REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lista obecności zgodna z RODO – o czym pamiętać?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 M&M Księgi Rachunkowe
M&M Księgi Rachunkowe to nie tylko profesjonalna obsługa księgowo-podatkowa dla firm, a realne wsparcie biznesu na różnych płaszczyznach.
Lista obecności zgodna z RODO – o czym pamiętać?
Lista obecności zgodna z RODO – o czym pamiętać?
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Po wejściu w życie nowych przepisów o ochronie danych osobowych (RODO), konieczne stało się przeprowadzenie pewnych zmian organizacyjnych i kadrowych. Dotyczy to m.in. listy obecności pracowników. Co należy zrobić, aby lista obecności pracowników w firmie (w biurze rachunkowym) była zgodna z RODO?

Lista obecności pracowników, a RODO

 Lista obecności zawiera dane osobowe pracowników. Powinna zatem spełniać wszelkie niezbędne zalecenia i wymogi, które niesie ze sobą Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE w kwestii ochrony danych osobowych i ich przetwarzania.

REKLAMA

REKLAMA

Zacznijmy od tego, że nie ma jednoznacznych przepisów prawa pracy, które bezwzględnie nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę listy obecności. To dokument nieobowiązkowy, ale często i chętnie stosowany przez pracodawców. Pozwala potwierdzić przybycie i obecności w pracy pracowników. Zazwyczaj taka lista zawiera datę, dane osobowe pracownika, jego podpis i określenie czasu pracy w danym dniu.  

Warto jednak wiedzieć, że nie musi mieć standardowej, papierowej formy. Potwierdzenie obecności w pracy może odbywać się równie dobrze w formie zalogowania do systemu informatycznego. Może mieć formę „podbijania” karty pracowniczej w specjalnym czytniku, co jest często stosowanym pomysłem, zwłaszcza w większych firmach. Mamy zatem pewną dowolność. Natomiast jeśli chodzi o dostosowanie się do wymogów jakie niesie ze sobą RODO, takiej dowolności już nie ma…

Zgodnie z RODO, lista obecności to dane osobowe, a zatem ich administrator powinien je odpowiednio chronić. Jak powinien to robić?

REKLAMA

Jak przygotować listę obecności zgodną z RODO?

Odpowiednia ochrona danych osobowych pracowników i klientów jest bardzo ważna, ale nie należy też popadać w skrajność i chorobliwą przesadę. Ujawnianie na liście obecności imion i nazwisk pracowników jest zrozumiałe i naturalne, pod warunkiem, że dostęp do nich mają jedynie współpracownicy i uprawnione osoby. Co ważne, RODO wprowadziło m.in. zasadę minimalizacji danych. Pracodawca, kadrowa, czy też pracownik nie powinni wprowadzać dodatkowych danych do listy. Jedynie te niezbędne, które służą określonym celom.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeśli mówimy już o celach, to przypominamy, że lista obecności pracownika, nie służy do ewidencjonowania przyczyn nieobecności pracownika. Ma to duże znaczenie, ponieważ cel w jakim przetwarzamy dane osobowe ma kluczowe znaczenie w kontekście przepisów RODO. To ewidencja czasu pracy powinna być dokumentem, na podstawie którego pracodawca wykonuje rozliczenia czasu pracy, ustala wynagrodzenie itd. Lista obecności to jedynie narzędzie pomocnicze. Biorąc to pod uwagę, zaznaczanie na liście obecności przyczyn nieobecności jest bezzasadne. Co więcej – taka praktyka może być uznana jako sprzeczna z przepisami RODO, co może skończyć się nieprzyjemnymi konsekwencjami.

Warto mieć to na uwadze i znaleźć inne rozwiązanie. Dobrym pomysłem będzie być może prowadzenie indywidualnych list obecności, albo zmiana formy informowania o jej przyczynach. Najważniejsze, aby nie zapomnieć o celu prowadzenia listy i tym samym przetwarzania danych, którym jest potwierdzanie obecności w pracy, nie zaś ewidencjonowanie czasu pracy.

Pewnego rodzaju problemem staje się też symbol absencji, czyli określenie przyczyny nieobecności w pracy. Zgodnie z przepisami RODO, może mieć to formę danych wrażliwych, do których dostępu nie powinni mieć inni w firmie i osoby postronne. Pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności, jednak nie muszą o niej wiedzieć jego współpracownicy. Wskazanie konkretnej przyczyny nieobecności, np. choroba, delegacja czy urlop na liście obecności, może zostać uznane za naruszenie i przetwarzanie danych niezgodnie z ich przeznaczeniem.

