REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Oddelegowanie pracownicze – kiedy podróż służbowa a kiedy oddelegowanie?

 ExpaTax
Doradztwo podatkowe
Oddelegowanie pracownicze – kiedy podróż służbowa a kiedy oddelegowanie?
Oddelegowanie pracownicze – kiedy podróż służbowa a kiedy oddelegowanie?

REKLAMA

REKLAMA

Szeroką kategorię transferów pracowniczych zasadniczo podzielić można na podróże służbowe i oddelegowania. Wytycznie granicy pomiędzy tymi dwoma pojęciami jest dla pracodawcy rzeczą z pewnością istotną, gdyż ma bezpośredni wpływ zarówno na przysługujące pracownikowi uprawnienia jak i na jego obowiązki natury podatkowo-ubezpieczeniowej.

Polecamy: Umowy terminowe – jak zawierać i wypowiadać (książka)

REKLAMA

Autopromocja

Regulacje prawne dotyczące podróży służbowej  zawarte zostały w Kodeksie pracy (art. 775) oraz w wydanych na podstawie delegacji jego artykułów ministerialnych rozporządzeń i regulacji wewnętrznych pracodawcy (układy zbiorowe, regulaminy wynagradzania etc.). Trudno natomiast znaleźć bezpośrednią podstawę prawną dla definicji oddelegowania.

W praktyce, oddelegowanie, oznaczało będzie zmianę jednego z elementów stosunku pracy, jakim jest miejsce pracy, a jego podstawę prawną można wywodzić z treści art. 42 Kodeksu pracy dotyczącego możliwości wypowiedzenia przez pracodawcę dotychczasowych warunków pracy.

Cechami charakterystycznymi natomiast dla podróży służbowej będzie odbycie fizycznej podróży w celu wykonania pracy poza miejscem pracy określonym w umowie, wypłata przez pracodawcę należności związanych z podróżą służbową: diet, zwrot kosztów transportów, noclegów etc. Podróż służbowa nie wiąże się ze zmianami w umowie o pracę, wymaga jedynie zlecenia przez pracodawcę jej odbycia. Dodać przy tym należy, że z przepisów prawa nie wynika bezpośrednio obowiązek pisemnej formy dla zlecenia podróży służbowej przez pracodawcę, niemniej jednak pisemna forma może mieć znaczenie dla ewidencji czasu pracy oraz  ustalenia składników listy płac. Innym powodem przemawiającym za zachowaniem pisemnej formy zlecenia podróży służbowej są kwestie podatkowe.

Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Kodeks pracy 2016 z komentarzem

Należności wypłacone pracownikowi z tytułu podróży służbowej zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są zwolnione z opodatkowania (do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu  podróży służbowej), a zatem brak polecenia podróży służbowej skutkować może zakwestionowaniem przez organ podatkowy zastosowaniem takiego zwolnienia.

REKLAMA

Dodatkowo również brak pisemnego zlecenia podróży służbowej może negatywnie wpływać na możliwość zaliczenia kosztów z nią związanych jako kosztów uzyskania przychodu przez pracodawcę. Właściwa dokumentacja polecenia podróży służbowej będzie również miała znaczenie w przypadku ewentualnej wypłaty świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego. W przypadku wypadku zaistniałego podczas podróży służbowej pracownik będzie uprawiony do otrzymania świadczeń przewidzianych dla wypadków w pracy.

Zauważyć także należy, że zgodnie ze stanowiskiem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, dla każdej podróży służbowej pracownika, poświadczony powinien zostać również formularz A1. Chodzi tutaj o formularz A1 w formie przewidzianej dla oddelegowania pracownika, natomiast z dodatkowo dodaną informacją, że formularz poświadczany jest w celu odbycia przez pracownika podróży służbowej. Poświadczenie formularza A1 w tym wypadku ma charakter dokumentujący wykonywanie obowiązków służbowych przez pracownika podlegającego polskiemu systemowi zabezpieczenia społecznego poza terytorium Polski.

