REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Oddelegowanie pracownicze – kiedy podróż służbowa a kiedy oddelegowanie?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 ExpaTax
Doradztwo podatkowe
Oddelegowanie pracownicze – kiedy podróż służbowa a kiedy oddelegowanie?
Oddelegowanie pracownicze – kiedy podróż służbowa a kiedy oddelegowanie?

REKLAMA

REKLAMA

Szeroką kategorię transferów pracowniczych zasadniczo podzielić można na podróże służbowe i oddelegowania. Wytycznie granicy pomiędzy tymi dwoma pojęciami jest dla pracodawcy rzeczą z pewnością istotną, gdyż ma bezpośredni wpływ zarówno na przysługujące pracownikowi uprawnienia jak i na jego obowiązki natury podatkowo-ubezpieczeniowej.

Polecamy: Umowy terminowe – jak zawierać i wypowiadać (książka)

REKLAMA

Regulacje prawne dotyczące podróży służbowej  zawarte zostały w Kodeksie pracy (art. 775) oraz w wydanych na podstawie delegacji jego artykułów ministerialnych rozporządzeń i regulacji wewnętrznych pracodawcy (układy zbiorowe, regulaminy wynagradzania etc.). Trudno natomiast znaleźć bezpośrednią podstawę prawną dla definicji oddelegowania.

REKLAMA

W praktyce, oddelegowanie, oznaczało będzie zmianę jednego z elementów stosunku pracy, jakim jest miejsce pracy, a jego podstawę prawną można wywodzić z treści art. 42 Kodeksu pracy dotyczącego możliwości wypowiedzenia przez pracodawcę dotychczasowych warunków pracy.

Cechami charakterystycznymi natomiast dla podróży służbowej będzie odbycie fizycznej podróży w celu wykonania pracy poza miejscem pracy określonym w umowie, wypłata przez pracodawcę należności związanych z podróżą służbową: diet, zwrot kosztów transportów, noclegów etc. Podróż służbowa nie wiąże się ze zmianami w umowie o pracę, wymaga jedynie zlecenia przez pracodawcę jej odbycia. Dodać przy tym należy, że z przepisów prawa nie wynika bezpośrednio obowiązek pisemnej formy dla zlecenia podróży służbowej przez pracodawcę, niemniej jednak pisemna forma może mieć znaczenie dla ewidencji czasu pracy oraz  ustalenia składników listy płac. Innym powodem przemawiającym za zachowaniem pisemnej formy zlecenia podróży służbowej są kwestie podatkowe.

Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Kodeks pracy 2016 z komentarzem

REKLAMA

Należności wypłacone pracownikowi z tytułu podróży służbowej zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są zwolnione z opodatkowania (do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu  podróży służbowej), a zatem brak polecenia podróży służbowej skutkować może zakwestionowaniem przez organ podatkowy zastosowaniem takiego zwolnienia.

Dodatkowo również brak pisemnego zlecenia podróży służbowej może negatywnie wpływać na możliwość zaliczenia kosztów z nią związanych jako kosztów uzyskania przychodu przez pracodawcę. Właściwa dokumentacja polecenia podróży służbowej będzie również miała znaczenie w przypadku ewentualnej wypłaty świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego. W przypadku wypadku zaistniałego podczas podróży służbowej pracownik będzie uprawiony do otrzymania świadczeń przewidzianych dla wypadków w pracy.

Zauważyć także należy, że zgodnie ze stanowiskiem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, dla każdej podróży służbowej pracownika, poświadczony powinien zostać również formularz A1. Chodzi tutaj o formularz A1 w formie przewidzianej dla oddelegowania pracownika, natomiast z dodatkowo dodaną informacją, że formularz poświadczany jest w celu odbycia przez pracownika podróży służbowej. Poświadczenie formularza A1 w tym wypadku ma charakter dokumentujący wykonywanie obowiązków służbowych przez pracownika podlegającego polskiemu systemowi zabezpieczenia społecznego poza terytorium Polski.

Podejmując próbę klasyfikacji wyjazdu służbowego pracownika jako podróży służbowej bądź też oddelegowania, zasadnym jest również uwzględnienie takich czynników jak:

- okres czasowy wyjazdu (w przepisach prawa brak jest sztywnych regulacji odnośnie czasu trwania delegacji służbowej, niemniej jednak w orzecznictwie zwraca się uwagę incydentalność i sporadyczność jako cech dystynktywnych dla kategorii podróży służbowych. Okres trwania wyjazdu ma również znaczenie dla kwestii podatkowych, tj. pobyty dłuższe niż 183 dni zwykle skutkują koniecznością opodatkowania przychodu w kraju, w którym praca jest wykonywana – co jednakowoż nie prowadzi bezpośrednio do zaklasyfikowania wyjazdu jako oddelegowania);

