Kategorie

Lista obecności zgodna z RODO – o czym pamiętać?

M&M Księgi Rachunkowe
M&M Księgi Rachunkowe to nie tylko profesjonalna obsługa księgowo-podatkowa dla firm, a realne wsparcie biznesu na różnych płaszczyznach.
Lista obecności zgodna z RODO – o czym pamiętać?
ShutterStock
Po wejściu w życie nowych przepisów o ochronie danych osobowych (RODO), konieczne stało się przeprowadzenie pewnych zmian organizacyjnych i kadrowych. Dotyczy to m.in. listy obecności pracowników. Co należy zrobić, aby lista obecności pracowników w firmie (w biurze rachunkowym) była zgodna z RODO?

Lista obecności pracowników, a RODO

 Lista obecności zawiera dane osobowe pracowników. Powinna zatem spełniać wszelkie niezbędne zalecenia i wymogi, które niesie ze sobą Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE w kwestii ochrony danych osobowych i ich przetwarzania.

Reklama

Zacznijmy od tego, że nie ma jednoznacznych przepisów prawa pracy, które bezwzględnie nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę listy obecności. To dokument nieobowiązkowy, ale często i chętnie stosowany przez pracodawców. Pozwala potwierdzić przybycie i obecności w pracy pracowników. Zazwyczaj taka lista zawiera datę, dane osobowe pracownika, jego podpis i określenie czasu pracy w danym dniu.  

Warto jednak wiedzieć, że nie musi mieć standardowej, papierowej formy. Potwierdzenie obecności w pracy może odbywać się równie dobrze w formie zalogowania do systemu informatycznego. Może mieć formę „podbijania” karty pracowniczej w specjalnym czytniku, co jest często stosowanym pomysłem, zwłaszcza w większych firmach. Mamy zatem pewną dowolność. Natomiast jeśli chodzi o dostosowanie się do wymogów jakie niesie ze sobą RODO, takiej dowolności już nie ma…

Zgodnie z RODO, lista obecności to dane osobowe, a zatem ich administrator powinien je odpowiednio chronić. Jak powinien to robić?

Jak przygotować listę obecności zgodną z RODO?

Odpowiednia ochrona danych osobowych pracowników i klientów jest bardzo ważna, ale nie należy też popadać w skrajność i chorobliwą przesadę. Ujawnianie na liście obecności imion i nazwisk pracowników jest zrozumiałe i naturalne, pod warunkiem, że dostęp do nich mają jedynie współpracownicy i uprawnione osoby. Co ważne, RODO wprowadziło m.in. zasadę minimalizacji danych. Pracodawca, kadrowa, czy też pracownik nie powinni wprowadzać dodatkowych danych do listy. Jedynie te niezbędne, które służą określonym celom.

Reklama

Jeśli mówimy już o celach, to przypominamy, że lista obecności pracownika, nie służy do ewidencjonowania przyczyn nieobecności pracownika. Ma to duże znaczenie, ponieważ cel w jakim przetwarzamy dane osobowe ma kluczowe znaczenie w kontekście przepisów RODO. To ewidencja czasu pracy powinna być dokumentem, na podstawie którego pracodawca wykonuje rozliczenia czasu pracy, ustala wynagrodzenie itd. Lista obecności to jedynie narzędzie pomocnicze. Biorąc to pod uwagę, zaznaczanie na liście obecności przyczyn nieobecności jest bezzasadne. Co więcej – taka praktyka może być uznana jako sprzeczna z przepisami RODO, co może skończyć się nieprzyjemnymi konsekwencjami.

Warto mieć to na uwadze i znaleźć inne rozwiązanie. Dobrym pomysłem będzie być może prowadzenie indywidualnych list obecności, albo zmiana formy informowania o jej przyczynach. Najważniejsze, aby nie zapomnieć o celu prowadzenia listy i tym samym przetwarzania danych, którym jest potwierdzanie obecności w pracy, nie zaś ewidencjonowanie czasu pracy.

