Czy faktura przesłana e-mailem uprawnia do odliczenia VAT

RADA

Jeśli faktura przesłana firmie e-mailem nie spełnia warunków, aby uznać ją za fakturę elektroniczną (powinna być zabezpieczona bezpiecznym podpisem elektronicznym lub wystawiona w systemie EDI), to nie stanowi podstawy do odliczenia VAT. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Przepisy o VAT dopuszczają dwie formy wystawiania faktur: papierową i elektroniczną (tzw. e-faktury). Każda z nich podlega odrębnym zasadom.

Obowiązujące obecnie przepisy dopuszczają możliwość wystawiania i przesyłania kontrahentowi faktur z wykorzystaniem drogi elektronicznego przekazu, ale tylko wówczas, gdy po stronie zarówno wystawcy, jak i nabywcy zostaną zachowane odpowiednie wymogi. I nabywca, i wystawca muszą spełnić warunki co do ich wystawiania, przesyłania, a także przechowywania i udostępniania organom skarbowym w formie elektronicznej. Szczegółowe warunki określa rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Ponadto przy wystawianiu e-faktur muszą być przestrzegane również pozostałe zasady, obowiązujące przy wystawianiu faktur w formie papierowej, tj. określone w art. 106 ustawy oraz w rozdziale 3 rozporządzenia w sprawie faktur - w zakresie danych, jakie powinna ona zawierać. Jedynym wyjątkiem jest to, e-faktury nie są wystawiane w dwóch egzemplarzach i nie oznacza się ich odpowiednio jako „Oryginał” (przeznaczony dla nabywcy) i „Kopia” (przeznaczona dla wystawcy).

Czy e-mail wystarczy, aby potwierdzić WDT

Podstawowym warunkiem wystawiania i przesyłania e-faktur, poza zgodą nabywcy na tę formę otrzymywania faktur, jest zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia i integralności ich treści poprzez:

• zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

• wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Tylko faktura przesłana w taki sposób może zostać wprowadzona do obrotu prawnego. Faktury przesłane drogą elektroniczną, ale bez spełnienia tego wymogu, nie mogą być uznane za e-faktury dokumentujące czynność sprzedaży. W konsekwencji nie stanowią podstawy do odliczenia z nich VAT u nabywcy.

WAŻNE!

E-faktury VAT mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, jeżeli autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI). Na taką formę przesyłania faktur nabywca musi wyrazić zgodę.

Z przedstawionego pytania nie wynika jednoznacznie, czy powyższe warunki zostały spełnione przez TP SA i czy w związku z tym przesyłane przez nią faktury są fakturami elektronicznymi w rozumieniu powyższego rozporządzenia. Możliwe są zatem dwa warianty.

I wariant - przesyłane faktury spełniają warunki, aby mogły być uznane za e-faktury

Jeżeli TP SA wystawia i przesyła faktury w formie elektronicznej zgodnie z przepisami przywołanego rozporządzenia, to są to faktury, które mogą stanowić podstawę odliczenia VAT. W takiej sytuacji firma jako odbiorca takich faktur jest zobowiązana do przechowywania ich również w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność, przez cały okres ich przechowywania (§ 6 ust. 5 ww. rozporządzenia). Firma powinna je wówczas automatycznie rejestrować w systemie finansowo-księgowym. Wymóg przechowywania e-faktur w przedstawiony sposób (na terytorium kraju lub w innym kraju UE) ma na celu stworzenie możliwości, na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowego, pełnego i ciągłego dostępu do nich drogą elektroniczną. Organy podatkowe muszą mieć możliwość udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur. Przechowywanie e-faktur w kraju nie wymaga dopełnienia żadnych dodatkowych obowiązków informacyjnych.

Jakie dokumenty można archiwizować w postaci elektronicznej

Za moment otrzymania faktury przyjmuje się wówczas moment, w którym faktura elektroniczna jest dostępna dla odbiorcy faktury na jego urządzeniach informatycznych.

Jeżeli zatem obie strony transakcji chcą skorzystać z przekazu faktur w formie elektronicznej, a nie papierowej, muszą zastosować się do postanowień rozporządzenia w sprawie e-faktur. Tylko wówczas dojdzie do wprowadzenia faktury do obrotu prawnego. Warunek otrzymania przez wystawcę faktury zgody od odbiorcy na przesyłanie mu e-faktur skutkuje obowiązkiem dla nabywcy przechowywania ich przez wymagany przepisami okres również w formie elektronicznej, a nie papierowej. Jeśli zatem firma jako nabywca spełni przedstawione warunki, nie musi drukować otrzymanej faktury ani w celach księgowych, ani w celach dowodowych. Zachowuje prawo do odliczenia VAT z faktury elektronicznej. Jeżeli natomiast nie spełni wymaganych warunków, to wydrukowana faktura w formie papierowej nie uprawnia jej do odliczenia VAT.