do 240 tys. zł. Oznacza to, że podatnik, którego sprzedaż nie przekracza tej kwoty, może nie naliczać VAT, ale nadal pozostaje podatnikiem w rozumieniu ustawy. Organ wskazał: "Zwolnienie wynikające z art. 113 ustawy jest zwolnieniem podmiotowych, co oznacza, że jest związane bezpośrednio z podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą, która w standardowych warunkach podlegałaby opodatkowaniu. Zwolnienie to odnosi się do konkretnego limitu wynikającego ze sprzedaży (odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług) danego podatnika."

W tej sprawie kobieta spełniała warunki do korzystania ze zwolnienia. Jej przychody z wynajmu magazynu nie przekraczały ustawowego limitu, jednak sama czynność najmu nadal była uznawana za działalność gospodarczą na gruncie VAT. To właśnie ten element przesądził o dalszych obowiązkach.

Skarbówka zwróciła uwagę, że przepisy dotyczące obowiązkowego KSeF nie przewidują ogólnego wyłączenia dla osób korzystających ze zwolnienia podmiotowego. W katalogu wyjątków znalazły się inne sytuacje, między innymi faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, ale nie sprzedaż wykonywana przez podatników zwolnionych z VAT na podstawie art. 113.

W interpretacji wskazano: "Zatem obowiązek wystawiania od 1 lutego 2026 r. faktur ustrukturyzowanych dotyczy nie tylko podatników VAT czynnych, ale również podatników zwolnionych podmiotowo z podatku VAT." To oznacza, że samo korzystanie ze zwolnienia z VAT nie wystarczy, aby uniknąć obowiązków związanych z KSeF. Kluczowe znaczenie ma to, komu podatnik wystawia dokument oraz jaka jest wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami. W przypadku opisanej sytuacji magazyn był wynajmowany firmie, czyli podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą. Właśnie dlatego sprawa została oceniona inaczej niż w przypadku wynajmu osobie prywatnej.

Jeden limit 10 tysięcy złotych zdecydował o obowiązku KSeF. Kobieta przekroczyła go przez wynajem magazynu firmie

Wydana interpretacja szczególnie koncentruje się na okresie przejściowym dotyczącym KSeF. Przepisy przewidziały bowiem możliwość korzystania jeszcze przez pewien czas z faktur elektronicznych lub papierowych przez część podatników. Nie każdy musi od razu wystawiać wszystkie dokumenty za pośrednictwem systemu.

Jednym z takich wyjątków jest regulacja dotycząca podatników, których wartość sprzedaży udokumentowana fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł. Jeżeli limit ten zostanie przekroczony, podatnik traci możliwość dalszego korzystania z uproszczenia.

Dyrektor KIS szczegółowo wyjaśnił, że przy obliczaniu tego limitu należy brać pod uwagę wartości wynikające z faktur, które podatnik byłby zobowiązany wystawić w KSeF. Nie chodzi więc o wszystkie wpływy, lecz o konkretną sprzedaż wymagającą dokumentowania fakturami. W interpretacji wskazano: "Obliczając natomiast wartość sprzedaży w danym miesiącu dla progu 10 000 zł należy zsumować wszystkie kwoty brutto z faktur, które podatnik byłby zobowiązany wystawić w KSeF."

Organ wyjaśnił również, że do limitu nie należy wliczać między innymi faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, dokumentów związanych z kasami rejestrującymi czy określonych przypadków wskazanych w przepisach wykonawczych.

VAT 2026. Komentarz

W sprawie wynajmu magazynu sytuacja była jednak jasna. Kobieta wynajmowała nieruchomość firmie, a wartość sprzedaży dokumentowanej w miesiącu przekraczała 10 tys. zł. Oznaczało to, że nie mogła skorzystać z okresowego zwolnienia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. KIS podkreślił: "W odniesieniu do limitu określonego w art. 145m ust. 1 ustawy o VAT w odpowiedzi na wezwanie wskazała Pani, że łączna wartość sprzedaży udokumentowana rachunkiem w danym miesiącu jest wyższa niż 10.000 zł."

Właśnie ta informacja przesądziła o rozstrzygnięciu. Gdyby miesięczna wartość sprzedaży była niższa lub równa 10 tys. zł, podatniczka mogłaby korzystać z przejściowego rozwiązania. Ponieważ jednak kwota była wyższa, obowiązek korzystania z KSeF powstał wcześniej. Skarbówka wskazała, że w takiej sytuacji znaczenie ma nie nazwa dokumentu używanego przez wynajmującego, lecz charakter czynności. Kobieta wystawiała rachunki, ale według organu nie był to właściwy sposób dokumentowania transakcji z przedsiębiorcą.

Rachunek za wynajem magazynu nie wystarczy. Fiskus wskazał, że powinna być faktura i to właśnie ona zmienia sytuację

Jednym z najbardziej istotnych fragmentów interpretacji jest kwestia dokumentowania najmu. Wnioskodawczyni wskazała, że wystawia rachunek firmie, której wynajmuje magazyn. Dyrektor KIS uznał jednak, że w przypadku transakcji z przedsiębiorcą powinna stosować przepisy ustawy o VAT i wystawiać faktury.