Pewnego rodzaju problemem staje się też symbol absencji, czyli określenie przyczyny nieobecności w pracy. Zgodnie z przepisami RODO, może mieć to formę danych wrażliwych, do których dostępu nie powinni mieć inni w firmie i osoby postronne. Pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności, jednak nie muszą o niej wiedzieć jego współpracownicy. Wskazanie konkretnej przyczyny nieobecności, np. choroba, delegacja czy urlop na liście obecności, może zostać uznane za naruszenie i przetwarzanie danych niezgodnie z ich przeznaczeniem.

Duże znaczenie ma też lokalizacja listy obecności. Chodzi o to, aby osoby trzecie nie miały do niej swobodnego dostępu. A tym samym dostępu do zawartych w niej danych osobowych. W związku z tym listę, należy umieścić w takim miejscu, aby dostęp do niej miały jedynie zatrudnieni współpracownicy i pracodawca.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów

Jeśli chodzi o podpis pracownika na liście – tu nie mamy do czynienia z danymi osobowymi. Chyba, że byłby to podpis cyfrowy. Wtedy miałby charakter danej biometrycznej, co umożliwiałoby identyfikację autora podpisu, a jej przetwarzanie podlegałoby zasadom RODO. Także o zwykły podpis na wydrukowanej liście obecności nie musicie się martwić.

RODO w biurze rachunkowym

Tego rodzaju niuansów związanych z prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych, nie tylko w biurze rachunkowym, jest sporo. Dlatego warto mieć odpowiednie rozeznanie i wiedzę, w oparciu o którą konieczne jest dostosowanie się do nowy przepisów w ochronie danych osobowych.

Nasz dzisiejszy, artykuł powstał po konsultacjach z zaprzyjaźnioną firmą WBT-IT, która świadczy usługi i wdrożenia RODO. Jeśli będziecie szukać wsparcia, bądź usług związanych z tym tematem, polecamy WBT-IT z czystym sumieniem. Mają niezbędne rozeznanie, doświadczenie i przede wszystkim bardzo ludzkie podejście, o czym będziecie mogli się przekonać przy bezpośrednim kontakcie.

Mieliśmy pomysł, aby opracować specjalny poradnik „RODO w biurze rachunkowym”, gdzie opisalibyśmy najważniejsze wyzwania i informacje dotyczące ochrony danych w biurach rachunkowych. Jeśli jesteście zainteresowani taką publikacją, dajcie nam znać w dowolny sposób.

Wasze zainteresowanie i opinie będzie dla nas bezcenną motywacją i impulsem do działania!

Źródło: M&M Księgi Rachunkowe

Zajrzyj na blog o księgowości - Brzydkie słowo na K

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość
    1 sty 2000
    24 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Zryczałtowana składka zdrowotna przywilejem dla wybranych

    Składka zdrowotna. Według doniesień „Dziennika Gazety Prawnej” podatnicy, którzy rozliczają się według zasad ryczałtu ewidencjonowanego, będą płacić zryczałtowaną składkę zdrowotną. Rodzi się pytanie, dlaczego miałoby to dotyczyć wyłącznie tej grupy podatników? W mojej ocenie jest to dyskryminujące. Ceną rozliczania podatku w innej formie niż ryczałt byłaby bowiem wyższa składka zdrowotna.

    VAT e-commerce. Wzór zgłoszenia VIN-R

    VAT e-commerce. Wzór zgłoszenia (VIN-R) informującego w zakresie nieunijnej procedury szczególnej rozliczania VAT.

    Wspólny kredyt z rodzicami. Spłata rat kredytu to nie darowizna

    Wspólny kredyt z rodzicami a podatek. Spłata rat kredytu (zaciągniętego solidarnie przez pełnoletnią córkę wraz z rodzicami) przez samych rodziców - nie powoduje po stronie córki powstania obowiązku podatkowego w podatku od spadków i darowizn. Nie musi ona płacić podatku i składać zgłoszenia SD-Z2. Bowiem spłata rat jedynie przez rodziców w takiej sytuacji nie jest darowizną. Nawet jeżeli w zakupionym na kredyt mieszkaniu mieszka sama córka i jest ona jedyną właścicielką tego mieszkania. Dotyczy to oczywiście także innych "składów" solidarnych kredytobiorców - spokrewnionych, spowinowaconych, czy spoza kręgu rodzinnego.

