REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obcojęzyczne dokumenty a kontrola podatkowa – jak zabezpieczyć się przed nadmiernymi kosztami tłumaczeń?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Artur Tim
LL.M. Eur. (LMU), Tłumacz przysięgły języka niemieckiego, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, Tax Data Scientist, Doktorant z zakresu technologii podatkowej Uni. St.Gallen (Szwajcaria).
Obcojęzyczne dokumenty a kontrola podatkowa – jak zabezpieczyć się przed nadmiernymi kosztami tłumaczeń?
Obcojęzyczne dokumenty a kontrola podatkowa – jak zabezpieczyć się przed nadmiernymi kosztami tłumaczeń?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Na uzasadnione żądanie organu, należy przetłumaczyć obcojęzyczny dokument na język polski. Tłumaczenie takie powinno być wiarygodne, zatem - jak uznaje się w doktrynie oraz orzecznictwie – sporządzone przez tłumacza przysięgłego. Zgodnie z wyraźnym uregulowaniem ordynacji podatkowej oraz ustawy o KAS, koszty takich tłumaczeń pokrywa przedsiębiorca. Wielu przedsiębiorców stoi przed wyzwaniem zminimalizowania kosztów tłumaczeń przysięgłych, które niejednokrotnie mogą – w przypadku obszernych dokumentów – wynosić nawet do kilkunastu czy kilkudziesięciu tysięcy złotych. 

Coraz większe znaczenie dla praktyki dokumentów obcojęzycznych

W dobie postępującej globalizacji oraz szerokiego uczestniczenia polskich przedsiębiorców w globalnym obrocie gospodarczym, obcojęzyczne dokumenty w dokumentacji prawno-podatkowej przedsiębiorcy nie należą do sytuacji wyjątkowych, a wręcz stanowią przypadek typowy. 

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja
Przykład
Przykład

Faktury zakupowe, umowy z zagranicznymi kontrahentami, odpisy z rejestrów przedsiębiorców, certyfikaty rezydencji, zagraniczne deklaracje podatkowe, zaświadczenia o zarejestrowaniu do potrzeb podatku VAT w innych krajach - to tylko przykłady dokumentów często tłumaczonych przysięgle w związku z kontrolami i postępowaniami podatkowymi.

Wszystkie te dokumenty nie muszą być przetłumaczone na język polski w momencie ujmowania dokumentu w księgach. Obowiązek taki pojawia się dopiero w przypadku kontroli podatkowej, postępowania podatkowego bądź kontroli celno-skarbowej, wobec zażądania przez organy przedłożenia tłumaczenia.

Podstawy do żądania przedłożenia dokumentów na własny koszt:

Dopuszczalność żądania przedłożenia tłumaczeń obcojęzycznych dokumentów przez stronę (kontrolowanego) zależy od trybu działania organu.

W postępowaniu podatkowym - zgodnie z wyraźnym brzmieniem art. 189 § 3 O.p. - organ podatkowy może żądać od strony przedstawienia tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji przedłożonej przez stronę. Czynności te strona jest obowiązana wykonać na własny koszt.

W kontroli podatkowej – zgodnie z art. 287 §1 pkt 2 O.p. - kontrolowany jest zobowiązany do przedstawienia, na żądanie kontrolującego, tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli. Tłumaczenie takie wykonywane jest na koszt kontrolowanego (art. 287 §2 O.p.).

Ważne
Ważne!

Od dnia 1 stycznia 2016 roku nie występuje dualizm obowiązujący na gruncie już nieaktualnego stanu prawnego, zgodnie z którym na etapie kontroli podatkowej organ miał możliwość żądania przedłożenia przez kontrolowanego tłumaczeń poświadczonych, dokonanych na własny koszt. Możliwość taka nie istniała wówczas na gruncie postępowania podatkowego.

W kontroli celno-skarbowej - zgodnie z art. 72 ustawy o KAS - kontrolowany zobowiązany jest przedstawiać na żądanie organów urzędowe tłumaczenie na język polski dokumentów mających znaczenie dla kontroli celno-skarbowej, sporządzonych w języku obcym. Zgodnie z art. 75 ustawy o KAS, koszty te ponosi kontrolowany.

REKLAMA

Ważne
Ważne! 

W ramach czynności sprawdzających podstawa prawna dla żądanie przedłożenia tłumaczeń dokumentów obcojęzycznych nie istnieje! Oznacza to, że organ może wymagać od podatnika przedłożenia tłumaczenia uwierzytelnionego wyłącznie po wszczęciu kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej bądź postępowania podatkowego.

Wobec nieprzedłożenia przez stronę (kontrolowanego) tłumaczenia poświadczonego, organ jest uprawniony do samodzielnego zlecenia tłumaczowi przysięgłemu tłumaczenia dokumentów. Jako dalszy skutek nieprzedłożenia tłumaczenia występuje dodatkowo możliwość nałożenia na stronę (kontrolowanego) kary porządkowej w wysokości do 3.000 pln.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak minimalizować koszty tłumaczenia przysięgłego?

Wysokość honorarium tłumacza przysięgłego może wynikać bądź z odgórnie narzuconych stawek bądź stawek wolnorynkowych (indywidualnie ustalonych ze Zleceniodawcą). 

Stawki narzucone odgórnie obowiązują, gdy tłumacz przysięgły dokonuje tłumaczenia na bezpośrednie żądanie sądu, prokuratora, Policji oraz organów administracji publicznej.

Stawki indywidualnie ustalane ze Zleceniodawcą przeważnie są wyższe niż stawki narzucone rozporządzaniem i obowiązują w odniesieniu do zleceń ze strony organów administracji publicznej i sądów. Wysokość tych stawek również nie może jednak być dowolna, a powinna uwzględniać czynniki określone w § 9 ust. 1 Kodeksu etyki zawodowej tłumacza przysięgłego, takie jak czasochłonność zlecenia, poziom specjalistycznej wiedzy czy dodatkowe kwalifikacje tłumacza.

W przypadku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej bądź kontroli celno-skarbowej, to nie organ, a strona postępowania/kontrolowany zobowiązani są do dostarczenia tłumaczenia – zastosowanie znajdują zatem stawki wolnorynkowe.

Ponieważ możliwości negocjacji wynagrodzenia tłumacza przysięgłego są ograniczone elementami wymienionymi w § 9 ust. 1 Kodeksu etyki zawodowej tłumacza przysięgłego, przedsiębiorca ma przede wszystkim następujące możliwości minimalizowania kosztów tłumaczenia przysięgłego, które powinno być przedłożone w terminie wskazanym w wezwaniu organów:

Możliwość ustalenia z organem zakresu tłumaczenia

Nie cała zawartość dokumentu może być przydatna do wyjaśnienia sprawy. Bardzo często rezygnuje się z tłumaczenia np. pouczeń RODO, które nie wnoszą istotnej wartości w wyjaśnienie istoty sprawy. Pod pewnymi warunkami, postępowanie takie zgodne jest z zasadami etyki obowiązującymi tłumacza przysięgłego.

Przykład
Przykład

Umowa pomiędzy polskim przedsiębiorcą a zagranicznym kontrahentem składa się z 60 stron i jest sporządzona w języku niemieckim. Integralną częścią umowy są pouczenia RODO oraz regulacje zobowiązujące polskiego przedsiębiorcę do przestrzegania standardów ochrony środowiska, obowiązujących u zagranicznego kontrahenta (m.in. energooszczędność żarówek, ograniczenie zużycia papieru, normy techniczne), które zajmują 40 stron. Ponieważ zarówno postanowienia RODO jak i standardy ochrony środowiska nie mają znaczenia dla rozstrzygnięcia sprawy podatkowej, organ może zaakceptować tłumaczenie umowy bez tych fragmentów. Na wyraźne żądanie zleceniodawcy, tłumacz przysięgły ograniczy się do tłumaczenia wyłącznie stron umowy nieodnoszących się do RODO. W ten sposób honorarium tłumacza zostanie ograniczone do wyłącznie przetłumaczonych 20 stron tłumaczenia, a nie 60. O pominięciu postanowień odnoszących się do RODO oraz ochrony środowiska tłumacz przysięgły uczyni wyraźną wzmiankę w treści tłumaczenia. Do tłumaczenia zostanie również dołączona pełna kopia umowy w języku niemieckim, z której dokonywano tłumaczenia - zawierająca postanowienia dotyczące RODO oraz ochrony środowiska w języku niemieckim.

Tłumaczenie przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego

Tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego może być dokonane w pełni elektronicznie – zarówno na podstawie scanu jak i uwierzytelnienie tłumaczenia może nastąpić nie tradycyjną, fizyczną pieczęcią, a kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeśli organ wyrazi zgodę na otrzymanie tłumaczenia uwierzytelnionego w postaci elektronicznej, nie wystąpią koszty drukowania, zszywania oraz pieczętowania tłumaczenia (co stanowi proces sformalizowany oraz długotrwały, podobnie jak w przypadku aktów notarialnych). Korzystanie z elektronicznych form uwierzytelniania pozwala na zaoszczędzenie czasu niezbędnego do wykonania tłumaczenia.

Zgodnie z art. 18 ust. 1a ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego, tłumacz przysięgły ma możliwość uwierzytelnić tłumaczenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tłumaczenie takie po wydrukowaniu straci natomiast przymiot tłumaczenia uwierzytelnionego. 

Przykład
Przykład

Faktury w języku niemieckim generowane są w postaci plików PDF, nie są drukowane a wyłącznie przesyłane kontrahentom drogą elektroniczną. Tłumaczenie takiej faktury może zostać poświadczone również przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego tłumacza przysięgłego. Należy jednak pamiętać, że po wydrukowaniu tłumaczenia, nie będzie ono miało przymiot tłumaczenia poświadczonego. W praktyce zatem tłumaczenie takie będzie musiało być przesłane organowi za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz będzie wymagało stosownych ustaleń z organem.

Przykład
Przykład

Przedsiębiorca dysponuje obszerną, niemieckojęzyczną umową z kontrahentem w wersji papierowej. Umowa zostaje zeskanowana, a następnie przesłana do wyceny tłumaczowi przysięgłemu. Jeśli organ wyrazi zgodę, tłumaczenie może być uwierzytelnione w postaci elektronicznej. Tłumaczenie takie jest następnie wnoszone do organu w postaci pliku PDF drogą elektroniczną. W ten sposób znacząco ogranicza się czasochłonność zlecenia, ponieważ umowa nie musi być okazywana tłumaczowi w oryginale, gotowe tłumaczenie nie musi być drukowane, zszywane, pieczętowane oraz odsyłane drogą tradycyjną, co w przypadku większych przesyłek oznacza wręcz wysyłanie dokumentów nie w kopercie, a w paczce.

W razie potrzeby tłumaczeń przysięgłych czy doradztwa podatkowego związanego z międzynarodową kontrolą podatkową bądź działalnością transgraniczną, zapraszamy do kontaktu i bezpłatnej wyceny pod adresem info@arturtim.com!

Artur Tim, LL.M. Eur. (LMU) - Autor jest tłumaczem przysięgłym języka niemieckiego, doradcą podatkowym, polskim i niemieckim prawnikiem, zdobywcą tytułu Rising Star 2022 (jeden z 10 najlepszych prawników w Polsce poniżej 35 roku życia), doktorantem na Uniwersytecie St.Gallen w Szwajcarii z zakresu technologii podatkowej. Jako tłumacz przysięgły, Autor dysponuje zarówno pieczęcią tłumacza przysięgłego jak i kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz możliwością w pełni zdalnego poświadczania tłumaczeń. W codziennej pracy Autor zajmuje się automatyzacją procesów podatkowych, doradztwem podatkowym w sprawach międzynarodowych oraz gwarantuje szybkie terminy realizacji zleceń tłumaczeń przysięgłych przy jednoczesnym zachowaniu przystępnej wysokości honorarium (ArturTim.com)

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Te czynności w księgowości można wykonać automatycznie. Czy księgowi muszą się bać utraty pracy?

Automatyzacja procesów księgowych to kolejny krok w rozwoju tej branży. Dzięki możliwościom systemów, księgowi mogą pracować szybciej i wydajniej. Era ręcznego wprowadzania danych dobiega końca, a digitalizacja pracy biur rachunkowych i konieczność dostosowania oferty do potrzeb XXI wieku to konsekwencje cyfrowej rewolucji, której jesteśmy świadkami. Czy zmiany te niosą wyłącznie korzyści, czy również pewne zagrożenia?

4 mln zł zaległego podatku. Skarbówka wykryła nieprawidłowości: spółka zawyżyła koszty uzyskania przychodów o 186 mln zł

Firma musi zapłacić aż 4 mln zł zaległego podatku CIT. Funkcjonariusze podlaskiej skarbówki wykryli nieprawidłowości w stosowaniu cen transferowych przez jedną ze spółek.

Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Wydział Prasowy Biura Komunikacji i Promocji Ministerstwa Finansów przesłał 9 września br do naszej redakcji wyjaśnienia do artykułu "KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)" z prośbą o sprostowanie. Publikujemy poniżej w całości wyjaśnienia Ministerstwa.

Zmiany w ustawie o doradztwie podatkowym od 2026 roku: doprecyzowanie kompetencji i strój urzędowy doradców podatkowych, nowości w egzaminach

W dniu 9 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy zmieniającej ustawę o doradztwie podatkowym oraz ustawę – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Przepisy dotyczące doradztwa podatkowego zostają dostosowane do współczesnych realiów prawnych, technologicznych i rynkowych. Nowe rozwiązania mają poprawić funkcjonowanie samorządu zawodowego doradców podatkowych.

REKLAMA

Jak korzystać z KSeF od lutego 2026 r. – uprawnienia, uwierzytelnianie, faktury, wymogi techniczne. Co i jak ureguluje nowe rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki?

Dla polskich podatników VAT od 1 lutego 2026 r. (dla większości od 1 kwietnia 2026 r.) rozpocznie się zupełnie nowy rozdział. Zasadniczej zmianie ulegną zasady fakturowania, które będzie obowiązkowo przebiegało w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSef). Jednym z kluczowych aktów prawnych dotyczących obowiązkowego KSeF ma być rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Najnowszy projekt tego rozporządzenia (datowany na 26 sierpnia 2025 r.), przechodzi aktualnie fazy konsultacji publicznych, uzgodnień międzyresortowych i opiniowania. Oczywiście w toku rządowej procedury legislacyjnej projekt może ulec pewnym zmianom ale na pewno nie będą to zmiany zasadnicze. Jest to bowiem już kolejny projekt tego rozporządzenia (prace nad nim zaczęły się w Ministerstwie Finansów pod koniec 2023 roku) i uwzględnia on liczne, wcześniej zgłoszone uwagi i wnioski.

Nowa faktura VAT (ustrukturyzowana) w 2026 r. Wizualizacja, zakres danych, kody QR

W 2026 roku w Polsce obowiązkowe stanie się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Będzie to miało w szczególności ten skutek, że tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne w formacie PDF zostaną zastąpione przez faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Każda taka faktura będzie miała jednolitą strukturę danych określoną przez Ministerstwo Finansów, co zapewni spójność i automatyzację w obiegu dokumentów. Dodatkowo faktury udostępniane poza systemem KSeF będą musiały być oznaczone kodem weryfikującym, najczęściej w formie kodu QR. Będzie to wymagało odpowiedniego oznaczenia. Faktura w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) znacząco różni się od tradycyjnych faktur papierowych czy elektronicznych w formacie PDF.

KSeF - kto ponosi ryzyko?

Krajowy System e-Faktur już całkiem niedługo stanie się obowiązkowym narzędziem do rozliczeń VAT w obrocie gospodarczym. Jest to chyba najbardziej ambitny projekt cyfryzacji podatkowej w Polsce, mający na celu ograniczenie szarej strefy, przyspieszenie rozliczeń VAT i zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego.

e-Paragony 2.2 - nowe funkcje w aplikacji Ministerstwa Finansów. Komu i do czego mogą się przydać?

Ministerstwo Finansów poinformowało 8 września 2025 r., że udostępniło nową wersję (2.2) aplikacji mobilnej e-Paragony. Kolejna wersja tej aplikacji pozwala na udostępnianie i import paragonu, a także współdzielenie karty e-Paragony. Dzięki temu można gromadzić paragony elektroniczne na kilku urządzeniach. To wygodne rozwiązanie, które pomaga zarządzać wydatkami rodzinnymi. e-Paragony to bezpłatna aplikacja, dzięki której można przechowywać w smartfonie paragony w formie elektronicznej. Aplikacja jest całkowicie bezpieczna i anonimowa.

REKLAMA

KSeF obowiązkowy: terminarz 2025/2026 [tabela]. Kto przekroczył 200 mln zł sprzedaży w 2024 r. musi wystawiać faktury w KSeF wcześniej

Od kiedy trzeba fakturować obowiązkowo za pośrednictwem KSeF – od 1 lutego czy 1 kwietnia 2026 r.? Okazuje się, że kluczowa w wyznaczeniu tego terminu jest wartość sprzedaży brutto osiągnięta w 2024 r., a nie, jak wcześniej zakładano, w 2025 r. To oznacza, że podatnicy już teraz mogą ustalić, od kiedy będą musieli stosować nowy obowiązek fakturowania. Próg graniczny to 200 mln zł obrotów brutto – kto go przekroczy, wdroży KSeF wcześniej. Dodatkowy czas (do końca 2026 r.) na przygotowanie przewidziano m.in. dla wystawiających faktury z kas rejestrujących i podmiotów o niewielkiej skali sprzedaży.

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

REKLAMA