REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lista obecności zgodna z RODO – o czym pamiętać?

 M&M Księgi Rachunkowe
M&M Księgi Rachunkowe to nie tylko profesjonalna obsługa księgowo-podatkowa dla firm, a realne wsparcie biznesu na różnych płaszczyznach.
Lista obecności zgodna z RODO – o czym pamiętać?
Lista obecności zgodna z RODO – o czym pamiętać?
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Po wejściu w życie nowych przepisów o ochronie danych osobowych (RODO), konieczne stało się przeprowadzenie pewnych zmian organizacyjnych i kadrowych. Dotyczy to m.in. listy obecności pracowników. Co należy zrobić, aby lista obecności pracowników w firmie (w biurze rachunkowym) była zgodna z RODO?

Lista obecności pracowników, a RODO

 Lista obecności zawiera dane osobowe pracowników. Powinna zatem spełniać wszelkie niezbędne zalecenia i wymogi, które niesie ze sobą Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE w kwestii ochrony danych osobowych i ich przetwarzania.

Autopromocja

Zacznijmy od tego, że nie ma jednoznacznych przepisów prawa pracy, które bezwzględnie nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę listy obecności. To dokument nieobowiązkowy, ale często i chętnie stosowany przez pracodawców. Pozwala potwierdzić przybycie i obecności w pracy pracowników. Zazwyczaj taka lista zawiera datę, dane osobowe pracownika, jego podpis i określenie czasu pracy w danym dniu.  

Warto jednak wiedzieć, że nie musi mieć standardowej, papierowej formy. Potwierdzenie obecności w pracy może odbywać się równie dobrze w formie zalogowania do systemu informatycznego. Może mieć formę „podbijania” karty pracowniczej w specjalnym czytniku, co jest często stosowanym pomysłem, zwłaszcza w większych firmach. Mamy zatem pewną dowolność. Natomiast jeśli chodzi o dostosowanie się do wymogów jakie niesie ze sobą RODO, takiej dowolności już nie ma…

Zgodnie z RODO, lista obecności to dane osobowe, a zatem ich administrator powinien je odpowiednio chronić. Jak powinien to robić?

Jak przygotować listę obecności zgodną z RODO?

Odpowiednia ochrona danych osobowych pracowników i klientów jest bardzo ważna, ale nie należy też popadać w skrajność i chorobliwą przesadę. Ujawnianie na liście obecności imion i nazwisk pracowników jest zrozumiałe i naturalne, pod warunkiem, że dostęp do nich mają jedynie współpracownicy i uprawnione osoby. Co ważne, RODO wprowadziło m.in. zasadę minimalizacji danych. Pracodawca, kadrowa, czy też pracownik nie powinni wprowadzać dodatkowych danych do listy. Jedynie te niezbędne, które służą określonym celom.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeśli mówimy już o celach, to przypominamy, że lista obecności pracownika, nie służy do ewidencjonowania przyczyn nieobecności pracownika. Ma to duże znaczenie, ponieważ cel w jakim przetwarzamy dane osobowe ma kluczowe znaczenie w kontekście przepisów RODO. To ewidencja czasu pracy powinna być dokumentem, na podstawie którego pracodawca wykonuje rozliczenia czasu pracy, ustala wynagrodzenie itd. Lista obecności to jedynie narzędzie pomocnicze. Biorąc to pod uwagę, zaznaczanie na liście obecności przyczyn nieobecności jest bezzasadne. Co więcej – taka praktyka może być uznana jako sprzeczna z przepisami RODO, co może skończyć się nieprzyjemnymi konsekwencjami.

Warto mieć to na uwadze i znaleźć inne rozwiązanie. Dobrym pomysłem będzie być może prowadzenie indywidualnych list obecności, albo zmiana formy informowania o jej przyczynach. Najważniejsze, aby nie zapomnieć o celu prowadzenia listy i tym samym przetwarzania danych, którym jest potwierdzanie obecności w pracy, nie zaś ewidencjonowanie czasu pracy.

