REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy faktura przesłana e-mailem uprawnia do odliczenia VAT

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Potocka
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Wyraziliśmy zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych z TP SA. Niedawno po raz pierwszy otrzymaliśmy fakturę e-mailem. Na dole faktury jest adnotacja: „Uwaga: wydruk papierowy faktury otrzymanej w formie elektronicznej nie jest fakturą VAT”. Czy taka faktura daje podstawę do odliczenia?

RADA

REKLAMA

Autopromocja

Jeśli faktura przesłana firmie e-mailem nie spełnia warunków, aby uznać ją za fakturę elektroniczną (powinna być zabezpieczona bezpiecznym podpisem elektronicznym lub wystawiona w systemie EDI), to nie stanowi podstawy do odliczenia VAT. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Przepisy o VAT dopuszczają dwie formy wystawiania faktur: papierową i elektroniczną (tzw. e-faktury). Każda z nich podlega odrębnym zasadom.

Obowiązujące obecnie przepisy dopuszczają możliwość wystawiania i przesyłania kontrahentowi faktur z wykorzystaniem drogi elektronicznego przekazu, ale tylko wówczas, gdy po stronie zarówno wystawcy, jak i nabywcy zostaną zachowane odpowiednie wymogi. I nabywca, i wystawca muszą spełnić warunki co do ich wystawiania, przesyłania, a także przechowywania i udostępniania organom skarbowym w formie elektronicznej. Szczegółowe warunki określa rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Ponadto przy wystawianiu e-faktur muszą być przestrzegane również pozostałe zasady, obowiązujące przy wystawianiu faktur w formie papierowej, tj. określone w art. 106 ustawy oraz w rozdziale 3 rozporządzenia w sprawie faktur - w zakresie danych, jakie powinna ona zawierać. Jedynym wyjątkiem jest to, e-faktury nie są wystawiane w dwóch egzemplarzach i nie oznacza się ich odpowiednio jako „Oryginał” (przeznaczony dla nabywcy) i „Kopia” (przeznaczona dla wystawcy).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czy e-mail wystarczy, aby potwierdzić WDT

Podstawowym warunkiem wystawiania i przesyłania e-faktur, poza zgodą nabywcy na tę formę otrzymywania faktur, jest zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia i integralności ich treści poprzez:

• zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

REKLAMA

• wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Tylko faktura przesłana w taki sposób może zostać wprowadzona do obrotu prawnego. Faktury przesłane drogą elektroniczną, ale bez spełnienia tego wymogu, nie mogą być uznane za e-faktury dokumentujące czynność sprzedaży. W konsekwencji nie stanowią podstawy do odliczenia z nich VAT u nabywcy.

WAŻNE!

E-faktury VAT mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, jeżeli autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI). Na taką formę przesyłania faktur nabywca musi wyrazić zgodę.

Z przedstawionego pytania nie wynika jednoznacznie, czy powyższe warunki zostały spełnione przez TP SA i czy w związku z tym przesyłane przez nią faktury są fakturami elektronicznymi w rozumieniu powyższego rozporządzenia. Możliwe są zatem dwa warianty.

I wariant - przesyłane faktury spełniają warunki, aby mogły być uznane za e-faktury

Jeżeli TP SA wystawia i przesyła faktury w formie elektronicznej zgodnie z przepisami przywołanego rozporządzenia, to są to faktury, które mogą stanowić podstawę odliczenia VAT. W takiej sytuacji firma jako odbiorca takich faktur jest zobowiązana do przechowywania ich również w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność, przez cały okres ich przechowywania (§ 6 ust. 5 ww. rozporządzenia). Firma powinna je wówczas automatycznie rejestrować w systemie finansowo-księgowym. Wymóg przechowywania e-faktur w przedstawiony sposób (na terytorium kraju lub w innym kraju UE) ma na celu stworzenie możliwości, na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowego, pełnego i ciągłego dostępu do nich drogą elektroniczną. Organy podatkowe muszą mieć możliwość udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur. Przechowywanie e-faktur w kraju nie wymaga dopełnienia żadnych dodatkowych obowiązków informacyjnych.

Jakie dokumenty można archiwizować w postaci elektronicznej

Za moment otrzymania faktury przyjmuje się wówczas moment, w którym faktura elektroniczna jest dostępna dla odbiorcy faktury na jego urządzeniach informatycznych.

Jeżeli zatem obie strony transakcji chcą skorzystać z przekazu faktur w formie elektronicznej, a nie papierowej, muszą zastosować się do postanowień rozporządzenia w sprawie e-faktur. Tylko wówczas dojdzie do wprowadzenia faktury do obrotu prawnego. Warunek otrzymania przez wystawcę faktury zgody od odbiorcy na przesyłanie mu e-faktur skutkuje obowiązkiem dla nabywcy przechowywania ich przez wymagany przepisami okres również w formie elektronicznej, a nie papierowej. Jeśli zatem firma jako nabywca spełni przedstawione warunki, nie musi drukować otrzymanej faktury ani w celach księgowych, ani w celach dowodowych. Zachowuje prawo do odliczenia VAT z faktury elektronicznej. Jeżeli natomiast nie spełni wymaganych warunków, to wydrukowana faktura w formie papierowej nie uprawnia jej do odliczenia VAT.

 

Firma może w każdej chwili cofnąć udzieloną TP SA zgodę na przesyłanie jej faktur drogą elektroniczną. Utrata prawa do ich wysyłania następuje wówczas od następnego dnia po dniu, w którym TP SA otrzyma powiadomienie o wycofaniu akceptacji.

WAŻNE!

E-faktury powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę:

• w formie elektronicznej,

• w formacie, w którym zostały przesłane,

• w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia,

• w sposób gwarantujący integralność ich treści,

• w sposób gwarantujący ich czytelność przez cały okres ich przechowywania,

• w sposób umożliwiający na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom,

• do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przez zapewnienie organom podatkowym ciągłego, pełnego i natychmiastowego dostępu do e-faktur należy rozumieć udostępnienie ich za pośrednictwem Internetu. Taka wykładnia jest zgodna z VI Dyrektywą - stwierdził NSA w wyroku z 26 lutego 2009 r., sygn. akt I FSK 1612/07.

II wariant - przesyłane faktury nie spełniają warunków, aby mogły być uznane za e-faktury

Jeżeli TP SA nie spełnia wymaganych rozporządzeniem warunków do przesyłania i przechowywania e-faktur, tylko wystawia je komputerowo (i umieszcza na serwerze internetowym), a następnie w formie plików PDF (lub innych) przesyła je pocztą elektroniczną do firmy, która wyraziła zgodę na ich otrzymywanie w takiej formie, to nie są to faktury elektroniczne w rozumieniu rozporządzenia w sprawie e-faktur. Jedynie sposób przekazania faktury firmie polega na wykorzystaniu łącza internetowego. Taka faktura nie rodzi żadnych skutków prawnych. W tej sytuacji ma miejsce wyłącznie przekazanie do wiadomości odbiorcy (firmy) treści faktury, a nie wystawienie i doręczenie dokumentu, o którym mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, czyli dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży. W ślad za taką fakturą powinna być przesłana firmie faktura VAT (np. pocztą lub drogą elektroniczną, ale po spełnieniu powyższych warunków). Na taką sytuację wskazywałoby również zawarte na otrzymanej fakturze i przytoczone w pytaniu ostatnie zdanie, że (...) wydruk papierowy faktury otrzymanej w formie elektronicznej nie jest fakturą VAT.