    Opłata paliwowa - co warto wiedzieć?

    Opłata paliwowa. Jakie są stawki opłaty paliwowej obowiązujące w 2021 r.? Kto podlega opłacie paliwowej? Kiedy powstaje obowiązek zapłaty? Gdzie wpłacać opłatę? Jak złożyć informację w sprawie opłaty paliwowej?

    Oleje smarowe a opłata paliwowa

    Opłata paliwowa. Handel olejami smarowymi w Polsce ewoluuje w kierunku zwiększenia biurokracji oraz obciążeń podatkowych związanych z obrotem tymi towarami. Czy oleje smarowe podlegają opłacie paliwowej?

    System e-TOLL ruszył 24 czerwca

    e-TOLL. 24 czerwca 2021 r. Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) uruchomiły nowy system poboru opłat za przejazd pojazdem ciężkim (powyżej 3,5 tony) po płatnych drogach krajowych oraz za przejazd po płatnych odcinkach autostrad Konin-Stryków (A2) i Wrocław-Sośnica (A4) zarówno dla pojazdów ciężkich jak i lekkich. Otwarte zostały pierwsze Miejsca Obsługi Klienta. Można już instalować na telefonach bezpłatną aplikację mobilną e-TOLL PL do wnoszenia opłat. Na miejscach poboru opłat autostrad A2 i A4 wyznaczone zostały pasy przejazdowe dedykowane dla użytkowników systemów e-TOLL i viaTOLL. Przewidziano okres przejściowy, w którym działać będą dwa systemy e-TOLL i viaTOLL.

    30 tys. zł kwoty wolnej od podatku dla rozliczających się liniowo

    Polski Ład - przedsiębiorcy chcą zmian, m.in. kwoty wolnej od podatku w wysokości 30 tys. zł dla przedsiębiorców rozliczających się liniowo. O wprowadzenie podatkowych zmian do Polskiego Ładu wystąpił do premiera Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców.

    Zwrot VAT zapłaconego w Wielkiej Brytanii po 1 stycznia 2021 r.

    Zwrot VAT. Wielka Brytania będzie nadal przyznawać zwroty podatku VAT przedsiębiorcom z UE. Taką informację potwierdziła brytyjska administracja podatkowa - poinformowało 23 czerwca 2021 r. polskie Ministerstwo Finansów.

    Ogólnopolski Konkurs Wiedzy o Podatkach dla uczniów szkół ponadpodstawowych

    Krajowa Izba Doradców Podatkowych i Ministerstwo Finansów zapraszają do udziału w Ogólnopolskim Konkursie Wiedzy o Podatkach. Dwuetapowy konkurs skierowany jest do uczniów szkół ponadpodstawowych, a ze względu na pandemię w tym roku zostanie przeprowadzony w formule online.

    Praktyka w stosowaniu przepisów o MDR

    Regulacje dotyczące schematów podatkowych (MDR) obowiązują w polskim porządku prawnym od 1 stycznia 2019 roku, a więc już ponad dwa lata. Co więcej, biorąc pod uwagę retrospektywny obowiązek zgłaszania schematów podatkowych, można powiedzieć, że zaraportowane do tej pory schematy podatkowe dotyczą uzgodnień, w zakresie których to pierwsza czynność miała miejsce nawet trzy lata temu (schematy transgraniczne).

