Kontrolerom fiskusa udostępnij dokumenty i oddzielne pomieszczenie

Kontrola w firmie to bez wątpienia spory stres dla przedsiębiorcy. Musi przygotować kontrolującym dokumentację i de facto być do ich dyspozycji.

Autopromocja

Mimo, że obecne regulacje prawne, które obowiązują od 2009 roku, przyniosły pewną ochronę kontrolowanych przedsiębiorców, to jednak w przeprowadzonym przez Tax Care i Idea Bank badaniu wśród osób prowadzących drobne biznesy prawie 5% wskazało kontrole skarbowe jako najważniejszą barierę w prowadzeniu działalności gospodarczej.

Pojęcia „kontrola podatkowa” i „kontrola skarbowa” są na co dzień używane zamiennie. Jednak są to dwa różne postępowania, regulowane innymi ustawami i prowadzone przez inne organy.

Autopromocja

Szkolenie:
Jak się przygotować do najnowszej wersji KSeF?

Sprawdź

Kontrola skarbowa obejmuje szerszy zakres i zajmuje się ochroną interesów majątkowych Skarbu Państwa. Poza sprawdzeniem prawidłowości rozliczeń podatkowych może dotyczyć np. sposobu gospodarowania środkami z Unii Europejskiej.

Kontrola podatkowa z kolei ma na celu sprawdzenie prawidłowości rozliczeń podatkowych i jest przeprowadzana przez organy podatkowe (najczęściej naczelnika urzędu skarbowego) oraz przez organy kontroli skarbowej (najczęściej dyrektor urzędu kontroli skarbowej)

Nikt nie spodziewa się kontroli skarbowej

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Trzeba zawiadomić przedsiębiorcę o kontroli

Kontrole muszą być zapowiedziane z odpowiednim wyprzedzeniem, chociaż są pewne wyjątki od tej zasady, które dotyczą np. kontroli wszczynanych w sytuacji gdy przedsiębiorca jest podejrzany o popełnienie przestępstwa skarbowego lub gdy kontrola ma zapobiec jego popełnieniu (tzw. kontrola na legitymację) albo gdy dotyczy zbadania zasadności zwrotu VAT-u.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Przedsiębiorca nie może w tym samym czasie być kontrolowany przez więcej niż jedną instytucję. A to oznacza, że jeśli jest weryfikowany przez fiskusa, to nie może być jednocześnie sprawdzany na przykład przez ZUS.

Również czas kontroli podatkowej, choć nie jest ściśle wyznaczony przepisami, musi być wskazany w specjalnym upoważnieniu do przeprowadzenia takiej kontroli.

Kontrolujący muszą go pilnować, chociaż fiskus został niestety wyposażony w możliwość przedłużenia tych czynności. Wystarczy, że poinformuje o tym podatnika.

Ale uwaga! Brak takiej informacji po upływie terminu wskazanego w upoważnieniu skutkuje brakiem możliwości uwzględnienia zebranych po terminie dowodów w postępowaniu podatkowym.

Kontrolerzy mogą wejść do domu przedsiębiorcy

Chociaż przedsiębiorca ma zagwarantowane pewne procedury, które mają ograniczyć związane z kontrolą uciążliwości (jak np. wspomniane zawiadomienie o wszczęciu, określenie przewidywanego czasu zakończenia, czy ograniczenie godzin prowadzenia kontroli do godzin, w jakich prowadzona jest firma), to jednak kontrolującym przysługuje szereg uprawnień.

Jakie uprawnienia ma wywiad skarbowy?

I co ważne, Ordynacja podatkowa zawiera katalog otwarty takich uprawnień. Oznacza to, że wymienione tam czynności są tylko przykładowymi.

Czego można się spodziewać?

Oczywiście konieczności wpuszczenia do lokalu firmy (w wyjątkowych sytuacjach kontrolujący mogą przyjść też do mieszkania przedsiębiorcy, ale w zasadzie potrzebna jest do tego jego zgoda lub prokuratora), okazania dokumentów związanych z przedmiotem kontroli np. akt, ksiąg rachunkowych, ewidencji.

Trzeba też zapewnić możliwość dokonania z nich odpisów, kopii, notatek czy wydruków. Kolejne uprawnienie to oględziny majątku firmy, jak np. maszyny, budynki.