PRZYKŁAD

Firma otrzymuje fakturę pocztą elektroniczną. W związku z tym, że obecnie nie ma wymogu podpisywania faktur zarówno przez nabywcę, jak i przez wystawcę, uznaje, że jeżeli wejdzie w jej posiadanie poprzez dokonanie wydruku, to będzie to równoznaczne z otrzymaniem faktury w formie papierowej od wystawcy. Niestety, taki sposób postępowania jest nieprawidłowy. Taka faktura nie spełnia wymaganych warunków do uznania jej za fakturę VAT w formie papierowej czy za e-fakturę. Nie rodzi zatem żadnych skutków prawnych, w tym prawa do odliczenia wykazanego w niej VAT.

W omawianej sytuacji firma powinna wystąpić do TP SA o wystawienie faktury w formie papierowej lub jej duplikatu i przesłanie jej oryginału.

Powyższe stanowisko potwierdzają zarówno organy skarbowe, jak i WSA. Na przykład Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w piśmie z 13 września 2007 r., nr 1472/RPP1/443-265/ 07/MIRT, uznał: Faktury wydrukowane przez nabywcę na własnej drukarce nie rodzą żadnych skutków prawnych, bowiem są one wyłącznie przekazaniem do wiadomości odbiorcy treści faktury, a nie wystawieniem i doręczeniem dokumentu, o którym mowa w ww. art. 106 ust. 1 ustawy. Taka faktura nie może być podstawą do odliczenia podatku VAT.

Podobny pogląd wyraził Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 16 października 2006 r., nr 1471/NUR2/443-294/06/ST.

Również WSA w Warszawie w wyroku z 19 października 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 1341/07, przyznał rację organom podatkowym, stwierdzając, że zasadnie uznały, iż wystawienie kontrahentowi faktury poprzez systemy elektroniczne, bez stosowania przepisów regulujących tę materię, powoduje, że wystawione faktury nie są dokumentem wprowadzonym do obrotu prawnego. A to pozbawia prawa do odliczenia VAT.

• art. 86 ust. 2 pkt 10 i ust. 10 pkt 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 3, poz. 11

• § 2-6 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur - Dz.U. Nr 133, poz. 1119

Anna Potocka

ekspert w zakresie VAT

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czym jest faktura ustrukturyzowana? Czy jej papierowa wersja jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT?

Sejm już uchwalił nowelizację ustawy o VAT wprowadzającą obowiązek wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF. To dla podatników jest bardzo ważna informacja: gdy zostaną wydane bardzo szczegółowe akty wykonawcze (są już opublikowane kolejne wersje projektów) oraz pojawi się zgodnie z tymi rozporządzeniami urzędowe oprogramowanie interfejsowe (dostęp na stronach resortu finansów) można będzie zacząć interesować się tym przedsięwzięciem.

Czy wadliwa forma faktury zakupu pozbawi prawa do odliczenia podatku naliczonego w 2026 roku?

To pytanie zadają sobie dziś podatnicy VAT czynni biorąc pod uwagę perspektywę przyszłego roku: jest bowiem rzeczą pewną, że miliony faktur będą na co dzień wystawiane w dotychczasowych formach (papierowej i elektronicznej), mimo że powinny być wystawione w formie ustrukturyzowanej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)

Jak od lutego 2026 roku będzie wyglądała rewolucja fakturowa w Polsce? Profesor Witold Modzelewski wskazuje dwa możliwe warianty dokumentowania i fakturowania transakcji. W obu tych wariantach – jak przewiduje prof. Modzelewski - podatnicy zrezygnują z kodowania faktur ustrukturyzowanych, a podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy i on będzie dowodem rzeczywistości ekonomicznej. A jeśli treść faktury ustrukturyzowanej będzie inna, to jej wystawca będzie mieć problem, bo potwierdził nieprawdę na dokumencie i musi go poprawić.

