Opóźnienie w płatności za fakturę

Przy 60-dniowym opóźnieniu problemy z płynnością są już tak poważne, że firma przestaje funkcjonować - pokazuje case study opracowane na rzeczywistych danych przez Idea Bank i Tax Care.

Polecamy: Samochód po zmianach od 1 kwietnia 2014 - multipakiet

Zachowanie płynności jest niezbędnym warunkiem istnienia firmy, ważniejszym nawet niż osiąganie dodatnich wyników finansowych. Aby móc działać w sposób niezakłócony, mała firma musi tak organizować swoje płatności, aby mieć w kasie środki na ich pokrycie, co z kolei zależy od płatności dokonywanych przez odbiorców. Chodzi tu więc z jednej strony o odpowiednie dopasowanie czasowe wpływów i wypływów, ale również o to, aby odbiorcy trzymali się ustalonych terminów. I tu zwykle zaczynają się problemy. Według wywiadowni gospodarczej Bisnode, zaledwie co czwarta faktura jest w Polsce opłacana na czas. Idea Bank i Tax Care, w kolejnym poradniku dotyczącym płynności finansowej w małych firmach, prześledziły na przykładzie, jakie konsekwencje dla firmy mogą mieć takie opóźnienia w płatnościach.

Podstawowe założenia case study:

- Podmiot: importer i dystrybutor wina.

- Miesięczny przychód: 50 tys. zł, miesięczne koszty: 44,5 tys. zł, miesięczny dochód: 5,5 tys. zł.

- Miesięcznie obsługuje 6 drobnych klientów (po 5 tys. zł przychodu każdy) i jednego klienta głównego (20 tys. zł przychodu).

- Warunki płatności od odbiorców:

> Drobni klienci - płatność po 7 dniach od dostawy towaru,

> Główny klient - płatność po 21 dniach od dostawy towaru.

- Zakup towarów importowanych odbywa się dwa razy w miesiącu (po 15 tys. zł), na początku i w połowie każdego miesiąca.

Faktura zaliczkowa 100% - czy trzeba wystawić fakturę końcową

Zapisz się na nasz newsletter

- Zatrudnienie:

> Handlowiec: wynagrodzenie 2 tys. zł brutto podstawy + 5% prowizji od sprzedaży,

> Asystentka: wynagrodzenie 1,5 tys. zł brutto, zatrudnienie na ¾ etatu.

- Pozostałe koszty:

> Leasing samochodu przedsiębiorcy i samochodu handlowca,

> Paliwo,

> Księgowość,

> Telefony,

> Wynajem biura.

Terminowy kontrahent to skarb

Przyjmijmy w wariancie optymistycznym, że zarówno drobni klienci, jak i główny odbiorca, opłacają swoje faktury w terminie. W przypadku głównego klienta oznacza, że przelew za fakturę na kwotę 20 tys. zł, wystawioną 6 marca, trafia na konto firmy po 21 dniach, czyli 27 marca. Pomimo, że sytuacja jest „idealna”, w firmowej kasie i tak występują niedobory gotówki (skumulowane wpływy z marca nie wystarczają na pokrycie bieżących wydatków) wynikające z dokonywania płatności, np. za zakupione towary. Maksymalne niedobory, występujące w dniach 18 i 19 marca, sięgają prawie 12 tys. zł - taką „górkę” w gotówce musi sobie zapewnić firma z poprzednich miesięcy, aby móc na bieżąco regulować swoje zobowiązania. Sytuacja odwraca się jednak po dokonaniu płatności przez głównego odbiorcę, dzięki czemu firma kończy miesiąc nie tylko z dodatnim wynikiem księgowym, ale też z zapasem gotówki na kwotę prawie 3,5 tys. zł.

Odliczenie VAT od samochodów 2014 - wydatki eksploatacyjne

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

 

 

Przepływy finansowe w marcu - wariant optymistyczny

data	skumulowany wynik księgowy (w zł)	skumulowane przepływy (w zł)
01-mar	-1 000,0	0,0
02-mar	-1 250,0	-250,0
03-mar	-16 250,0	-250,0
04-mar	-16 250,0	-250,0
05-mar	-11 250,0	-250,0
06-mar	8 750,0	-250,0
07-mar	13 750,0	2 750,0
08-mar	13 500,0	1 500,0
09-mar	13 250,0	1 250,0
10-mar	9 024,1	-2 975,9
11-mar	6 524,1	-3 475,9
12-mar	6 274,1	1 274,1
13-mar	11 274,1	1 274,1
14-mar	9 474,1	6 274,1
15-mar	9 224,1	6 024,1
16-mar	9 224,1	6 024,1
17-mar	-5 775,9	-8 975,9
18-mar	-6 025,9	-11 725,9
19-mar	-6 025,9	-11 725,9
20-mar	-7 025,9	-6 725,9
21-mar	-2 025,9	-8 525,9
22-mar	-2 275,9	-8 775,9
23-mar	2 724,1	-8 775,9
24-mar	2 724,1	-8 775,9
25-mar	2 224,1	-8 775,9
26-mar	1 974,1	-9 025,9
27-mar	1 974,1	9 974,1
28-mar	1 974,1	14 974,1
29-mar	6 974,1	14 974,1
30-mar	6 974,1	19 974,1
31-mar	5 464,9	3 464,9

