Opóźnienie w płatności za fakturę
REKLAMA
Przy 60-dniowym opóźnieniu problemy z płynnością są już tak poważne, że firma przestaje funkcjonować - pokazuje case study opracowane na rzeczywistych danych przez Idea Bank i Tax Care.
REKLAMA
Polecamy: Samochód po zmianach od 1 kwietnia 2014 - multipakiet
Zachowanie płynności jest niezbędnym warunkiem istnienia firmy, ważniejszym nawet niż osiąganie dodatnich wyników finansowych. Aby móc działać w sposób niezakłócony, mała firma musi tak organizować swoje płatności, aby mieć w kasie środki na ich pokrycie, co z kolei zależy od płatności dokonywanych przez odbiorców. Chodzi tu więc z jednej strony o odpowiednie dopasowanie czasowe wpływów i wypływów, ale również o to, aby odbiorcy trzymali się ustalonych terminów. I tu zwykle zaczynają się problemy. Według wywiadowni gospodarczej Bisnode, zaledwie co czwarta faktura jest w Polsce opłacana na czas. Idea Bank i Tax Care, w kolejnym poradniku dotyczącym płynności finansowej w małych firmach, prześledziły na przykładzie, jakie konsekwencje dla firmy mogą mieć takie opóźnienia w płatnościach.
Podstawowe założenia case study:
- Podmiot: importer i dystrybutor wina.
- Miesięczny przychód: 50 tys. zł, miesięczne koszty: 44,5 tys. zł, miesięczny dochód: 5,5 tys. zł.
- Miesięcznie obsługuje 6 drobnych klientów (po 5 tys. zł przychodu każdy) i jednego klienta głównego (20 tys. zł przychodu).
- Warunki płatności od odbiorców:
> Drobni klienci - płatność po 7 dniach od dostawy towaru,
> Główny klient - płatność po 21 dniach od dostawy towaru.
- Zakup towarów importowanych odbywa się dwa razy w miesiącu (po 15 tys. zł), na początku i w połowie każdego miesiąca.
Faktura zaliczkowa 100% - czy trzeba wystawić fakturę końcową
- Zatrudnienie:
> Handlowiec: wynagrodzenie 2 tys. zł brutto podstawy + 5% prowizji od sprzedaży,
> Asystentka: wynagrodzenie 1,5 tys. zł brutto, zatrudnienie na ¾ etatu.
- Pozostałe koszty:
> Leasing samochodu przedsiębiorcy i samochodu handlowca,
> Paliwo,
> Księgowość,
> Telefony,
> Wynajem biura.
Terminowy kontrahent to skarb
Przyjmijmy w wariancie optymistycznym, że zarówno drobni klienci, jak i główny odbiorca, opłacają swoje faktury w terminie. W przypadku głównego klienta oznacza, że przelew za fakturę na kwotę 20 tys. zł, wystawioną 6 marca, trafia na konto firmy po 21 dniach, czyli 27 marca. Pomimo, że sytuacja jest „idealna”, w firmowej kasie i tak występują niedobory gotówki (skumulowane wpływy z marca nie wystarczają na pokrycie bieżących wydatków) wynikające z dokonywania płatności, np. za zakupione towary. Maksymalne niedobory, występujące w dniach 18 i 19 marca, sięgają prawie 12 tys. zł - taką „górkę” w gotówce musi sobie zapewnić firma z poprzednich miesięcy, aby móc na bieżąco regulować swoje zobowiązania. Sytuacja odwraca się jednak po dokonaniu płatności przez głównego odbiorcę, dzięki czemu firma kończy miesiąc nie tylko z dodatnim wynikiem księgowym, ale też z zapasem gotówki na kwotę prawie 3,5 tys. zł.