Pewnego rodzaju problemem staje się też symbol absencji, czyli określenie przyczyny nieobecności w pracy. Zgodnie z przepisami RODO, może mieć to formę danych wrażliwych, do których dostępu nie powinni mieć inni w firmie i osoby postronne. Pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności, jednak nie muszą o niej wiedzieć jego współpracownicy. Wskazanie konkretnej przyczyny nieobecności, np. choroba, delegacja czy urlop na liście obecności, może zostać uznane za naruszenie i przetwarzanie danych niezgodnie z ich przeznaczeniem.

Duże znaczenie ma też lokalizacja listy obecności. Chodzi o to, aby osoby trzecie nie miały do niej swobodnego dostępu. A tym samym dostępu do zawartych w niej danych osobowych. W związku z tym listę, należy umieścić w takim miejscu, aby dostęp do niej miały jedynie zatrudnieni współpracownicy i pracodawca.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów

Jeśli chodzi o podpis pracownika na liście – tu nie mamy do czynienia z danymi osobowymi. Chyba, że byłby to podpis cyfrowy. Wtedy miałby charakter danej biometrycznej, co umożliwiałoby identyfikację autora podpisu, a jej przetwarzanie podlegałoby zasadom RODO. Także o zwykły podpis na wydrukowanej liście obecności nie musicie się martwić.

RODO w biurze rachunkowym

Tego rodzaju niuansów związanych z prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych, nie tylko w biurze rachunkowym, jest sporo. Dlatego warto mieć odpowiednie rozeznanie i wiedzę, w oparciu o którą konieczne jest dostosowanie się do nowy przepisów w ochronie danych osobowych.

Nasz dzisiejszy, artykuł powstał po konsultacjach z zaprzyjaźnioną firmą WBT-IT, która świadczy usługi i wdrożenia RODO. Jeśli będziecie szukać wsparcia, bądź usług związanych z tym tematem, polecamy WBT-IT z czystym sumieniem. Mają niezbędne rozeznanie, doświadczenie i przede wszystkim bardzo ludzkie podejście, o czym będziecie mogli się przekonać przy bezpośrednim kontakcie.

Mieliśmy pomysł, aby opracować specjalny poradnik „RODO w biurze rachunkowym”, gdzie opisalibyśmy najważniejsze wyzwania i informacje dotyczące ochrony danych w biurach rachunkowych. Jeśli jesteście zainteresowani taką publikacją, dajcie nam znać w dowolny sposób.

Wasze zainteresowanie i opinie będzie dla nas bezcenną motywacją i impulsem do działania!

Źródło: M&M Księgi Rachunkowe

Zajrzyj na blog o księgowości - Brzydkie słowo na K

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Cyberbezpieczeństwo w branży TSL – nowe wymogi. Co zmieni unijna dyrektywa NIS 2 od 17 października 2024 roku?

Dyrektywa NIS 2 wymusza na firmach konieczność wdrożenia strategii zarządzania ryzykiem. W praktyce oznacza to, że muszą zabezpieczyć swoje systemy komputerowe, procesy bezpieczeństwa oraz wiedzę swoich pracowników na tyle, by zapewnić funkcjonowanie i odpowiednio szybką reakcję w przypadku ataku hakerskiego. Od 17 października 2024 roku wszystkie kraje członkowskie powinny zaimplementować dyrektywę w swoim systemie prawnym.

Nawet 8%. Lokaty bankowe – oprocentowanie pod koniec maja 2024 r.

Ile wynosi oprocentowanie najlepszych depozytów bankowych pod koniec maja 2024 roku? Jakie odsetki można uzyskać z lokat bankowych i kont oszczędnościowych? Średnie oprocentowanie najlepszych lokat i rachunków oszczędnościowych wzrosło w maju do nieco ponad 5,7%.

ZUS pobrał 4000 zł od wdowy. 20 680,00 zł udziału w emeryturze zmarłego [Mąż nie skorzystał z emerytury]

Wdowa otrzymała wypłatę gwarantowaną 20 680,00 zł (udział w emeryturze zmarłego męża w zakresie subkonta). ZUS pobrał (jako płatnik PIT) 4000 zł i przekazał te pieniądze fiskusowi. ZUS wykonał prawidłowo przepisy podatkowe ustalające podatek na prawie 1/5 płatności. ZUS jest tu tylko pośrednikiem między wdową a fiskusem.

