Czy trzeba wymienić kasę rejestracyjną, która nie spełnia warunków wymaganych przez nowe rozporządzenie

RADA

Autopromocja

Nie, nie ma potrzeby wymiany kas rejestrujących. Dotychczasowe kasy rejestrujące można stosować do czasu wprowadzenia w Polsce euro. Jednak gdy podatnik jest zobowiązany już teraz do zakupu nowej kasy lub wymiany starej, radzimy sprawdzić, czy nowa kasa ma żądane funkcje.

UZASADNIENIE

Od 1 grudnia 2008 r. obowiązuje nowe rozporządzenie, które określa warunki techniczne kas rejestrujących. Większość z nich pozostała bez zmian. Wprowadzone zostały jednak nowe warunki techniczne, które musi obecnie spełniać kasa rejestrująca.

Autopromocja

Konferencja: Podatki 2025
przegląd zmian i nowelizacja przepisów w 2025 roku

Sprawdź

Oznaczenie walut obcych

Od 1 grudnia 2008 r. wśród obowiązkowych elementów, jakie powinien zawierać paragon, jest oznaczenie waluty, przynajmniej przy łącznej kwocie należności, w której dokonywana jest rejestracja sprzedaży (§ 5 ust. 1 pkt 6 lit. o rozporządzenia).

Według nowych przepisów (§ 5 ust. 4) program pracy kasy powinien posiadać funkcję:

1) dającą użytkownikowi kasy możliwość zmiany, za pomocą klawiatury kasy przeznaczonej do zapisu tekstu lub urządzenia współpracującego z kasą, nazwy waluty lub jej skrótu i możliwość jej zaprogramowania z wyprzedzeniem (data, godzina i minuta);

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

2) zapisania faktu rozpoczęcia prowadzenia rejestracji sprzedaży w zmienionej walucie (data, godzina i minuta) w pamięci fiskalnej kasy;

3) zaprogramowania przez użytkownika kasy wywołania przeliczenia wartości zaewidencjonowanej łącznej kwoty należności na inne waluty, których nazwy lub skróty zapisywanie są na zasadach wymienionych w pkt 1, a wynik tego przeliczenia wraz z podaniem kursu i rozliczeniem należności powinien być przedstawiony na paragonie fiskalnym po logo fiskalnym każdorazowo z oznaczeniem zastosowanych walut;

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

4) zaprogramowania przez użytkownika kasy, dla potrzeb informacyjnych klienta, wywołania przeliczenia wartości zaewidencjonowanej łącznej kwoty należności, w relacji złoty/euro lub euro/złoty, zamieszczonego na paragonie fiskalnym po logo fiskalnym z opisem zastosowanej waluty.

Do oznaczania skrótów nazw walut podatnicy muszą stosować oznaczenia stosowane przez Narodowy Bank Polski w tym zakresie.

Wprowadzone zmiany są spowodowane planami wejścia Polski do strefy euro. Nie oznacza to, że jeżeli kasa rejestrująca nie posiada tych funkcji, to podatnik musi ją zmieniać.

Zostały wprowadzone przepisy przejściowe.

Kasy wyposażone w funkcję stałą wydruku na paragonie fiskalnym przy danych dotyczących wartości, oznaczenia waluty w złotych, w tym przy zastosowaniu skrótów „zł” lub „PLN”, mogą być stosowane nie dłużej niż do momentu, do którego zgodnie z odrębnymi przepisami złoty będzie uznawany jako prawny środek płatniczy na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, za pomocą którego prowadzona jest ewidencja (§ 17 ust. 3).

WAŻNE!

Kasy wyposażone w funkcję stałą wydruku na paragonie fiskalnym oznaczenia waluty w złotych, w tym za pomocą skrótów „zł” lub „PLN”, mogą być stosowane do czasu wejścia Polski do strefy euro.

Oznacza to, że do czasu, gdy Polska wejdzie do strefy euro i ta waluta zostanie naszym oficjalnym środkiem płatniczym, możemy nadal stosować dotychczasowe kasy rejestrujące.

Również do czasu, gdy podatnik będzie dokonywał sprzedaży w walucie polskiej, nie musi zmieniać kasy, która ma funkcje pozwalające na przeliczanie walut obcych na złote.

Zgodnie bowiem z § 17 ust. 2 nowego rozporządzenia możemy stosować poprzednie kasy, pod warunkiem że zapewniają prawidłowość rozliczeń podatnika. Gdy będziemy pobierać zapłatę w euro, kasa nie będzie zapewniać prawidłowości rozliczenia. W takim przypadku powinniśmy wymienić kasę rejestrującą.

Radzimy jednak, by podatnik, który będzie obecnie kupował kasę rejestrującą, zwrócił uwagę na to, czy posiada ona nowe, wymagane przez przepisy funkcje.

Faktury drukowane za pomocą kasy rejestrującej

Jeżeli kasa rejestrująca jest wyposażona w dodatkową funkcję drukowania faktur VAT, to:

1) na fakturze VAT musi być zamieszczony numer kontrolny, a wydruk faktury VAT powinien być połączony z zarejestrowaniem przez kasę tej operacji w pamięci fiskalnej kasy;

2) na oryginale faktury VAT powinno być wydrukowane przez kasę oznaczenie, nie na zasadzie zapisu przeznaczonego do ręcznego wykreślenia, „ORYGINAŁ”, a na jej kopii „KOPIA”.

Do tej pory takie kasy rejestrujące musiały spełniać warunki określone w pkt 1. Po zmianie przepisów podatnik wystawiający fakturę nie powinien odręcznie skreślać słów „kopia” czy „oryginał”.

Trzeba jednak stwierdzić, że na podstawie przepisu przejściowego nadal można stosować dotychczasowe kasy, chociaż nie spełniają tego warunku. Zapewniają one bowiem prawidłowość rozliczeń podatnika. Radzimy jednak wystąpić w tej sprawie do Ministra Finansów o interpretację.

• § 17 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania - Dz.U. Nr 212, poz. 1338

Marcin Jasiński

ekspert w zakresie VAT