Nie chodziło przy tym o wysokość podatku, ponieważ kobieta nadal korzystała ze zwolnienia podmiotowego. Problem dotyczył samego dokumentowania sprzedaży. Według organu fakt, że podatnik nie nalicza VAT, nie oznacza, że może całkowicie pomijać zasady wynikające z ustawy o podatku od towarów i usług.

W interpretacji zaznaczono: "Tym samym będąc podatnikiem podatku VAT korzystającym ze zwolnienia podmiotowego, do dokumentowania transakcji związanych z najmem magazynu na żądanie swoich kontrahentów (przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą) powinna Pani stosować przepisy ustawy o VAT, czyli wystawiać faktury."

Organ wyraźnie podkreślił, że transakcje z przedsiębiorcami nie powinny być dokumentowane rachunkami ani notami obciążeniowymi, jeżeli dotyczą czynności podlegających regulacjom VAT. Dalej wskazano: "Transakcje związane z najmem magazynu dokonywane na rzecz innych podatników nie powinny być dokumentowane ani rachunkami, ani notami obciążeniowymi, jak wskazuje Pani w opisie sprawy. W tym przypadku bowiem dla potrzeb udokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT wystawiana jest faktura w oparciu o regulacje wynikające z ustawy o VAT."

To właśnie faktura wystawiana na rzecz firmy była elementem, który spowodował zastosowanie przepisów o KSeF. Gdyby najemca był osobą prywatną, sytuacja mogłaby wyglądać inaczej, ponieważ przepisy przewidują wyłączenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych dla faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

W tym przypadku odbiorcą świadczenia była jednak firma. Kobieta świadczyła usługę najmu na rzecz przedsiębiorcy, a miesięczna wartość sprzedaży przekraczała ustawowy próg. W efekcie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że od 1 kwietnia 2026 r. wynajmująca ma obowiązek wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur: "Zatem ma Pani obowiązek wystawiania ww. faktur przy użyciu System Krajowego e-Faktur od 1 kwietnia 2026 r., ponieważ łączna wartość sprzedaży wynikająca z faktur wystawionych na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (tj. firmie, której wynajmuje Pani magazyn) w danym miesiącu przekracza kwotę 10 000 zł."

FAQ – KSeF a wynajem nieruchomości w 2026 roku

Czy wynajem magazynu firmie wymaga korzystania z KSeF?

Tak, w wielu przypadkach tak. Jeżeli wynajmujesz magazyn przedsiębiorcy i na gruncie ustawy o VAT jesteś uznawany za podatnika, możesz mieć obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), nawet jeśli nie prowadzisz zarejestrowanej działalności gospodarczej.

Czy osoba bez działalności gospodarczej musi wystawiać faktury w KSeF?

Może. Brak wpisu do CEIDG nie oznacza automatycznie braku obowiązków w zakresie VAT i KSeF. Regularny, odpłatny najem nieruchomości może zostać uznany za działalność gospodarczą na potrzeby podatku VAT.

Czy najem prywatny podlega KSeF?

To zależy od okoliczności. Samo określenie najmu jako „prywatnego” nie przesądza o wyłączeniu z obowiązków wynikających z ustawy o VAT. Znaczenie ma przede wszystkim sposób wykorzystywania nieruchomości oraz charakter świadczonych usług.

Czy zwolnienie z VAT zwalnia z obowiązku korzystania z KSeF?

Nie. Zwolnienie podmiotowe z VAT nie oznacza automatycznego zwolnienia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Obowiązki w zakresie VAT i KSeF wynikają z odrębnych przepisów.

Czy wynajem nieruchomości firmie trzeba dokumentować fakturą?

Tak. Jeżeli świadczysz usługę najmu na rzecz przedsiębiorcy, właściwym dokumentem jest faktura wystawiona zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Sam rachunek może nie być wystarczający.

Jaki limit decyduje o obowiązku korzystania z KSeF?

W okresie przejściowym znaczenie ma miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami. Jeżeli przekracza 10 000 zł brutto, podatnik traci możliwość korzystania z przewidzianego uproszczenia i powinien wystawiać faktury w KSeF.

Czy limit 240 tys. zł zwalnia z KSeF?

Nie. Limit 240 tys. zł dotyczy zwolnienia podmiotowego z VAT. Nawet jeśli podatnik korzysta z tego zwolnienia, w określonych przypadkach nadal może być zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF.

Od kiedy wynajmujący nieruchomość musi korzystać z KSeF?

Termin zależy od spełnienia warunków określonych w przepisach, m.in. statusu podatnika, rodzaju odbiorcy faktury oraz wartości sprzedaży. W opisanej interpretacji obowiązek powstał, ponieważ wynajem dotyczył przedsiębiorcy, a miesięczna sprzedaż przekraczała 10 000 zł.

Kto nie musi korzystać z KSeF przy wynajmie nieruchomości?

Nie każdy wynajmujący podlega obowiązkowi KSeF. O tym decydują m.in. rodzaj najemcy (firma lub osoba prywatna), sposób dokumentowania sprzedaży oraz spełnienie ustawowych przesłanek wynikających z przepisów o VAT i KSeF.