Podejmując próbę klasyfikacji wyjazdu służbowego pracownika jako podróży służbowej bądź też oddelegowania, zasadnym jest również uwzględnienie takich czynników jak:

- okres czasowy wyjazdu (w przepisach prawa brak jest sztywnych regulacji odnośnie czasu trwania delegacji służbowej, niemniej jednak w orzecznictwie zwraca się uwagę incydentalność i sporadyczność jako cech dystynktywnych dla kategorii podróży służbowych. Okres trwania wyjazdu ma również znaczenie dla kwestii podatkowych, tj. pobyty dłuższe niż 183 dni zwykle skutkują koniecznością opodatkowania przychodu w kraju, w którym praca jest wykonywana – co jednakowoż nie prowadzi bezpośrednio do zaklasyfikowania wyjazdu jako oddelegowania);

- rodzaj wykonywanych obowiązków (również w kontekście przepisów z zakresu bezpieczeństwa pracy obowiązujących w państwie, w którym praca będzie świadczona) oraz kwestię nadzoru sprawowanego wobec pracownika, tj. ocenę czy nadzór ten rzeczywiście sprawuje pracodawca wysyłający pracownika czy też pracownik podlega nadzorowi w miejscu wykonywania pracy, co przemawiać może za charakterem oddelegowania bardziej niż stricte podróży służbowej;

- ewentualną refakturę kosztów wynagrodzenia pracownika – w przypadku jeśli pracodawca refakturuje koszty wynagrodzenia pracownika, który pracę świadczy w ramach podróży służbowej na inny podmiot na rzecz którego praca jest wykonywana, sugerować to może, iż de facto nie mamy  do czynienia w takim wypadku z podróżą służbową, gdyż rzeczywistym odbiorcą pracy nie jest pracodawca delegujący pracownika.

Podróże służbowe 2015

W obliczu braku bezpośrednich regulacji dotyczących oddelegowań pracowniczych w przepisach polskiego prawa pracy, warto odwołać się w tym zakresie do uregulowań unijnych. Prawne regulacje Unii Europejskiej dotyczące pracowników delegowanych zawarte zostały w dyrektywie dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług 95/71/WE (Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług ( Dz. U. WE L 18 z 21 stycznia1997 r., s. 1), której postanowienia transponowane zostały do Kodeksu pracy.

Dyrektywa wskazuje grono adresatów, którymi mogą być:

  1. przedsiębiorcy delegujący pracowników pod swoim kierownictwem i na własny koszt na terytorium innego państwa członkowskiego na podstawie umowy zawartej pomiędzy przedsiębiorstwem wysyłającym a odbiorcą usługi, o ile istnienie stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorcą a delegowanym podczas oddelegowania;
  2. przedsiębiorcy delegujący pracowników do zakładu znajdującego na terytorium innego państwa członkowskiego i należącego do tej samej grupy przedsiębiorców, o ile istnieje stosunek pracy między przedsiębiorstwem a pracownikiem w okresie delegowania;
  3. przedsiębiorstwo pracy tymczasowej lub agencja wynajmująca personel, wynajmujący pracownika innemu przedsiębiorstwu na terytorium innego państwa członkowskiego, o ile istnienie stosunek pracy pomiędzy agencją wynajmującą a pracownikiem.

Jedną z podstawowych różnic pomiędzy oddelegowaniem a podróżą służbową jest fakt, iż oddelegowanie  wiąże się z czasową zmianą miejsca wykonywania pracy, która to (przynajmniej w przypadku gdy oddelegowanie jest dłuższe niż trzy miesiące) wymaga zmiany umowy o pracę lub jej odpowiedniego aneksowania. Zmianę taką można wprowadzić bądź to na podstawie wypowiedzenia warunków pracy (wspominany już art. 42 Kodeksu pracy) bądź też – wobec zgodniej woli obu stron – w drodze porozumienia zmieniającego.

