Informacja RODO na fakturze – czy jest konieczna?

RODO a obowiązek informacyjny 

Autopromocja

Artykuł 13 rozporządzenia nakłada na przedsiębiorcę obowiązek przekazania osobie, której dane dotyczą, informacji dotyczących:

• danych firmy przedsiębiorcy oraz danych kontaktowych;
• danych kontaktowych inspektora danych osobowych, jeżeli jest powołany w firmie (mikro i małe firmy zwykle nie są zobowiązane do powoływania takiej osoby);
• celu przetwarzania oraz podstawy prawnej;
• okresu, przez który dane osobowe będą przetwarzane – czyli w przypadku danych zbieranych wyłącznie dla celów rozliczeń księgowych, będzie to przedawnienie podatkowe lub przedawnienie roszczeń z faktury;
• informacji o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych;
• informacji o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;
• kwestii takich jak to, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym, lub też warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych.

Dane wykorzystywane do rozliczeń podatkowych, w tym wystawiania faktur, przedsiębiorca najczęściej pozyskuje od osoby, której one dotyczą, stąd w obowiązku informacyjnym nie musi wskazywać źródła pozyskania danych.

Autopromocja

Praktyczny leksykon VAT 2024. Wszystko o zmianach w rozliczeniach VAT

Sprawdź

Czy na fakturze zamieszczać obowiązek informacyjny RODO

Wielu przedsiębiorców po wejściu w życie RODO, zamieszcza obowiązek informacyjny na fakturach sprzedaży. Czy jest to konieczne? Nie. Nie ma ustawowego obowiązku zamieszania klauzul RODO na fakturach. Co więcej, niekiedy zamieszczenie go w takiej formie zamazuje inne informacje na fakturze. Oczywiście nie zwalnia to przedsiębiorcy z wywiązania się z przekazania obowiązku informacyjnego wobec osoby, której dane przetwarza, jednak nie musi tego robić na fakturze.

Autopromocja

Komplet 3 publikacji

Instrukcje księgowego. 100 praktycznych procedur z bazą narzędzi online

Sprawdź

Jak można wypełnić obowiązek informacyjny RODO?

Przepisy nie określają wprost formy wykonania obowiązku informacyjnego, stąd pozostawia się tu administratorowi danych pewną dowolność. W praktyce najczęściej wypełniany jest poprzez:

Autopromocja

Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian

Sprawdź

• zamieszczenie dedykowanej strony internetowej i wykorzystywanie przekierowania w procesie dokonywania zakupu,
• utworzenie dedykowanej stopki lub załącznika do maila,
• zamieszczenie odpowiednich klauzul na zamówieniu,
• wywieszenie jej w formie papierowej, w miejscu składania zamówień/dokonywania zakupów – np. w sklepie stacjonarnym.

Polecamy: VAT 2019. Komentarz

Obowiązek informacyjny RODO należy więc wypełnić, ale nie koniecznie umieszczając go na fakturze. Forma nie jest określona przepisami. Ważne, aby nie zapomnieć o udokumentowaniu spełnienia tego obowiązku, dlatego jego ustne przekazywanie nie jest najlepszym z możliwych rozwiązań.

Ewa Szpytko-Waszczyszyn - ekspert wFirma.pl