Fakturowanie od 1 lutego 2026 r. Prof. Modzelewski: Nie da się przerobić faktury ustrukturyzowanej na dokument handlowy

Faktura ustrukturyzowana kompletnie nie nadaje się do roli dokumentu handlowego, bo jest wysyłana do KSeF a nie do kontrahenta, czyli nie występuje tu kluczowy dla stosunków handlowych moment świadomego dla obu stron umowy doręczenia i akceptacji (albo braku akceptacji) tego dokumentu - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Firma w Szwajcarii - przewidywalne, korzystne podatki i dobry klimat ... do prowadzenia biznesu

Kiedy myślimy o Szwajcarii w kontekście prowadzenia firmy, często pojawiają się utarte skojarzenia: kraj zarezerwowany dla globalnych korporacji, potentatów finansowych, wielkich struktur holdingowych. Tymczasem rzeczywistość wygląda inaczej. Szwajcaria jest przede wszystkim przestrzenią dla tych, którzy potrafią działać mądrze, przejrzyście i z wizją. To kraj, który działa w oparciu o pragmatyzm, dzięki czemu potrafi stworzyć szanse również dla debiutantów na arenie międzynarodowej.

Fundacje rodzinne w Polsce: Rewolucja w sukcesji czy podatkowa pułapka? 2500 zarejestrowanych, ale grozi im wielka zmiana!

Fundacji rodzinnych w Polsce już ponad 2500! To narzędzie chroni majątek i ułatwia przekazanie firm kolejnym pokoleniom. Ale uwaga — nadciągają rządowe zmiany, które mogą zakończyć okres ulg podatkowych i wywołać prawdziwą burzę w środowisku przedsiębiorców. Czy warto się jeszcze spieszyć? Sprawdź, co może oznaczać nowelizacja i jak uniknąć pułapek!

Cypryjskie spółki znikają z rejestru. Polscy przedsiębiorcy tracą milionowe aktywa

Cypr przez lata były synonimem niskich podatków i minimum formalności. Dziś staje się prawną bombą zegarową. Właściciele cypryjskich spółek – często nieświadomie – tracą nieruchomości, udziały i pieniądze. Wystarczy 350 euro zaległości, by stracić majątek wart miliony.

Zwolnienie SD-Z2 przy darowiźnie. Czy zawsze trzeba składać formularz?

Zwolnienie z obowiązku składania formularza SD-Z2 przy darowiźnie budzi wiele pytań. Czy zawsze trzeba zgłaszać darowiznę urzędowi skarbowemu? Wyjaśniamy, kiedy zgłoszenie jest wymagane, a kiedy obowiązek ten jest wyłączony, zwłaszcza w przypadku najbliższej rodziny i darowizny w formie aktu notarialnego.

REKLAMA

KSeF od 1 lutego 2026: firmy bez przygotowania czeka paraliż. Ekspertka ostrzega przed pułapką „dwóch obiegów”

Już od 1 lutego 2026 wszystkie duże firmy w Polsce będą musiały wystawiać faktury w KSeF, a każdy ich kontrahent – także z sektora MŚP – odbierać je przez system. To oznacza, że nawet najmniejsze przedsiębiorstwa mają tylko pół roku, by przygotować się do cyfrowej rewolucji. Brak planu grozi chaosem, błędami i kosztownymi opóźnieniami.

Leasing samochodów - niekorzystne zmiany w rozliczeniach podatkowych od 2026 roku. Kup auto w 2025 r. i wprowadź do ewidencji środków trwałych a zostaniesz przy obecnych zasadach

Wchodzące w styczniu 2026 roku zmiany w zasadach odliczeń podatkowych za leasing samochodów mogą zwiększyć zainteresowanie przedsiębiorców autami o napędzie elektrycznym - przewidują autorzy raportu Superauto. pl. Na początku 2026 r. zmieni się m.in. limit określający maksymalną cenę pojazdu umożliwiającą pełne odliczenie wydatków na zakup, leasing lub wynajem aut spalinowych. Wysokość odliczeń uzależniona będzie od ilości emitowanego przez samochód dwutlenku węgla.

REKLAMA