REKLAMA

REKLAMA

Kategorie

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obcojęzyczne dokumenty a kontrola podatkowa – jak zabezpieczyć się przed nadmiernymi kosztami tłumaczeń?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Artur Tim
LL.M. Eur. (LMU), Tłumacz przysięgły języka niemieckiego, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, Tax Data Scientist, Doktorant z zakresu technologii podatkowej Uni. St.Gallen (Szwajcaria).
Obcojęzyczne dokumenty a kontrola podatkowa – jak zabezpieczyć się przed nadmiernymi kosztami tłumaczeń?
Obcojęzyczne dokumenty a kontrola podatkowa – jak zabezpieczyć się przed nadmiernymi kosztami tłumaczeń?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Na uzasadnione żądanie organu, należy przetłumaczyć obcojęzyczny dokument na język polski. Tłumaczenie takie powinno być wiarygodne, zatem - jak uznaje się w doktrynie oraz orzecznictwie – sporządzone przez tłumacza przysięgłego. Zgodnie z wyraźnym uregulowaniem ordynacji podatkowej oraz ustawy o KAS, koszty takich tłumaczeń pokrywa przedsiębiorca. Wielu przedsiębiorców stoi przed wyzwaniem zminimalizowania kosztów tłumaczeń przysięgłych, które niejednokrotnie mogą – w przypadku obszernych dokumentów – wynosić nawet do kilkunastu czy kilkudziesięciu tysięcy złotych. 

Coraz większe znaczenie dla praktyki dokumentów obcojęzycznych

W dobie postępującej globalizacji oraz szerokiego uczestniczenia polskich przedsiębiorców w globalnym obrocie gospodarczym, obcojęzyczne dokumenty w dokumentacji prawno-podatkowej przedsiębiorcy nie należą do sytuacji wyjątkowych, a wręcz stanowią przypadek typowy. 

REKLAMA

Autopromocja
Przykład
Przykład

Faktury zakupowe, umowy z zagranicznymi kontrahentami, odpisy z rejestrów przedsiębiorców, certyfikaty rezydencji, zagraniczne deklaracje podatkowe, zaświadczenia o zarejestrowaniu do potrzeb podatku VAT w innych krajach - to tylko przykłady dokumentów często tłumaczonych przysięgle w związku z kontrolami i postępowaniami podatkowymi.

Wszystkie te dokumenty nie muszą być przetłumaczone na język polski w momencie ujmowania dokumentu w księgach. Obowiązek taki pojawia się dopiero w przypadku kontroli podatkowej, postępowania podatkowego bądź kontroli celno-skarbowej, wobec zażądania przez organy przedłożenia tłumaczenia.

Podstawy do żądania przedłożenia dokumentów na własny koszt:

Dopuszczalność żądania przedłożenia tłumaczeń obcojęzycznych dokumentów przez stronę (kontrolowanego) zależy od trybu działania organu.

W postępowaniu podatkowym - zgodnie z wyraźnym brzmieniem art. 189 § 3 O.p. - organ podatkowy może żądać od strony przedstawienia tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji przedłożonej przez stronę. Czynności te strona jest obowiązana wykonać na własny koszt.

W kontroli podatkowej – zgodnie z art. 287 §1 pkt 2 O.p. - kontrolowany jest zobowiązany do przedstawienia, na żądanie kontrolującego, tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli. Tłumaczenie takie wykonywane jest na koszt kontrolowanego (art. 287 §2 O.p.).

Ważne
Ważne!

Od dnia 1 stycznia 2016 roku nie występuje dualizm obowiązujący na gruncie już nieaktualnego stanu prawnego, zgodnie z którym na etapie kontroli podatkowej organ miał możliwość żądania przedłożenia przez kontrolowanego tłumaczeń poświadczonych, dokonanych na własny koszt. Możliwość taka nie istniała wówczas na gruncie postępowania podatkowego.

W kontroli celno-skarbowej - zgodnie z art. 72 ustawy o KAS - kontrolowany zobowiązany jest przedstawiać na żądanie organów urzędowe tłumaczenie na język polski dokumentów mających znaczenie dla kontroli celno-skarbowej, sporządzonych w języku obcym. Zgodnie z art. 75 ustawy o KAS, koszty te ponosi kontrolowany.

