Opóźnienie w płatności za fakturę

Przy 60-dniowym opóźnieniu problemy z płynnością są już tak poważne, że firma przestaje funkcjonować - pokazuje case study opracowane na rzeczywistych danych przez Idea Bank i Tax Care.

Polecamy: Samochód po zmianach od 1 kwietnia 2014 - multipakiet

Zachowanie płynności jest niezbędnym warunkiem istnienia firmy, ważniejszym nawet niż osiąganie dodatnich wyników finansowych. Aby móc działać w sposób niezakłócony, mała firma musi tak organizować swoje płatności, aby mieć w kasie środki na ich pokrycie, co z kolei zależy od płatności dokonywanych przez odbiorców. Chodzi tu więc z jednej strony o odpowiednie dopasowanie czasowe wpływów i wypływów, ale również o to, aby odbiorcy trzymali się ustalonych terminów. I tu zwykle zaczynają się problemy. Według wywiadowni gospodarczej Bisnode, zaledwie co czwarta faktura jest w Polsce opłacana na czas. Idea Bank i Tax Care, w kolejnym poradniku dotyczącym płynności finansowej w małych firmach, prześledziły na przykładzie, jakie konsekwencje dla firmy mogą mieć takie opóźnienia w płatnościach.

Podstawowe założenia case study:

- Podmiot: importer i dystrybutor wina.

- Miesięczny przychód: 50 tys. zł, miesięczne koszty: 44,5 tys. zł, miesięczny dochód: 5,5 tys. zł.

- Miesięcznie obsługuje 6 drobnych klientów (po 5 tys. zł przychodu każdy) i jednego klienta głównego (20 tys. zł przychodu).

- Warunki płatności od odbiorców:

> Drobni klienci - płatność po 7 dniach od dostawy towaru,

> Główny klient - płatność po 21 dniach od dostawy towaru.

- Zakup towarów importowanych odbywa się dwa razy w miesiącu (po 15 tys. zł), na początku i w połowie każdego miesiąca.

Faktura zaliczkowa 100% - czy trzeba wystawić fakturę końcową

Zapisz się na nasz newsletter

- Zatrudnienie:

> Handlowiec: wynagrodzenie 2 tys. zł brutto podstawy + 5% prowizji od sprzedaży,

> Asystentka: wynagrodzenie 1,5 tys. zł brutto, zatrudnienie na ¾ etatu.

- Pozostałe koszty:

> Leasing samochodu przedsiębiorcy i samochodu handlowca,

> Paliwo,

> Księgowość,

> Telefony,

> Wynajem biura.

Terminowy kontrahent to skarb

Przyjmijmy w wariancie optymistycznym, że zarówno drobni klienci, jak i główny odbiorca, opłacają swoje faktury w terminie. W przypadku głównego klienta oznacza, że przelew za fakturę na kwotę 20 tys. zł, wystawioną 6 marca, trafia na konto firmy po 21 dniach, czyli 27 marca. Pomimo, że sytuacja jest „idealna”, w firmowej kasie i tak występują niedobory gotówki (skumulowane wpływy z marca nie wystarczają na pokrycie bieżących wydatków) wynikające z dokonywania płatności, np. za zakupione towary. Maksymalne niedobory, występujące w dniach 18 i 19 marca, sięgają prawie 12 tys. zł - taką „górkę” w gotówce musi sobie zapewnić firma z poprzednich miesięcy, aby móc na bieżąco regulować swoje zobowiązania. Sytuacja odwraca się jednak po dokonaniu płatności przez głównego odbiorcę, dzięki czemu firma kończy miesiąc nie tylko z dodatnim wynikiem księgowym, ale też z zapasem gotówki na kwotę prawie 3,5 tys. zł.

Odliczenie VAT od samochodów 2014 - wydatki eksploatacyjne

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Przepływy finansowe w marcu - wariant optymistyczny

Źródło: opracowanie własne na podst. rzeczywistych danych

Dwa tygodnie robią różnicę

A teraz zobaczmy co stanie się z tą samą firmą importującą wina w sytuacji, gdy jej główny klient spóźni się z płatnością o 2 tygodnie: przelew na kwotę 20 tys. zł z tytułu faktury wystawionej na początku marca, wpłynie na jej konto dopiero w kolejnym miesiącu, dokładnie 10 kwietnia. Sytuacja płynnościowa firmy pogorszy się w takim wypadku zasadniczo. Mimo osiągnięcia takiego samego, jak w wariancie optymistycznym, dodatniego wyniku księgowego, niedobór gotówki w kasie firmy przekroczy w ostatnim dniu marca 16,5 tys. zł i jeszcze wzrośnie w pierwszych dniach kwietnia.

W takiej sytuacji firma musi albo uzyskać finansowanie, np. kredyt, albo opóźnić regulowanie swoich wydatków. Importer raczej nie zdecyduje się na to, aby nie zakupić nowego towaru, bo to oznaczałoby problemy z generowaniem przychodów w przyszłości. Do wyboru pozostaje mu jednak opóźnienie płatności za wynajem magazynu, opóźnienie wypłaty wynagrodzeń dla pracowników albo nieuregulowanie w terminie rat leasingowych.

Faktura wystawiona przed dostawą towarów

Przepływy finansowe w marcu i kwietniu - wariant realistyczny

Źródło: opracowanie własne na podst. rzeczywistych danych

60 dni spóźnienia może oznaczać koniec firmy

Możemy sobie wyobrazić bardziej skrajną, choć wcale nie tak mało prawdopodobną, sytuację, w której główny klient spóźnia się z płatnością aż o 60 dni. Nasz przykładowy importer win - mimo wciąż tego samego, dodatniego wyniku księgowego - znajdzie się w bardzo złej kondycji finansowej. Jego maksymalne braki gotówki w kasie przekroczą 26 tys. zł, a stan niedoboru, równoznaczny z brakiem płynności finansowej, będzie utrzymywał się przez półtora miesiąca. Firma z pewnością nie poradzi sobie z taką sytuacją bez wstrzymania swoich płatności czy renegocjacji kontraktów z dostawcami oraz finasowaniem zewnętrznym. Z uzyskaniem kredytu bankowego może mieć już w takiej sytuacji problem. Co więcej, jeżeli - z powodu braku płynności - przestanie regulować własne płatności, musi liczyć się z tym, że trafi do różnego rodzaju rejestrów niesolidnych płatników. A to dodatkowo utrudni dostęp do kredytu w przyszłości. W wariancie pesymistycznym, pomimo tego samego co w poprzednich dwóch wariantach dodatniego wyniku księgowego, firma kończy zarówno marzec, jak i kwiecień z ujemnym stanem gotówki. 

Podstawa zwolnienia z VAT na fakturze - kto i kiedy musi ją zamieszczać?

Przepływy finansowe w marcu i kwietniu - wariant pesymistyczny

Źródło: opracowanie własne na podst. rzeczywistych danych

Katarzyna Siwek, Tax Care

Adam Zagała, Inkubator Przedsiębiorczości Idea Banku