REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Oddelegowanie pracownicze – kiedy podróż służbowa a kiedy oddelegowanie?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 ExpaTax
Doradztwo podatkowe
Oddelegowanie pracownicze – kiedy podróż służbowa a kiedy oddelegowanie?
Oddelegowanie pracownicze – kiedy podróż służbowa a kiedy oddelegowanie?

REKLAMA

REKLAMA

Szeroką kategorię transferów pracowniczych zasadniczo podzielić można na podróże służbowe i oddelegowania. Wytycznie granicy pomiędzy tymi dwoma pojęciami jest dla pracodawcy rzeczą z pewnością istotną, gdyż ma bezpośredni wpływ zarówno na przysługujące pracownikowi uprawnienia jak i na jego obowiązki natury podatkowo-ubezpieczeniowej.

Polecamy: Umowy terminowe – jak zawierać i wypowiadać (książka)

REKLAMA

Autopromocja

Regulacje prawne dotyczące podróży służbowej  zawarte zostały w Kodeksie pracy (art. 775) oraz w wydanych na podstawie delegacji jego artykułów ministerialnych rozporządzeń i regulacji wewnętrznych pracodawcy (układy zbiorowe, regulaminy wynagradzania etc.). Trudno natomiast znaleźć bezpośrednią podstawę prawną dla definicji oddelegowania.

REKLAMA

W praktyce, oddelegowanie, oznaczało będzie zmianę jednego z elementów stosunku pracy, jakim jest miejsce pracy, a jego podstawę prawną można wywodzić z treści art. 42 Kodeksu pracy dotyczącego możliwości wypowiedzenia przez pracodawcę dotychczasowych warunków pracy.

Cechami charakterystycznymi natomiast dla podróży służbowej będzie odbycie fizycznej podróży w celu wykonania pracy poza miejscem pracy określonym w umowie, wypłata przez pracodawcę należności związanych z podróżą służbową: diet, zwrot kosztów transportów, noclegów etc. Podróż służbowa nie wiąże się ze zmianami w umowie o pracę, wymaga jedynie zlecenia przez pracodawcę jej odbycia. Dodać przy tym należy, że z przepisów prawa nie wynika bezpośrednio obowiązek pisemnej formy dla zlecenia podróży służbowej przez pracodawcę, niemniej jednak pisemna forma może mieć znaczenie dla ewidencji czasu pracy oraz  ustalenia składników listy płac. Innym powodem przemawiającym za zachowaniem pisemnej formy zlecenia podróży służbowej są kwestie podatkowe.

Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Kodeks pracy 2016 z komentarzem

REKLAMA

Należności wypłacone pracownikowi z tytułu podróży służbowej zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są zwolnione z opodatkowania (do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu  podróży służbowej), a zatem brak polecenia podróży służbowej skutkować może zakwestionowaniem przez organ podatkowy zastosowaniem takiego zwolnienia.

Dodatkowo również brak pisemnego zlecenia podróży służbowej może negatywnie wpływać na możliwość zaliczenia kosztów z nią związanych jako kosztów uzyskania przychodu przez pracodawcę. Właściwa dokumentacja polecenia podróży służbowej będzie również miała znaczenie w przypadku ewentualnej wypłaty świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego. W przypadku wypadku zaistniałego podczas podróży służbowej pracownik będzie uprawiony do otrzymania świadczeń przewidzianych dla wypadków w pracy.

Zauważyć także należy, że zgodnie ze stanowiskiem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, dla każdej podróży służbowej pracownika, poświadczony powinien zostać również formularz A1. Chodzi tutaj o formularz A1 w formie przewidzianej dla oddelegowania pracownika, natomiast z dodatkowo dodaną informacją, że formularz poświadczany jest w celu odbycia przez pracownika podróży służbowej. Poświadczenie formularza A1 w tym wypadku ma charakter dokumentujący wykonywanie obowiązków służbowych przez pracownika podlegającego polskiemu systemowi zabezpieczenia społecznego poza terytorium Polski.