8-procentowy VAT nie dla domków letniskowych

Zgodnie z obecną praktyką organów podatkowych 8-procentowy VAT może być stosowany wyłącznie przy wznoszeniu budynków mieszkalnych przeznaczonych do stałego zamieszkania, zatem przedsiębiorcy budujące domki letniskowe lub rekreacyjne muszą wystawiać faktury z 23-procentowym VAT. 

Faktura korygująca 2024. Czy można zmienić dane nabywcy na zupełnie inny podmiot?

Sprzedawca wystawił fakturę VAT na podmiot XYZ Sp. z o.o., jednak właściwym nabywcą był XYZ Sp. k. Te dwa podmioty łączy tylko nazwa „XYZ” oraz osoba zarządzająca. Są to natomiast dwie różne działalności z różnymi numerami NIP. Czy w takiej sytuacji sprzedawca może zmienić dane nabywcy widniejące na fakturze poprzez fakturę korygującą, tj. bez konieczności wystawiania tzw. korekty „do zera” na XYZ Sp. z o.o., i obciążenie XYZ Sp. k. tylko poprzez korektę i zmianę odbiorcy faktury? 

Nowy sposób organów celno-skarbowych na uszczelnienie wywozu towarów podlegającym sankcjom na Rosję

Oświadczenie producenta o tym, iż wie kto jest kupującym i sprzedającym towar oraz o tym, iż wie, że jego wyprodukowany towar będzie przejeżdżał przez Rosję w tranzycie i zna końcowego użytkownika produktu, ma być narzędziem do ograniczenia wywozu towarów które są wyszczególnione w rozporządzeniu Rady (UE) NR 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczące środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.

Opóźnienia w zapłacie w podatku dochodowym - skutki

Przedsiębiorcy mają wynikający z przepisów podatkowych obowiązek płacenia różnych podatków. W tym także podatków dochodowych: PIT – podatek dochodowy od osób fizycznych i CIT – podatek dochodowy od osób prawnych (w przypadku np. spółek z o.o. czy akcyjnych). Każde opóźnienie w zapłacie podatku – także podatku dochodowego grozi nie tylko obowiązkiem obliczenia od zaległości podatkowych odsetek ale także odpowiedzialnością karną skarbową. Zaległość podatkowa, to także może być problem pracowników, którzy nie zapłacili podatku dochodowego PIT wynikającego z rocznego zeznania podatkowego.

Wysokość kosztów pracowniczych u seniorów w 2024 r.

Zasady rozliczania pracowniczych kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych dotyczą wszystkich pracowników bez względu na ich wiek. Dlatego również pracujący seniorzy, którzy już osiągnęli wiek emerytalny – mimo zwolnienia podatkowego – mają takie same koszty jak inni pracownicy.

Przelewy w Boże Ciało. Jak pracują banki? Kiedy dojdzie przelew?

30 maja, czwartek jest dniem ustawowo wolnym od pracy. Czy system rozliczeniowy Elixir będzie wówczas dostępny? Kiedy najlepiej wysałć przelew, aby doszedł na czas? 

PIT 2024. Koszty uzyskania przychodów (pracownicze), zwykłe, podwyższone, autorskie - kwoty, limity, oświadczenia, praca zdalna

Jakie koszty mogą odliczać pracownicy w 2024 roku? Jakie są koszty zwykłe, a jakie podwyższone? Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) nie daje prawa (co do zasady) pracownikom odliczać od przychodów uzyskanych z tytułu umowy o pracę faktycznie poniesionych kosztów. Pracownicy mają jedynie koszty zryczałtowane w zależności od liczby zawartych umów o pracę i tego, czy pracownik mieszka w miejscowości, której znajduje się zakład pracy, czy w innej miejscowości. Jednak w rozliczeniu rocznym pracownicy mogą uwzględnić faktyczne wydatki na dojazdy do pracy udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

REKLAMA