Odliczenie VAT od samochodów 2014 - wydatki eksploatacyjne
Podyskutuj o tym na naszym FORUM
Przepływy finansowe w marcu - wariant optymistyczny
| data | skumulowany wynik księgowy (w zł) | skumulowane |
| 01-mar | -1 000,0 | 0,0 |
| 02-mar | -1 250,0 | -250,0 |
| 03-mar | -16 250,0 | -250,0 |
| 04-mar | -16 250,0 | -250,0 |
| 05-mar | -11 250,0 | -250,0 |
| 06-mar | 8 750,0 | -250,0 |
| 07-mar | 13 750,0 | 2 750,0 |
| 08-mar | 13 500,0 | 1 500,0 |
| 09-mar | 13 250,0 | 1 250,0 |
| 10-mar | 9 024,1 | -2 975,9 |
| 11-mar | 6 524,1 | -3 475,9 |
| 12-mar | 6 274,1 | 1 274,1 |
| 13-mar | 11 274,1 | 1 274,1 |
| 14-mar | 9 474,1 | 6 274,1 |
| 15-mar | 9 224,1 | 6 024,1 |
| 16-mar | 9 224,1 | 6 024,1 |
| 17-mar | -5 775,9 | -8 975,9 |
| 18-mar | -6 025,9 | -11 725,9 |
| 19-mar | -6 025,9 | -11 725,9 |
| 20-mar | -7 025,9 | -6 725,9 |
| 21-mar | -2 025,9 | -8 525,9 |
| 22-mar | -2 275,9 | -8 775,9 |
| 23-mar | 2 724,1 | -8 775,9 |
| 24-mar | 2 724,1 | -8 775,9 |
| 25-mar | 2 224,1 | -8 775,9 |
| 26-mar | 1 974,1 | -9 025,9 |
| 27-mar | 1 974,1 | 9 974,1 |
| 28-mar | 1 974,1 | 14 974,1 |
| 29-mar | 6 974,1 | 14 974,1 |
| 30-mar | 6 974,1 | 19 974,1 |
| 31-mar | 5 464,9 | 3 464,9 |
Źródło: opracowanie własne na podst. rzeczywistych danych
Dwa tygodnie robią różnicę
REKLAMA
A teraz zobaczmy co stanie się z tą samą firmą importującą wina w sytuacji, gdy jej główny klient spóźni się z płatnością o 2 tygodnie: przelew na kwotę 20 tys. zł z tytułu faktury wystawionej na początku marca, wpłynie na jej konto dopiero w kolejnym miesiącu, dokładnie 10 kwietnia. Sytuacja płynnościowa firmy pogorszy się w takim wypadku zasadniczo. Mimo osiągnięcia takiego samego, jak w wariancie optymistycznym, dodatniego wyniku księgowego, niedobór gotówki w kasie firmy przekroczy w ostatnim dniu marca 16,5 tys. zł i jeszcze wzrośnie w pierwszych dniach kwietnia.
W takiej sytuacji firma musi albo uzyskać finansowanie, np. kredyt, albo opóźnić regulowanie swoich wydatków. Importer raczej nie zdecyduje się na to, aby nie zakupić nowego towaru, bo to oznaczałoby problemy z generowaniem przychodów w przyszłości. Do wyboru pozostaje mu jednak opóźnienie płatności za wynajem magazynu, opóźnienie wypłaty wynagrodzeń dla pracowników albo nieuregulowanie w terminie rat leasingowych.
