Rozliczenie różnic kursowych zaistniałych podczas zagranicznej podróży służbowej

W przypadku odbywania zagranicznej podróży służbowej, dokonywanie przez pracownika płatności np. za pomocą karty kredytowej obciążającej jego prywatne konto bankowe oznacza, że faktycznie poniesione i udokumentowane przez niego wydatki związane z podróżą służbową mogą być wyższe niż kwota zwrotu określana w związku z rozliczeniem delegacji.

Różnica wynikająca z przyjęcia odmiennych kursów walut dla przeliczenia kwot zwracanych pracownikowi i kwot rzeczywiście przez niego poniesionych (na pokrycie kosztów wydatkowanych w trakcie odbywanej podróży służbowej) stanowi przychód ze stosunku pracy danego pracownika, jednakże podlega on zwolnieniu na gruncie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej jako ustawa o PDOF). Takiej oceny można dokonać w oparciu o wydawane ostatnio przez organy podatkowe interpretacje indywidualne (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 2.07.2015 r., znak IPPB2/4511-406/15-2/MG).

Podkreślić jednak należy, że w odniesieniu do tych kwot (wynikających z różnych kursów walut w zakresie rozliczenia kosztów delegacji zwracanych pracownikowi oraz pokrycia wydatków w trakcie delegacji przez pracownika) należy uwzględnić limity wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej i samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 21.11.2014 r., znak IBPBII/1/415-677/14/BD), np. limity dotyczące zwrotu kosztów noclegów. Na gruncie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF, możliwe jest bowiem skorzystanie ze zwolnienia z opodatkowania przewidzianego dla kwot stanowiących diety oraz inne należności za czas podróży służbowej pracownika jednakże tylko do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Różnica wynikająca z przyjęcia innego kursu waluty przez bank prowadzący rachunek pracownika, nie może być rozpatrywana w oderwaniu od transakcji, na podstawie których powstaje. Nie stanowi ona bowiem samoistnego i niezależnego wydatku pracownika, a jest ściśle powiązana z zapłatą za nocleg, wyżywienie, przejazd taksówką bądź z innymi wydatkami, jakie poniósł pracownik w trakcie odbywanej podróży służbowej.

W związku z tym, w sytuacji zwolnienia z opodatkowania pełnych kwot stanowiących zwrot różnic kursowych walut, bez dokonania analizy kosztów, których dotyczą jej jednostkowe wartości, może zawiązać się spór z organem podatkowym. W celu uniknięcia ryzyka podatkowego, konieczne będzie doliczanie jednostkowych kwot wynikających z tytułu różnic kursowych walut do poszczególnych transakcji zawartych przez pracownika. Jeżeli na podstawie zsumowania np. kosztu wyżywienia z odpowiadającą temu kosztowi różnicą kursu walut, wynik przewyższać będzie wysokość diety przysługującej przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, wartość nadwyżki ponad limity diety i innych należności za czas podróży służbowej pracownika powinna być wówczas rozpoznana jako przychód pracownika podlegający opodatkowaniu na gruncie przepisów ustawy o PDOF.

Przyjęcie przez pracodawcę rozwiązania gwarantującego zwrot pracownikowi różnicy wynikającej z różnych kursów walut, ma na celu przede wszystkim uniknięcie obciążenia pracownika ciężarem finansowym poniesionych kosztów wyjazdu służbowego. Z uwagi na treść przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, pracodawca ma prawo ująć po stronie kosztów podatkowych wartość wydatków związanych z podróżą służbową wynikającą z zastosowania średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży. Różnica wynikająca z powyższego kursu NBP a kursu, po którym został obciążony rachunek bankowy pracownika (choć nie stanowi ona różnicy kursowej w ujęciu podatkowym), może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy (podatnika) na zasadach ogólnych, jako wydatek związany z podróżą służbową (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11.09.2014 r., znak IPPB5/423-560/14-2/IŚ).

Polecamy: Jednolity Plik Kontrolny – praktyczny poradnik (książka)

Aleksandra Kołc, konsultant podatkowy ECDDP Sp. z o.o.