REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Doręczanie korespondencji i fikcja doręczeń w postępowaniu administracyjnym i podatkowym

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Doręczanie korespondencji i fikcja doręczeń w postępowaniu administracyjnym i podatkowym
Doręczanie korespondencji i fikcja doręczeń w postępowaniu administracyjnym i podatkowym

REKLAMA

REKLAMA

Niejednokrotnie podatnicy czy osoby biorące udział w postępowaniu administracyjnym podnoszą, że nie wiedziały o jakiejś decyzji, czy nawet wyroku, że nie zdawały sobie sprawy z terminu. Zdarzają się sytuacje, że z powodu nieodebranego dokumentu przegrywają sprawę, czy że nakładane są na nich kary finansowe. Należy jednak pamiętać, że nie każdy jest uczciwy w swoich działaniach i ustawodawca musiał to uwzględnić w regulacjach prawnych dotyczących doręczania przesyłek. Nie może być przecież tak, że samo unikanie listonosza skutecznie zwalnia z odpowiedzialności. Wskutek tego wprowadzono tak zwane fikcje doręczeń czy doręczenia zastępcze. Na czym polegają? Jakie mogą mieć konsekwencje? Jakie skutki wywołują, na przykład w trakcie epidemii?

Procedura doręczenia w postępowaniu administracyjnym

Podstawę całego postępowania administracyjnego, czyli postępowanie przez organami administracji publicznej i organami państwowymi, reguluje kodeks postępowania administracyjnego. Zgodnie z jego normami (art. 42), w przypadku osób fizycznych pisma należy doręczyć w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Jeżeli przypisy szczególne nie stanowią inaczej, pisma można doręczyć w lokalu organu administracji publicznej. W tym miejscu jednak ustawodawca stwierdził, że norma może prowadzić do nadużyć i już rok po wprowadzeniu kodeksu (w 1961 roku) wprowadził dodatkowy zapis, że w przypadku niemożności doręczenia pisma w domu, pracy lub lokalu organu, można je doręczyć w każdym innym miejscu, gdzie zastanie się adresata.

Uwaga praktyczna: Pismo może zostać doręczone podatnikowi w zakładzie pracy, jeżeli będzie unikać korespondencji w domu.

REKLAMA

Autopromocja

Doręczenia zastępcze

Początkowo, ustawodawca chciał doręczenia osobistego, z podpisem i datą doręczenia. Jednak już w 1980 roku zauważył, że podatnicy unikają odbioru pism i wprowadził możliwość doręczenia ich każdemu dorosłemu domownikowi, sąsiadowi a nawet dozorcy budynku. Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 43, pismo doręcza się (w przypadku nieobecności adresata) za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu pod warunkiem, że podejmą się oddania mu pisma. O doręczeniu sąsiadowi lub dozorcy informuje się zawiadomieniem w skrzynce pocztowej lub drzwiach mieszkania.

Uwaga praktyczna: Pismo odebrane przez każdego dorosłego domownika lub dozorcę, uważa się za doręczone z chwilą, kiedy oni pismo odebrali, nie natomiast kiedy adresat otrzymuje je do rąk własnych.

Fikcja doręczenia

Najbardziej rozszerzone możliwości doręczenia pisma zostały jednak określone w art. 44 ustawy. Zgodnie z nimi, w razie, jeżeli niemożliwe jest doręczenie adresatowi, domownikowi, sąsiadowi ani dozorcy, operator pocztowy przechowuje pismo 14 dni w swojej placówce, albo jeżeli pismo doręcza urzędnik gminy, to pismo przechowuje właściwa gmina (miasto). Zawiadomienie o takim przechowywaniu zostawia się w oddawczej skrzynce pocztowej, na drzwiach lub w widocznym miejscu wejścia na posesję. To zawiadomienie nazywane jest potocznie "awizem". Po upływie ostatniego dnia 14 dniowego okresu, pismo uważa się za doręczone. Oznacza to w praktyce, że jeżeli adresat nie odbierze pisma, ale zostanie dokonana prawidłowa procedura awizacji - odniesie ono takie skutki, jakby adresat odebrał je 14 dnia.

