Zwrot pracownikom wydatków na taksówki – czy trzeba pobrać zaliczkę na podatek? Są wyjaśnienia fiskusa: taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego

• Pracodawca zwraca pracownikom wydatki na taksówki w czasie wyjść służbowych i podróży służbowych (delegacji). Co z podatkiem PIT?
• Stanowisko Ministra Finansów
• Wyjaśnienia Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej - inna argumentacja prawna w przypadku wyjść służbowych i podróży służbowych

Pracodawca zwraca pracownikom wydatki na taksówki w czasie wyjść służbowych i podróży służbowych (delegacji). Co z podatkiem PIT?

O interpretację podatkową w tej sprawie wystąpił jeden z banków. Bank ten w uzasadnionych sytuacjach (np. niemożność skorzystania z innych środków komunikacji, konieczność dotrzymania terminu spotkania, itp.) zwraca pracownikom poniesione przez nich wydatki na taksówki w czasie wykonywania obowiązków służbowych. Chodzi o pracowników, którzy w ramach wykonywania obowiązków służbowych:
a) odbywają podróże służbowe w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy – chodzi delegacje krajowe, jak i zagraniczne, a także
b) mają tzw. wyjścia służbowe (np. na spotkania z klientami lub kontrahentami, urzędnikami, na konferencje lub szkolenia).

Przejazdy pracowników taksówkami w celach podróży służbowych w ramach ww. delegacji odbywają się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Banku (miejsce pracy pracowników).

Natomiast przejazdy pracowników banku taksówkami w ramach wyjść służbowych odbywają się w obrębie miejscowości, w której znajduje się siedziba banku lub stałe miejsce pracy pracownika.

Bank zaznaczył też, że wyjścia służbowe nie są bezpośrednio regulowane prawem, ani w Kodeksie pracy, ani innych ustawach lub rozporządzeniach. Zasady ich organizacji i ewidencji są określone w przepisach wewnątrzbankowych. Zgodnie z tymi przepisami pracownik powinien złożyć wniosek o zgodę na wyjście w systemie kadrowym, zawierający informacje o planowanym czasie nieobecności oraz przyczynie wyjścia. Przełożony pracownika akceptuje w systemie taki wniosek i weryfikuje w miarę możliwości czy wyjście służbowe faktycznie miało miejsce (najczęściej poprzez odpowiednią notatkę lub relację ze spotkania służbowego, prezentację otrzymanych materiałów szkoleniowych z konferencji/szkolenia i faktur/rachunków za przejazdy taxi). W systemie kadrowym znajduje się ewidencja takich zaakceptowanych wyjść służbowych pracowników.

W takich przypadkach pracownicy płacą za przejazd taksówką własnymi pieniędzmi, biorą od taksówkarza rachunek lub fakturę za przejazd i wnioskują o zwrot poniesionych kosztów do pracodawcy (banku) przedkładając oprócz rachunku lub faktury także np. potwierdzenia zapłaty osobistą kartą płatniczą w ramach rozliczenia delegacji lub wyjścia służbowego. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku pracownik otrzymuje zwrot poniesionego wydatku za przejazd taksówką (1:1 - bez dodatkowych kwot).

Bank zauważył, że obecnie - stosując się do dominującej w przeszłości linii interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej - traktował kwotę zwrotu za przejazd taksówką jako przychód pracownika ze stosunku pracy i powiększał podstawę opodatkowania PIT (podatkiem dochodowym od osób fizycznych).

Ale z uwagi na udzieloną przez Ministra Finansów odpowiedź z 20 grudnia 2024 r. (znak: DD3.054.41.2024) na interpelację poselską nr 6759, bank nabrał wątpliwości co do prawidłowości dotychczasowej swojej praktyki i skierował do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wniosek o indywidualną interpretację podatkową

Bank zapytał Dyrektora KIS:
„Czy zwracane przez Bank koszty przejazdów taksówkami w celach służbowych w ramach delegacji lub wyjść służbowych stanowić będą dla pracowników przychód ze stosunku w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: UPDOF), a w związku z tym po stronie Banku jako płatnika powstanie obowiązek pobrania zaliczki PIT, zgodnie z art. 32 UPDOF?”

