REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lista obecności zgodna z RODO – o czym pamiętać?

 M&M Księgi Rachunkowe
M&M Księgi Rachunkowe to nie tylko profesjonalna obsługa księgowo-podatkowa dla firm, a realne wsparcie biznesu na różnych płaszczyznach.
Lista obecności zgodna z RODO – o czym pamiętać?
Lista obecności zgodna z RODO – o czym pamiętać?
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Po wejściu w życie nowych przepisów o ochronie danych osobowych (RODO), konieczne stało się przeprowadzenie pewnych zmian organizacyjnych i kadrowych. Dotyczy to m.in. listy obecności pracowników. Co należy zrobić, aby lista obecności pracowników w firmie (w biurze rachunkowym) była zgodna z RODO?

Lista obecności pracowników, a RODO

 Lista obecności zawiera dane osobowe pracowników. Powinna zatem spełniać wszelkie niezbędne zalecenia i wymogi, które niesie ze sobą Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE w kwestii ochrony danych osobowych i ich przetwarzania.

REKLAMA

Autopromocja

Zacznijmy od tego, że nie ma jednoznacznych przepisów prawa pracy, które bezwzględnie nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę listy obecności. To dokument nieobowiązkowy, ale często i chętnie stosowany przez pracodawców. Pozwala potwierdzić przybycie i obecności w pracy pracowników. Zazwyczaj taka lista zawiera datę, dane osobowe pracownika, jego podpis i określenie czasu pracy w danym dniu.  

Warto jednak wiedzieć, że nie musi mieć standardowej, papierowej formy. Potwierdzenie obecności w pracy może odbywać się równie dobrze w formie zalogowania do systemu informatycznego. Może mieć formę „podbijania” karty pracowniczej w specjalnym czytniku, co jest często stosowanym pomysłem, zwłaszcza w większych firmach. Mamy zatem pewną dowolność. Natomiast jeśli chodzi o dostosowanie się do wymogów jakie niesie ze sobą RODO, takiej dowolności już nie ma…

Zgodnie z RODO, lista obecności to dane osobowe, a zatem ich administrator powinien je odpowiednio chronić. Jak powinien to robić?

Jak przygotować listę obecności zgodną z RODO?

Odpowiednia ochrona danych osobowych pracowników i klientów jest bardzo ważna, ale nie należy też popadać w skrajność i chorobliwą przesadę. Ujawnianie na liście obecności imion i nazwisk pracowników jest zrozumiałe i naturalne, pod warunkiem, że dostęp do nich mają jedynie współpracownicy i uprawnione osoby. Co ważne, RODO wprowadziło m.in. zasadę minimalizacji danych. Pracodawca, kadrowa, czy też pracownik nie powinni wprowadzać dodatkowych danych do listy. Jedynie te niezbędne, które służą określonym celom.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Jeśli mówimy już o celach, to przypominamy, że lista obecności pracownika, nie służy do ewidencjonowania przyczyn nieobecności pracownika. Ma to duże znaczenie, ponieważ cel w jakim przetwarzamy dane osobowe ma kluczowe znaczenie w kontekście przepisów RODO. To ewidencja czasu pracy powinna być dokumentem, na podstawie którego pracodawca wykonuje rozliczenia czasu pracy, ustala wynagrodzenie itd. Lista obecności to jedynie narzędzie pomocnicze. Biorąc to pod uwagę, zaznaczanie na liście obecności przyczyn nieobecności jest bezzasadne. Co więcej – taka praktyka może być uznana jako sprzeczna z przepisami RODO, co może skończyć się nieprzyjemnymi konsekwencjami.

Warto mieć to na uwadze i znaleźć inne rozwiązanie. Dobrym pomysłem będzie być może prowadzenie indywidualnych list obecności, albo zmiana formy informowania o jej przyczynach. Najważniejsze, aby nie zapomnieć o celu prowadzenia listy i tym samym przetwarzania danych, którym jest potwierdzanie obecności w pracy, nie zaś ewidencjonowanie czasu pracy.

