Doręczanie korespondencji i fikcja doręczeń w postępowaniu administracyjnym i podatkowym

Procedura doręczenia w postępowaniu administracyjnym

Podstawę całego postępowania administracyjnego, czyli postępowanie przez organami administracji publicznej i organami państwowymi, reguluje kodeks postępowania administracyjnego. Zgodnie z jego normami (art. 42), w przypadku osób fizycznych pisma należy doręczyć w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Jeżeli przypisy szczególne nie stanowią inaczej, pisma można doręczyć w lokalu organu administracji publicznej. W tym miejscu jednak ustawodawca stwierdził, że norma może prowadzić do nadużyć i już rok po wprowadzeniu kodeksu (w 1961 roku) wprowadził dodatkowy zapis, że w przypadku niemożności doręczenia pisma w domu, pracy lub lokalu organu, można je doręczyć w każdym innym miejscu, gdzie zastanie się adresata.

Uwaga praktyczna: Pismo może zostać doręczone podatnikowi w zakładzie pracy, jeżeli będzie unikać korespondencji w domu.

Doręczenia zastępcze

Początkowo, ustawodawca chciał doręczenia osobistego, z podpisem i datą doręczenia. Jednak już w 1980 roku zauważył, że podatnicy unikają odbioru pism i wprowadził możliwość doręczenia ich każdemu dorosłemu domownikowi, sąsiadowi a nawet dozorcy budynku. Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 43, pismo doręcza się (w przypadku nieobecności adresata) za pokwitowaniem dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu pod warunkiem, że podejmą się oddania mu pisma. O doręczeniu sąsiadowi lub dozorcy informuje się zawiadomieniem w skrzynce pocztowej lub drzwiach mieszkania.

Uwaga praktyczna: Pismo odebrane przez każdego dorosłego domownika lub dozorcę, uważa się za doręczone z chwilą, kiedy oni pismo odebrali, nie natomiast kiedy adresat otrzymuje je do rąk własnych.

Fikcja doręczenia

Najbardziej rozszerzone możliwości doręczenia pisma zostały jednak określone w art. 44 ustawy. Zgodnie z nimi, w razie, jeżeli niemożliwe jest doręczenie adresatowi, domownikowi, sąsiadowi ani dozorcy, operator pocztowy przechowuje pismo 14 dni w swojej placówce, albo jeżeli pismo doręcza urzędnik gminy, to pismo przechowuje właściwa gmina (miasto). Zawiadomienie o takim przechowywaniu zostawia się w oddawczej skrzynce pocztowej, na drzwiach lub w widocznym miejscu wejścia na posesję. To zawiadomienie nazywane jest potocznie "awizem". Po upływie ostatniego dnia 14 dniowego okresu, pismo uważa się za doręczone. Oznacza to w praktyce, że jeżeli adresat nie odbierze pisma, ale zostanie dokonana prawidłowa procedura awizacji - odniesie ono takie skutki, jakby adresat odebrał je 14 dnia.

Uwaga praktyczna: Poczta nie wyda pisma adresatowi po terminie awizacji. Dlatego w przypadku przekroczenia tego terminu można stracić możliwość zapoznania się z jego treścią. Odbiór pisma w terminie 14 dni oznacza jego doręczenie – z datą odebrania pisma z placówki Pocztowej (od tej daty oblicza się ewentualne terminy, nie od daty pierwszego awiza).