Stanowisko Ministra Finansów

W wyżej wskazanej odpowiedzi odpowiedź z 20 grudnia 2024 r. (znak: DD3.054.41.2024) na interpelację poselską nr 6759, Minister Finansów (w jego imieniu odpowiedzi udzielił Jarosław Neneman, Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów), stwierdził:
„Opodatkowanie podatkiem dochodowym przychodów osób fizycznych reguluje ustawa PIT [ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych]. W ujęciu podmiotowym oraz przedmiotowym akt ten ma bardzo szeroki zakres. Dotyczy zarówno polskich rezydentów podatkowych, jak i rezydentów podatkowych innych państw, oraz przychodów z różnych źródeł. Nie oznacza to jednak, że każdy rodzaj świadczenia, które otrzymuje osoba fizyczna, stanowi przychód w rozumieniu ustawy PIT.
Przychodu tego nie stanowią pieniądze, wartości pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, których otrzymanie nie prowadzi do pojawienia się po stronie pracownika przysporzenia, czy to w postaci nabycia wymiernej korzyści majątkowej, czy to w postaci mierzalnego zaoszczędzenia wydatku. Jak wynika bowiem z uzasadnienia sporządzonego do wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13, za przychód pracownika mogą być uznane wyłącznie te świadczenia, które łącznie spełniają poniższe warunki:
- po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
- po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
- po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

W sytuacji zatem, gdy pracownik z własnych środków poniósł wydatki na realizację zadania służbowego, a następnie pracodawca dokonał ich zwrotu (w wysokości nieprzekraczającej kwoty faktycznie poniesionej), otrzymany zwrot nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy PIT, gdyż nie spełnia drugiej z wymienionych przesłanek, czyli nie powiększa aktywów pracownika. Wobec braku obciążeń w podatku PIT z tytułu otrzymania ww. zwrotów, bezprzedmiotowe jest rozważanie możliwości zmniejszenia obciążeń dla tych pracowników, o którym mowa w interpelacji.”

To aktualne stanowisko Ministra Finansów w tej sprawie, bo od czasu udzielenia tej odpowiedzi nie zmieniły się ani przepisy podatkowe dot. tej kwestii ani argumentacja resortu finansów.

Wyjaśnienia Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej - inna argumentacja prawna w przypadku wyjść służbowych i podróży służbowych

W wydanej 30 czerwca 2025 r. interpretacji indywidualnej, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odpowiedział bankowi na ww. pytanie i obszernie uzasadnił swoją odpowiedź.

Wyjścia służbowe

Dyrektor KIS zgodził się z bankiem, że w sytuacji, gdy pracodawca zwraca pracownikowi koszt przejazdu taksówką zamówioną w związku z wykonywaniem zadania służbowego, np. finansuje (zwraca pracownikowi wydatek) przejazdu taksówką w sytuacji gdy niezbędne jest skorzystanie z taksówki, np. gdy z uwagi na porę nocną lub ze względu na trasę nie kursuje komunikacja miejska albo gdy konieczne jest to ze względu na umówioną godzinę spotkania służbowego lub konferencji (szkolenia) i pracownicy wykorzystują przejazdy taksówką w ramach wykonywania obowiązków służbowych, w interesie jako ich pracodawcy, a przejazd taki uzasadniony jest okolicznościami (niemożność skorzystania z innych środków komunikacji, konieczność dotrzymania terminu spotkania – to pracownik nie uzyskuje od pracodawcy przysporzenia majątkowego (korzyści).

Dyrektor KIS uznał, że nawet w sytuacji, gdy danego przejazdu nie można zakwalifikować jako podróży służbowej, to nadal brak jest podstaw do przerzucenia na pracownika kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem powierzonego zadania. Wydatek taki jest również poniesiony w interesie pracodawcy, a nie pracownika. Zatem, w omawianej w sprawie nie mamy do czynienia z nieodpłatnymi świadczeniami, w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dlatego też – zdaniem Dyrektora KIS -  w związku z dokonywaniem na rzecz pracowników zwrotu kosztów przejazdu taksówką z tytułu wyjścia służbowego, które jest związany z uczestnictwem w ramach obowiązków służbowych w spotkaniu służbowym, konferencji, szkoleniu - nie ciąży na banku jako pracodawcy obowiązek obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Podróże służbowe

 Odnośnie podróży służbowych Dyrektor KIS wskazał, że świadczenie pieniężne (zwrot wydatków) otrzymywane od pracodawcy z tytułu przejazdu taksówkami stanowi co do zasady po stronie pracownika przychód, o którym mowa w art. 11 ust. 1 w związku z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Niemniej jednak, na podstawie powołanego art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
a) podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Na podstawie art. 21 ust. 13 i ust. 15c ustawy o PIT, przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
1) w celu osiągnięcia przychodów lub
2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Przy czym zwolnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 16 i 20, nie mają zastosowania do przychodów otrzymanych przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8.

Zaś "odrębne przepisy", o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1)    diety;
2)    zwrot kosztów:
a)    przejazdów,
b)    dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c)    noclegów,
d)    innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Jak wynika z § 3 ust. 2 rozporządzenia, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Stosownie do § 3 ust. 3 rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia:
1.     Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.
2.     Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Natomiast jak wynika z § 9 ww. rozporządzenia:
1.  Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.
2.  Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.
3.  Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Jak stanowi § 17 ww. rozporządzenia:
1.  Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.
2.  W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.
3.  Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.
4.  Ryczałty, o których mowa w ust. 1-3, nie przysługują, jeżeli pracownik:
1)  odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
2)  ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
3)  nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Z § 6 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej wynika, że:
1.     Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca.
2.     Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

Jak wynika natomiast z § 12 rozporządzenia, czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
1)  lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
2)  lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
3)  morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Stosownie do § 21 rozporządzenia, w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 stosuje się odpowiednio. 

Dyrektor KIS podsumował te przepisy w ten sposób, że w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety albo na wniosek pracownika pracodawca wyraża zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Z zastrzeżeniem natomiast wynikającym z § 17 ust. 4 ww. rozporządzenia pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt w wysokości ustalonej na podstawie § 17 ust. 1, 2 i ust. 3 rozporządzenia, czyli na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety. Ponadto pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży w wysokości 10% diety za dobę obowiązującej w danym państwie, zgodnie z załącznikiem do przedmiotowego rozporządzenia (§ 17 ust. 3 rozporządzenia).

Zatem – zdaniem Dyrektora KIS - w wyżej wymienionych sytuacjach ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych korzysta zatem – co do zasady – jedynie kwota ryczałtu wynikającego z ww. rozporządzenia. Kwota wypłacona ponad określony przepisami ryczałt stanowi natomiast przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. 

A zatem – jak podsumował Dyrektor KIS - w sytuacji gdy pracownicy odbywający podróż służbową i w związku z uzasadnioną potrzebą korzystają z taksówek w celach służbowych, to otrzymany zwrot poniesionych wydatków w udokumentowanej wysokości stanowi przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy. W takim przypadku uznać należy, że przedmiotowe koszty poniesione na przejazd taksówką mogą stanowić inne wydatki określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, wymienione w § 2 pkt 2 lit. d ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Dlatego też - zdaniem Dyrektora KIS - zwracane pracownikom będącym w podróży służbowej kwoty tytułem zwrotu kosztów przejazdu taksówkami w celach służbowych w ramach rozliczenia delegacji krajowych jak i zagranicznych korzystają ze zwolnienia przedmiotowego – i w konsekwencji nie ciąży na pracodawcy w związku z wypłatą tych świadczeń obowiązek obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Źródło: interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 czerwca 2025 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.452.2025.2.MS).

oprac. Paweł Huczko