REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury, dokumenty księgowe i księgi podatkowe trzeba przechowywać co najmniej 5 lat

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Faktury, dokumenty księgowe i  księgi podatkowe trzeba przechowywać co najmniej 5 lat
Faktury, dokumenty księgowe i księgi podatkowe trzeba przechowywać co najmniej 5 lat

REKLAMA

REKLAMA

Organy podatkowe i skarbowe mają 5 lat od końca danego roku podatkowego na sprawdzenie dokonanych przez podatników rozliczeń podatkowych. Przez taki czas należy przechowywać księgi podatkowe i inne dokumenty np. faktury VAT i rachunki, które stanowiły podstawę dokonanych zapisów księgowych. Okres ten może się wydłużyć np. gdy zostanie wszczęte postępowanie egzekucyjne.

Księgi podatkowe służą udokumentowaniu faktów związanych z ustaleniem wysokości zobowiązań podatkowych.

REKLAMA

Podstawą zawartych w nich zapisów są różnego rodzaju dokumenty podatkowe, takie jak faktury VAT, kopie złożonych deklaracji podatkowych, jak również dokumenty upoważniające do skorzystania z preferencji oraz ulg podatkowych.

Księgami podatkowymi są: księgi rachunkowe, podatkowe księgi przychodów i rozchodów, ewidencje i rejestry, do których prowadzenia dla celów podatkowych na podstawie odrębnych przepisów obowiązani są podatnicy, płatnicy i inkasenci.

Wymienione powyżej przykłady ksiąg podatkowych stanowią względem siebie alternatywę,
co oznacza, że podatnicy w zależności od prowadzonej działalności gospodarczej zobowiązani są do prowadzania ewidencji w oparciu o konkretny rodzaj.

Ponadto nie każdy podatnik musi prowadzić księgi podatkowe, czasem wystarczy posiadać odpowiednie dokumenty. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych

Jak wynika z zapisu artykułu 86 § 1 Ordynacji Podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. 

Miejscem przewidzianym do przechowywania dokumentacji podatkowej jest  miejsce wykonywania działalności gospodarczej lub też siedziba, ewentualnie przedstawicielstwo lub oddział.

W  przypadku, gdy prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi, wspomniane dokumenty powinny się znajdować w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub też innym, wskazanym przez kierownika jednostki.

Ponadto, w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zobowiązany jest zawiadomić pisemnie właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. Zgłoszenia tego należy dokonać nie później niż w ostatnim dniu istnienia danej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej. 

5 lat albo dłużej

Jak już zostało wspomniane obowiązkiem podatnika jest przechowywanie dokumentacji podatkowej do czasu przedawnienia, wynikającego z niej obowiązku podatkowego. Okres ten z zasady wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. 

Wymóg ten dotyczy zarówno ksiąg podatkowych, jak też dokumentów podatkowych,
takich jak chociażby faktury.

Przedsiębiorca złożył deklarację VAT za 12/2006 (lub 4 kwartał 2006 r.), termin płatności podatku to 25.01.2007 r., czyli dokumenty ujęte w rejestrze VAT za 12/2006 (lub 4 kwartał 2006 r.) należy przechowywać do końca 2012 roku.

Warto jednak zauważyć, że w niektórych przypadkach okres przechowywania dokumentów może się wydłużyć. Wynika to z faktu, iż bieg terminu przedawnienia może zostać zawieszony lub nawet przerwany. 

Nie trzeba drukować kopii faktur VAT w dacie sprzedaży

Dla przypomnienia, zawieszenie  biegu  terminu przedawnienia powoduje jego czasowe wstrzymanie maksymalnie do 3 lat. W momencie wznowienia, czas, który upłynął przed zawieszeniem, zalicza się  do wymaganego okresu koniecznego do zaistnienia przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast przerwanie biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego skutkuje koniecznością naliczania całego przewidzianego w tym celu okresu czasu od początku. 

Przykładowo, bieg terminu ulega zawieszeniu w razie wniesienia skargi do sądu administracyjnego, natomiast bieg terminu przedawnienia może być przerwany np. w związku z zastosowaniem środka egzekucyjnego lub ogłoszeniem upadłości.

Kary za brak ksiąg podatkowych

Należy również pamiętać o ewentualnych karach. Podatnik, u którego stwierdzono brak ksiąg rachunkowych pomimo tego, iż nie upłynął jeszcze wspomniany okres przedawniania zobowiązania podatkowego, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.

Ponadto, brak posiadania dokumentów, na podstawie których dokonywane są zapisy w księgach, przykładowo faktur czy też rachunków, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. 

Przestępstwa i wykroczenia skarbowe 2012 - grzywny

Elżbieta Węcławik,

Dorota Kępka

Tax Care
Lider wśród biur księgowych dla mikro- i małych firm
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiana limitów amortyzacji samochodów i kosztów leasingu od 2026 r. Jak ochronić swoje rozliczenia? Niekoniecznie przez zakupy do końca grudnia 2025 r.

