PIT 2023. Koszty uzyskania przychodów - pracownicze (umowa o pracę) - kwoty, limity, oświadczenia, zasady odliczania

• Pracownicze koszty uzyskania przychodu 2023 - Tabela
• Oświadczenie dot. podwyższonych kosztów pracowniczych - na druku PIT-2 albo w innej formie
• Praca zdalna a podwyższone koszty pracownicze
• Faktyczne koszty dojazdu do pracy
• Limitowane koszty w PIT nie tylko dla pracowników - także dla członków zarządów, managerów
• Wniosek o niestosowanie podstawowych kosztów uzyskania przychodów w wysokości 250 zł
• Koszty autorskie i wynalazcze - 50% i limit roczny

Pracownicze koszty uzyskania przychodu 2023 - Tabela

Na podstawie art. 22 ust. 2 ustawy o PIT koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:
1) wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
2) nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
3) wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł – w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
4) nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Przychody podatnika	Koszty miesięczne (w zł)	Koszty roczne (w zł)
Przychody uzyskane z tytułu jednej umowy (miejscem stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest ta sama miejscowość, w której znajduje się zakład pracy)	250	nie więcej niż 3 000
Przychody uzyskane z tytułu więcej niż jednej umowy (miejscem stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest ta sama miejscowość, w której znajduje się zakład pracy)	250	łącznie nie więcej niż 4 500
Przychody uzyskane z tytułu jednej umowy (miejscem stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest inna miejscowość niż ta, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę)	300	łącznie nie więcej niż 3 600
Przychody uzyskane z tytułu więcej niż jednej umowy (miejscem stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest inna miejscowość niż ta, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę)	300	łącznie nie więcej niż 5 400

Oświadczenie dot. podwyższonych kosztów pracowniczych - na druku PIT-2 albo w innej formie

Pracownicy dojeżdżający do pracy z innej miejscowości, którzy chcą korzystać z ww. podwyższonych kosztów podatkowych co miesiąc (przy obliczaniu zaliczek na PIT) muszą złożyć pracodawcy stosowne oświadczenie. Zgodnie bowiem z art. 32 ust. 5 ustawy o PIT, zakład pracy przy obliczaniu zaliczki stosuje koszty uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 2 pkt 3 (300 zł miesięcznie), jeżeli pracownik złoży oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w tym przepisie (czyli, że mieszka w innej miejscowości niż miejscowość, w której jest położony zakład pracy). Oświadczenie to może być złożone na druku PIT-2 udostępnionym przez Ministerstwo Finansów (w 2023 roku obowiązuje tu wersja 9 tego formularza - PIT-2₍₉₎) ale może też być złożone w inny sposób (np. w zwykłej formie pisemnej, czy w formie przyjętej u danego pracodawcy). 

Ministerstwo Finansów wskazuje, że korzystanie z wzoru PIT-2 nie jest obowiązkowe. Ale gdy podatnik złoży oświadczenie lub wniosek według obowiązującego wzoru PIT-2, to płatnik (pracodawca) nie może odmówić ich przyjęcia. 

Oświadczenia dotyczącego podwyższonych kosztów pracowniczych nie trzeba składać co roku, jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego w latach poprzednich nie uległ zmianie. 

Natomiast zakład pracy nie będzie stosował podwyższonych kosztów przy obliczaniu miesięcznej zaliczki na podatek - jeżeli podatnik powiadomił go o zmianie stanu faktycznego wynikającego z ww. oświadczenia.

Jak informuje Ministerstwo Finansów w objaśnieniach podatkowych z 30 grudnia 2022 r., oświadczenie dot. podwyższonych kosztów i wnioski mogą być składane w dowolnym momencie roku podatkowego. Płatnik ma obowiązek uwzględnić to oświadczenie podatnika najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał (w zależności od okoliczności i własnych możliwości może je uwzględnić niezwłocznie po ich otrzymaniu). 

Jeżeli podatnik nie złoży ww. oświadczenia, to podwyższone koszty nie będą stosowane co miesiąc ale będą mogły być zastosowane przez podatnika przy rocznym rozliczeniu podatku w zeznaniu podatkowym PIT.

