Nota korygująca - faktura z błędną nazwą nabywcy

 RADA

W przedstawionej sytuacji odliczenie VAT z takiej faktury jest ryzykowne. Należy zatem dokonać korekty błędnej nazwy nabywcy, wystawiając notę korygującą.

UZASADNIENIE

Prawidłowo wystawiona faktura stanowi dokument uprawniający nabywcę do odliczenia wykazanej w niej kwoty VAT. Powinna ona zawierać m.in. imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, a także odzwierciedlać prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli stwierdzać fakt sprzedaży towaru lub usługi.

Oznacza to, że podana na fakturze nazwa nabywcy wskazuje podmiot, który dokonał zakupu oraz jest uprawniony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tej faktury. Nie budzi zatem wątpliwości, że musi być ona prawidłowa.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu firma dysponuje fakturą z błędnie wpisaną nazwą. Oprócz nazwy firmy wpisano w niej również nazwisko pracownika, który dokonywał zakupu. Jest to istotna nieprawidłowość.

Odliczenie VAT od samochodów - 50% odliczenia przez 5 lat

Zmiany w zakresie kas rejestrujących od 1 kwietnia 2013 r.

Jak po zmianach ewidencjonować obrót na kasie rejestrującej

Podane w nazwie nabywcy imię i nazwisko identyfikuje nabywcę jako osobę fizyczną prowadzącą samodzielnie działalność gospodarczą pod wskazaną nazwą. Z tego względu dokonanie odliczenia VAT z takiej faktury przez firmę (o innym statucie prawnym) byłoby ryzykowne i z pewnością mogłoby zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy.

Należy zatem zadbać o korektę faktury. Przepisy przewidują dwie formy takiej korekty:

- wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę albo

- wystawienie noty korygującej przez nabywcę.

W celu wystawienia faktury korygującej należałoby zwrócić się do sprzedawcy. Natomiast noty korygujące mogą być wystawiane w ściśle określonych przypadkach, a mianowicie gdy w fakturze pierwotnej wystąpiła pomyłka wiążąca się w szczególności z określeniem danych sprzedawcy lub nabywcy lub oznaczeniem towaru albo usługi - co miało miejsce w omawianej sytuacji.

Wprawdzie organy podatkowe zabraniają wystawiania noty korygującej, gdy korekta wiąże się z całkowitą zmianą nabywcy, tzn. gdy faktura jest wystawiona na inną firmę niż nabywca, jednak taka sytuacja nie ma miejsca w omawianym przypadku. Tak by było, gdyby faktura została wystawiona tylko na pracownika. Wówczas taką pomyłkę mógłby skorygować wyłącznie sprzedawca, wystawiając fakturę korygującą do błędnej faktury oraz nową fakturę na Państwa firmę.

 
Zobacz: Horoskop na lato 2013

Nota korygująca powinna zawierać:

1. oznaczenie dokumentu - „NOTA KORYGUJĄCA”,

2. numer kolejny i datę jej wystawienia,

3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku,

5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,

6. dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca, takie jak:

- data wystawienia faktury oraz

- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, o ile taka data została określona i różni się od daty wystawienia faktury (lub miesiąc i rok dokonania sprzedaży - w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym),

7. wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Wzór noty korygującej

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ponadto w aktualnym stanie prawnym nie ma obowiązku wysyłania sprzedawcy noty korygującej w dwóch egzemplarzach i akceptowania jej treści przez jej odbiorcę w formie pisemnej. Sposób akceptacji tego dokumentu jest dowolny. Może być dokonany również w formie elektronicznej. Także brak sprzeciwu oznacza, że sprzedawca zaakceptował notę.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 35

• § 5 ust. 1, § 15 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 68, poz. 360; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1428

Anna Potocka

ekonomistka, ekspert w zakresie VAT, autorka licznych publikacji