Ważne
Ważne! 

W ramach czynności sprawdzających podstawa prawna dla żądanie przedłożenia tłumaczeń dokumentów obcojęzycznych nie istnieje! Oznacza to, że organ może wymagać od podatnika przedłożenia tłumaczenia uwierzytelnionego wyłącznie po wszczęciu kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej bądź postępowania podatkowego.

Wobec nieprzedłożenia przez stronę (kontrolowanego) tłumaczenia poświadczonego, organ jest uprawniony do samodzielnego zlecenia tłumaczowi przysięgłemu tłumaczenia dokumentów. Jako dalszy skutek nieprzedłożenia tłumaczenia występuje dodatkowo możliwość nałożenia na stronę (kontrolowanego) kary porządkowej w wysokości do 3.000 pln.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak minimalizować koszty tłumaczenia przysięgłego?

Wysokość honorarium tłumacza przysięgłego może wynikać bądź z odgórnie narzuconych stawek bądź stawek wolnorynkowych (indywidualnie ustalonych ze Zleceniodawcą). 

Stawki narzucone odgórnie obowiązują, gdy tłumacz przysięgły dokonuje tłumaczenia na bezpośrednie żądanie sądu, prokuratora, Policji oraz organów administracji publicznej.

Stawki indywidualnie ustalane ze Zleceniodawcą przeważnie są wyższe niż stawki narzucone rozporządzaniem i obowiązują w odniesieniu do zleceń ze strony organów administracji publicznej i sądów. Wysokość tych stawek również nie może jednak być dowolna, a powinna uwzględniać czynniki określone w § 9 ust. 1 Kodeksu etyki zawodowej tłumacza przysięgłego, takie jak czasochłonność zlecenia, poziom specjalistycznej wiedzy czy dodatkowe kwalifikacje tłumacza.

W przypadku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej bądź kontroli celno-skarbowej, to nie organ, a strona postępowania/kontrolowany zobowiązani są do dostarczenia tłumaczenia – zastosowanie znajdują zatem stawki wolnorynkowe.

Ponieważ możliwości negocjacji wynagrodzenia tłumacza przysięgłego są ograniczone elementami wymienionymi w § 9 ust. 1 Kodeksu etyki zawodowej tłumacza przysięgłego, przedsiębiorca ma przede wszystkim następujące możliwości minimalizowania kosztów tłumaczenia przysięgłego, które powinno być przedłożone w terminie wskazanym w wezwaniu organów:

Możliwość ustalenia z organem zakresu tłumaczenia

Nie cała zawartość dokumentu może być przydatna do wyjaśnienia sprawy. Bardzo często rezygnuje się z tłumaczenia np. pouczeń RODO, które nie wnoszą istotnej wartości w wyjaśnienie istoty sprawy. Pod pewnymi warunkami, postępowanie takie zgodne jest z zasadami etyki obowiązującymi tłumacza przysięgłego.

Przykład
Przykład

Umowa pomiędzy polskim przedsiębiorcą a zagranicznym kontrahentem składa się z 60 stron i jest sporządzona w języku niemieckim. Integralną częścią umowy są pouczenia RODO oraz regulacje zobowiązujące polskiego przedsiębiorcę do przestrzegania standardów ochrony środowiska, obowiązujących u zagranicznego kontrahenta (m.in. energooszczędność żarówek, ograniczenie zużycia papieru, normy techniczne), które zajmują 40 stron. Ponieważ zarówno postanowienia RODO jak i standardy ochrony środowiska nie mają znaczenia dla rozstrzygnięcia sprawy podatkowej, organ może zaakceptować tłumaczenie umowy bez tych fragmentów. Na wyraźne żądanie zleceniodawcy, tłumacz przysięgły ograniczy się do tłumaczenia wyłącznie stron umowy nieodnoszących się do RODO. W ten sposób honorarium tłumacza zostanie ograniczone do wyłącznie przetłumaczonych 20 stron tłumaczenia, a nie 60. O pominięciu postanowień odnoszących się do RODO oraz ochrony środowiska tłumacz przysięgły uczyni wyraźną wzmiankę w treści tłumaczenia. Do tłumaczenia zostanie również dołączona pełna kopia umowy w języku niemieckim, z której dokonywano tłumaczenia - zawierająca postanowienia dotyczące RODO oraz ochrony środowiska w języku niemieckim.