Faktura wystawiona przed dostawą towarów
Przepływy finansowe w marcu i kwietniu - wariant realistyczny
| data | skumulowany wynik księgowy (w zł) | skumulowane przepływy (w zł) |
| 01-mar | -1 000,0 | 0,0 |
| 02-mar | -1 250,0 | -250,0 |
| 03-mar | -16 250,0 | -250,0 |
| 04-mar | -16 250,0 | -250,0 |
| 05-mar | -11 250,0 | -250,0 |
| 06-mar | 8 750,0 | -250,0 |
| 07-mar | 13 750,0 | 2 750,0 |
| 08-mar | 13 500,0 | 1 500,0 |
| 09-mar | 13 250,0 | 1 250,0 |
| 10-mar | 9 024,1 | -2 975,9 |
| 11-mar | 6 524,1 | -3 475,9 |
| 12-mar | 6 274,1 | 1 274,1 |
| 13-mar | 11 274,1 | 1 274,1 |
| 14-mar | 9 474,1 | 6 274,1 |
| 15-mar | 9 224,1 | 6 024,1 |
| 16-mar | 9 224,1 | 6 024,1 |
| 17-mar | -5 775,9 | -8 975,9 |
| 18-mar | -6 025,9 | -11 725,9 |
| 19-mar | -6 025,9 | -11 725,9 |
| 20-mar | -7 025,9 | -6 725,9 |
| 21-mar | -2 025,9 | -8 525,9 |
| 22-mar | -2 275,9 | -8 775,9 |
| 23-mar | 2 724,1 | -8 775,9 |
| 24-mar | 2 724,1 | -8 775,9 |
| 25-mar | 2 224,1 | -8 775,9 |
| 26-mar | 1 974,1 | -9 025,9 |
| 27-mar | 1 974,1 | -10 025,9 |
| 28-mar | 1 974,1 | -5 025,9 |
| 29-mar | 6 974,1 | -5 025,9 |
| 30-mar | 6 974,1 | -25,9 |
| 31-mar | 5 464,9 | -16 535,2 |
| 01-kwi | 4 464,9 | -16 535,2 |
| 02-kwi | 4 214,9 | -16 785,2 |
| 03-kwi | -10 785,2 | -16 785,2 |
| 04-kwi | -10 785,2 | -16 785,2 |
| 05-kwi | -5 785,2 | -11 785,2 |
| 06-kwi | 14 214,9 | -11 785,2 |
| 07-kwi | 19 214,9 | -11 785,2 |
| 08-kwi | 18 964,9 | -13 535,2 |
| 09-kwi | 18 714,9 | -13 785,2 |
| 10-kwi | 14 489,0 | 1 989,0 |
| 11-kwi | 11 989,0 | 1 989,0 |
| 12-kwi | 11 739,0 | 6 739,0 |
| 13-kwi | 16 739,0 | 6 739,0 |
| 14-kwi | 14 939,0 | 11 739,0 |
| 15-kwi | 14 689,0 | 11 489,0 |
| 16-kwi | -311,1 | 11 489,0 |
| 17-kwi | -311,1 | -3 511,1 |
| 18-kwi | -561,1 | -6 261,1 |
| 19-kwi | -561,1 | -6 261,1 |
| 20-kwi | -1 561,1 | -1 261,1 |
| 21-kwi | 3 439,0 | -3 061,1 |
| 22-kwi | 3 189,0 | -3 311,1 |
| 23-kwi | 8 189,0 | -3 311,1 |
| 24-kwi | 8 189,0 | -3 311,1 |
| 25-kwi | 7 689,0 | -3 311,1 |
| 26-kwi | 7 439,0 | -3 561,1 |
| 27-kwi | 7 439,0 | 15 439,0 |
| 28-kwi | 7 439,0 | 20 439,0 |
| 29-kwi | 12 439,0 | 20 439,0 |
| 30-kwi | 10 929,7 | 8 929,7 |
Źródło: opracowanie własne na podst. rzeczywistych danych
60 dni spóźnienia może oznaczać koniec firmy
Możemy sobie wyobrazić bardziej skrajną, choć wcale nie tak mało prawdopodobną, sytuację, w której główny klient spóźnia się z płatnością aż o 60 dni. Nasz przykładowy importer win - mimo wciąż tego samego, dodatniego wyniku księgowego - znajdzie się w bardzo złej kondycji finansowej. Jego maksymalne braki gotówki w kasie przekroczą 26 tys. zł, a stan niedoboru, równoznaczny z brakiem płynności finansowej, będzie utrzymywał się przez półtora miesiąca. Firma z pewnością nie poradzi sobie z taką sytuacją bez wstrzymania swoich płatności czy renegocjacji kontraktów z dostawcami oraz finasowaniem zewnętrznym. Z uzyskaniem kredytu bankowego może mieć już w takiej sytuacji problem. Co więcej, jeżeli - z powodu braku płynności - przestanie regulować własne płatności, musi liczyć się z tym, że trafi do różnego rodzaju rejestrów niesolidnych płatników. A to dodatkowo utrudni dostęp do kredytu w przyszłości. W wariancie pesymistycznym, pomimo tego samego co w poprzednich dwóch wariantach dodatniego wyniku księgowego, firma kończy zarówno marzec, jak i kwiecień z ujemnym stanem gotówki.
Podstawa zwolnienia z VAT na fakturze - kto i kiedy musi ją zamieszczać?