Uwaga praktyczna: Poczta nie wyda pisma adresatowi po terminie awizacji. Dlatego w przypadku przekroczenia tego terminu można stracić możliwość zapoznania się z jego treścią. Odbiór pisma w terminie 14 dni oznacza jego doręczenie – z datą odebrania pisma z placówki Pocztowej (od tej daty oblicza się ewentualne terminy, nie od daty pierwszego awiza).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Polecamy: INFORLEX Biznes

Procedura doręczeń w postępowaniu podatkowym i egzekucyjnym

REKLAMA

Swoje własne uregulowania w zakresie doręczeń ma ustawa Ordynacja podatkowa, która normuje kwestie zobowiązań podatkowych, postępowań podatkowych, kontroli i czynności sprawdzających, a także informacji podatkowych i tajemnicy skarbowej. Zasady te korespondują i są dość podobne do unormowań KPA.

Zgodnie z art. 148 Ordynacji podatkowej, pisma doręcza się osobom fizycznym albo w miejscu ich zamieszkania, albo pod adresem do doręczeń. Można doręczyć je również w miejscu zatrudnienia lub prowadzenia działalności adresatowi lub osobie upoważnionej do odbioru korespondencji, a także w siedzibie organu podatkowego. Ponownie katalog ten ustawodawca rozszerzył o możliwość doręczenia pisma wszędzie, gdzie tylko się adresata zastanie - jeżeli jest to uzasadniony przypadek.

Uwaga praktyczna: Uwaga - pismo w osobistym postępowaniu podatkowym może zostać doręczone osobom prowadzącym działalność gospodarczą do rąk ich recepcji firmowej.

Doręczenie zastępcze

W dalszej części, ordynacja podatkowa przewiduje również doręczenie zastępcze oraz fikcję doręczenia. Zgodnie z art. 149, w przypadku nieobecności adresata w miejscu zamieszkania lub pod adresem doręczeń w kraju, pismo można doręczyć za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, a gdy go nie ma (lub odmówił) - sąsiadom, zarządcy domu lub dozorcy, pod warunkiem, że podjęły się oddania pisma. Tak jak w procedurze administracyjnej, zawiadomienie o takim doręczeniu zostawia się w oddawczej skrzynce pocztowej, drzwiach mieszkania lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję.

Fikcja doręczenia

W ostatnim kroku, art. 150 określa możliwość doręczenia pism przez operatora pocztowego. Zgodnie z nim, pismo przechowuje się przez okres 14 dni w placówce pocztowej lub urzędzie gminy (miasta). W miejscu zamieszkania / do doręczeń, pozostawia się zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie 7 dni, następnie pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od pierwszego zawiadomienia. W przypadku niepodjęcia pisma, uważa się je za dokonane z upływem okresu 14 dni, a pismo pozostawia się w aktach sprawy. Dodatkowo, w procedurze podatkowej na wniosek strony, doręczenie może mieć miejsce na adres skrytki pocztowej.

Postępowanie egzekucyjne

Przepisy dotyczące doręczania korespondencji z procedury administracyjnej, mają zastosowanie w również w postępowaniu egzekucyjnym. Przepisy ustawy postępowanie egzekucyjne w administracji wskazują w art. 18, iż w przypadku braku postanowień innych do postępowania egzekucyjnego, należy stosować kodeks podstępowania administracyjnego. Postępowanie egzekucyjne w administracji ma zastosowanie do większości egzekucji podatkowych.

Należy pamiętać, że w obu procedurach operatorem pocztowym jest operator ustalony, zgodnie z ustawą Prawo Pocztowe.

Doręczenia i fikcje doręczenia w praktyce orzeczniczej

REKLAMA

Na tle doręczeń zastępczych oraz fikcji doręczeń, toczyły się i toczą gorące spory. Wiele osób jest zdania, że nie mogą przecież ponosić negatywnych konsekwencji dokumentów, których nie otrzymali. W ostatnim czasie coraz więcej sporów dotyczy również nie tylko tradycyjnych form doręczeń (opisywanych powyżej), ale i nowoczesnych możliwości doręczeń elektronicznych. Jednym z ostatnich wyroków dotyczących tej materii, jest Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku z 1 kwietnia 2020 r. (sygn. akt. I SA/Bk 110/20), dotykający właśnie zarzutów braku doręczenia środkami komunikacji elektronicznej, podczas gdy strona dokonała takiego wyboru.