Podejmując próbę klasyfikacji wyjazdu służbowego pracownika jako podróży służbowej bądź też oddelegowania, zasadnym jest również uwzględnienie takich czynników jak:

- okres czasowy wyjazdu (w przepisach prawa brak jest sztywnych regulacji odnośnie czasu trwania delegacji służbowej, niemniej jednak w orzecznictwie zwraca się uwagę incydentalność i sporadyczność jako cech dystynktywnych dla kategorii podróży służbowych. Okres trwania wyjazdu ma również znaczenie dla kwestii podatkowych, tj. pobyty dłuższe niż 183 dni zwykle skutkują koniecznością opodatkowania przychodu w kraju, w którym praca jest wykonywana – co jednakowoż nie prowadzi bezpośrednio do zaklasyfikowania wyjazdu jako oddelegowania);

- rodzaj wykonywanych obowiązków (również w kontekście przepisów z zakresu bezpieczeństwa pracy obowiązujących w państwie, w którym praca będzie świadczona) oraz kwestię nadzoru sprawowanego wobec pracownika, tj. ocenę czy nadzór ten rzeczywiście sprawuje pracodawca wysyłający pracownika czy też pracownik podlega nadzorowi w miejscu wykonywania pracy, co przemawiać może za charakterem oddelegowania bardziej niż stricte podróży służbowej;

- ewentualną refakturę kosztów wynagrodzenia pracownika – w przypadku jeśli pracodawca refakturuje koszty wynagrodzenia pracownika, który pracę świadczy w ramach podróży służbowej na inny podmiot na rzecz którego praca jest wykonywana, sugerować to może, iż de facto nie mamy  do czynienia w takim wypadku z podróżą służbową, gdyż rzeczywistym odbiorcą pracy nie jest pracodawca delegujący pracownika.

Podróże służbowe 2015

W obliczu braku bezpośrednich regulacji dotyczących oddelegowań pracowniczych w przepisach polskiego prawa pracy, warto odwołać się w tym zakresie do uregulowań unijnych. Prawne regulacje Unii Europejskiej dotyczące pracowników delegowanych zawarte zostały w dyrektywie dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług 95/71/WE (Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług ( Dz. U. WE L 18 z 21 stycznia1997 r., s. 1), której postanowienia transponowane zostały do Kodeksu pracy.

Dyrektywa wskazuje grono adresatów, którymi mogą być:

  1. przedsiębiorcy delegujący pracowników pod swoim kierownictwem i na własny koszt na terytorium innego państwa członkowskiego na podstawie umowy zawartej pomiędzy przedsiębiorstwem wysyłającym a odbiorcą usługi, o ile istnienie stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorcą a delegowanym podczas oddelegowania;
  2. przedsiębiorcy delegujący pracowników do zakładu znajdującego na terytorium innego państwa członkowskiego i należącego do tej samej grupy przedsiębiorców, o ile istnieje stosunek pracy między przedsiębiorstwem a pracownikiem w okresie delegowania;
  3. przedsiębiorstwo pracy tymczasowej lub agencja wynajmująca personel, wynajmujący pracownika innemu przedsiębiorstwu na terytorium innego państwa członkowskiego, o ile istnienie stosunek pracy pomiędzy agencją wynajmującą a pracownikiem.

Jedną z podstawowych różnic pomiędzy oddelegowaniem a podróżą służbową jest fakt, iż oddelegowanie  wiąże się z czasową zmianą miejsca wykonywania pracy, która to (przynajmniej w przypadku gdy oddelegowanie jest dłuższe niż trzy miesiące) wymaga zmiany umowy o pracę lub jej odpowiedniego aneksowania. Zmianę taką można wprowadzić bądź to na podstawie wypowiedzenia warunków pracy (wspominany już art. 42 Kodeksu pracy) bądź też – wobec zgodniej woli obu stron – w drodze porozumienia zmieniającego.

W przypadku oddelegowania, pracownikowi nie przysługują dodatkowe należności, pracodawca może natomiast wypłacić dodatek za rozłąkę czy innego rodzaju dodatki np. związane z ponoszeniem przez pracownika kosztów zamieszkania poza jego stałym miejscem pobytu. Dodatki wypłacone pracownikowi w związku z oddelegowaniem nie będą mogły jednak korzystać ze zwolnienia podatkowego oraz zwolnienia z oskładkowania, stanowiły one będą przychód pracownika i jako taki podlegać będą musiały opodatkowaniu.

Istnieje natomiast możliwość pomniejszenia kwoty przychodów opodatkowanych oraz podstawy wymiaru składek o kwotę odpowiadającą 30% diety, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju ( art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) za każdy dzień pobytu pracownika za granicą.