Praca zdalna a podwyższone koszty pracownicze

Ministerstwo Finansów (w odpowiedzi na pytanie Dziennika Gazety Prawnej) potwierdziło swoje stanowisko (wyrażone wcześniej w kontekście pracy zdalnej w czasie pandemii Covid-19), że podwyższone koszty uzyskania przychodów, o których mowa w ustawie PIT, będą przysługiwać pracownikom również w przypadku wykonywania  pracy zdalnej na podstawie znowelizowanego Kodeksu Pracy. 
Chodzi tu przepisy ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 240), która od 7 kwietnia 2023 r. wprowadza kompleksową regulację pracy zdalnej do kodeksu pracy.

Faktyczne koszty dojazdu do pracy

Ustawa w art. 22 ust. 11 ustawy o PIT stanowi, że jeżeli ustawowe roczne koszty uzyskania przychodów, o których mowa w ust. 2, są niższe od faktycznych wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Limitowane koszty w PIT nie tylko dla pracowników - także dla członków zarządów, managerów

Zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 5) ustawy o PIT ww. limity kosztów pracowniczych (tj. 250 zł miesięcznie - albo do 4 500 zł rocznie w przypadku kilku stosunków prawnych) stosuje się również do dochodów uzyskiwanych z niektórych rodzajów działalności wykonywanej osobiście, tj.:
- z tytułu udziału w zarządach, radach nadzorczych, komisjach lub innych organach stanowiących osób prawnych;
- uzyskanych na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej.

Więcej na ten temat: Przychody z działalności wykonywanej osobiście w PIT

Wniosek o niestosowanie podstawowych kosztów uzyskania przychodów w wysokości 250 zł

Wyżej wskazane miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości 250 zł są stosowane automatycznie na podstawie ustawy o PIT przez zakłady pracy wobec pracowników oraz inne jednostki organizacyjne (art. 41 ust. 1 ustawy PIT) dokonujące świadczeń z tytułu działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 7 i 9 ustawy PIT.

W niektórych sytuacjach podatnikom może zależeć na niestosowaniu automatycznym tych kosztów. Chodzi tu np. o pracowników pracującym na wielu etatach. Ci podatnicy mogą chcieć uniknąć ewentualnej dopłaty podatku w rozliczeniu rocznym, która może być spowodowana tym, że roczne koszty uzyskania przychodów dla pracowników mają ww. limity. W przypadku wieloetatowców może się tak zdarzyć, że suma miesięcznych 250 zł kosztów (pobieranych automatycznie przez płatników "z mocy ustawy") może przekroczyć ww. limity roczne.

Dlatego podatnik (uzyskujący przychody z pracy na etacie lub z działalności wymienionej w art. 13 pkt 7 i 9 ustawy PIT)  może w dowolnym momencie roku podatkowego złożyć ww. płatnikom wniosek o obliczanie zaliczek bez uwzględniania tych miesięcznych kosztów w wysokości 250 zł. Może to zrobić na druku PIT-2 lub w innej formie.
Ministerstwo Finansów w objaśnieniach podatkowych z 30 grudnia 2022 r. wskazało, że wniosek o rezygnację ze stosowania kosztów uzyskania przychodów w wysokości 250 zł miesięcznie ma zastosowanie również do wypłat dokonywanych po ustaniu stosunku prawnego łączącego płatnika z podatnikiem.

 

Koszty autorskie i wynalazcze - 50% i limit roczny

Pracownicy, którzy uzyskali od swojego pracodawcy dochody:
1) za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego;
2) z tytułu opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego;
3) z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami;
- mają prawo do zastosowania kosztów w wysokości 50% uzyskanego przychodu (art. 22 ust. 9 ustawy o PIT).

W przypadku pkt 3 (prawa autorskie i pokrewne), koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

Limit roczny 50% kosztów

Jednak stosowanie 50% kosztów przez wynalazców i twórców ma swój limit roczny. Bowiem zgodnie z art. 22 ust. 9a ustawy o PIT w roku podatkowym łączne koszty uzyskania przychodów, o których mowa w ust. 9 pkt 1–3, nie mogą przekroczyć kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust. 1 (tj. kwoty kwoty 120 tys. zł w 2023 roku).

