REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Oddelegowanie pracownicze – kiedy podróż służbowa a kiedy oddelegowanie?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 ExpaTax
Doradztwo podatkowe
Oddelegowanie pracownicze – kiedy podróż służbowa a kiedy oddelegowanie?
Oddelegowanie pracownicze – kiedy podróż służbowa a kiedy oddelegowanie?

REKLAMA

REKLAMA

Szeroką kategorię transferów pracowniczych zasadniczo podzielić można na podróże służbowe i oddelegowania. Wytycznie granicy pomiędzy tymi dwoma pojęciami jest dla pracodawcy rzeczą z pewnością istotną, gdyż ma bezpośredni wpływ zarówno na przysługujące pracownikowi uprawnienia jak i na jego obowiązki natury podatkowo-ubezpieczeniowej.

Polecamy: Umowy terminowe – jak zawierać i wypowiadać (książka)

REKLAMA

REKLAMA

Regulacje prawne dotyczące podróży służbowej  zawarte zostały w Kodeksie pracy (art. 775) oraz w wydanych na podstawie delegacji jego artykułów ministerialnych rozporządzeń i regulacji wewnętrznych pracodawcy (układy zbiorowe, regulaminy wynagradzania etc.). Trudno natomiast znaleźć bezpośrednią podstawę prawną dla definicji oddelegowania.

W praktyce, oddelegowanie, oznaczało będzie zmianę jednego z elementów stosunku pracy, jakim jest miejsce pracy, a jego podstawę prawną można wywodzić z treści art. 42 Kodeksu pracy dotyczącego możliwości wypowiedzenia przez pracodawcę dotychczasowych warunków pracy.

Cechami charakterystycznymi natomiast dla podróży służbowej będzie odbycie fizycznej podróży w celu wykonania pracy poza miejscem pracy określonym w umowie, wypłata przez pracodawcę należności związanych z podróżą służbową: diet, zwrot kosztów transportów, noclegów etc. Podróż służbowa nie wiąże się ze zmianami w umowie o pracę, wymaga jedynie zlecenia przez pracodawcę jej odbycia. Dodać przy tym należy, że z przepisów prawa nie wynika bezpośrednio obowiązek pisemnej formy dla zlecenia podróży służbowej przez pracodawcę, niemniej jednak pisemna forma może mieć znaczenie dla ewidencji czasu pracy oraz  ustalenia składników listy płac. Innym powodem przemawiającym za zachowaniem pisemnej formy zlecenia podróży służbowej są kwestie podatkowe.

REKLAMA

Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Kodeks pracy 2016 z komentarzem

Należności wypłacone pracownikowi z tytułu podróży służbowej zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są zwolnione z opodatkowania (do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu  podróży służbowej), a zatem brak polecenia podróży służbowej skutkować może zakwestionowaniem przez organ podatkowy zastosowaniem takiego zwolnienia.

Dodatkowo również brak pisemnego zlecenia podróży służbowej może negatywnie wpływać na możliwość zaliczenia kosztów z nią związanych jako kosztów uzyskania przychodu przez pracodawcę. Właściwa dokumentacja polecenia podróży służbowej będzie również miała znaczenie w przypadku ewentualnej wypłaty świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego. W przypadku wypadku zaistniałego podczas podróży służbowej pracownik będzie uprawiony do otrzymania świadczeń przewidzianych dla wypadków w pracy.

Zauważyć także należy, że zgodnie ze stanowiskiem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, dla każdej podróży służbowej pracownika, poświadczony powinien zostać również formularz A1. Chodzi tutaj o formularz A1 w formie przewidzianej dla oddelegowania pracownika, natomiast z dodatkowo dodaną informacją, że formularz poświadczany jest w celu odbycia przez pracownika podróży służbowej. Poświadczenie formularza A1 w tym wypadku ma charakter dokumentujący wykonywanie obowiązków służbowych przez pracownika podlegającego polskiemu systemowi zabezpieczenia społecznego poza terytorium Polski.

Podejmując próbę klasyfikacji wyjazdu służbowego pracownika jako podróży służbowej bądź też oddelegowania, zasadnym jest również uwzględnienie takich czynników jak:

- okres czasowy wyjazdu (w przepisach prawa brak jest sztywnych regulacji odnośnie czasu trwania delegacji służbowej, niemniej jednak w orzecznictwie zwraca się uwagę incydentalność i sporadyczność jako cech dystynktywnych dla kategorii podróży służbowych. Okres trwania wyjazdu ma również znaczenie dla kwestii podatkowych, tj. pobyty dłuższe niż 183 dni zwykle skutkują koniecznością opodatkowania przychodu w kraju, w którym praca jest wykonywana – co jednakowoż nie prowadzi bezpośrednio do zaklasyfikowania wyjazdu jako oddelegowania);

- rodzaj wykonywanych obowiązków (również w kontekście przepisów z zakresu bezpieczeństwa pracy obowiązujących w państwie, w którym praca będzie świadczona) oraz kwestię nadzoru sprawowanego wobec pracownika, tj. ocenę czy nadzór ten rzeczywiście sprawuje pracodawca wysyłający pracownika czy też pracownik podlega nadzorowi w miejscu wykonywania pracy, co przemawiać może za charakterem oddelegowania bardziej niż stricte podróży służbowej;

- ewentualną refakturę kosztów wynagrodzenia pracownika – w przypadku jeśli pracodawca refakturuje koszty wynagrodzenia pracownika, który pracę świadczy w ramach podróży służbowej na inny podmiot na rzecz którego praca jest wykonywana, sugerować to może, iż de facto nie mamy  do czynienia w takim wypadku z podróżą służbową, gdyż rzeczywistym odbiorcą pracy nie jest pracodawca delegujący pracownika.

Podróże służbowe 2015

W obliczu braku bezpośrednich regulacji dotyczących oddelegowań pracowniczych w przepisach polskiego prawa pracy, warto odwołać się w tym zakresie do uregulowań unijnych. Prawne regulacje Unii Europejskiej dotyczące pracowników delegowanych zawarte zostały w dyrektywie dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług 95/71/WE (Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług ( Dz. U. WE L 18 z 21 stycznia1997 r., s. 1), której postanowienia transponowane zostały do Kodeksu pracy.

Dyrektywa wskazuje grono adresatów, którymi mogą być:

  1. przedsiębiorcy delegujący pracowników pod swoim kierownictwem i na własny koszt na terytorium innego państwa członkowskiego na podstawie umowy zawartej pomiędzy przedsiębiorstwem wysyłającym a odbiorcą usługi, o ile istnienie stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorcą a delegowanym podczas oddelegowania;
  2. przedsiębiorcy delegujący pracowników do zakładu znajdującego na terytorium innego państwa członkowskiego i należącego do tej samej grupy przedsiębiorców, o ile istnieje stosunek pracy między przedsiębiorstwem a pracownikiem w okresie delegowania;
  3. przedsiębiorstwo pracy tymczasowej lub agencja wynajmująca personel, wynajmujący pracownika innemu przedsiębiorstwu na terytorium innego państwa członkowskiego, o ile istnienie stosunek pracy pomiędzy agencją wynajmującą a pracownikiem.

Jedną z podstawowych różnic pomiędzy oddelegowaniem a podróżą służbową jest fakt, iż oddelegowanie  wiąże się z czasową zmianą miejsca wykonywania pracy, która to (przynajmniej w przypadku gdy oddelegowanie jest dłuższe niż trzy miesiące) wymaga zmiany umowy o pracę lub jej odpowiedniego aneksowania. Zmianę taką można wprowadzić bądź to na podstawie wypowiedzenia warunków pracy (wspominany już art. 42 Kodeksu pracy) bądź też – wobec zgodniej woli obu stron – w drodze porozumienia zmieniającego.

W przypadku oddelegowania, pracownikowi nie przysługują dodatkowe należności, pracodawca może natomiast wypłacić dodatek za rozłąkę czy innego rodzaju dodatki np. związane z ponoszeniem przez pracownika kosztów zamieszkania poza jego stałym miejscem pobytu. Dodatki wypłacone pracownikowi w związku z oddelegowaniem nie będą mogły jednak korzystać ze zwolnienia podatkowego oraz zwolnienia z oskładkowania, stanowiły one będą przychód pracownika i jako taki podlegać będą musiały opodatkowaniu.

Istnieje natomiast możliwość pomniejszenia kwoty przychodów opodatkowanych oraz podstawy wymiaru składek o kwotę odpowiadającą 30% diety, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju ( art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) za każdy dzień pobytu pracownika za granicą.


Dodatkowo, z związku z oddelegowaniem pracownik, może podlegać opodatkowaniu w kraju świadczenia pracy, co niejednokrotnie skutkuje koniecznością wprowadzenia przez firmę delegującą polityki wyrównania podatkowego, która zapewni właściwy proces rozliczeń pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Zgodnie z zasadą ogólną wynikającą z przepisów koordynacyjnych z zakresu ubezpieczeń społecznych osoby przemieszczające się w celach zarobkowych na terenie Unii Europejskiej podlegają ustawodawstwu tego państwa na obszarze którego świadczona jest praca. Od zasady ogólnej przewidziane są i tak np. pracownik najemny zatrudniony przez polskiego pracodawcę, który został oddelegowany do pracy w innym państwie członkowskim, może pozostać ubezpieczony w kraju zatrudnienia.

Możliwość taka wiąże się z koniecznością poświadczenia dla pracownika formularza A1 przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Po poświadczeniu formularza A1, pracownik, którego okres oddelegowania jest dłuższy niż 12 miesięcy, może za pośrednictwem Narodowego Funduszu Zdrowia uzyskać formularz S1, który uprawniał będzie go do korzystania ze świadczeń publicznej opieki zdrowotnej w kraju, w którym pracownik będzie zamieszkiwał w związku ze świadczeniem pracy.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

REKLAMA

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

REKLAMA

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

REKLAMA