W ocenie Sądu: przepis art. 44 k.p.a. ustanawiając zastępczy tryb doręczenia korespondencji umożliwia przyjęcie fikcji prawnej, że pismo, którego adresat nie odebrał z placówki pocztowej lub z urzędu gminy (miasta) w określonym terminie, zostało doręczone z upływem ostatniego dnia terminu.

Doręczenia i fikcje w trakcie epidemii

Na szczególne rozwiązania doręczeń zdecydowano się w trakcie epidemii COVID-19. Zaskoczeni adresaci mogą znaleźć listy polecone w swoich skrzynkach pocztowych i nie jest to błąd listonosza. Fikcja doręczeń w trakcie zagrożenia epidemicznego stała się więc sporym problemem - adresat listu nie ma już 14 dni na odbiór, a jego termin liczy się od momentu wrzucenia listu do skrzynki, a nie jego fizycznego odebrania. Część listów natomiast wcale nie może zostać uznana za doręczone, podczas całego trwania epidemii. Kwestie te reguluje tak zwana 2 Tarcza Antykryzysowa, w art. 50, 97 i 98.

Zgodnie z tymi uregulowaniami, przede wszystkim w przypadku wystąpienia stanu epidemii, przesyłka listowa rejestrowana może być doręczona w sposób zwykły, bez wniosku adresata. Nie dotyczy to przesyłek z Sądu, Trybunału, Prokuratury, organów ścigania lub komornika sądowego. W trakcie epidemii nie zwraca się przesyłki niedoręczonej do adresata. Dodatkowo, w przypadku nieodebranych pism z potwierdzeniem odbioru, nie można ich uznać za doręczone w czasie obowiązywania zagrożenia epidemicznego. Tych zasad nie stosuje się do postępowań w sprawach gier hazardowych, niektórych podatkowych, celno-skarbowych oraz przesyłanych przez sądy, trybunały, prokuraturę, organy ścigania i komornika sądowego.

Podstawy prawne:

  • Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego Dz.U.2020.256 tj. z dnia 2020.02.18 (zwana w artykule „Kodeks postępowania administracyjnego” lub „KPA”);
  • Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, Dz.U.2019.900 tj. z dnia 2019.05.14 (zwana w artykule „Ordynacja Podatkowa”);
  • Ustawa z dnia z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 Dz.U.2020.695 z dnia 2020.04.17 (zwana w artykule "2 Tarcza Antykryzysowa" lub "Tacza 2.0.");
  • Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji Dz.U.2019.1438 tj. z dnia 2019.08.01 (zwana w artykule „Podstępowanie egzekucyjne w administracji”;
  • Ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, Dz.U.2018.2188 tj. z dnia 2018.11.23 (zwana w artykule „Prawo pocztowe”);
  • Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku z dnia 1 kwietnia 2020 r. w sprawie sygn. akt. I SA/Bk 110/20.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

Zwierzęta w firmie – ekstrawagancja czy uzasadniony koszt? Jak argumentować przed urzędem skarbowym? Interpretacje fiskusa: pies, akwarium i inne

Czy pies w firmie może być kosztem uzyskania przychodu? A akwarium – elementem budującym wizerunek? Coraz więcej przedsiębiorców zadaje sobie te pytania, zwłaszcza w czasach, gdy granica między przestrzenią zawodową a prywatną bywa płynna. Praktyka i interpretacje podatkowe pokazują, że... to zależy.

Będzie likwidacja JPK VAT? Prof. Modzelewski: nieoficjalnie mówi się o redukcji obowiązków

Od samego początku (można sprawdzić) byłem krytykiem wprowadzenia powszechnych „jotpeków”, czyli zmuszania ogółu podatników do systematycznego wysyłania urzędom skarbowym ich ewidencji podatkowych. Po co zaśmiecać archiwa tych organów bilionami zbędnych informacji, do których nigdy nie sięgnie i nie można ich racjonalnie zinterpretować?

