Faktury elektroniczne 2014/2015

• Definicja faktury elektronicznej
• Akceptacja faktur elektronicznych od 1 stycznia 2014 roku
• Zapewnienie autentyczności pochodzenia , integralności treści oraz czytelności faktury od 01 stycznia 2014 roku

E-FAKTURY – prawne ABC

Definicja faktury elektronicznej

Powyższe określenie stanowi odzwierciedlenie definicji faktury elektronicznej przyjętej w art. 217 Dyrektywy 2006/112/WE w brzmieniu zmienionym Dyrektywą 2010/45/UE i z uwagi na wielokrotne posługiwanie się tym określeniem w ustawie umieszczono to pojęcie w słowniczku ustawy.

Polecamy: 500 pytań o VAT odpowiedzi na trudne pytania z interpretacjami Ministerstwa Finansów (PDF)

Dokumentacja VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

Ponieważ przy wystawianiu faktur elektronicznych obowiązują ogólne zasady wystawiania faktur, powinna ona zgodnie z ustawą zawierać następujące elementy:

- datę wystawienia,

- kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. a,

- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. b,

- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,

- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

- kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

- stawkę podatku,

- sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

- kwotę należności ogółem.

Zwrot VAT za materiały budowlane 2014

Faktura pro forma 2013 / 2014

Faktura VAT 2014 – zmiany zasad fakturowania od 1 stycznia 2014 r.

Dodatkowo, aby faktura mogła zostać uznana za fakturę elektroniczną, musi być wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Wybór samego formatu zależy od podatnika. Może to być na przykład faktura w formie ustrukturyzowanego komunikatu (jak np. XML) lub też inny rodzaj formatu elektronicznego (jak np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF, DOC, CSV, lub faks otrzymany w formacie elektronicznym).

Faktury,  które zostaną utworzone w formacie elektronicznym przy użyciu programów księgowych lub edytorów tekstu, a następnie zostaną wysłane lub otrzymane w formie papierowej, choć będą fakturami w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, nie będą uznawane za faktury elektroniczne w rozumieniu definicji zawartej w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT.

Z drugiej strony faktury sporządzone w formie papierowej, które zostały przetworzone na format elektroniczny (np. zeskanowane),  a następnie wysłane i otrzymane w formie wiadomości e-mail, mogą zostać uznane za faktury elektroniczne – przy czym warunkiem koniecznym jest, aby wersja papierowa nie została wysłana lub przekazana odbiorcy.

Warto zauważyć, że zgodnie z definicją rodzaj formatu elektronicznego jest bez znaczenia, ważne natomiast jest to aby była ona wystawiona i otrzymana w formie elektronicznej.

Przez wystawienie rozmieć należy udostępnienie faktury w taki sposób, aby jej odbiorca mógł ją otrzymać. A zatem nie zawsze musi być to wiadomość e-mail, może być to też zapewnienie możliwość pobrania faktury w formacie elektronicznym, za pośrednictwem serwisu internetowego (oczywiście po wcześniejszym logowaniu zabezpieczonym hasłem), lub przekazanie przy pomocy bezpiecznego połączenia.

Za otrzymaną ustawa uznaje fakturę, która dotrze do odbiorcy. Może to być zarówno moment wpływu wiadomości e-maill na serwer pocztowy odbiorcy, jak i moment pobrania jej z serwisu internetowego.

Biuletyn VAT

VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

---

Akceptacja faktur elektronicznych od 1 stycznia 2014 roku

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT (który również będzie obowiązywał od 2014 roku) stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zmienione przepisy nie mówią już o formalnym wyrażeniu zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej oraz nie określają w jaki sposób ta zgoda ma być wyrażona.

Można zatem uznać, że postawiono to w gestii umownej stron transakcji i może to być nie tylko zgoda wyrażona w formie papierowej, ale również pod postacią wiadomości e-mail, a nawet w formie ustnej.

Zmiany w tym zakresie oznaczają też, że za akceptację będzie można również uznać tzw. akceptację dorozumianą, (np. wystarczy, że odbiorca, który otrzymuje fakturę w formie elektronicznej, reguluje płatność z niej wynikającą).

e-faktura

Zapewnienie autentyczności pochodzenia , integralności treści oraz czytelności faktury od 01 stycznia 2014 roku

W celu dostosowania obowiązujących przepisów do art. 233 dyrektywy 2006/112/WE, w brzmieniu zmienionym przez dyrektywę 2010/45/UE, w nowym art. 106m ust. 1-5 ustawy o podatku od towarów i usług, określono sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z przytoczonym artykułem:

- podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury,

- przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,

- przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura,

- autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych wymienionych wyżej, zgodnie z ustawą, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej będą zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Podstawa prawna:

- Ustawa z 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2013 r. poz. 35).