Jak usprawnić raportowanie ewidencji VAT w postaci pliku JPK

w niniejszym artykule prezentujemy listę najczęstszych wyzwań, którym duże firmy musiały stawić czoła podczas dwóch pierwszych miesięcy raportowania JPK, a także propozycje zapobiegania takim problemom.

Po pierwsze – kompletność danych

Z obserwacji wynika, że najwięcej kłopotów dużym firmom sprawiło zapewnienie kompletności danych wchodzących w skład pliku.

„Do tej pory przedsiębiorcy składali tylko deklaracje VAT i nie ukrywajmy – aby złożyć deklarację VAT, nikt nie przejmował się samymi danymi. Liczyła się przede wszystkim zgodność kwot. Konstrukcja pliku JPK zakłada pokazanie transakcji składających się na deklarację. Zakres danych, jakie należy zaprezentować, to już nie tylko kwoty, ale również numery dokumentów będące podstawą do ujęcia transakcji w ewidencji, dane adresowe kontrahentów czy daty” – mówi Marcin Madej, doradca podatkowy w Onwelo.

Polecamy: Jednolity Plik Kontrolny – praktyczny poradnik (wydanie II z dodatkiem specjalnym) (książka)

I tu pojawił się pierwszy problem – nagle okazało się, że na co dzień specjalnie nie przejmujemy się tym, czy mamy w swojej ewidencji VAT np. nr NIP kontrahenta, od którego otrzymujemy fakturę, albo czy mamy jego adres. Z tego powodu wiele firm w zakupowej części struktury JPK Ewidencja VAT musiała zastosować uproszczenia i wpisać „…” lub opis „Brak danych” w obowiązkowych polach pliku. Gdy już Ministerstwo Finansów zacznie analizować dane zawarte w JPK, może okazać się to mocno problematyczne.

Wniosek pierwszy:

Przejrzyj już teraz kompletność swoich danych. Zwróć uwagę na bazę danych kontrahentów (dostawców i odbiorców). Tam, gdzie widzisz braki, uzupełnij je z wyprzedzeniem.

Jakość danych

Bardzo często okazywało się też, że dane, pomimo, że wydają się kompletne, są złej jakości. Podczas dostosowywania danych do wymaganej struktury raportowania w pliku JPK, wielokrotnie pojawiał się np. nr NIP kontrahentów w postaci 0000000000 lub 1111111111 albo adresem w postaci wskazania tylko miasta. W konsekwencji wiele firm znowu musiało posłużyć się uproszczeniami.

Wniosek drugi:

Dane wcześniej uzupełnione niekoniecznie są prawdziwe. Wprowadzając dane do swojego systemu zadbaj o to, by były poprawne i zgodne z tym, co kontrahenci umieszczają na fakturach. Okresowo dokonuj przeglądu danych podstawowych kontrahentów i dbaj o ich aktualność.