Księgowi nie spodziewają się w najbliższej przyszłości wielkich rewolucji w wynagrodzeniu i systemie swojej pracy

Co księgowi naprawdę myślą o kondycji swojej branży? Ukazał się pierwszy w Polsce barometr nastrojów księgowych. Jak oceniają oni miniony rok, czego oczekują po 2025. Odpowiedzi badanych księgowych pokazują prawdziwy obraz branży.

REKLAMA

Zasada wielokrotności opodatkowania wyrobów akcyzowych w przypadku wtórnego obowiązku podatkowego a zmiana podatkowego przeznaczenia wyrobu akcyzowego

Istotnym problemem prawnym i praktycznym jest możliwość wielokrotnego opodatkowania tego samego wyrobu akcyzowego na etapie wtórnego obowiązku podatkowego (zwanego również obowiązkiem podatkowym drugiego stopnia.) – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Ulga na ekspansje a koszty marketingowe – jak szeroki jest katalog wydatków?

Niedawna interpretacja podatkowa (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.66.2025.2.ED) dla producenta opakowań z tworzyw sztucznych rozstrzyga tę kwestię, wskazując, które wydatki targowe i promocyjne podlegają odliczeniu, a które - mimo argumentacji podatnika - pozostają poza zakresem ulgi. Organ zastosował ścisłą wykładnię językową, potwierdzając kwalifikowalność jedynie części ponoszonych przez przedsiębiorców kosztów.

KSeF 2026: Pożegnanie z papierowymi fakturami. Jak przygotować się na rewolucję w rozliczeniach VAT i uniknąć kar i problemów z fiskusem [branża TSL]

Niecały rok dzieli podatników VAT (w tym branżę transportową) od księgowej rewolucji. Ministerstwo Finansów potwierdziło w komunikacie z kwietnia 2025 r., że początek 2026 roku to ostateczny termin wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur dla większości przedsiębiorców. Oznacza to, że już niedługo sektor TSL, zdominowany przez rozliczenia papierowe, musi stać się cyfrowy. To wyzwanie zwłaszcza dla spedycji, które rozliczają się z wieloma podmiotami równocześnie. Jak przygotować się do wdrożenia KSeF, by uniknąć problemów i kar?

Co myślą księgowi o przyszłości swojej branży? Barometr nastrojów księgowych 2025 ujawnia kulisy rynku

Czy zawód księgowego przechodzi kryzys, czy może ewoluuje w stronę większego znaczenia strategicznego? Nowo opublikowany Barometr nastrojów księgowych 2025 to pierwsze tego typu badanie w Polsce, które w kompleksowy sposób analizuje wyzwania, emocje i kierunki rozwoju zawodu księgowego.

REKLAMA

Zmiany w opodatkowaniu fundacji rodzinnych prawdopodobnie od 2026 r. Koniec obecnych korzyści? Co planuje Ministerstwo Finansów?

Fundacje rodzinne miały być długo oczekiwanym narzędziem sukcesji i ochrony majątku polskich przedsiębiorców. W Polsce działa około 800 tysięcy firm rodzinnych, które odpowiadają za nawet 20% PKB. To właśnie dla nich fundacje miały stać się mechanizmem zapewniającym ciągłość, bezpieczeństwo i porządek w zarządzaniu majątkiem. Choć ich konstrukcja budzi zainteresowanie i daje realne korzyści, to już po dwóch latach funkcjonowania szykują się poważne zmiany prawne. O ich konsekwencjach mówi adwokat Michał Pomorski, specjalista w zakresie prawa podatkowego z kancelarii Pomorski Tax Legal Finance.

Korygowałeś deklaracje podatkowe po otrzymaniu subwencji z PFR? Możesz być bezpodstawnie pozwany – sprawdź, co zrobić w takiej sytuacji

Wśród ponad 16 tys. pozwów, które Polski Fundusz Rozwoju (PFR) złożył przeciwko przedsiębiorcom w ramach programu „Tarcza Finansowa”, około 2700 dotyczy firm (wg danych z 2023 r.), które po złożeniu wniosku o subwencję dokonały korekty deklaracji podatkowych.

REKLAMA