Przepływy finansowe w marcu i kwietniu - wariant pesymistyczny
| data | skumulowany wynik księgowy (w zł) | skumulowane przepływy (w zł) |
| 01-mar | -1 000,0 | 0,0 |
| 02-mar | -1 250,0 | -250,0 |
| 03-mar | -16 250,0 | -250,0 |
| 04-mar | -16 250,0 | -250,0 |
| 05-mar | -11 250,0 | -250,0 |
| 06-mar | 8 750,0 | -250,0 |
| 07-mar | 13 750,0 | 2 750,0 |
| 08-mar | 13 500,0 | 1 500,0 |
| 09-mar | 13 250,0 | 1 250,0 |
| 10-mar | 9 024,1 | -2 975,9 |
| 11-mar | 6 524,1 | -3 475,9 |
| 12-mar | 6 274,1 | 1 274,1 |
| 13-mar | 11 274,1 | 1 274,1 |
| 14-mar | 9 474,1 | 6 274,1 |
| 15-mar | 9 224,1 | 6 024,1 |
| 16-mar | 9 224,1 | 6 024,1 |
| 17-mar | -5 775,9 | -8 975,9 |
| 18-mar | -6 025,9 | -11 725,9 |
| 19-mar | -6 025,9 | -11 725,9 |
| 20-mar | -7 025,9 | -6 725,9 |
| 21-mar | -2 025,9 | -8 525,9 |
| 22-mar | -2 275,9 | -8 775,9 |
| 23-mar | 2 724,1 | -8 775,9 |
| 24-mar | 2 724,1 | -8 775,9 |
| 25-mar | 2 224,1 | -8 775,9 |
| 26-mar | 1 974,1 | -9 025,9 |
| 27-mar | 1 974,1 | -10 025,9 |
| 28-mar | 1 974,1 | -5 025,9 |
| 29-mar | 6 974,1 | -5 025,9 |
| 30-mar | 6 974,1 | -25,9 |
| 31-mar | 5 464,9 | -16 535,2 |
| 01-kwi | 4 464,9 | -16 535,2 |
| 02-kwi | 4 214,9 | -16 785,2 |
| 03-kwi | -10 785,2 | -16 785,2 |
| 04-kwi | -10 785,2 | -16 785,2 |
| 05-kwi | -5 785,2 | -11 785,2 |
| 06-kwi | 14 214,9 | -11 785,2 |
| 07-kwi | 19 214,9 | -11 785,2 |
| 08-kwi | 18 964,9 | -13 535,2 |
| 09-kwi | 18 714,9 | -13 785,2 |
| 10-kwi | 14 489,0 | -18 011,1 |
| 11-kwi | 11 989,0 | -18 011,1 |
| 12-kwi | 11 739,0 | -13 261,1 |
| 13-kwi | 16 739,0 | -13 261,1 |
| 14-kwi | 14 939,0 | -8 261,1 |
| 15-kwi | 14 689,0 | -8 511,1 |
| 16-kwi | -311,1 | -8 511,1 |
| 17-kwi | -311,1 | -23 511,1 |
| 18-kwi | -561,1 | -26 261,1 |
| 19-kwi | -561,1 | -26 261,1 |
| 20-kwi | -1 561,1 | -21 261,1 |
| 21-kwi | 3 439,0 | -23 061,1 |
| 22-kwi | 3 189,0 | -23 311,1 |
| 23-kwi | 8 189,0 | -23 311,1 |
| 24-kwi | 8 189,0 | -23 311,1 |
| 25-kwi | 7 689,0 | -23 311,1 |
| 26-kwi | 7 439,0 | -23 561,1 |
| 27-kwi | 7 439,0 | -4 561,1 |
| 28-kwi | 7 439,0 | 438,9 |
| 29-kwi | 12 439,0 | 438,9 |
| 30-kwi | 10 929,7 | -11 070,3 |
Źródło: opracowanie własne na podst. rzeczywistych danych
Katarzyna Siwek, Tax Care
Adam Zagała, Inkubator Przedsiębiorczości Idea Banku
Potwierdź zapis
Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.
Coś poszło nie tak
REKLAMA
REKLAMA