Czy podpisywanie faktur jest obowiązkowe

RADA

Autopromocja

Przepisy podatkowe nie zawierają wymogu podpisywania i stemplowania faktur. Z kolei z punktu widzenia ustawy o rachunkowości dowód księgowy, jakim jest faktura, powinien zawierać m.in. podpis wystawcy faktury oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów. Wymóg ten nie ma jednak charakteru bezwzględnego.

UZASADNIENIE

Faktura jest dokumentem potwierdzającym zawarcie transakcji. Dane, jakie powinna ona zawierać, określa rozporządzenie MF w sprawie faktur. Przepisy te nie wymieniają wymogu podpisywania faktur przez ich wystawcę i odbiorcę. Według rozporządzenia prawidłowo wystawiona faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej (§ 5 rozporządzenia w sprawie faktur):

Autopromocja

Konferencja: Podatki 2025
przegląd zmian i nowelizacja przepisów w 2025 roku

Sprawdź

1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

2) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;

3) numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

4) dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;

 5) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

 6) miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;

 7) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

 8) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

 9) stawki podatku;

10) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;

11) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

12) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Jak z tego wynika, katalog niezbędnych elementów, jakie powinna zawierać faktura, nie wymienia pieczątki ani podpisów osób upoważnionych do jej wystawienia. Nie można zatem powiedzieć, że faktura VAT bez pieczątki czy podpisów, bądź jednego i drugiego, jest nieprawidłowo wystawionym dokumentem podatkowym. Jeśli tylko zawiera wszystkie elementy wymienione w katalogu, stanowi podstawę wszystkich czynności księgowych. Jest ważnym dokumentem podatkowym. Na jego podstawie podatnik może dokonywać księgowań, odliczania podatku, zapisów w ewidencji.

Jednak w przypadku jednostek prowadzących księgi rachunkowe trzeba mieć na względzie również przepisy ustawy o rachunkowości. Aby dokumentacja księgowa stanowiła wiarygodny dowód przeprowadzenia operacji gospodarczych, musi spełniać określone wymagania zawarte w art. 21:

1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

1a. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Ustawa o rachunkowości zawiera więc wymóg posiadania podpisu wystawcy faktury oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów. Wymóg ten nie ma jednak charakteru bezwzględnego, ponieważ można zaniechać zamieszczania na dowodzie podpisu wystawcy i odbiorcy, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów.

Mimo braku ustawowego obowiązku podpisywania faktur wskazane jest jednak ich podpisywanie. Faktura jest bowiem dokumentem o znaczeniu prawnym i może stanowić dowód zarówno zaciągnięcia zobowiązania, jak i spełnienia określonego świadczenia. Ponadto podpisy uprawdopodobniają autentyczność dokumentu. Warto więc samemu podpisywać dokumenty oraz sugerować podpisanie faktury dostawcy.

• § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 212, poz. 1337; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 222, poz. 1760

• art. 21 ust. 1 i 1a ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 47, poz. 278

Wioletta Chaczykowska

księgowa z licencją MF