Źródło: opracowanie własne na podst. rzeczywistych danych

Dwa tygodnie robią różnicę

A teraz zobaczmy co stanie się z tą samą firmą importującą wina w sytuacji, gdy jej główny klient spóźni się z płatnością o 2 tygodnie: przelew na kwotę 20 tys. zł z tytułu faktury wystawionej na początku marca, wpłynie na jej konto dopiero w kolejnym miesiącu, dokładnie 10 kwietnia. Sytuacja płynnościowa firmy pogorszy się w takim wypadku zasadniczo. Mimo osiągnięcia takiego samego, jak w wariancie optymistycznym, dodatniego wyniku księgowego, niedobór gotówki w kasie firmy przekroczy w ostatnim dniu marca 16,5 tys. zł i jeszcze wzrośnie w pierwszych dniach kwietnia.

W takiej sytuacji firma musi albo uzyskać finansowanie, np. kredyt, albo opóźnić regulowanie swoich wydatków. Importer raczej nie zdecyduje się na to, aby nie zakupić nowego towaru, bo to oznaczałoby problemy z generowaniem przychodów w przyszłości. Do wyboru pozostaje mu jednak opóźnienie płatności za wynajem magazynu, opóźnienie wypłaty wynagrodzeń dla pracowników albo nieuregulowanie w terminie rat leasingowych.

Faktura wystawiona przed dostawą towarów

 

 

Przepływy finansowe w marcu i kwietniu - wariant realistyczny

data	skumulowany wynik księgowy (w zł)	skumulowane przepływy (w zł)
01-mar	-1 000,0	0,0
02-mar	-1 250,0	-250,0
03-mar	-16 250,0	-250,0
04-mar	-16 250,0	-250,0
05-mar	-11 250,0	-250,0
06-mar	8 750,0	-250,0
07-mar	13 750,0	2 750,0
08-mar	13 500,0	1 500,0
09-mar	13 250,0	1 250,0
10-mar	9 024,1	-2 975,9
11-mar	6 524,1	-3 475,9
12-mar	6 274,1	1 274,1
13-mar	11 274,1	1 274,1
14-mar	9 474,1	6 274,1
15-mar	9 224,1	6 024,1
16-mar	9 224,1	6 024,1
17-mar	-5 775,9	-8 975,9
18-mar	-6 025,9	-11 725,9
19-mar	-6 025,9	-11 725,9
20-mar	-7 025,9	-6 725,9
21-mar	-2 025,9	-8 525,9
22-mar	-2 275,9	-8 775,9
23-mar	2 724,1	-8 775,9
24-mar	2 724,1	-8 775,9
25-mar	2 224,1	-8 775,9
26-mar	1 974,1	-9 025,9
27-mar	1 974,1	-10 025,9
28-mar	1 974,1	-5 025,9
29-mar	6 974,1	-5 025,9
30-mar	6 974,1	-25,9
31-mar	5 464,9	-16 535,2
01-kwi	4 464,9	-16 535,2
02-kwi	4 214,9	-16 785,2
03-kwi	-10 785,2	-16 785,2
04-kwi	-10 785,2	-16 785,2
05-kwi	-5 785,2	-11 785,2
06-kwi	14 214,9	-11 785,2
07-kwi	19 214,9	-11 785,2
08-kwi	18 964,9	-13 535,2
09-kwi	18 714,9	-13 785,2
10-kwi	14 489,0	1 989,0
11-kwi	11 989,0	1 989,0
12-kwi	11 739,0	6 739,0
13-kwi	16 739,0	6 739,0
14-kwi	14 939,0	11 739,0
15-kwi	14 689,0	11 489,0
16-kwi	-311,1	11 489,0
17-kwi	-311,1	-3 511,1
18-kwi	-561,1	-6 261,1
19-kwi	-561,1	-6 261,1
20-kwi	-1 561,1	-1 261,1
21-kwi	3 439,0	-3 061,1
22-kwi	3 189,0	-3 311,1
23-kwi	8 189,0	-3 311,1
24-kwi	8 189,0	-3 311,1
25-kwi	7 689,0	-3 311,1
26-kwi	7 439,0	-3 561,1
27-kwi	7 439,0	15 439,0
28-kwi	7 439,0	20 439,0
29-kwi	12 439,0	20 439,0
30-kwi	10 929,7	8 929,7