    Korepetycje, kursy i inne usługi prywatnego nauczania - zwolnienie z VAT

    Prywatne nauczanie a VAT. Usługi prywatnego nauczania świadczone przez nauczycieli są zwolnione z VAT. Konieczne jest jednak posiadanie przez nauczyciela kierunkowego wykształcenia, a także świadczenie usług nauczania na podstawie umowy zawartej z uczniem (lub opiekunem prawnym ucznia). Jednak zwolnienie to nie ma zastosowania do usług świadczonych przez nauczycieli w ramach zajęć organizowanych przez podmiot trzeci.

    Zwolnienie podatkowe na inwestycję w PSI - od kiedy?

    Zwolnienie podatkowe na inwestycję w PSI. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu w wyroku z 18 marca 2021 r. (sygn. I SA/Op 22/21) potwierdził, że prawo do skorzystania ze zwolnienia podatkowego w Polskiej Strefie Inwestycji (PSI) istnieje od momentu poniesienia pierwszych kosztów kwalifikowanych. Takie rozstrzygnięcie kwestionuje dotychczas powszechne wśród organów skarbowych.

    Wzór deklaracji uproszczonej AKC-US od 1 lipca 2021 r.

    Akcyza od samochodów osobowych. Ustawodawca określił nowy wzór deklaracji uproszczonej w sprawie podatku akcyzowego od samochodów osobowych (AKC-US). Rozporządzenie w tej sprawie wchodzi w życie 1 lipca 2021 r.

    Globalne podatki i minimalna stawka CIT [Raport PIE]

    Globalne podatki. Transfer zysków do rajów podatkowych powoduje, że globalne wpływy z podatku CIT są corocznie zmniejszane o ok 240 mld USD. Najbogatsi ludzie świata przelewają 7,6 bln USD na zagraniczne konta, by uniknąć organów podatkowych. Polski Instytut Ekonomiczny w raporcie „Global taxes in the post-COVID-19 era” wskazuje, że wprowadzenie globalnego podatku majątkowego zapewniłoby 289 mld USD rocznie, globalnego podatku klimatycznego – 279 mld USD rocznie, a globalnej minimalnej stawki CIT – 127 mld USD rocznie. Zebrane w ten sposób środki wystarczyłyby na zaszczepienie przeciw COVID-19 każdej dorosłej osoby na świecie 4 razy w ciągu roku.

    VAT e-commerce. Procedura szczególna dla przesyłek do 150 euro

    VAT e-commerce. Resort finansów objaśnia uproszczoną procedurę w zakresie deklarowania i odroczenia płatności podatku z tytułu importu towarów w przesyłkach o wartości nieprzekraczającej 150 euro (tzw. „USZ”). Zmiany już od 1 lipca 2021 r.

    Fundusze inwestycyjne - zmiana przepisów

    Fundusze inwestycyjne. 22 czerwca 2021 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi oraz ustawy o obrocie instrumentami finansowymi. Projekt ten dostosowuje polskie prawo do przepisów Unii Europejskiej, dotyczących funduszy inwestycyjnych oraz zarządzania alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi. Zgodnie z projektem większość zmian ma wejść w życie 2 sierpnia 2021 r.

    Należyta staranność w cenach transferowych w świetle objaśnień Ministerstwa Finansów

    Należyta staranność w cenach transferowych. Pojęcie należytej staranności nie jest sprecyzowane w przepisach. Ustawodawca nie wskazuje konkretnych działań, które powinny zostać powzięte, ani informacji, które należy weryfikować. Pewne wskazówki w zakresie domniemania oraz należytej staranności, o których mowa w art. 11o ust. 1b ustawy o CIT wynikają z objaśnień podatkowych MF.

    Pakiet Slim VAT 2 z poprawkami

    Slim VAT 2. Sejmowa komisja finansów publicznych przyjęła w dniu 22 czerwca, wraz z poprawkami, nowelizację ustawy o podatku od towarów i usług, której celem jest uproszczenie rozliczania przez podatników podatku od towarów i usług – tzw. pakiet Slim VAT 2.

