REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakie dokumenty można archiwizować w postaci elektronicznej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ewa Szczepankiewicz
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Ustawa o rachunkowości daje możliwość przechowywania niektórych dokumentów w postaci elektronicznej. Czy taka metoda archiwizowania może dotyczyć oryginałów faktur obcych zakupu oraz kopii własnych faktur sprzedaży, dokumentów kasowych, wyciągów bankowych, poleceń księgowania, deklaracji podatkowych? Czy archiwizowania dokonać na przykład z użyciem skanera, zapisując pliki w formacie pdf i przechowując na dyskach optycznych jednokrotnego zapisu (płytach CD-R)?

RADA

REKLAMA

Autopromocja

Faktury VAT wystawione w formie papierowej nie mogą być przechowywane w postaci elektronicznej. Inne dokumenty, z wyjątkiem wymienionych w art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego mogą zostać przeniesione na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość tych dowodów.

UZASADNIENIE

Ustawa o rachunkowości wskazuje (art. 73 ust. 2), że po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku. Taki sposób archiwizowania można stosować do dokumentów, z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki.

ZMIANY

Dalszy ciąg materiału pod wideo

OD 1 STYCZNIA 2009

W nowelizacji ustawy o rachunkowości z 10 października 2008 r. wykreślono z art. 73 ust. 2 słowa „list płac”. W związku z tym od 1 stycznia 2009 r. listy płac będą mogły być archiwizowane na informatycznych nośnikach danych*).

Dokumenty kasowe, wyciągi bankowe, polecenia księgowania...

Wymienione w pytaniu papierowe dowody księgowe, jak: dokumenty kasowe, wyciągi bankowe, polecenia księgowania, deklaracje podatkowe, mogą być po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przeniesione na informatyczne nośniki danych. Informatyczne nośniki danych muszą oczywiście spełnić warunek pozwalający zachować w trwałej postaci zawartość tych dowodów oraz ich odtworzenie (w dowolnej chwili) w postaci wydruku. Skanowanie obrazu dokumentu i jego zapis w formacie pdf na dysku optycznym jednokrotnego zapisu (CD-R) pozwala zachować w trwałej postaci zawartość dowodów oraz odtworzyć dowody w postaci wydruku. Zachowane są zatem warunki archiwizowania wynikające z art. 73 ustawy o rachunkowości.

Należy zauważyć, że jednostki, ze względu na oszczędność czasu pracy i papieru, zdecydowanie bardziej byłyby zainteresowane przechowywaniem dokumentów księgowych w formie elektronicznej już od momentu ich powstania, a nie dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Tym bardziej gdy dokumenty te tworzone są elektronicznie i dopiero potem drukowane (np. własne raporty kasowe tworzone w programie finansowo-księgowym lub otrzymywane wyciągi bankowe, które są tworzone elektronicznie i możliwe do ściągnięcia po bezpiecznym zalogowaniu na stronę www).

Faktury zakupu, faktury sprzedaży, faktury wewnętrzne...

Ustawa o rachunkowości nie uwzględnia w cytowanym wcześniej art. 73 ust. 2 dokumentów sprzedaży i zakupu. Zatem z bilansowego punktu widzenia dokumenty takie mogłyby być archiwizowane w formie elektronicznej - gdyby nie inne przepisy ich dotyczące. W odniesieniu do faktur zakupu, faktur sprzedaży oraz faktur wewnętrznych będą miały zastosowanie przepisy rozporządzeń dotyczących ustawy o podatku od towarów i usług VAT:

• w odniesieniu do faktur VAT - rozporządzenie Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług,

• w odniesieniu do faktur VAT elektronicznych - rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur,

• w odniesieniu do faktur VAT drukowanych przez kasę fiskalną (oraz kopii paragonów i raportów zbiorczych sprzedaży detalicznej) - rozporządzenie Ministra Finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników.

Wynika z nich, że:

• Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te należy przechowywać w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 23 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku). Zatem faktury należy przechowywać w postaci, w jakiej powstały. Jeśli zostały sporządzone w postaci papierowej, w tej postaci powinny być również przechowywane przez cały okres ich wymaganego archiwizowania.

Faktury wystawiane w formie elektronicznej należy przechowywać w tej formie, z zastosowaniem elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków (§ 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych). Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania (§ 6 ust. 5 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych).

• Podatnicy prowadzący ewidencję z zastosowaniem kas rejestrujących są obowiązani do sporządzania równocześnie wydruków oryginałów i kopii paragonów dla każdej sprzedaży, wydruków raportów fiskalnych dobowych i raportów fiskalnych okresowych oraz mogą z zastosowaniem kas rejestrujących sporządzać faktury VAT i ich kopie (§ 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Kopie dokumentów kasowych, pod warunkami wymienionymi w § 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, mogą być sporządzane i przechowywane również na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu. Należy jednak pamiętać, że jednym z warunków jest w tym przypadku posiadanie sprawnych urządzeń do odtworzenia treści zawartych na tych nośnikach w postaci wydruków. Przepis ten znajduje jednak rzadkie zastosowanie w praktyce, głównie ze względów technicznych. Do chwili obecnej przepisy podatkowe narzucają konieczność drukowania i przechowywania kopii paragonów.