Od 1 stycznia 2026 r. zmniejszy się o 1/3 limit wartości amortyzacji dla większości samochodów osobowych – z 150 tys. zł do 100 tys. zł. Przepisy co ciekawe nie są nowe, bo pochodzą z końca 2021 r., ale wchodzą w życie dopiero za kilka miesięcy i dlatego znowu zrobiło się o nich głośno. Te kilka miesięcy to także ostatni dzwonek, aby zapobiec negatywnym konsekwencjom tych zmian.

Od 2026 roku o 50% wzrośnie stawka podatku od wygranych i nagród (np. w lotto, konkursach, grach, sprzedaży premiowej) – z 10% do 15% [projekt]

Budżet państwa jest chyba naprawdę w trudnej sytuacji, skoro Ministerstwo Finansów planuje podnieść od przyszłego roku (i to o 50%) stawkę zryczałtowanego podatku dochodowego od wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych lub nagród związanych ze sprzedażą premiową, uzyskanych w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Obecnie stawka ta wynosi 10% wartości wygranej lub nagrody a ma wzrosnąć do 15%. Ten podatek płacimy np. od wygranej w lotto (choć dopiero od wygranej większej niż 2000 zł).

Podatek dla banków idzie ostro w górę. Rząd podał nowe stawki

Rząd szykuje istotne zmiany w podatkach dla sektora finansowego. Nowy projekt przewiduje podwyższenie CIT dla banków, instytucji kredytowych i SKOK-ów oraz korekty podatku od niektórych instytucji finansowych. Celem reformy jest pozyskanie środków na modernizację i rozbudowę polskiej armii.

Nowe przepisy restrukturyzacyjne już od 23 sierpnia! Druga szansa dla firm czy większe ryzyko upadłości?

Polskie firmy czekają na ważne zmiany w prawie – od 23 sierpnia zaczyna obowiązywać unijna dyrektywa drugiej szansy. Nowe zasady restrukturyzacji mają chronić przedsiębiorców przed upadłością, ale eksperci ostrzegają: okres przejściowy może być trudny, a sądy i doradcy będą uczyć się nowych reguł w praktyce.

REKLAMA

Ile zdrożeje piwo i inne trunki od 2026 roku? Ministerstwo Finansów szykuje podwyżkę akcyzy na alkohol oraz opłaty cukrowej

Ministerstwo Finansów informuje, że przedstawiło dwa projekty ustaw dotyczących zdrowia publicznego. Jako pierwsze proponuje aktualizację (czytaj: podniesienie) stawek akcyzy na wszystkie napoje alkoholowe, co ma na celu ograniczenie spożycia napojów alkoholowych, a w konsekwencji redukcję negatywnych skutków jego nadużycia. Ministerstwo Finansów przygotowuje również aktualizację ustawy o zdrowiu publicznym, której celem jest ograniczenie ekonomicznej dostępności napojów słodzonych.

BCC o zmianach w Ordynacji podatkowej: przedawnienie zobowiązań, hipoteka i nowe przepisy karne

Business Centre Club (BCC) przedstawiło uwagi do propozycji nowelizacji ordynacji podatkowej z postulatami w zakresie dalszych zmian w tym obszarze. Eksperci BCC (Daniel Panek i Wojciech Pławiak) odnieśli się do modyfikacji wprowadzonych do treści projektu w porównaniu z wersją z 26 marca 2025 r.

Zwrot akcyzy za paliwo rolnicze 2025: tylko do 1 września! Sprawdź, ile możesz odzyskać! Trzeba pamiętać o dokumentach

Rolnicy mają kolejną szansę na odzyskanie części kosztów związanych z zakupem paliwa. Od 1 sierpnia do 1 września 2025 roku można składać wnioski o zwrot podatku akcyzowego, który obejmuje olej napędowy wykorzystywany w produkcji rolnej.

Szokujące dane KRUS: Rolnicy pracują ponad 29 lat, zanim dostaną emeryturę. Świadczenia wciąż daleko od ZUS!

Rolnicy w Polsce pracują średnio ponad 29 lat, zanim otrzymają emeryturę z KRUS. Mimo długiego stażu ich świadczenia wynoszą przeciętnie nieco ponad 2 tysiące złotych, co znacząco odbiega od średnich emerytur wypłacanych przez ZUS.

REKLAMA

Rewolucja w podatkach: Kasowy PIT obejmie tysiące nowych firm! Sprawdź, czy skorzystasz

Od 1 stycznia 2026 roku wejdą w życie przepisy, które podniosą limit przychodów uprawniających do stosowania kasowego PIT z 1 mln zł do 2 mln zł. Zmiana wynika z projektu ustawy przygotowanego przez Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na postulaty przedsiębiorców.

Kasowy PIT - zmiany od 2026 r. Limit przychodów wzrośnie do 2 mln zł

Ministerstwo Finansów chce, by dotychczasowy limit przychodów pozwalający na skorzystanie z kasowego PIT został podniesiony z 1 mln zł do 2 mln zł. Tak wynika z projektu nowelizacji ustawy o PIT opublikowanego 19 sierpnia 2025 r. Zmiana ta ma pozwolić większej grupie przedsiębiorców wybranie tej formy rozliczeń podatku dochodowego.

REKLAMA