    Refakturowanie podatku od nieruchomości na dzierżawcę lub najemcę

    Refakturowanie podatku od nieruchomości. Podatek od nieruchomości nie może być przedmiotem sprzedaży lub innej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, a w efekcie nie podlega odrębnemu „refakturowaniu”. Jednak jeżeli strony umowy dzierżawy lub najmu postanowią, że wynajmujący „przerzuca” koszt podatku od nieruchomości na dzierżawcę (najemcę), wówczas koszt ten stanowi element ceny usługi dzierżawy (najmu). Innymi słowy wartość podatku od nieruchomości stanowi część zapłaty (czynszu) za usługę dzierżawy lub najmu. Dlatego też w takiej sytuacji wydzierżawiający (lub najemce) powinien wystawić fakturę, w której podstawa opodatkowania, to łączna cena (wartość) usługi dzierżawy obejmująca m.in. wartość podatku od nieruchomości, zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy o VAT. Koszty podatku od nieruchomości nie mogą bowiem stanowić samodzielnego świadczenia, lecz są elementem podstawowej czynności, jaką jest dzierżawa nieruchomości, zatem co do zasady nie powinny być wykazywane na fakturze w odrębnej pozycji.

    Transparentność wynagrodzeń w UE - jak się przygotować?

    Transparentność wynagrodzeń w UE. Projekt przygotowany przez Komisję Europejską zakłada rewolucyjne zmiany w zakresie transparentności wynagrodzeń. Jakie rozwiązania zakłada i jakie konsekwencje może za sobą nieść? Jak przygotować organizację do ujawnienia płac?

    Jaki wzrost PKB w 2021 roku?

    PKB w 2021 roku. Wzrost gospodarczy (tj. wzrost Produktu Krajowego Brutto - PKB) Polski w 2021 r. może zbliżyć się do 5 proc., ale resort finansów pozostaje konserwatywny w swoich prognozach - powiedział 22 czerwca PAP Biznes minister finansów, funduszy i polityki regionalnej Tadeusz Kościński. Podkreślił, że w budżecie są zabezpieczone środki na wypadek kolejnej fali pandemii. Dodał, że wykonanie budżetu po czerwcu może być zbliżone do tego po maju, kiedy to w odnotowano nadwyżkę w wysokości 9,4 mld zł.

    Elektroniczny TAX FREE od początku 2022 roku

    Ustawa o VAT daje możliwość zwrotu podatku od towarów i usług podróżnym. Procedura TAX FREE pozwala turystom odwiedzającym Polskę na uniknięcie podwójnego opodatkowania. Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa szykują zmiany dla przedsiębiorców działających w systemie zwrotu VAT podróżnym od początku 2022 roku, polegającą na odejściu od papierowej wersji procedury i zastąpienie jej elektronicznym systemem ewidencji.

    Przedsiębiorca jako honorowych dawca krwi - co przysługuje?

    Honorowy dawca krwi, który jest pracownikiem, po oddaniu krwi może otrzymać dwa dni wolnego. Co jednak w sytuacji gdy honorowym dawcą krwi jest przedsiębiorca? Czy z tego tytułu przysługują mu jakieś preferencje?

    Zmęczenie cyfrowe w czasie pandemii

    Zmęczenie cyfrowe. 41% ankietowanych niepokoi się wpływem Internetu na dobre samopoczucie bardziej niż przed pandemią – wynika z badania EY. Jak postrzegamy obecnie korzystanie z kanałów cyfrowych?

    E-faktury - zagrożenia i ryzyka

    E-faktury. Już w październiku 2021 r. w Polsce zostaną wprowadzone e-faktury – zapowiada polski rząd. Na razie będą dobrowolną formą rozliczenia, jednak za dwa lata (od 2023 roku) system podatkowy zostanie całkowicie zdigitalizowany. Eksperci wskazują, że oprócz oczywistych korzyści, takich jak uszczelnienie systemu podatkowego czy uproszczenie rozliczeń między kontrahentami, e-faktury wiążą się też z pewnymi ryzykami. To przede wszystkim obawa przed inwigilacją i działaniami hakerów.