 

Dwie sprzeczne interpretacje o archiwizowaniu faktur w postaci elektronicznej

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w indywidualnej interpretacji z 16 stycznia 2008 r. (nr IP-PP2-443-33/08-2/ASi) stwierdził, że w przypadku wystawianych i otrzymywanych faktur:

Nie jest możliwe więc przechowywanie tych dokumentów wyłącznie w formie trwałych nośników innych niż papier, nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. (...) Powołane przez Wnioskującego przepisy art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości o możliwości przeniesienia treści dowodów księgowych na nośniki odnoszą się do sytuacji opisanych w tym przepisie i nie mają zastosowania do dokumentów księgowych wymienionych w powołanych przepisach prawa podatkowego, z tych powodów, iż przepisy prawa podatkowego na przedmiotowe unormowania się nie powołują. Wskazane przepisy prawa podatkowego (Ordynacji podatkowej, ustawy o podatku od towarów i usług, rozporządzenia wykonawczego) powołane również w stanowisku Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej zdarzenia przyszłego - odnoszą się do oryginalnego dokumentu wystawionego i obowiązku jego przechowywania. Przepisy prawa podatkowego stanowią odrębną, niezależną dziedzinę prawa i uregulowania ustawy normującej zasady rachunkowości oraz tryb badania sprawozdań finansowych (jakim jest powołana ustawa o rachunkowości) nie mogą tych unormowań zmieniać.

Jednakże można odnaleźć także odmienne stanowiska. Przykładem może być postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 19 czerwca 2006 r. (nr DPP-0051/5/06), wydane przez Drugi Wielkopolski Urząd Skarbowy w Kaliszu. Z przedstawionego w nim stanu faktycznego wynika, że podatnik wystawia faktury przeznaczone dla kontrahentów, jak też faktury wewnętrzne, w formie papierowej. W związku z prowadzonym w firmie zintegrowanym systemem informatycznym SAP spółka zamierza odstąpić od przechowywania wystawianych dokumentów w formie papierowej i archiwizować je tylko w postaci elektronicznej, zapewniając jednocześnie natychmiastowy ich wydruk na żądanie organów skarbowych.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Kaliszu stwierdził, że stanowisko przedstawione przez spółkę we wniosku jest prawidłowe:

Zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. z 2002 r. Dz.U. Nr 76, poz. 694 ze zm.), z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Ponieważ z przesłanego zapytania wynika, że spełniacie Państwo warunki określone wyżej, a przedmiotem elektronicznej archiwizacji będą faktury, a więc dokumenty niewyłączone z elektronicznej archiwizacji, należało stwierdzić jak w sentencji postanowienia.

W związku z istnieniem sprzecznych interpretacji organów podatkowych radzimy w omawianej kwestii archiwizowania faktur zwrócić się z prośbą o indywidualną interpretację podatkową.

Zasady archiwizacji dokumentów księgowych w postaci elektronicznej

Przechowując dokumenty księgowe w postaci elektronicznej, należy pamiętać o ogólnych zasadach ich archiwizacji. Artykuł 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazuje, że:

dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Z kolei art. 71 ustawy o rachunkowości wskazuje sposób przechowywania i ochrony dowodów księgowych (także w postaci elektronicznej).

• § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur - Dz.U. Nr 133, poz. 1119

• § 23 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 89, poz. 542

• § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników - Dz.U. Nr 108, poz. 948; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 85, poz. 798

• art. 71-73 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 171, poz. 1056

Ewa Szczepankiewicz

główna księgowa w spółce z o.o.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

2 miliony firm czeka na podpis prezydenta. Stawką jest niższa składka zdrowotna

To może być przełom dla mikroprzedsiębiorców: Rada Przedsiębiorców apeluje do Andrzeja Dudy o podpisanie ustawy, która ulży milionom firm dotkniętym Polskim Ładem. "To test, czy naprawdę zależy nam na polskich firmach" – mówią organizatorzy pikiety zaplanowanej na 6 maja.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje skutków błędów w deklaracjach podatkowych. Ochrona dopiero po wykupieniu rozszerzonej polisy OC

Księgowi w biurach rachunkowych mają coraz mniej czasu na złożenie deklaracji podatkowych swoich klientów – termin składania m.in. PIT-36, PIT-37 i PIT-28 mija 30 kwietnia. Pod presją czasu księgowym zdarzają się pomyłki, np. błędne rozliczenie ulg, nieuwzględnienie wszystkich przychodów czy pomyłki w zaliczkach na podatek. W jednej z takich spraw nieprawidłowe wykazanie zaliczek w PIT-36L zakończyło się naliczonymi przez Urząd Skarbowy odsetkami w wysokości ponad 7000 zł. Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych – ochronę zapewnia dopiero wykupienie rozszerzonej polisy.

