Co strona postępowania podatkowego wiedzieć powinna

W toczącym się postępowaniu stroną może być nie tylko podatnik, ale także płatnik, inkasent, ich następcy prawni oraz inne osoby, na których ciąży obowiązek podatkowy. W uzasadnionych przypadkach, na prawach strony, może w nim uczestniczyć organizacja społeczna. Małżonkowie opodatkowani łącznie od sumy swoich dochodów są jedną stroną postępowania (tzn. nie każdy z osobna, tylko obydwoje razem), a każdy z małżonków jest uprawniony do działania w imieniu obojga.

Strona może reprezentować się sama lub ustanowić pełnomocnika umocowanego do wszystkich spraw podatkowych (pełnomocnictwo ogólne), albo poprzez pełnomocnictwo szczególne, do wskazanej sprawy. Pełnomocnikiem może być zarówno profesjonalista, np. doradca podatkowy, jak i każda inna, ustanowiona przez stronę, osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. W kwestiach mniejszej wagi wynikających w toku postępowania podatkowego, organ podatkowy może nie żądać pełnomocnictwa, jeżeli pełnomocnikiem jest małżonek strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu jego upoważnienia do występowania w imieniu strony.

Jeśli postępowanie zostaje wszczęte z urzędu, rozpoczyna się od doręczenia stronie postanowienia, w którym powinna znaleźć się informacja o zakresie postępowania. Nie oznacza to jednak, że jeśli strona nie odbierze korespondencji, albo odmówi jej przyjęcia, postępowanie się nie rozpocznie. W przypadku niepodjęcia pisma, doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu przewidzianego w Ordynacji podatkowej, a jeżeli adresat odmawia przyjęcia korespondencji, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo pozostawia się w aktach sprawy, ze skutkiem, jakby zostało doręczone.

Postępowanie podatkowe a postępowanie kontrolne - różnice

Postępowanie podatkowe jest jawne wyłącznie dla stron. Co znaczy, że nikt, poza stroną i pełnomocnikiem nie może pozyskiwać informacji, czy zapoznawać się z aktami sprawy. Strona i pełnomocnik mają prawo wglądu w akta w lokalu organu podatkowego, w obecności pracownika tego organu, sporządzania z nich notatek, odpisów oraz kopii przy wykorzystaniu własnych przenośnych urządzeń. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Można też żądać (na koszt strony) wydania kopii akt sprawy lub uwierzytelnionych odpisów akt sprawy albo uwierzytelnienia kopii akt sprawy.

Organy podatkowe działają na podstawie przepisów prawa. Osoba prowadząca postępowanie nie wyda decyzji uznaniowo, ponieważ prywatnie uważa, że strona ma lub nie ma racji, została pokrzywdzona lub jest w trudnej sytuacji.

W trakcie postępowania organ ma obowiązek udzielać stronie niezbędnych informacji o przepisach prawa podatkowego pozostających w związku z postępowaniem i wyjaśniać zasadność przesłanek, którymi się kieruje. Wyjaśnienia i informacje powinny mieć formę pisemną.

Art. 126 Ordynacji podatkowej stanowi, że „Sprawy podatkowe załatwiane są w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.” Strona nie powinna wdawać się w żadne rozmowy i tłumaczenia swojej sytuacji urzędnikowi. Nawet gdyby zasada pisemności nie obowiązywała, telefoniczne lub ustne dowiadywanie się o swoją sytuację i ustne składanie wyjaśnień może być niekorzystne dla strony, która w razie odwołania się od decyzji, nie będzie miała wiarygodnych dowodów na przebieg odbytych z urzędnikiem rozmów. Wszelkie wyjaśnienia ustne, np. składane w trakcie przesłuchania, muszą być zaprotokołowane i podpisane przez osobę, która je złożyła i pozostałych uczestników czynności. Z rozmów nieformalnych, np. telefonicznych, pracownik organu przeważnie sporządza notatkę służbową, na treść której strona nie ma wpływu. Zwięzły protokół musi być sporządzony z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.

Mimo zasady pisemności, w sprawach uzasadnionych ważnym interesem adresata lub gdy stan sprawy tego wymaga, organ podatkowy może dokonać wezwania telefonicznie i wezwanie takie wywołuje skutki prawne, jeżeli nie ma wątpliwości, że dotarło do adresata.

Polecamy: Klauzula przeciw unikaniu opodatkowania – praktyczny poradnik