REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury, dokumenty księgowe i księgi podatkowe trzeba przechowywać co najmniej 5 lat

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Faktury, dokumenty księgowe i  księgi podatkowe trzeba przechowywać co najmniej 5 lat
Faktury, dokumenty księgowe i księgi podatkowe trzeba przechowywać co najmniej 5 lat

REKLAMA

REKLAMA

Organy podatkowe i skarbowe mają 5 lat od końca danego roku podatkowego na sprawdzenie dokonanych przez podatników rozliczeń podatkowych. Przez taki czas należy przechowywać księgi podatkowe i inne dokumenty np. faktury VAT i rachunki, które stanowiły podstawę dokonanych zapisów księgowych. Okres ten może się wydłużyć np. gdy zostanie wszczęte postępowanie egzekucyjne.

Księgi podatkowe służą udokumentowaniu faktów związanych z ustaleniem wysokości zobowiązań podatkowych.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Podstawą zawartych w nich zapisów są różnego rodzaju dokumenty podatkowe, takie jak faktury VAT, kopie złożonych deklaracji podatkowych, jak również dokumenty upoważniające do skorzystania z preferencji oraz ulg podatkowych.

Księgami podatkowymi są: księgi rachunkowe, podatkowe księgi przychodów i rozchodów, ewidencje i rejestry, do których prowadzenia dla celów podatkowych na podstawie odrębnych przepisów obowiązani są podatnicy, płatnicy i inkasenci.

Wymienione powyżej przykłady ksiąg podatkowych stanowią względem siebie alternatywę,
co oznacza, że podatnicy w zależności od prowadzonej działalności gospodarczej zobowiązani są do prowadzania ewidencji w oparciu o konkretny rodzaj.

REKLAMA

Ponadto nie każdy podatnik musi prowadzić księgi podatkowe, czasem wystarczy posiadać odpowiednie dokumenty. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych

Jak wynika z zapisu artykułu 86 § 1 Ordynacji Podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. 

Miejscem przewidzianym do przechowywania dokumentacji podatkowej jest  miejsce wykonywania działalności gospodarczej lub też siedziba, ewentualnie przedstawicielstwo lub oddział.

W  przypadku, gdy prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi, wspomniane dokumenty powinny się znajdować w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub też innym, wskazanym przez kierownika jednostki.

Ponadto, w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zobowiązany jest zawiadomić pisemnie właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. Zgłoszenia tego należy dokonać nie później niż w ostatnim dniu istnienia danej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej. 

5 lat albo dłużej

Jak już zostało wspomniane obowiązkiem podatnika jest przechowywanie dokumentacji podatkowej do czasu przedawnienia, wynikającego z niej obowiązku podatkowego. Okres ten z zasady wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. 

Wymóg ten dotyczy zarówno ksiąg podatkowych, jak też dokumentów podatkowych,
takich jak chociażby faktury.

Przedsiębiorca złożył deklarację VAT za 12/2006 (lub 4 kwartał 2006 r.), termin płatności podatku to 25.01.2007 r., czyli dokumenty ujęte w rejestrze VAT za 12/2006 (lub 4 kwartał 2006 r.) należy przechowywać do końca 2012 roku.

Warto jednak zauważyć, że w niektórych przypadkach okres przechowywania dokumentów może się wydłużyć. Wynika to z faktu, iż bieg terminu przedawnienia może zostać zawieszony lub nawet przerwany. 

Nie trzeba drukować kopii faktur VAT w dacie sprzedaży

Dla przypomnienia, zawieszenie  biegu  terminu przedawnienia powoduje jego czasowe wstrzymanie maksymalnie do 3 lat. W momencie wznowienia, czas, który upłynął przed zawieszeniem, zalicza się  do wymaganego okresu koniecznego do zaistnienia przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast przerwanie biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego skutkuje koniecznością naliczania całego przewidzianego w tym celu okresu czasu od początku. 

Przykładowo, bieg terminu ulega zawieszeniu w razie wniesienia skargi do sądu administracyjnego, natomiast bieg terminu przedawnienia może być przerwany np. w związku z zastosowaniem środka egzekucyjnego lub ogłoszeniem upadłości.

Kary za brak ksiąg podatkowych

Należy również pamiętać o ewentualnych karach. Podatnik, u którego stwierdzono brak ksiąg rachunkowych pomimo tego, iż nie upłynął jeszcze wspomniany okres przedawniania zobowiązania podatkowego, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.

Ponadto, brak posiadania dokumentów, na podstawie których dokonywane są zapisy w księgach, przykładowo faktur czy też rachunków, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. 

Przestępstwa i wykroczenia skarbowe 2012 - grzywny

Elżbieta Węcławik,

Dorota Kępka

Tax Care
Lider wśród biur księgowych dla mikro- i małych firm
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2026 - Jeszcze można uniknąć katastrofy. Prof. Modzelewski polemizuje z Ministerstwem Finansów

Niniejsza publikacja jest polemiką prof. Witolda Modzelewskiego z tezami i argumentacją resortu finansów zaprezentowanymi w artykule: „Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”. Śródtytuły pochodzą od redakcji portalu infor.pl.

