REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy faktura przesłana e-mailem uprawnia do odliczenia VAT

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Potocka
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Wyraziliśmy zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych z TP SA. Niedawno po raz pierwszy otrzymaliśmy fakturę e-mailem. Na dole faktury jest adnotacja: „Uwaga: wydruk papierowy faktury otrzymanej w formie elektronicznej nie jest fakturą VAT”. Czy taka faktura daje podstawę do odliczenia?

RADA

REKLAMA

Jeśli faktura przesłana firmie e-mailem nie spełnia warunków, aby uznać ją za fakturę elektroniczną (powinna być zabezpieczona bezpiecznym podpisem elektronicznym lub wystawiona w systemie EDI), to nie stanowi podstawy do odliczenia VAT. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Przepisy o VAT dopuszczają dwie formy wystawiania faktur: papierową i elektroniczną (tzw. e-faktury). Każda z nich podlega odrębnym zasadom.

Obowiązujące obecnie przepisy dopuszczają możliwość wystawiania i przesyłania kontrahentowi faktur z wykorzystaniem drogi elektronicznego przekazu, ale tylko wówczas, gdy po stronie zarówno wystawcy, jak i nabywcy zostaną zachowane odpowiednie wymogi. I nabywca, i wystawca muszą spełnić warunki co do ich wystawiania, przesyłania, a także przechowywania i udostępniania organom skarbowym w formie elektronicznej. Szczegółowe warunki określa rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Ponadto przy wystawianiu e-faktur muszą być przestrzegane również pozostałe zasady, obowiązujące przy wystawianiu faktur w formie papierowej, tj. określone w art. 106 ustawy oraz w rozdziale 3 rozporządzenia w sprawie faktur - w zakresie danych, jakie powinna ona zawierać. Jedynym wyjątkiem jest to, e-faktury nie są wystawiane w dwóch egzemplarzach i nie oznacza się ich odpowiednio jako „Oryginał” (przeznaczony dla nabywcy) i „Kopia” (przeznaczona dla wystawcy).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czy e-mail wystarczy, aby potwierdzić WDT

Podstawowym warunkiem wystawiania i przesyłania e-faktur, poza zgodą nabywcy na tę formę otrzymywania faktur, jest zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia i integralności ich treści poprzez:

• zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

• wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Tylko faktura przesłana w taki sposób może zostać wprowadzona do obrotu prawnego. Faktury przesłane drogą elektroniczną, ale bez spełnienia tego wymogu, nie mogą być uznane za e-faktury dokumentujące czynność sprzedaży. W konsekwencji nie stanowią podstawy do odliczenia z nich VAT u nabywcy.

WAŻNE!

E-faktury VAT mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, jeżeli autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI). Na taką formę przesyłania faktur nabywca musi wyrazić zgodę.

Z przedstawionego pytania nie wynika jednoznacznie, czy powyższe warunki zostały spełnione przez TP SA i czy w związku z tym przesyłane przez nią faktury są fakturami elektronicznymi w rozumieniu powyższego rozporządzenia. Możliwe są zatem dwa warianty.

I wariant - przesyłane faktury spełniają warunki, aby mogły być uznane za e-faktury

Jeżeli TP SA wystawia i przesyła faktury w formie elektronicznej zgodnie z przepisami przywołanego rozporządzenia, to są to faktury, które mogą stanowić podstawę odliczenia VAT. W takiej sytuacji firma jako odbiorca takich faktur jest zobowiązana do przechowywania ich również w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność, przez cały okres ich przechowywania (§ 6 ust. 5 ww. rozporządzenia). Firma powinna je wówczas automatycznie rejestrować w systemie finansowo-księgowym. Wymóg przechowywania e-faktur w przedstawiony sposób (na terytorium kraju lub w innym kraju UE) ma na celu stworzenie możliwości, na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowego, pełnego i ciągłego dostępu do nich drogą elektroniczną. Organy podatkowe muszą mieć możliwość udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur. Przechowywanie e-faktur w kraju nie wymaga dopełnienia żadnych dodatkowych obowiązków informacyjnych.

Jakie dokumenty można archiwizować w postaci elektronicznej

Za moment otrzymania faktury przyjmuje się wówczas moment, w którym faktura elektroniczna jest dostępna dla odbiorcy faktury na jego urządzeniach informatycznych.

Jeżeli zatem obie strony transakcji chcą skorzystać z przekazu faktur w formie elektronicznej, a nie papierowej, muszą zastosować się do postanowień rozporządzenia w sprawie e-faktur. Tylko wówczas dojdzie do wprowadzenia faktury do obrotu prawnego. Warunek otrzymania przez wystawcę faktury zgody od odbiorcy na przesyłanie mu e-faktur skutkuje obowiązkiem dla nabywcy przechowywania ich przez wymagany przepisami okres również w formie elektronicznej, a nie papierowej. Jeśli zatem firma jako nabywca spełni przedstawione warunki, nie musi drukować otrzymanej faktury ani w celach księgowych, ani w celach dowodowych. Zachowuje prawo do odliczenia VAT z faktury elektronicznej. Jeżeli natomiast nie spełni wymaganych warunków, to wydrukowana faktura w formie papierowej nie uprawnia jej do odliczenia VAT.

 

Firma może w każdej chwili cofnąć udzieloną TP SA zgodę na przesyłanie jej faktur drogą elektroniczną. Utrata prawa do ich wysyłania następuje wówczas od następnego dnia po dniu, w którym TP SA otrzyma powiadomienie o wycofaniu akceptacji.

WAŻNE!

E-faktury powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę:

• w formie elektronicznej,

• w formacie, w którym zostały przesłane,

• w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia,

• w sposób gwarantujący integralność ich treści,

• w sposób gwarantujący ich czytelność przez cały okres ich przechowywania,

• w sposób umożliwiający na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom,

• do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przez zapewnienie organom podatkowym ciągłego, pełnego i natychmiastowego dostępu do e-faktur należy rozumieć udostępnienie ich za pośrednictwem Internetu. Taka wykładnia jest zgodna z VI Dyrektywą - stwierdził NSA w wyroku z 26 lutego 2009 r., sygn. akt I FSK 1612/07.

II wariant - przesyłane faktury nie spełniają warunków, aby mogły być uznane za e-faktury

Jeżeli TP SA nie spełnia wymaganych rozporządzeniem warunków do przesyłania i przechowywania e-faktur, tylko wystawia je komputerowo (i umieszcza na serwerze internetowym), a następnie w formie plików PDF (lub innych) przesyła je pocztą elektroniczną do firmy, która wyraziła zgodę na ich otrzymywanie w takiej formie, to nie są to faktury elektroniczne w rozumieniu rozporządzenia w sprawie e-faktur. Jedynie sposób przekazania faktury firmie polega na wykorzystaniu łącza internetowego. Taka faktura nie rodzi żadnych skutków prawnych. W tej sytuacji ma miejsce wyłącznie przekazanie do wiadomości odbiorcy (firmy) treści faktury, a nie wystawienie i doręczenie dokumentu, o którym mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, czyli dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży. W ślad za taką fakturą powinna być przesłana firmie faktura VAT (np. pocztą lub drogą elektroniczną, ale po spełnieniu powyższych warunków). Na taką sytuację wskazywałoby również zawarte na otrzymanej fakturze i przytoczone w pytaniu ostatnie zdanie, że (...) wydruk papierowy faktury otrzymanej w formie elektronicznej nie jest fakturą VAT.

PRZYKŁAD

Firma otrzymuje fakturę pocztą elektroniczną. W związku z tym, że obecnie nie ma wymogu podpisywania faktur zarówno przez nabywcę, jak i przez wystawcę, uznaje, że jeżeli wejdzie w jej posiadanie poprzez dokonanie wydruku, to będzie to równoznaczne z otrzymaniem faktury w formie papierowej od wystawcy. Niestety, taki sposób postępowania jest nieprawidłowy. Taka faktura nie spełnia wymaganych warunków do uznania jej za fakturę VAT w formie papierowej czy za e-fakturę. Nie rodzi zatem żadnych skutków prawnych, w tym prawa do odliczenia wykazanego w niej VAT.

W omawianej sytuacji firma powinna wystąpić do TP SA o wystawienie faktury w formie papierowej lub jej duplikatu i przesłanie jej oryginału.

Powyższe stanowisko potwierdzają zarówno organy skarbowe, jak i WSA. Na przykład Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w piśmie z 13 września 2007 r., nr 1472/RPP1/443-265/ 07/MIRT, uznał: Faktury wydrukowane przez nabywcę na własnej drukarce nie rodzą żadnych skutków prawnych, bowiem są one wyłącznie przekazaniem do wiadomości odbiorcy treści faktury, a nie wystawieniem i doręczeniem dokumentu, o którym mowa w ww. art. 106 ust. 1 ustawy. Taka faktura nie może być podstawą do odliczenia podatku VAT.

Podobny pogląd wyraził Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 16 października 2006 r., nr 1471/NUR2/443-294/06/ST.

Również WSA w Warszawie w wyroku z 19 października 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 1341/07, przyznał rację organom podatkowym, stwierdzając, że zasadnie uznały, iż wystawienie kontrahentowi faktury poprzez systemy elektroniczne, bez stosowania przepisów regulujących tę materię, powoduje, że wystawione faktury nie są dokumentem wprowadzonym do obrotu prawnego. A to pozbawia prawa do odliczenia VAT.

• art. 86 ust. 2 pkt 10 i ust. 10 pkt 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 3, poz. 11

• § 2-6 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur - Dz.U. Nr 133, poz. 1119

Anna Potocka

ekspert w zakresie VAT

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami. Ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

Zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 roku. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

REKLAMA

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

Krajowy System e-Faktur – czas na konkrety. Przygotowania nie powinny czekać. Firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem "przeciążenia projektowego"

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Gruszczyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. Co z nimi zrobi? MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

2 miliony firm czeka na podpis prezydenta. Stawką jest niższa składka zdrowotna

To może być przełom dla mikroprzedsiębiorców: Rada Przedsiębiorców apeluje do Andrzeja Dudy o podpisanie ustawy, która ulży milionom firm dotkniętym Polskim Ładem. "To test, czy naprawdę zależy nam na polskich firmach" – mówią organizatorzy pikiety zaplanowanej na 6 maja.

REKLAMA

Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje skutków błędów w deklaracjach podatkowych. Ochrona dopiero po wykupieniu rozszerzonej polisy OC

Księgowi w biurach rachunkowych mają coraz mniej czasu na złożenie deklaracji podatkowych swoich klientów – termin składania m.in. PIT-36, PIT-37 i PIT-28 mija 30 kwietnia. Pod presją czasu księgowym zdarzają się pomyłki, np. błędne rozliczenie ulg, nieuwzględnienie wszystkich przychodów czy pomyłki w zaliczkach na podatek. W jednej z takich spraw nieprawidłowe wykazanie zaliczek w PIT-36L zakończyło się naliczonymi przez Urząd Skarbowy odsetkami w wysokości ponad 7000 zł. Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych – ochronę zapewnia dopiero wykupienie rozszerzonej polisy.

Rewolucja płacowa w całej UE od 2026 r. Pracodawcy będą musieli ujawniać kwoty wynagrodzenia pracownikom i kandydatom do pracy

Wynagrodzenia przestaną być tematem tabu. Od czerwca 2026 roku pracodawcy będą mieli obowiązek ujawniania informacji o płacach, zarówno kandydatom do pracy, jak i zatrudnionym pracownikom. Czy to koniec nierówności i początek nowego rozdania na rynku pracy?

REKLAMA