Źródło: opracowanie własne na podst. rzeczywistych danych

60 dni spóźnienia może oznaczać koniec firmy

Możemy sobie wyobrazić bardziej skrajną, choć wcale nie tak mało prawdopodobną, sytuację, w której główny klient spóźnia się z płatnością aż o 60 dni. Nasz przykładowy importer win - mimo wciąż tego samego, dodatniego wyniku księgowego - znajdzie się w bardzo złej kondycji finansowej. Jego maksymalne braki gotówki w kasie przekroczą 26 tys. zł, a stan niedoboru, równoznaczny z brakiem płynności finansowej, będzie utrzymywał się przez półtora miesiąca. Firma z pewnością nie poradzi sobie z taką sytuacją bez wstrzymania swoich płatności czy renegocjacji kontraktów z dostawcami oraz finasowaniem zewnętrznym. Z uzyskaniem kredytu bankowego może mieć już w takiej sytuacji problem. Co więcej, jeżeli - z powodu braku płynności - przestanie regulować własne płatności, musi liczyć się z tym, że trafi do różnego rodzaju rejestrów niesolidnych płatników. A to dodatkowo utrudni dostęp do kredytu w przyszłości. W wariancie pesymistycznym, pomimo tego samego co w poprzednich dwóch wariantach dodatniego wyniku księgowego, firma kończy zarówno marzec, jak i kwiecień z ujemnym stanem gotówki. 

Podstawa zwolnienia z VAT na fakturze - kto i kiedy musi ją zamieszczać?

 

Przepływy finansowe w marcu i kwietniu - wariant pesymistyczny

data	skumulowany wynik księgowy (w zł)	skumulowane przepływy (w zł)
01-mar	-1 000,0	0,0
02-mar	-1 250,0	-250,0
03-mar	-16 250,0	-250,0
04-mar	-16 250,0	-250,0
05-mar	-11 250,0	-250,0
06-mar	8 750,0	-250,0
07-mar	13 750,0	2 750,0
08-mar	13 500,0	1 500,0
09-mar	13 250,0	1 250,0
10-mar	9 024,1	-2 975,9
11-mar	6 524,1	-3 475,9
12-mar	6 274,1	1 274,1
13-mar	11 274,1	1 274,1
14-mar	9 474,1	6 274,1
15-mar	9 224,1	6 024,1
16-mar	9 224,1	6 024,1
17-mar	-5 775,9	-8 975,9
18-mar	-6 025,9	-11 725,9
19-mar	-6 025,9	-11 725,9
20-mar	-7 025,9	-6 725,9
21-mar	-2 025,9	-8 525,9
22-mar	-2 275,9	-8 775,9
23-mar	2 724,1	-8 775,9
24-mar	2 724,1	-8 775,9
25-mar	2 224,1	-8 775,9
26-mar	1 974,1	-9 025,9
27-mar	1 974,1	-10 025,9
28-mar	1 974,1	-5 025,9
29-mar	6 974,1	-5 025,9
30-mar	6 974,1	-25,9
31-mar	5 464,9	-16 535,2
01-kwi	4 464,9	-16 535,2
02-kwi	4 214,9	-16 785,2
03-kwi	-10 785,2	-16 785,2
04-kwi	-10 785,2	-16 785,2
05-kwi	-5 785,2	-11 785,2
06-kwi	14 214,9	-11 785,2
07-kwi	19 214,9	-11 785,2
08-kwi	18 964,9	-13 535,2
09-kwi	18 714,9	-13 785,2
10-kwi	14 489,0	-18 011,1
11-kwi	11 989,0	-18 011,1
12-kwi	11 739,0	-13 261,1
13-kwi	16 739,0	-13 261,1
14-kwi	14 939,0	-8 261,1
15-kwi	14 689,0	-8 511,1
16-kwi	-311,1	-8 511,1
17-kwi	-311,1	-23 511,1
18-kwi	-561,1	-26 261,1
19-kwi	-561,1	-26 261,1
20-kwi	-1 561,1	-21 261,1
21-kwi	3 439,0	-23 061,1
22-kwi	3 189,0	-23 311,1
23-kwi	8 189,0	-23 311,1
24-kwi	8 189,0	-23 311,1
25-kwi	7 689,0	-23 311,1
26-kwi	7 439,0	-23 561,1
27-kwi	7 439,0	-4 561,1
28-kwi	7 439,0	438,9
29-kwi	12 439,0	438,9
30-kwi	10 929,7	-11 070,3

Źródło: opracowanie własne na podst. rzeczywistych danych

Katarzyna Siwek, Tax Care

Adam Zagała, Inkubator Przedsiębiorczości Idea Banku