Dodatkowo, z związku z oddelegowaniem pracownik, może podlegać opodatkowaniu w kraju świadczenia pracy, co niejednokrotnie skutkuje koniecznością wprowadzenia przez firmę delegującą polityki wyrównania podatkowego, która zapewni właściwy proces rozliczeń pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Zgodnie z zasadą ogólną wynikającą z przepisów koordynacyjnych z zakresu ubezpieczeń społecznych osoby przemieszczające się w celach zarobkowych na terenie Unii Europejskiej podlegają ustawodawstwu tego państwa na obszarze którego świadczona jest praca. Od zasady ogólnej przewidziane są i tak np. pracownik najemny zatrudniony przez polskiego pracodawcę, który został oddelegowany do pracy w innym państwie członkowskim, może pozostać ubezpieczony w kraju zatrudnienia.

Możliwość taka wiąże się z koniecznością poświadczenia dla pracownika formularza A1 przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Po poświadczeniu formularza A1, pracownik, którego okres oddelegowania jest dłuższy niż 12 miesięcy, może za pośrednictwem Narodowego Funduszu Zdrowia uzyskać formularz S1, który uprawniał będzie go do korzystania ze świadczeń publicznej opieki zdrowotnej w kraju, w którym pracownik będzie zamieszkiwał w związku ze świadczeniem pracy.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Webinar: Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego” poprowadzi Tomasz Rzepa, doradca podatkowy, ekspert INFORAKADEMII. Każdy z uczestników otrzyma imienny certyfikat i roczny nielimitowany dostęp do retransmisji webinaru wraz z materiałami dodatkowymi. Uczestnicy webinaru dowiedzą się, jak wygląda proces przekształcenia JDG w spółkę z perspektywy biura rachunkowego, ze wskazaniem kluczowych wyzwań, problemów oraz szans, jakie z tego faktu wynikają.

Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Kary umowne a koszty podatkowe – korzystny wyrok dla podatników

W wyroku z 6 maja 2025 r., sygn. II FSK 1012/22 Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się z stanowiskiem, że kary umowne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli niewykonanie dostawy - nie wynikało z winy spółki. Niepewność w tej sprawie wynikała z wykładni art. 16 ust 1 pkt 22 ustawy o CIT, w którym określono jakie kary umowne i odszkodowania nie mogą być uznane za koszty podatkowe. W orzecznictwie przepis ten jest interpretowany literalnie, uznając że pozostałe rodzaje wypłat odszkodowawczych niż wskazane w przepisie mogą być uznane za koszt podatkowy.

Czy zawód księgowego powinien być certyfikowany? Ministerstwo Finansów analizuje możliwe zmiany

Od 2014 roku w Polsce nie można już uzyskać certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów. W wyniku przeprowadzonej wówczas deregulacji zawód księgowego został formalnie otwarty – obecnie nie wymaga żadnych licencji ani zezwoleń państwowych. Choć miało to na celu ułatwienie dostępu do zawodu, skutki tej zmiany do dziś budzą mieszane opinie w branży. Temat ten nie jest również obojętny dla Ministerstwa Finansów.

REKLAMA

Kto i kiedy może ponieść odpowiedzialność karną za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej (np. sp. z o.o.)

Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej to obowiązek, który spoczywa na barkach między innymi członków zarządu i likwidatorów. Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość spółki jest przestępstwem, które zostało uregulowane nie w Kodeksie karnym, a w Kodeksie spółek handlowych.

Komunikat ZUS: 2 czerwca 2025 r. upływa ważny termin dla przedsiębiorców. Zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej tylko po złożeniu wniosku

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina przedsiębiorcom, że do 2 czerwca 2025 r. należy zweryfikować i odesłać przez PUE/eZUS wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej.

ZUS odbiera zasiłki chorobowe za błędy dotyczące składek sprzed 2022 roku – Rzecznik MŚP interweniuje

Do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wpływa coraz więcej dramatycznych spraw dotyczących decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w których organ odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, wskazując, że przedsiębiorcy nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu za okres sprzed 2022 roku.

Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

REKLAMA

PKWiU 2025 - nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług jeszcze w 2025 roku

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015. Od kiedy?

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

REKLAMA