Duże znaczenie ma też lokalizacja listy obecności. Chodzi o to, aby osoby trzecie nie miały do niej swobodnego dostępu. A tym samym dostępu do zawartych w niej danych osobowych. W związku z tym listę, należy umieścić w takim miejscu, aby dostęp do niej miały jedynie zatrudnieni współpracownicy i pracodawca.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów

Jeśli chodzi o podpis pracownika na liście – tu nie mamy do czynienia z danymi osobowymi. Chyba, że byłby to podpis cyfrowy. Wtedy miałby charakter danej biometrycznej, co umożliwiałoby identyfikację autora podpisu, a jej przetwarzanie podlegałoby zasadom RODO. Także o zwykły podpis na wydrukowanej liście obecności nie musicie się martwić.

RODO w biurze rachunkowym

Tego rodzaju niuansów związanych z prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych, nie tylko w biurze rachunkowym, jest sporo. Dlatego warto mieć odpowiednie rozeznanie i wiedzę, w oparciu o którą konieczne jest dostosowanie się do nowy przepisów w ochronie danych osobowych.

Nasz dzisiejszy, artykuł powstał po konsultacjach z zaprzyjaźnioną firmą WBT-IT, która świadczy usługi i wdrożenia RODO. Jeśli będziecie szukać wsparcia, bądź usług związanych z tym tematem, polecamy WBT-IT z czystym sumieniem. Mają niezbędne rozeznanie, doświadczenie i przede wszystkim bardzo ludzkie podejście, o czym będziecie mogli się przekonać przy bezpośrednim kontakcie.

Mieliśmy pomysł, aby opracować specjalny poradnik „RODO w biurze rachunkowym”, gdzie opisalibyśmy najważniejsze wyzwania i informacje dotyczące ochrony danych w biurach rachunkowych. Jeśli jesteście zainteresowani taką publikacją, dajcie nam znać w dowolny sposób.

Wasze zainteresowanie i opinie będzie dla nas bezcenną motywacją i impulsem do działania!

Źródło: M&M Księgi Rachunkowe

Zajrzyj na blog o księgowości - Brzydkie słowo na K

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

REKLAMA

KSeF to prawdziwa rewolucja w fakturowaniu. Firmy mają mało czasu i dużo pracy – ostrzega doradca podatkowy Radosław Kowalski

Obowiązkowy KSeF wprowadzi prawdziwą rewolucję w fakturowaniu. Firmy muszą przygotować nie tylko systemy informatyczne, ale też ludzi i procedury – inaczej ryzykują chaos i błędy w rozliczeniach. O największych wyzwaniach, które czekają przedsiębiorców, księgowych i biura rachunkowe, mówi doradca podatkowy Radosław Kowalski, prelegent Kongresu KSeF.

Podatek od darowizn: kiedy zapłacisz, a kiedy unikniesz fiskusa

Wiele osób jest przekonanych, że darowizny w rodzinie są zawsze wolne od podatku. To nieprawda. Zwolnienie istnieje, ale tylko pod warunkiem, że obdarowany zgłosi darowiznę w terminie i udokumentuje przekazanie pieniędzy.

KSeF 2.0: księgowi (biura rachunkowe) będą nakłaniani do wystawiania faktur? Uwaga na odpowiedzialność karno-skarbową

Wraz z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur wielu przedsiębiorców może próbować przerzucić na księgowych nie tylko nowe obowiązki, ale i odpowiedzialność. Eksperci ostrzegają: wystawienie faktury w imieniu klienta to nie tylko pomoc w formalnościach, lecz także osobiste ryzyko karno-skarbowe. Zanim biura rachunkowe zgodzą się na taką współpracę, powinny dokładnie rozważyć, gdzie kończy się ich rola, a zaczyna odpowiedzialność za cudzy biznes.

MCU rusza 1 listopada 2025 – jak uzyskać certyfikat KSeF?

1 listopada 2025 r. Ministerstwo Finansów uruchomi Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – nową funkcjonalność, która umożliwi nadawanie uprawnień użytkownikom i wydawanie certyfikatów KSeF. Certyfikaty te staną się podstawowym narzędziem uwierzytelnienia w systemie KSeF 2.0.

REKLAMA

KSeF za 3 miesiące wejdzie w życie. Czego księgowi boją się najbardziej?

KSeF to wciąż głęboka niepewność. Za 3 miesiące wchodzi w życie. Czego księgowi boją się najbardziej? Przedstawiamy wyniki badania przeprowadzonego przez SW Research na zlecenie fillup k24.

W KSeF 2.0 NIP jest kluczowy

Od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca będzie odbierał e-faktury w KSeF. Tego samego dnia obowiązek wystawiania obejmie największe firmy, czyli te z obrotem powyżej 200 mln zł za 2024 r. Od 1 kwietnia 2026 r. dołączają pozostali, niezależnie od formy prawnej. Do końca 2026 r. działa okres przejściowy – można wystawiać poza KSeF, o ile w danym miesiącu łączna sprzedaż na takich fakturach nie przekroczy 10 tys. zł brutto. Po przekroczeniu limitu dokumenty wystawia się już w KSeF.

REKLAMA