Nowe zasady uwierzytelniania dokumentów od 1 stycznia 2010 r.

Ustawa powyższa wprowadza zmiany m.in. w Kodeksie postępowania cywilnego, Ordynacji podatkowej, Kodeksie postępowania cywilnego, Prawie o postępowaniu przed sądami administracyjnymi jak i w niektórych ustawach regulujących działanie tzw. zawodów prawniczych.

Zgodnie z nowymi przepisami, doradca podatkowy może w końcu sam poświadczyć kopię udzielonego mu pełnomocnictwa, które składa do akt postępowania administracyjnego (dotychczas mógł to robić wyłącznie w postępowaniu podatkowym).

Zapewne usprawni to przebieg i szybkość takiego postępowania, a klient doradcy podatkowego przestanie mieć wrażenie, iż wybrał sobie „gorszego” pełnomocnika.

Poza ww. niewątpliwym ułatwieniem dla strony, ustawodawca dał dla równowagi dodatkowe uprawnienie dla organów administracji i organów podatkowych, tj. upoważnił te organy do żądania urzędowego poświadczenia podpisu osoby dającej upoważnienie dla danego prawnika, ale tylko w przypadku zaistnienia wątpliwości. Przykładowo wątpliwości takie mogą się pojawić w sytuacji, gdy w trakcie toczącego się już postępowania pełnomocnik przedstawia upoważnienie, na którym podpis strony wygląda rażąco odmiennie, niż na wszystkich dotychczasowych pismach podpisywanych przez tą osobę.

Dodatkowym usprawnieniem ww. postępowań administracyjnych, podatkowych i sądowych jest jednoczesne wprowadzenie możliwości przedstawiania przez niektórych pełnomocników (adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych lub doradców podatkowych) poświadczonych przez nich lub notariuszy odpisów dokumentów urzędowych sporządzonych przez inne organy zamiast ich oryginałów.

Dzięki temu będzie można znacznie przyspieszyć i ułatwić postępowania, gdyż dany organ lub sąd nie będzie musiał pisać do organu, który wydał dany dokument, o jego przesłanie, a będzie mógł się oprzeć na przedstawionym przez stronę odpisie. Pamiętać należy, iż odpisy takie będą miały moc dokumentów urzędowych, a więc taką samą, jak ich oryginały.

Tak więc przykładowo, jeżeli jakiś przedsiębiorca będzie musiał w toku danego postępowania przedstawić np. zezwolenie wydane przez inny organ, to zamiast oryginału (który często musi być w innym miejscu), będzie mógł przedstawić jego poświadczony odpis i nie trzeba będzie czekać na to, aż organ prowadzący postępowanie napisze o kopię tego zezwolenia do organu, który je wydał.

Ponieważ jednak czasami uzyskanie odpisu lub oryginału dokumentu urzędowego jest bardzo utrudnione (z różnych powodów), to o taki odpis lub wyciąg wystąpić musi ten organ, który go potrzebuje (może nawet poprosić o pokazanie oryginału przez tego, kto wydal lub sporządził ten dokument).

Podobnie jednak, jak w przypadku opisywanych powyżej pełnomocnictw, jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, sąd lub organ prowadzący dane postępowanie administracyjne lub podatkowe, mogą zażądać od strony, aby przedstawiła oryginał dokumentu, którego odpis złożyła do akt sprawy.

Pamiętać należy jednocześnie, że o ile sama ustawa wchodzi w życie od 1 stycznia 2010 r., to nie stosuje się jej do trwających już postępowań, ale tylko do czasu zakończenia danego postępowania w pierwszej instancji.

Grzegorz Musolf
ekspert podatkowy