Jak prawidłowo opodatkować PIT diety w podróży służbowej?

Ogólne zasady zwolnienia diet z podatku

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT, wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Autopromocja

Powyższe limity określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Zasadniczo, pracownikowi w podróży krajowej oraz zagranicznej przysługuje dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i do jej wysokości przysługuje zwolnienie z PIT.

Wątpliwości pojawiają się w sytuacji, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Czy w takim przypadku zwolnienie z PIT dotyczy całej kwoty zapewnionego wyżywienia czy też należałoby zastosować limit diety?

Autopromocja

Szkolenie:
Jak się przygotować do najnowszej wersji KSeF?

Sprawdź

Stanowisko organów podatkowych

Minister Finansów prezentuje niejednolite stanowisko odnośnie opodatkowania zwrotu kosztów wyżywienia pracownika w podróży służbowej. Przykładowo, w Interpretacji Indywidualnej z dnia 24 sierpnia 2010 r (IPPB4/415-430/10-2/MP), Minister Finansów potwierdził, że wydatki z tytułu zapewnienia bezpłatnego całodziennego wyżywienia pracownikom odbywających krajowe i zagraniczne podróże służbowe (poprzez zwrot wybranym pracownikom kosztów posiłków w trakcie tych podróży), niezależnie od ich wysokości (tj. niezależnie, czy wartość zwrotu nie przekracza kwot diet wynikających z rozporządzeń) podlega zwolnieniu z opodatkowania.

Następnie wydana została zmiana wyżej wspomnianej interpretacji indywidualnej (Zmiana Interpretacji Indywidualnej z dnia 31 października 2012, sygn. DD3/033/41/ILG/12/PK-836), zgodnie z którą nadwyżka kosztów wyżywienia ponad kwotę diety podlega opodatkowaniu.

W odpowiedzi na Zmianę Interpretacji, wnioskodawca wezwał organ interpretacyjny do usunięcia naruszenia prawa, a gdy ten podtrzymał pogląd, wniósł skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Sąd stanął na stanowisku, że ustawodawca wprowadził limit diety, który nie jest przychodem, ale tylko w przypadku ryczałtowego rozliczania i tym samym uznał pierwotną interpretację z dnia 24 sierpnia 2010 r. za prawidłową, a uchylił interpretację późniejszą, zmienioną.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

W odpowiedzi na cytowany Wyrok WSA, organ wniósł skargę kasacyjną, a wnioskodawca podtrzymał swoje stanowisko i wniósł o oddalenie skargi. Naczelny Sąd Administracyjny w Wyroku z dnia 5 kwietnia 2016 roku (sygn. II FSK 416/14) zauważył, że „rezygnacja przez pracodawcę z wypłacania diety na rzecz zapewnienia bezpłatnego i pełnego wyżywienia nie oznacza, że w takiej sytuacji zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT nie określa limitu dla należności związanych z wyżywieniem pracownika podczas podróży służbowej”. Dodatkowo NSA orzekł, że „bez znaczenia dla osiągnięcia przez pracowników przysporzenia jest również to, że wydatki na wyżywienie zwracane pracownikom odpowiadają kwotom z przedstawionych przez nich faktur i rachunków”.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Tak więc w cytowanym Wyroku, NSA zgodził się z organem podatkowym, że niezależnie od formy, w jakiej pracodawca zapewnia pracownikom wyżywienie podczas wykonywania zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub poza stałym miejscem pracy (dieta lub bezpłatne wyżywienie), ze zwolnienia od podatku korzysta tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego z wyżywieniem, która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach wykonawczych.

Opodatkowanie różnicy pomiędzy zwróconą pracownikowi kwotą, a przysługującą dietą

Co do zasady, opodatkowanie wspomnianej nadwyżki nie jest jednoznacznie zasadne. W tym miejscu należałoby wskazać, że pracodawca ma również możliwość zapewnić pracownikowi całodniowe bezpłatne wyżywienie (zgodnie z Rozporządzeniem) - wówczas co do zasady dieta nie przysługuje.

Jest to sytuacja podobna jak w przypadku zapewnienia pracownikom bezpłatnego noclegu, kiedy to pracodawca ma możliwość zwrócić pracownikowi koszty w wysokości stwierdzonej rachunkiem, nawet jeżeli jego wartość przekracza limit. Stanowisko organów w wydawanych przez nich interpretacjach podatkowych potwierdza możliwość zwolnienia z opodatkowania nielimitowanego zwrotu kosztów noclegów, uzależnionego jedynie od akceptacji pracodawcy (w uzasadnionych przypadkach).

Bez wątpienia, obydwie te sytuacje są do siebie podobne i brak jest ewidentnych podstaw, aby różnicować sposoby ich opodatkowania.

Jednakże w świetle wyżej wskazanego wyroku NSA, bezpieczne wydawałoby się opodatkowanie różnicy pomiędzy zwróconą pracownikowi kwotą, a przysługującą dietą. Jest to podejście zgodne z aktualną linią interpretacyjną organów podatkowych. Podobnie NSA orzekał 11 września 2015 r. (sygn. II FSK 1516/13) i 2 czerwca 2015 r. (sygn. akt II FSK 946/13).

Kamila Walczak, konsultantka w Deloitte Doradztwo Podatkowe Sp. z o.o.