Czy dokumentację firmy można odtworzyć na podstawie dokumentów z urzędu skarbowego

Opis takiej sytuacji znajdujemy w wyroku WSA w Olsztynie z 25 marca 2010 r. (sygn. akt I SA/Ol 80/10). W sprawie będącej przedmiotem rozstrzygnięcia sądu podatnik nie przedstawił ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych za 2006 r. Przedstawił za to tabele amortyzacyjne.

Organy podatkowe uznały, że przepisy nakładają bezwzględny obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych w sposób umożliwiający zbadanie sposobu nabycia środka trwałego i naliczanych od niego prawidłowo odpisów amortyzacyjnych. Brak ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oznacza, że odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 22n ust. 6 updof). W efekcie fiskus zakwestionował koszty uzyskania przychodów dla 2006 r. z tytułu odpisów amortyzacyjnych.

Rozstrzygając spór, WSA przyznał, że obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych ma charakter bezwzględny. Z przepisów wynika bowiem, że obowiązkiem podatnika jest prowadzenie ewidencji środków trwałych niezależnie od posiadanych przez podatnika innych dokumentów źródłowych, w tym tabel amortyzacyjnych. Jest to dowód, którego nie można zastąpić w żaden inny sposób niż na podstawie prawidłowo prowadzonej ewidencji. WSA stwierdził jednak, że dowodem na to, iż podatnik ewidencję prowadził, jest ewidencja środków trwałych firmy prowadzona przez podatnika od 23 maja 1994 r. (bez wskazania daty końcowej), zabezpieczona przez inspektora kontroli skarbowej w UKS w trakcie postępowania skarbowego za 1996 r. WSA zajął więc stanowisko korzystne dla podatnika w związku z tym, że zapisy ewidencji zabezpieczonej przez UKS korespondowały z tabelami amortyzacyjnymi przedstawionymi przez podatnika. Oto fragment stanowiska WSA w tej sprawie:

W ocenie Sądu przedstawione przez Skarżącego tabele amortyzacyjne spełniają wszystkie wymagania dla ewidencji środków trwałych, gdyż dane w nich zawarte korespondują z zabezpieczoną w trakcie kontroli za 1996 r. ewidencją środków trwałych, prowadzoną przez Skarżącego.

Przedstawiony wyrok WSA daje podatnikom bardzo istotną wskazówkę w kwestii odtwarzania dokumentów firmowych zagubionych (lub zniszczonych). Podatnik może bowiem odtworzyć te dokumenty, sięgając do materiału dowodowego spraw podatkowych prowadzonych przez organy podatkowe oraz organy kontroli skarbowej.

Podstawa prawna:

- art. 22n ust. 6 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 105, poz. 655

Tomasz Król

prawnik, konsultant podatkowy