Warto równocześnie zaznaczyć, że w razie konieczności podatnik może zostać poproszony o sporządzenie tzw. spisu z natury składników majątku (wskazuje się w nim faktyczny stan składników majątkowych firm np. budynki, budowle, maszyny, urządzenia techniczne, środki transportowe i inne środki trwałe), który będzie musiał wykonać.

Konieczność wydania dokumentacji

W przypadku, gdy istnieje uzasadnione podejrzenie wadliwości lub nierzetelności prowadzonych ksiąg i akt, dokumentacja ta może zostać zatrzymana na czas trwania kontroli. Uprawnienie to przysługuje także wtedy, gdy podatnik nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych, np. nie udostępnia samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów.

W praktyce często zdarza się, że przedsiębiorca uzgadnia z kontrolującymi, że dokumenty zostaną dostarczone do siedziby urzędu na potrzeby kontroli. Jest to rozwiązanie przewidziane w Ordynacji podatkowej i może stanowić dogodne rozwiązanie nie tylko dla samego fiskusa, ale także dla przedsiębiorcy.

Niezależnie od tego uprawnienia, kontrolujący mogą również żądać wydania próbek towarów. Wydanie zarówno dokumentów, jak i próbek następuje za pokwitowaniem podatnika.

Urzędnicy upoważnieni do przeprowadzenia kontroli podatkowej mogą także przesłuchać świadków, kontrolowanego oraz inne osoby. Przysługuje im również prawo do dokonywania weryfikacji
ich tożsamości, gdy jest to niezbędne dla potrzeb kontroli.

Kontrola skarbowa sprawdza również legalność oprogramowania

Kontrolerzy mogą wezwać na pomoc policję

W razie uzasadnionej potrzeby, gdy kontrolujący trafi na opór uniemożliwiający lub utrudniający przeprowadzenie czynności kontrolnych, może poprosić o wsparcie policję lub inne uprawnione służby. 

Stanie się tak tylko wtedy, gdy opór jest bezprawny. Kontrolujący, którzy chcą wejść do mieszkania przedsiębiorcy i nie mają na to zgody, nie mogą wzywać na pomoc policji, gdyż w takim przypadku nie jest to opór bezprawny.

Upoważnij księgową

To przykładowe uprawnienia kontrolujących. Co ważne, trzeba je spełniać gdyż utrudnianie, czy udaremnianie wykonania czynności kontrolnych to przestępstwo skarbowe.

Jest jednak możliwość by powierzyć te obowiązki innej osobie.

Teoretycznie reprezentantem do celów kontroli może być np. małżonek, pracownik czy księgowy. Jednak w praktyce musi to być osoba, do której przedsiębiorca ma ogromne zaufanie w innym przypadku lepiej by został na miejscu i osobiście „doglądał” kontrolerów.

Gdy sprawy księgowe prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe, w którym dokumenty są przechowywane przez określony czas, a do tego reprezentantem jest księgowy, który prowadzi sprawy firmy, można liczyć, że kontrola przebiegnie bez znacznego udziału przedsiębiorcy.  Żeby takie upoważnienie było skuteczne trzeba wybraną osobę zgłosić do organu podatkowego. Upoważnienie, jeżeli nie zostanie odmiennie w nim wskazane, znajdzie zastosowanie zarówno do kontroli poprzedzonej zawiadomieniem, jak i tzw. kontroli na legitymację.

Pomoc, czy wręcz wyręczenie może mieć miejsce już od pierwszej czynności, jaką jest zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, aż po złożenie zastrzeżeń do protokołu kontroli.

W trakcie nie trzeba martwić się o udostępnienie właściwych dokumentów, czy np. okazanie majątku firmy (chyba, że chce się być przy tym osobiście) albo składanie wyjaśnień (chyba, że ich charakter będzie wymagał osobistego oświadczenia albo złożenia zeznań przez przedsiębiorcę).

Jeśli reprezentantem jest księgowy to można liczyć, że znaczną część wyjaśnień będzie mógł złożyć samodzielnie. Jeżeli powstanie potrzeba przewiezienia dokumentacji do urzędu również może zająć się tym reprezentujący pełnomocnik.

Katarzyna Rola-Stężycka, Tax Care