Tłumaczenie przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego

Tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego może być dokonane w pełni elektronicznie – zarówno na podstawie scanu jak i uwierzytelnienie tłumaczenia może nastąpić nie tradycyjną, fizyczną pieczęcią, a kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeśli organ wyrazi zgodę na otrzymanie tłumaczenia uwierzytelnionego w postaci elektronicznej, nie wystąpią koszty drukowania, zszywania oraz pieczętowania tłumaczenia (co stanowi proces sformalizowany oraz długotrwały, podobnie jak w przypadku aktów notarialnych). Korzystanie z elektronicznych form uwierzytelniania pozwala na zaoszczędzenie czasu niezbędnego do wykonania tłumaczenia.

Zgodnie z art. 18 ust. 1a ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego, tłumacz przysięgły ma możliwość uwierzytelnić tłumaczenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tłumaczenie takie po wydrukowaniu straci natomiast przymiot tłumaczenia uwierzytelnionego. 

Przykład
Przykład

Faktury w języku niemieckim generowane są w postaci plików PDF, nie są drukowane a wyłącznie przesyłane kontrahentom drogą elektroniczną. Tłumaczenie takiej faktury może zostać poświadczone również przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego tłumacza przysięgłego. Należy jednak pamiętać, że po wydrukowaniu tłumaczenia, nie będzie ono miało przymiot tłumaczenia poświadczonego. W praktyce zatem tłumaczenie takie będzie musiało być przesłane organowi za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz będzie wymagało stosownych ustaleń z organem.

Przykład
Przykład

Przedsiębiorca dysponuje obszerną, niemieckojęzyczną umową z kontrahentem w wersji papierowej. Umowa zostaje zeskanowana, a następnie przesłana do wyceny tłumaczowi przysięgłemu. Jeśli organ wyrazi zgodę, tłumaczenie może być uwierzytelnione w postaci elektronicznej. Tłumaczenie takie jest następnie wnoszone do organu w postaci pliku PDF drogą elektroniczną. W ten sposób znacząco ogranicza się czasochłonność zlecenia, ponieważ umowa nie musi być okazywana tłumaczowi w oryginale, gotowe tłumaczenie nie musi być drukowane, zszywane, pieczętowane oraz odsyłane drogą tradycyjną, co w przypadku większych przesyłek oznacza wręcz wysyłanie dokumentów nie w kopercie, a w paczce.

W razie potrzeby tłumaczeń przysięgłych czy doradztwa podatkowego związanego z międzynarodową kontrolą podatkową bądź działalnością transgraniczną, zapraszamy do kontaktu i bezpłatnej wyceny pod adresem info@arturtim.com!

Artur Tim, LL.M. Eur. (LMU) - Autor jest tłumaczem przysięgłym języka niemieckiego, doradcą podatkowym, polskim i niemieckim prawnikiem, zdobywcą tytułu Rising Star 2022 (jeden z 10 najlepszych prawników w Polsce poniżej 35 roku życia), doktorantem na Uniwersytecie St.Gallen w Szwajcarii z zakresu technologii podatkowej. Jako tłumacz przysięgły, Autor dysponuje zarówno pieczęcią tłumacza przysięgłego jak i kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz możliwością w pełni zdalnego poświadczania tłumaczeń. W codziennej pracy Autor zajmuje się automatyzacją procesów podatkowych, doradztwem podatkowym w sprawach międzynarodowych oraz gwarantuje szybkie terminy realizacji zleceń tłumaczeń przysięgłych przy jednoczesnym zachowaniu przystępnej wysokości honorarium (ArturTim.com)

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

REKLAMA

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA