Co z dokumentacją spółki z o.o. w razie jej likwidacji?

Ustawodawca nie zdecydował się na uregulowanie zasad przechowywania dokumentów likwidowanej spółki w jednym akcie prawnym.

Analizę w tym zakresie należy rozpocząć od przepisów kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którymi księgi i dokumenty rozwiązanej spółki powinny być oddane na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub w uchwale wspólników. W braku takiego wskazania, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy.

Co więcej, z upoważnienia sądu rejestrowego wspólnicy i osoby mające w tym interes prawny mogą przeglądać księgi i dokumenty. 

Polecamy: Amortyzacja podatkowa

Kodeks spółek handlowych milczeniem zbywa kwestię, jak długo dokumenty winny być przechowywane. Z pomocą przychodzą inne akty prawne.

Zgodnie z Ordynacją podatkową, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

Polecamy: Kontrola podatkowa

Z kolei ustawa o rachunkowości przewiduje, że trwałemu (!) przechowywaniu podlegają zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe. Pozostałe dokumenty spółki przechowuje się przez okres co najmniej pięciu lat (księgi rachunkowe, dowody księgowe). Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przechowuje się przez okres wymaganego dostępu do informacji, wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych, nie krócej jednak niż pięć lat.

Niestety, nie wolno zapomnieć o najbardziej uciążliwej regulacji zawartej w ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z jej przepisami, płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres aż 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.