Rewolucja płacowa w całej UE od 2026 roku. Pracodawcy będą musieli ujawniać kwoty wynagrodzenia pracownikom i kandydatom do pracy

Wynagrodzenia przestaną być tematem tabu. Od czerwca 2026 roku pracodawcy będą mieli obowiązek ujawniania informacji o płacach, zarówno kandydatom do pracy, jak i zatrudnionym pracownikom. Czy to koniec nierówności i początek nowego rozdania na rynku pracy?

REKLAMA

Firmy ignorują KSeF? Tylko 5 tys. podmiotów gotowych na rewolucję e-fakturowania

Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie za 9 miesięcy, zaledwie 5230 firm zdecydowało się na dobrowolne wdrożenie systemu. Eksperci biją na alarm – to ostatni moment na przygotowania. Firmy nie tylko ryzykują chaos, ale też muszą zmierzyć się z brakiem środowiska testowego, napiętym harmonogramem i rosnącą liczbą innych zmian w przepisach.

Spółka komandytowa bez VAT od dywidendy – ważna interpretacja skarbówki

Dywidenda wypłacana komplementariuszowi nie podlega VAT – potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Oznacza to, że spółki komandytowe, w których wspólnicy prowadzą sprawy spółki bez wynagrodzenia, nie muszą obawiać się dodatkowego obciążenia podatkowego. To dobra wiadomość dla przedsiębiorców poszukujących efektywnych i bezpiecznych rozwiązań podatkowych.

Fiskus wlepi kary za niezapłacony podatek od sprzedaży ubrań i zabawek w internecie? MF analizuje informacje o 300 tys. osób i podmiotów handlujących na platformach internetowych

Operatorzy platform, za pośrednictwem których dokonywane są transakcje w internecie, przekazali MF dane ponad 177 tys. osób fizycznych i 115 tys. podmiotów – poinformowała PAP rzeczniczka szefa KAS Justyna Pasieczyńska. Dane te są teraz analizowane.

Katastrofa fakturowa w 2026 roku? Kto odważy się wdrożyć obowiązek stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych?

Niedawno opublikowano kolejną wersję projektu „nowelizacji nowelizacji” ustaw na temat faktur ustrukturyzowanych i KSeF, które mają być niezwłocznie uchwalone. Ich jakość woła o pomstę do nieba. Co prawda zaproponowane zmiany świadczą o tym, że twórcy przepisów chcą pozostawić tym, którzy połapią się w tych zawiłościach, jakieś możliwości unikania tej katastrofy, zachowując fakturowanie w dotychczasowej formie przynajmniej do końca 2026 r. Pytanie, tylko po co to całe zamieszanie i dezorganizacja obrotu gospodarczego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Jak nie zbankrutować na IT: inteligentne monitorowanie i optymalizacja kosztowa środowiska informatycznego. Praktyczny przewodnik po narzędziach i strategiach monitorowania

W dzisiejszej erze cyfrowej, środowisko IT stało się krwiobiegiem każdej nowoczesnej organizacji. Od prostych sieci biurowych po rozbudowane infrastruktury chmurowe, złożoność systemów informatycznych stale rośnie. Zarządzanie tak rozległym i dynamicznym ekosystemem to nie lada wyzwanie, wymagające nie tylko dogłębnej wiedzy technicznej, ale przede wszystkim strategicznego podejścia i dostępu do odpowiednich narzędzi. Wyobraźcie sobie ciągłą potrzebę monitorowania wydajności kluczowych aplikacji, dbałości o bezpieczeństwo wrażliwych danych, sprawnego rozwiązywania problemów zgłaszanych przez użytkowników, a jednocześnie planowania przyszłych inwestycji i optymalizacji kosztów. To tylko wierzchołek góry lodowej codziennych obowiązków zespołów IT i kadry managerskiej. W obliczu tej złożoności, poleganie wyłącznie na intuicji czy reaktywnym podejściu do problemów staje się niewystarczające. Kluczem do sukcesu jest proaktywne zarządzanie, oparte na solidnych danych i inteligentnych systemach, które nie tylko informują o bieżącym stanie, ale również pomagają przewidywać przyszłe wyzwania i podejmować mądre decyzje.

Wojna celna USA - Chiny. Jak może się bronić Państwo Środka: 2 scenariusze. Świat (też Stany Zjednoczone) nie może się obejść bez chińskiej produkcji

Chiny mogą przekierować towary nadal objęte nowymi, wysokimi cłami USA przez gospodarki i porty azjatyckie lub (a raczej równolegle) przekierować sprzedaż dotychczas kierowaną do USA na inne rynki - prognozują eksperci Allianz Trade. Bardziej prawdopodobna jest przewaga drugiego scenariusza – tak było podczas pierwszej wojny handlowej prezydenta Trumpa, co obecnie oznaczać będzie m.in. 6% rokroczny wzrost importu z Chin do UE (ale też do innych krajów) w ciągu trzech najbliższych lat. Branża, która nie korzysta z żadnych wyłączeń w wojnie celnej – odzież i tekstylia może odczuć ją w największym stopniu na swoich marżach.

REKLAMA