W przypadku oddelegowania, pracownikowi nie przysługują dodatkowe należności, pracodawca może natomiast wypłacić dodatek za rozłąkę czy innego rodzaju dodatki np. związane z ponoszeniem przez pracownika kosztów zamieszkania poza jego stałym miejscem pobytu. Dodatki wypłacone pracownikowi w związku z oddelegowaniem nie będą mogły jednak korzystać ze zwolnienia podatkowego oraz zwolnienia z oskładkowania, stanowiły one będą przychód pracownika i jako taki podlegać będą musiały opodatkowaniu.

Istnieje natomiast możliwość pomniejszenia kwoty przychodów opodatkowanych oraz podstawy wymiaru składek o kwotę odpowiadającą 30% diety, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju ( art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) za każdy dzień pobytu pracownika za granicą.


Dodatkowo, z związku z oddelegowaniem pracownik, może podlegać opodatkowaniu w kraju świadczenia pracy, co niejednokrotnie skutkuje koniecznością wprowadzenia przez firmę delegującą polityki wyrównania podatkowego, która zapewni właściwy proces rozliczeń pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Zgodnie z zasadą ogólną wynikającą z przepisów koordynacyjnych z zakresu ubezpieczeń społecznych osoby przemieszczające się w celach zarobkowych na terenie Unii Europejskiej podlegają ustawodawstwu tego państwa na obszarze którego świadczona jest praca. Od zasady ogólnej przewidziane są i tak np. pracownik najemny zatrudniony przez polskiego pracodawcę, który został oddelegowany do pracy w innym państwie członkowskim, może pozostać ubezpieczony w kraju zatrudnienia.

Możliwość taka wiąże się z koniecznością poświadczenia dla pracownika formularza A1 przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Po poświadczeniu formularza A1, pracownik, którego okres oddelegowania jest dłuższy niż 12 miesięcy, może za pośrednictwem Narodowego Funduszu Zdrowia uzyskać formularz S1, który uprawniał będzie go do korzystania ze świadczeń publicznej opieki zdrowotnej w kraju, w którym pracownik będzie zamieszkiwał w związku ze świadczeniem pracy.

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia pkpir od 2026 roku. Lista zmian od 1 stycznia

Minister Finansów przygotował projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. Sprawdziliśmy co się zmieni w zasadach prowadzenia pkpir w porównaniu do obecnego stanu prawnego.

Odpisy amortyzacyjne spółek nieruchomościowych

Najnowsze orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) przynoszą istotne zmiany dla spółek nieruchomościowych w zakresie możliwości rozpoznawania odpisów amortyzacyjnych w kosztach podatkowych. W styczniu tego roku NSA w kilku wyrokach (sygn. II FSK 788/23, II FSK 789/23, II FSK 987/23, II FSK 1086/23, II FSK 1652/23) potwierdził korzystne dla podatników stanowisko wojewódzkich sądów administracyjnych (WSA).

CIT estoński a optymalizacja podatkowa. Czy to się opłaca?

Przedsiębiorcy coraz częściej poszukują skutecznych sposobów na obniżenie obciążeń podatkowych. Jednym z rozwiązań, które zyskuje na popularności, jest estoński CIT. Czy rzeczywiście ta forma opodatkowania przynosi realne korzyści? Przyjrzyjmy się, na czym polega ten model, kto może z niego skorzystać i jakie są jego zalety oraz wady dla polskich przedsiębiorstw.

Składka zdrowotna w 2026 roku – będzie ewolucja czy rewolucja?

Planowane na 2026 rok zmiany w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców stanowią jeden z najbardziej dyskutowanych tematów w sferze podatkowej, mimo iż sama składka podatkiem nie jest. Tak jak każda kwestia dotycząca finansów osobistych a równocześnie publicznych, wywołuje liczne pytania zarówno wśród prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i wśród polityków, gdzie widoczne są wyraźne podziały.

