Jak rozliczyć wydatki zwrócone pracownikom?

Handlowcy firmy są zatrudnieni na umowę o pracę. Miejscem pracy jest obszar jednego albo kilku województw.

Autopromocja

Dlatego pracodawca nie kwalifikuje wyjazdów handlowców jako podróży służbowych (w rozumieniu przepisów kodeksu pracy).

Nie otrzymują oni więc diet ani zwrotu wydatków ponoszonych w trakcie typowej delegacji. ponoszą jednak wydatki związane z wykonywaną pracą. Są to wydatki na noclegi, paliwo, opłaty parkingowe.

Czy zwrot tych wydatków jest ich przychodem ze stosunku pracy? Odpowiedź twierdząca byłaby bardzo niekorzystna dla przedstawicieli handlowych. Wydając np. na nocleg 100 zł, po otrzymaniu zwrotu 100 zł od pracodawcy przedstawiciel handlowy musiałby zapłacić podatek dochodowy w wysokości 18% albo 32%. Organy podatkowe zajmują jednak korzystne dla przedstawicieli handlowych stanowisko w tej sprawie.

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

W interpretacji indywidualnej z 21 marca 2011 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (nr IPPB2/415-3/11-4/AS) uznał, że zwrotu wydatków poniesionych przez przedstawicieli handlowych związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę spółka nie powinna traktować jako przychodu ze stosunku pracy oraz pobrać i odprowadzić z tego tytułu zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownika kosztami pracodawcy

Zdaniem podatnika występującego o interpretację wyjazdy i przejazdy przedstawicieli handlowych w obrębie obszaru stanowiącego zgodnie z umową o pracę miejsce wykonywania przez nich pracy, są nieodłącznym elementem ich obowiązków służbowych związanych ze świadczeniem pracy na rzecz pracodawcy.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

W ramach wykonywania tych obowiązków, pracownik ponosi koszty związane z wykonywaniem pracy, takie jak np. zakup paliwa do samochodu służbowego, noclegi w trasie, opłaty parkingowe.

Polecamy: serwis Koszty

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Zwrot tych kosztów nie stanowi dla pracownika żadnego dodatkowego przysporzenia, a jest jedynie refinansowaniem wydatku poniesionego przez pracownika w imieniu i na rzecz pracodawcy, wobec czego nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, a co za tym idzie, nie podlega również opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

I organ podatkowy potwierdził to stanowisko podatnika.

Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie „(…) poniesione przez pracowników Spółki wydatki mają bezpośredni związek z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę. Z opisanego stanu faktycznego wynika, że wydatki nie mają związku z celami osobistymi pracowników, a wyłącznie z celami służbowymi. W trakcie wykonywania pracy zatrudnieni przedstawiciele handlowi ponoszą wydatki związane z wykonywaniem określonych czynności (zadań) w imieniu i na rzecz Spółki. Kwestię procedury zwrotu kosztów podróży i innych wydatków związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych pracowników należy rozpatrywać na tle przepisów bądź postanowień regulaminów i statutów spółki, określających ich prawa i obowiązki, zakres oraz warunki zwrotu ww. należności. Ponadto zasada swobody umów umożliwia stronom zawarcie w umowie zapisu, dotyczącego zwrotu wydatków poniesionych w ramach wykonania obowiązków służbowych. Reasumując, należy stwierdzić, iż zwrotu wydatków poniesionych przez przedstawicieli handlowych związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę Spółka nie powinna traktować jako przychodu ze stosunku pracy oraz pobrać i odprowadzić z tego tytułu zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Sposób rozliczenia wydatków Spółki z tytułu przedmiotowych świadczeń nie ma wpływu na powstanie obowiązku podatkowego po stronie pracowników z tytułu nieodpłatnych świadczeń.”