Ważne!
Jeżeli podatnik udowodni, że koszty uzyskania przychodów były wyższe niż wynikające z zastosowania normy 50-procentowej, to koszty uzyskania przyjmuje się w wysokości kosztów faktycznie poniesionych - nawet jeżeli te koszty faktycznie poniesione będą wyższe od rocznego limitu. Przepisy art. 22 ust. 5 i ust. 5a pkt 2 stosuje się odpowiednio, co oznacza, że koszty potrąca się w roku (w zeznaniu podatkowym za rok), w którym osiągnięte zostały przychody z tego tytułu.

Źródło przychodów	Wysokość kosztów	Maksymalna kwota kosztów w zł w roku podatkowym
Zapłata twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego	50%	50% koszty uzyskania przychodów poniesione przez podatnika łącznie w roku podatkowym nie mogą przekroczyć kwoty 120 tys. zł w 2023 roku, Podatnik może zastosować faktyczne koszty uzyskania, nawet jeżeli w roku podatkowym przekroczyły ww. limit, pod warunkiem że jest w stanie udokumentować, że takie koszty poniósł.
Opłata licencyjna za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego, otrzymana w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z którą zawarto umowę licencyjną	50%
Korzystanie przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzanie przez nich tymi prawami, w ramach: a) działalności twórczej w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, inżynierii budowlanej, urbanistyki, literatury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, teatru, kostiumografii, scenografii, reżyserii, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej oraz dziennikarstwa, b) działalności artystycznej w dziedzinie sztuki aktorskiej, estradowej,tanecznej i cyrkowej oraz w dziedzinie dyrygentury, wokalistyki i instrumentalistyki, c) produkcji audialnej i audiowizualnej, d) działalności publicystycznej, e) działalności muzealniczej w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej oraz wydawniczej, f) działalności konserwatorskiej, g) prawa zależnego do opracowania cudzego utworu w postaci tłumaczenia, h) działalności badawczo-rozwojowej, naukowej, naukowo-dydaktycznej, badawczej, badawczo-dydaktycznej*) oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej.	50%

Warto podkreślić, że przepis art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT (czyli 50% koszty uzyskania przychodu) stosuje się wyłącznie do przychodów uzyskiwanych z tytułu:

1) działalności twórczej w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, inżynierii budowlanej, urbanistyki, literatury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, teatru, kostiumografii, scenografii, reżyserii, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej oraz dziennikarstwa;

2) działalności artystycznej w dziedzinie sztuki aktorskiej, estradowej, tanecznej i cyrkowej oraz w dziedzinie dyrygentury, wokalistyki i instrumentalistyki;

3) produkcji audialnej i audiowizualnej;

4) działalności publicystycznej;

5) działalności muzealniczej w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej oraz wydawniczej;

6) działalności konserwatorskiej;

7) prawa zależnego, o którym mowa w art. 2 ust. 2 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, do opracowania cudzego utworu w postaci tłumaczenia;

8) działalności badawczo-rozwojowej, naukowej, naukowo-dydaktycznej, badawczej, badawczo-dydaktycznej oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej.

 

Ważne!
Od 1 stycznia 2022 roku (także w 2023 roku) obowiązuje przepis art. 22 ust. 9aa ustawy o PIT, zgodnie z którym w przypadku zastosowania zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 148 lit. a, pkt 152 lit. a, pkt 153 lit. a oraz pkt 154 w zakresie przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy, suma łącznych kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w ust. 9 pkt 1–3, oraz przychodów zwolnionych od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 lit. a, pkt 152 lit. a, pkt 153 lit. a oraz pkt 154 w zakresie przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy, nie może w roku podatkowym przekroczyć kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Zatem suma 50% kosztów przysługujących pracownikom z ww. tytułów nie może przekroczyć w 2023 roku kwoty 120 tys. zł w przypadku zastosowania zwolnień podatkowych (w zakresie przychodów z pracy) z tytułu:
- art. 21 ust. 1 pkt 148 lit. a ustawy o PIT (tzw. zerowy PIT dla osób do 26. roku życia),
- art. 21 ust. 1 pkt 152 lit. a ustawy o PIT (tzw. ulga na powrót),
- art. 21 ust. 1 pkt 153 lit. a ustawy o PIT (tzw. ulga dla rodzin 4+),
- art. 21 ust. 1 pkt 154 ustawy o PIT (tzw. zerowy PIT pracujących emerytów).

 

 

oprac. Paweł Huczko