Pewnego rodzaju problemem staje się też symbol absencji, czyli określenie przyczyny nieobecności w pracy. Zgodnie z przepisami RODO, może mieć to formę danych wrażliwych, do których dostępu nie powinni mieć inni w firmie i osoby postronne. Pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności, jednak nie muszą o niej wiedzieć jego współpracownicy. Wskazanie konkretnej przyczyny nieobecności, np. choroba, delegacja czy urlop na liście obecności, może zostać uznane za naruszenie i przetwarzanie danych niezgodnie z ich przeznaczeniem.

Duże znaczenie ma też lokalizacja listy obecności. Chodzi o to, aby osoby trzecie nie miały do niej swobodnego dostępu. A tym samym dostępu do zawartych w niej danych osobowych. W związku z tym listę, należy umieścić w takim miejscu, aby dostęp do niej miały jedynie zatrudnieni współpracownicy i pracodawca.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów

Jeśli chodzi o podpis pracownika na liście – tu nie mamy do czynienia z danymi osobowymi. Chyba, że byłby to podpis cyfrowy. Wtedy miałby charakter danej biometrycznej, co umożliwiałoby identyfikację autora podpisu, a jej przetwarzanie podlegałoby zasadom RODO. Także o zwykły podpis na wydrukowanej liście obecności nie musicie się martwić.

RODO w biurze rachunkowym

Tego rodzaju niuansów związanych z prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych, nie tylko w biurze rachunkowym, jest sporo. Dlatego warto mieć odpowiednie rozeznanie i wiedzę, w oparciu o którą konieczne jest dostosowanie się do nowy przepisów w ochronie danych osobowych.

Nasz dzisiejszy, artykuł powstał po konsultacjach z zaprzyjaźnioną firmą WBT-IT, która świadczy usługi i wdrożenia RODO. Jeśli będziecie szukać wsparcia, bądź usług związanych z tym tematem, polecamy WBT-IT z czystym sumieniem. Mają niezbędne rozeznanie, doświadczenie i przede wszystkim bardzo ludzkie podejście, o czym będziecie mogli się przekonać przy bezpośrednim kontakcie.

Mieliśmy pomysł, aby opracować specjalny poradnik „RODO w biurze rachunkowym”, gdzie opisalibyśmy najważniejsze wyzwania i informacje dotyczące ochrony danych w biurach rachunkowych. Jeśli jesteście zainteresowani taką publikacją, dajcie nam znać w dowolny sposób.

Wasze zainteresowanie i opinie będzie dla nas bezcenną motywacją i impulsem do działania!

Źródło: M&M Księgi Rachunkowe

Zajrzyj na blog o księgowości - Brzydkie słowo na K

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Przedsiębiorcy mają dość łamania prawa przez urzędników skarbowych i ZUS. Czas skończyć z bezprawiem urzędniczym

Przedsiębiorcy są zdania, że bezprawie urzędnicze to problem, który trzeba szybko rozwiązać. Należy skończyć z łamaniem prawa urzędników skarbowych, organów ścigania i ZUS, czego nagminnie dopuszczają się wobec nich. To mocne postulaty „Nowej Polityki Gospodarczej” jakie wysunęły Rada Przedsiębiorców i Rada Naukowa przy Rzeczniku Małych i Średnich Przedsiębiorców.

Ile wynosi składka KRUS na IV kwartał 2024 r.?

Składka na ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie w IV kwartale 2024 roku. Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS) uchwaliła wysokość składek dla rolnika, małżonka, domownika i pomocnika rolnika. Podała również wysokość składki na ubezpieczenie emerytalno-rentowe.