Rolnicy i rybacy muszą szykować się na zmiany – nowe przepisy o pomocy de minimis już w drodze!

Rolnicy i rybacy w całej Polsce powinni przygotować się na nadchodzące zmiany w systemie wsparcia publicznego. Rządowy projekt rozporządzenia wprowadza nowe obowiązki dotyczące informacji, które trzeba będzie składać, ubiegając się o pomoc de minimis. Nowe przepisy mają ujednolicić formularze, zwiększyć przejrzystość oraz zapewnić pełną kontrolę nad dotychczas otrzymanym wsparciem.

Wystawienie faktury VAT (ustrukturyzowanej) w KSeF może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową

Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową? Na to pytanie odpowiada na prof. dr hab. Witold Modzelewski.

TSUE: Sąd ma ocenić, czy klauzula WIBOR szkodzi konsumentowi ale nie może oceniać samego wskaźnika

Sąd krajowy ma obowiązek dokonania oceny, czy warunek umowny dotyczący zmiennej stopy oprocentowania opartej o WIBOR, powoduje znaczącą nierównowagę ze szkodą dla konsumenta - oceniła Rzeczniczka Generalna TSUE w opinii opublikowanej 11 września 2025 r. (sprawa C‑471/24 - J.J. przeciwko PKO BP S.A.) Dodała, że ocena ta nie może jednak odnosić się do wskaźnika WIBOR jako takiego ani do metody jego ustalania.

REKLAMA

Kiedy ZUS może przejąć wypłatę świadczeń od przedsiębiorcy? Konieczny wniosek od płatnika lub ubezpieczonego

Brak płynności finansowej płatnika składek, zatrudniającego powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników, takich jak zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. ZUS może pomóc w takiej sytuacji i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

W 2026 roku 2,8 mln firm musi zmienić sposób fakturowania. Im szybciej się przygotują, tym większą przewagę zyskają nad konkurencją

W 2026 roku ponad 2,8 mln przedsiębiorstw w Polsce zostanie objętych obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu z nich będzie to największa zmiana technologiczna od czasu cyfryzacji JPK. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada tę transformację jako krok ku nowoczesności, dla MŚP może oznaczać konieczność głębokiej reorganizacji sposobu działania. Eksperci radzą przedsiębiorcom: czas wdrożenia KSeF potraktujcie jako inwestycję.

Środowisko testowe KSeF 2.0 (dot. API) od 30 września, Moduł Certyfikatów i Uprawnień do KSeF 2.0 od 1 listopada 2025 r. MF: API KSeF 1.0 nie jest kompatybilne z API KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 10 września 2025 r., że wprowadzone zostały nowe funkcjonalności wcześniej niedostępne w API KSeF1.0 (m.in. FA(3) z węzłem Zalacznik, tryby offline24 czy certyfikaty KSeF). W związku z wprowadzonymi zmianami konieczna jest integracja ze środowiskiem testowym KSeF 2.0., które zostanie udostępnione 30 września.

KSeF 2.0 już nadchodzi: Wszystko, co musisz wiedzieć o rewolucji w e-fakturowaniu

Już od 1 lutego 2026 r. w Polsce zacznie obowiązywać nowy, obligatoryjny KSeF 2.0. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że wersja produkcyjna KSeF 1.0 zostaje „zamrożona” i nie będzie dalej rozwijana, a przedsiębiorcy muszą przygotować się do pełnej migracji. Ważne terminy nadchodzą szybko – środowisko testowe wystartuje 30 września 2025 r., a od 1 listopada ruszy Moduł Certyfikatów i Uprawnień. To oznacza prawdziwą rewolucję w e-fakturowaniu, której nie można przespać.

REKLAMA

Te czynności w księgowości można wykonać automatycznie. Czy księgowi powinni się bać utraty pracy?

Automatyzacja procesów księgowych to kolejny krok w rozwoju tej branży. Dzięki możliwościom systemów, księgowi mogą pracować szybciej i wydajniej. Era ręcznego wprowadzania danych dobiega końca, a digitalizacja pracy biur rachunkowych i konieczność dostosowania oferty do potrzeb XXI wieku to konsekwencje cyfrowej rewolucji, której jesteśmy świadkami. Czy zmiany te niosą wyłącznie korzyści, czy również pewne zagrożenia?

4 mln zł zaległego podatku. Skarbówka wykryła nieprawidłowości: spółka zawyżyła koszty uzyskania przychodów o 186 mln zł

Firma musi zapłacić aż 4 mln zł zaległego podatku CIT. Funkcjonariusze podlaskiej skarbówki wykryli nieprawidłowości w stosowaniu cen transferowych przez jedną ze spółek.

REKLAMA