REKLAMA

Podatnik już nie będzie karany za przypadkowe błędy, nie będzie udowadniał niewinności

Szef rządu Donald Tusk poinformował, że za niecelowe, przypadkowe błędy nie będzie się już karać podatnika. Teraz to urząd skarbowy będzie musiał udowadniać jak jest.

Będą zmiany w L4, pracy na chorobowym i pensjach na zwolnieniach lekarskich. Przedsiębiorcy: Jesteśmy zwolennikami deregulacji i elastyczności, ale też jasnych zasad

Zasiłek chorobowy powinien być wypłacany pracownikowi już od pierwszego dnia absencji – Północna Izba Gospodarcza w Szczecinie popiera projekt przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, apelując jednocześnie o to, by ustawa w tej sprawie była przyjęta możliwie szybko. Przedsiębiorcy jednocześnie oczekują dalszego dialogu z Ministerstwem na temat np. „Zmian w L4”, które w opinii niektórych przedsiębiorców mogą budzić kontrowersje. – Jesteśmy zwolennikami tego, by pracownicy i pracodawcy mogli regulować swoje relacje w możliwie elastyczny sposób. Z jednej strony więc jesteśmy zwolennikami tego, by zwolnienie lekarskie nie blokowało w stu procentach możliwości wykonywania innych zobowiązań jeżeli to jest możliwe, ale z drugiej widzimy przestrzeń, gdzie zwolnienie lekarskie może być wykorzystywane do nadrabiania obowiązków w jednej pracy, przy jednoczesnym spowolnianiu działania w drugiej firmie – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.

Youtuberzy mogą się cieszyć. Jest pozytywny wyrok NSA w sprawie kosztów podatkowych

Naczelny Sąd Administracyjny potwierdza, że wydatki youtuberów związane z produkcją filmów, takie jak bilety lotnicze, noclegi czy sprzęt filmowy, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Wyrok jest istotny dla twórców internetowych, którzy ponoszą wysokie koszty związane z tworzeniem treści na YouTube.

Nowa era regulacji krypto – CASP zastępuje VASP. Co to oznacza dla firm?

W UE wchodzi w życie nowa era regulacji krypto – licencja CASP stanie się obowiązkowa dla wszystkich firm działających w tym sektorze. Dotychczasowi posiadacze licencji VASP mają czas na dostosowanie się do końca czerwca 2025 r., a z odpowiednim wnioskiem – do września. Jakie zmiany czekają rynek i co to oznacza dla przedsiębiorców?

REKLAMA

Outsourcing pojedynczych procesów księgowych, czy zatrudnienie dodatkowej osoby w dziale księgowości - co się bardziej opłaca?

W stale zmieniającym się otoczeniu biznesowym przedsiębiorcy coraz częściej stają przed dylematem: czy zatrudnić dodatkową osobę do działu księgowego, czy może zdecydować się na outsourcing wybranych procesów księgowych? Analiza kosztów i korzyści pokazuje, że delegowanie pojedynczych zadań księgowych na zewnątrz może być znacznie bardziej efektywnym rozwiązaniem niż rozbudowa wewnętrznego zespołu.

Kto ma prawo odliczyć ulgę na dziecko? Po rozwodzie rodziców dziecko mieszka z matką a ojciec płaci alimenty i widuje się z dzieckiem

Na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik ma prawo do odliczenia kwoty ulgi prorodzinnej w zależności od tego z kim jego dziecko mieszka i kto faktycznie sprawuje nad nim opiekę. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 14 stycznia 2025 r. wyjaśnił, kto może odliczyć ulgę na dziecko, gdy rodzice są rozwiedzeni, dziecko mieszka z matką na stałe, a ojciec płaci alimenty i co jakiś czas widuje się z dzieckiem.

REKLAMA