- rodzaj wykonywanych obowiązków (również w kontekście przepisów z zakresu bezpieczeństwa pracy obowiązujących w państwie, w którym praca będzie świadczona) oraz kwestię nadzoru sprawowanego wobec pracownika, tj. ocenę czy nadzór ten rzeczywiście sprawuje pracodawca wysyłający pracownika czy też pracownik podlega nadzorowi w miejscu wykonywania pracy, co przemawiać może za charakterem oddelegowania bardziej niż stricte podróży służbowej;

- ewentualną refakturę kosztów wynagrodzenia pracownika – w przypadku jeśli pracodawca refakturuje koszty wynagrodzenia pracownika, który pracę świadczy w ramach podróży służbowej na inny podmiot na rzecz którego praca jest wykonywana, sugerować to może, iż de facto nie mamy  do czynienia w takim wypadku z podróżą służbową, gdyż rzeczywistym odbiorcą pracy nie jest pracodawca delegujący pracownika.

Podróże służbowe 2015

W obliczu braku bezpośrednich regulacji dotyczących oddelegowań pracowniczych w przepisach polskiego prawa pracy, warto odwołać się w tym zakresie do uregulowań unijnych. Prawne regulacje Unii Europejskiej dotyczące pracowników delegowanych zawarte zostały w dyrektywie dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług 95/71/WE (Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług ( Dz. U. WE L 18 z 21 stycznia1997 r., s. 1), której postanowienia transponowane zostały do Kodeksu pracy.

Dyrektywa wskazuje grono adresatów, którymi mogą być:

  1. przedsiębiorcy delegujący pracowników pod swoim kierownictwem i na własny koszt na terytorium innego państwa członkowskiego na podstawie umowy zawartej pomiędzy przedsiębiorstwem wysyłającym a odbiorcą usługi, o ile istnienie stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorcą a delegowanym podczas oddelegowania;
  2. przedsiębiorcy delegujący pracowników do zakładu znajdującego na terytorium innego państwa członkowskiego i należącego do tej samej grupy przedsiębiorców, o ile istnieje stosunek pracy między przedsiębiorstwem a pracownikiem w okresie delegowania;
  3. przedsiębiorstwo pracy tymczasowej lub agencja wynajmująca personel, wynajmujący pracownika innemu przedsiębiorstwu na terytorium innego państwa członkowskiego, o ile istnienie stosunek pracy pomiędzy agencją wynajmującą a pracownikiem.

Jedną z podstawowych różnic pomiędzy oddelegowaniem a podróżą służbową jest fakt, iż oddelegowanie  wiąże się z czasową zmianą miejsca wykonywania pracy, która to (przynajmniej w przypadku gdy oddelegowanie jest dłuższe niż trzy miesiące) wymaga zmiany umowy o pracę lub jej odpowiedniego aneksowania. Zmianę taką można wprowadzić bądź to na podstawie wypowiedzenia warunków pracy (wspominany już art. 42 Kodeksu pracy) bądź też – wobec zgodniej woli obu stron – w drodze porozumienia zmieniającego.

W przypadku oddelegowania, pracownikowi nie przysługują dodatkowe należności, pracodawca może natomiast wypłacić dodatek za rozłąkę czy innego rodzaju dodatki np. związane z ponoszeniem przez pracownika kosztów zamieszkania poza jego stałym miejscem pobytu. Dodatki wypłacone pracownikowi w związku z oddelegowaniem nie będą mogły jednak korzystać ze zwolnienia podatkowego oraz zwolnienia z oskładkowania, stanowiły one będą przychód pracownika i jako taki podlegać będą musiały opodatkowaniu.

Istnieje natomiast możliwość pomniejszenia kwoty przychodów opodatkowanych oraz podstawy wymiaru składek o kwotę odpowiadającą 30% diety, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju ( art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) za każdy dzień pobytu pracownika za granicą.


Dodatkowo, z związku z oddelegowaniem pracownik, może podlegać opodatkowaniu w kraju świadczenia pracy, co niejednokrotnie skutkuje koniecznością wprowadzenia przez firmę delegującą polityki wyrównania podatkowego, która zapewni właściwy proces rozliczeń pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Zgodnie z zasadą ogólną wynikającą z przepisów koordynacyjnych z zakresu ubezpieczeń społecznych osoby przemieszczające się w celach zarobkowych na terenie Unii Europejskiej podlegają ustawodawstwu tego państwa na obszarze którego świadczona jest praca. Od zasady ogólnej przewidziane są i tak np. pracownik najemny zatrudniony przez polskiego pracodawcę, który został oddelegowany do pracy w innym państwie członkowskim, może pozostać ubezpieczony w kraju zatrudnienia.

Możliwość taka wiąże się z koniecznością poświadczenia dla pracownika formularza A1 przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Po poświadczeniu formularza A1, pracownik, którego okres oddelegowania jest dłuższy niż 12 miesięcy, może za pośrednictwem Narodowego Funduszu Zdrowia uzyskać formularz S1, który uprawniał będzie go do korzystania ze świadczeń publicznej opieki zdrowotnej w kraju, w którym pracownik będzie zamieszkiwał w związku ze świadczeniem pracy.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

REKLAMA

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA