REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakie dokumenty można archiwizować w postaci elektronicznej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ewa Szczepankiewicz
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Ustawa o rachunkowości daje możliwość przechowywania niektórych dokumentów w postaci elektronicznej. Czy taka metoda archiwizowania może dotyczyć oryginałów faktur obcych zakupu oraz kopii własnych faktur sprzedaży, dokumentów kasowych, wyciągów bankowych, poleceń księgowania, deklaracji podatkowych? Czy archiwizowania dokonać na przykład z użyciem skanera, zapisując pliki w formacie pdf i przechowując na dyskach optycznych jednokrotnego zapisu (płytach CD-R)?

RADA

REKLAMA

Autopromocja

Faktury VAT wystawione w formie papierowej nie mogą być przechowywane w postaci elektronicznej. Inne dokumenty, z wyjątkiem wymienionych w art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego mogą zostać przeniesione na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość tych dowodów.

UZASADNIENIE

Ustawa o rachunkowości wskazuje (art. 73 ust. 2), że po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku. Taki sposób archiwizowania można stosować do dokumentów, z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki.

ZMIANY

Dalszy ciąg materiału pod wideo

OD 1 STYCZNIA 2009

W nowelizacji ustawy o rachunkowości z 10 października 2008 r. wykreślono z art. 73 ust. 2 słowa „list płac”. W związku z tym od 1 stycznia 2009 r. listy płac będą mogły być archiwizowane na informatycznych nośnikach danych*).

Dokumenty kasowe, wyciągi bankowe, polecenia księgowania...

Wymienione w pytaniu papierowe dowody księgowe, jak: dokumenty kasowe, wyciągi bankowe, polecenia księgowania, deklaracje podatkowe, mogą być po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przeniesione na informatyczne nośniki danych. Informatyczne nośniki danych muszą oczywiście spełnić warunek pozwalający zachować w trwałej postaci zawartość tych dowodów oraz ich odtworzenie (w dowolnej chwili) w postaci wydruku. Skanowanie obrazu dokumentu i jego zapis w formacie pdf na dysku optycznym jednokrotnego zapisu (CD-R) pozwala zachować w trwałej postaci zawartość dowodów oraz odtworzyć dowody w postaci wydruku. Zachowane są zatem warunki archiwizowania wynikające z art. 73 ustawy o rachunkowości.

Należy zauważyć, że jednostki, ze względu na oszczędność czasu pracy i papieru, zdecydowanie bardziej byłyby zainteresowane przechowywaniem dokumentów księgowych w formie elektronicznej już od momentu ich powstania, a nie dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Tym bardziej gdy dokumenty te tworzone są elektronicznie i dopiero potem drukowane (np. własne raporty kasowe tworzone w programie finansowo-księgowym lub otrzymywane wyciągi bankowe, które są tworzone elektronicznie i możliwe do ściągnięcia po bezpiecznym zalogowaniu na stronę www).

Faktury zakupu, faktury sprzedaży, faktury wewnętrzne...

REKLAMA

Ustawa o rachunkowości nie uwzględnia w cytowanym wcześniej art. 73 ust. 2 dokumentów sprzedaży i zakupu. Zatem z bilansowego punktu widzenia dokumenty takie mogłyby być archiwizowane w formie elektronicznej - gdyby nie inne przepisy ich dotyczące. W odniesieniu do faktur zakupu, faktur sprzedaży oraz faktur wewnętrznych będą miały zastosowanie przepisy rozporządzeń dotyczących ustawy o podatku od towarów i usług VAT:

• w odniesieniu do faktur VAT - rozporządzenie Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług,

• w odniesieniu do faktur VAT elektronicznych - rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur,

• w odniesieniu do faktur VAT drukowanych przez kasę fiskalną (oraz kopii paragonów i raportów zbiorczych sprzedaży detalicznej) - rozporządzenie Ministra Finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników.

Wynika z nich, że:

REKLAMA

• Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te należy przechowywać w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 23 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku). Zatem faktury należy przechowywać w postaci, w jakiej powstały. Jeśli zostały sporządzone w postaci papierowej, w tej postaci powinny być również przechowywane przez cały okres ich wymaganego archiwizowania.

Faktury wystawiane w formie elektronicznej należy przechowywać w tej formie, z zastosowaniem elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków (§ 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych). Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania (§ 6 ust. 5 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych).

• Podatnicy prowadzący ewidencję z zastosowaniem kas rejestrujących są obowiązani do sporządzania równocześnie wydruków oryginałów i kopii paragonów dla każdej sprzedaży, wydruków raportów fiskalnych dobowych i raportów fiskalnych okresowych oraz mogą z zastosowaniem kas rejestrujących sporządzać faktury VAT i ich kopie (§ 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Kopie dokumentów kasowych, pod warunkami wymienionymi w § 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, mogą być sporządzane i przechowywane również na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu. Należy jednak pamiętać, że jednym z warunków jest w tym przypadku posiadanie sprawnych urządzeń do odtworzenia treści zawartych na tych nośnikach w postaci wydruków. Przepis ten znajduje jednak rzadkie zastosowanie w praktyce, głównie ze względów technicznych. Do chwili obecnej przepisy podatkowe narzucają konieczność drukowania i przechowywania kopii paragonów.

 

Dwie sprzeczne interpretacje o archiwizowaniu faktur w postaci elektronicznej

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w indywidualnej interpretacji z 16 stycznia 2008 r. (nr IP-PP2-443-33/08-2/ASi) stwierdził, że w przypadku wystawianych i otrzymywanych faktur:

Nie jest możliwe więc przechowywanie tych dokumentów wyłącznie w formie trwałych nośników innych niż papier, nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. (...) Powołane przez Wnioskującego przepisy art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości o możliwości przeniesienia treści dowodów księgowych na nośniki odnoszą się do sytuacji opisanych w tym przepisie i nie mają zastosowania do dokumentów księgowych wymienionych w powołanych przepisach prawa podatkowego, z tych powodów, iż przepisy prawa podatkowego na przedmiotowe unormowania się nie powołują. Wskazane przepisy prawa podatkowego (Ordynacji podatkowej, ustawy o podatku od towarów i usług, rozporządzenia wykonawczego) powołane również w stanowisku Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej zdarzenia przyszłego - odnoszą się do oryginalnego dokumentu wystawionego i obowiązku jego przechowywania. Przepisy prawa podatkowego stanowią odrębną, niezależną dziedzinę prawa i uregulowania ustawy normującej zasady rachunkowości oraz tryb badania sprawozdań finansowych (jakim jest powołana ustawa o rachunkowości) nie mogą tych unormowań zmieniać.

Jednakże można odnaleźć także odmienne stanowiska. Przykładem może być postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 19 czerwca 2006 r. (nr DPP-0051/5/06), wydane przez Drugi Wielkopolski Urząd Skarbowy w Kaliszu. Z przedstawionego w nim stanu faktycznego wynika, że podatnik wystawia faktury przeznaczone dla kontrahentów, jak też faktury wewnętrzne, w formie papierowej. W związku z prowadzonym w firmie zintegrowanym systemem informatycznym SAP spółka zamierza odstąpić od przechowywania wystawianych dokumentów w formie papierowej i archiwizować je tylko w postaci elektronicznej, zapewniając jednocześnie natychmiastowy ich wydruk na żądanie organów skarbowych.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Kaliszu stwierdził, że stanowisko przedstawione przez spółkę we wniosku jest prawidłowe:

Zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. z 2002 r. Dz.U. Nr 76, poz. 694 ze zm.), z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Ponieważ z przesłanego zapytania wynika, że spełniacie Państwo warunki określone wyżej, a przedmiotem elektronicznej archiwizacji będą faktury, a więc dokumenty niewyłączone z elektronicznej archiwizacji, należało stwierdzić jak w sentencji postanowienia.

W związku z istnieniem sprzecznych interpretacji organów podatkowych radzimy w omawianej kwestii archiwizowania faktur zwrócić się z prośbą o indywidualną interpretację podatkową.

Zasady archiwizacji dokumentów księgowych w postaci elektronicznej

Przechowując dokumenty księgowe w postaci elektronicznej, należy pamiętać o ogólnych zasadach ich archiwizacji. Artykuł 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazuje, że:

dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Z kolei art. 71 ustawy o rachunkowości wskazuje sposób przechowywania i ochrony dowodów księgowych (także w postaci elektronicznej).

• § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur - Dz.U. Nr 133, poz. 1119

• § 23 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 89, poz. 542

• § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników - Dz.U. Nr 108, poz. 948; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 85, poz. 798

• art. 71-73 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 171, poz. 1056

Ewa Szczepankiewicz

główna księgowa w spółce z o.o.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czym jest faktura ustrukturyzowana? Czy jej papierowa wersja jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT?

Sejm już uchwalił nowelizację ustawy o VAT wprowadzającą obowiązek wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF. To dla podatników jest bardzo ważna informacja: gdy zostaną wydane bardzo szczegółowe akty wykonawcze (są już opublikowane kolejne wersje projektów) oraz pojawi się zgodnie z tymi rozporządzeniami urzędowe oprogramowanie interfejsowe (dostęp na stronach resortu finansów) można będzie zacząć interesować się tym przedsięwzięciem.

Czy wadliwa forma faktury zakupu pozbawi prawa do odliczenia podatku naliczonego w 2026 roku?

To pytanie zadają sobie dziś podatnicy VAT czynni biorąc pod uwagę perspektywę przyszłego roku: jest bowiem rzeczą pewną, że miliony faktur będą na co dzień wystawiane w dotychczasowych formach (papierowej i elektronicznej), mimo że powinny być wystawione w formie ustrukturyzowanej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)

Jak od lutego 2026 roku będzie wyglądała rewolucja fakturowa w Polsce? Profesor Witold Modzelewski wskazuje dwa możliwe warianty dokumentowania i fakturowania transakcji. W obu tych wariantach – jak przewiduje prof. Modzelewski - podatnicy zrezygnują z kodowania faktur ustrukturyzowanych, a podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy i on będzie dowodem rzeczywistości ekonomicznej. A jeśli treść faktury ustrukturyzowanej będzie inna, to jej wystawca będzie mieć problem, bo potwierdził nieprawdę na dokumencie i musi go poprawić.

Fakturowanie od 1 lutego 2026 r. Prof. Modzelewski: Nie da się przerobić faktury ustrukturyzowanej na dokument handlowy

Faktura ustrukturyzowana kompletnie nie nadaje się do roli dokumentu handlowego, bo jest wysyłana do KSeF a nie do kontrahenta, czyli nie występuje tu kluczowy dla stosunków handlowych moment świadomego dla obu stron umowy doręczenia i akceptacji (albo braku akceptacji) tego dokumentu - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Firma w Szwajcarii - przewidywalne, korzystne podatki i dobry klimat ... do prowadzenia biznesu

Kiedy myślimy o Szwajcarii w kontekście prowadzenia firmy, często pojawiają się utarte skojarzenia: kraj zarezerwowany dla globalnych korporacji, potentatów finansowych, wielkich struktur holdingowych. Tymczasem rzeczywistość wygląda inaczej. Szwajcaria jest przede wszystkim przestrzenią dla tych, którzy potrafią działać mądrze, przejrzyście i z wizją. To kraj, który działa w oparciu o pragmatyzm, dzięki czemu potrafi stworzyć szanse również dla debiutantów na arenie międzynarodowej.

Fundacje rodzinne w Polsce: Rewolucja w sukcesji czy podatkowa pułapka? 2500 zarejestrowanych, ale grozi im wielka zmiana!

Fundacji rodzinnych w Polsce już ponad 2500! To narzędzie chroni majątek i ułatwia przekazanie firm kolejnym pokoleniom. Ale uwaga — nadciągają rządowe zmiany, które mogą zakończyć okres ulg podatkowych i wywołać prawdziwą burzę w środowisku przedsiębiorców. Czy warto się jeszcze spieszyć? Sprawdź, co może oznaczać nowelizacja i jak uniknąć pułapek!

Cypryjskie spółki znikają z rejestru. Polscy przedsiębiorcy tracą milionowe aktywa

Cypr przez lata były synonimem niskich podatków i minimum formalności. Dziś staje się prawną bombą zegarową. Właściciele cypryjskich spółek – często nieświadomie – tracą nieruchomości, udziały i pieniądze. Wystarczy 350 euro zaległości, by stracić majątek wart miliony.

Zwolnienie SD-Z2 przy darowiźnie. Czy zawsze trzeba składać formularz?

Zwolnienie z obowiązku składania formularza SD-Z2 przy darowiźnie budzi wiele pytań. Czy zawsze trzeba zgłaszać darowiznę urzędowi skarbowemu? Wyjaśniamy, kiedy zgłoszenie jest wymagane, a kiedy obowiązek ten jest wyłączony, zwłaszcza w przypadku najbliższej rodziny i darowizny w formie aktu notarialnego.

REKLAMA

KSeF od 1 lutego 2026: firmy bez przygotowania czeka paraliż. Ekspertka ostrzega przed pułapką „dwóch obiegów”

Już od 1 lutego 2026 wszystkie duże firmy w Polsce będą musiały wystawiać faktury w KSeF, a każdy ich kontrahent – także z sektora MŚP – odbierać je przez system. To oznacza, że nawet najmniejsze przedsiębiorstwa mają tylko pół roku, by przygotować się do cyfrowej rewolucji. Brak planu grozi chaosem, błędami i kosztownymi opóźnieniami.

Leasing samochodów - niekorzystne zmiany w rozliczeniach podatkowych od 2026 roku. Kup auto w 2025 r. i wprowadź do ewidencji środków trwałych a zostaniesz przy obecnych zasadach

Wchodzące w styczniu 2026 roku zmiany w zasadach odliczeń podatkowych za leasing samochodów mogą zwiększyć zainteresowanie przedsiębiorców autami o napędzie elektrycznym - przewidują autorzy raportu Superauto. pl. Na początku 2026 r. zmieni się m.in. limit określający maksymalną cenę pojazdu umożliwiającą pełne odliczenie wydatków na zakup, leasing lub wynajem aut spalinowych. Wysokość odliczeń uzależniona będzie od ilości emitowanego przez samochód dwutlenku węgla.

REKLAMA