Dokument urzędowy dla podatnika może potwierdzać wyprowadzenie towaru z UE w świetle wydanej interpretacji podatkowej

Należy zwrócić szczególną uwagę  na propozycję firm kurierskich co do wywozu towaru poza UE po wejściu w życie przepisów likwidujących procedurę uproszczoną w wywozie. Procedura uproszczona w wywozie działa tylko do końca października 2024. Jest to niewątpliwie wezwanie dla wszystkich obsługujących łańcuch dostaw. Beż wątpienia spowoduje to trudności w procedowaniu zgłoszeń celnych na oddziałach celnych z powodu obsługi ich przez funkcjonariuszy celno – skarbowych. Dlatego też część firm kurierskich próbowało wyjść naprzeciw i proponowała tzw. odprawy kurierskie dla przesyłek do 1000 EUR i tu zaczyna się problem.

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy - kary, przedawnienie. Co, gdy pracownik nie chce wykorzystać zaległego urlopu?

Urlop wypoczynkowy jest jednym z fundamentalnych praw pracowniczych, które ma na celu zapewnienie pracownikom odpowiedniego odpoczynku oraz regeneracji sił. W Polsce prawo do urlopu jest uregulowane w Kodeksie pracy, a pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi przysługującego mu urlopu w ustalonym terminie. W praktyce jednak, nie zawsze udaje się wykorzystać wszystkie dni urlopowe w danym roku kalendarzowym. Z tego powodu warto zwrócić uwagę na przepisy dotyczące terminu wykorzystania zaległych dni urlopowych, a także na konsekwencje niewykorzystania urlopu.

REKLAMA

Nowy podatek! Lewica ma plan na pustostany, który ma być remedium na 2 mln niewykorzystywanych nieruchomości

Pojawi się projekt ustawy dotyczący wykorzystania 2 mln pustostanów - zapowiedział lider Lewicy Włodzimierz Czarzasty. Lewica chce rozpoczęcia dyskusji z samorządami na temat wprowadzenia podatku od pustostanów. Podatek taki samorządy mogłyby wprowadzać na obszarach, gdzie występują największe trudności na rynku mieszkaniowym.

Przedłużenie orzeczenia o niepełnosprawności 2024: 3 kluczowe przepisy [komunikat PFRON]. Co z dofinansowaniem do wynagrodzeń lub refundacją składek ZUS i KRUS?

W komunikacie z 5 września 2024 r. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych wyjaśnił, jak stosować w praktyce przepisy dot. przedłużania orzeczeń o stopniu niepełnosprawności - w kontekście dofinansowania do wynagrodzeń lub refundacji składek ZUS lub KRUS.

Interpretacje dotyczące podatku o nieruchomości nie są publikowane przez Dyrektora KIS. Dlaczego?

Podatnicy potrzebują dostępu do interpretacji indywidualnych dotyczących podatku od nieruchomości. Niestety dziś nie ma jednolitej bazy interpretacji w tym zakresie. Można by wprowadzić te rozwiązanie przy okazji prac nad procedowanymi obecnie zmianami do ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. 

Urzędy skarbowe zaglądają na rachunki bankowe obywateli i firm. Nadmiernie. UODO do MF: przepisy niezgodne z Konstytucją i prawem unijnym

Obowiązujące obecnie przepisy dają organom podatkowym niemal nieograniczony dostęp do rachunków bankowych oraz informacji kredytowych podatników. Otrzymaliśmy już kilka sygnałów od naszych Klientów, którzy zostali zapytani przez organy skarbowe o operacje na ich kontach bankowych, głównie dotyczące dużych przelewów, takich jak darowizny między ojcem a synem.

REKLAMA

Podatek od nieruchomości zmieni się od 2025 r. Fotowoltaika, budowle, obiekty małej architektury, urządzenia budowlane. Ministerstwo Finansów zmienia projekt

W dniu 3 września 2024 r. wieczorem Ministerstwo Finansów opublikowało na stronach Rządowego Centrum Legislacji nową wersję projektu przewidującego dużą nowelizację przepisów w zakresie podatku od nieruchomości. 

Wakacje składkowe od 1 listopada 2024 r. Kto skorzysta?

Od 1 listopada 2024 r. będzie można skorzystać z wakacji składkowych. Zgodnie z nowymi przepisami przedsiębiorcy mogą raz w roku wybrać miesiąc, za który nie płacą za siebie składek na ubezpieczenia społeczne.

REKLAMA