Anulowanie e-faktury - czy jest możliwe i jak to zrobić?

Czy można anulować fakturę VAT?

Zarówno przepisy ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), jak i przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii anulowania wystawionych faktur VAT.  Tym niemniej od wielu lat organy podatkowe dopuszczają wyjątkowo anulowanie faktury VAT, która nie została „wprowadzona do obrotu prawnego” i jednocześnie faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.

Anulowania dokonuje się poprzez przekreślenie oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji (zapisów) uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie.

Kiedy faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego?

Organy podatkowe przyjmują, że faktura VAT nie została wprowadzona do obrotu prawnego jeżeli:

     - faktura nie została wysłana do kontrahenta albo

     - faktura została wysłana do kontrahenta, ale nie została przez niego odebrana, albo

     - faktura została wysłana i doręczona, a następnie odesłana przez kontrahenta (czyli podatnik posiada oba egzemplarze faktury, a kontrahent nie uwzględnia jej w swojej ewidencji rachunkowej i podatkowej).

Możliwość anulowania faktury potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej m.in. w interpretacjach indywidualnych z 21 marca 2019 r. sygn. 0111-KDIB3-1.4012.12.2019.2.RSZ, z 29 września 2020 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK, czy z 4 lutego 2022 r. sygn. 0111-KDIB3-1.4012.934.2021.1.IK.

Anulowanie faktury elektronicznej

Organy podatkowe dopuszczają także możliwość anulowania faktury elektronicznej (e-faktury), jednak w tym przypadku inaczej jest definiowane „wprowadzenie do obrotu”.

W praktyce uznaje się, że co do zasady nie ma możliwości anulowania faktury elektronicznej, która została wysłana do nabywcy i automatycznie przez niego odebrana - np. za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail). W takiej sytuacji dokument ten uznaje się za trwale i bezpowrotnie wprowadzony do obrotu prawnego, bowiem nie ma możliwości jego odzyskania przez sprzedawcę lub zwrócenia przez nabywcę. Tak uznał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej m.in. w interpretacji indywidualnej z 22 stycznia 2019 r. nr 0112-KDIL4.4012.629.2018.1.NK.

Ale organy podatkowe dopuszczają możliwość (i zgodność z prawem) anulowania e-faktury, która została automatycznie wygenerowana przez system finansowo-księgowy, ale nie została wprowadzona do obrotu prawnego - czyli nie została wysłana do kontrahenta. Tak uznano np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 4 lutego 2022 r. sygn. 0111-KDIB3-1.4012.934.2021.1.IK.

Faktury elektroniczne udostępnione klientom na portalu

W tej ostatniej interpretacji organ podatkowy analizował sytuację podatnika, który wdrożył u siebie elektroniczny Portal przeznaczony dla klientów. Funkcjonalność Portalu polega m.in. na udostępnieniu klientom, posiadającym zarejestrowane konto na Portalu, informacji o wszystkich złożonych zamówieniach i utworzonych do nich dostawach, o wykorzystaniu limitu kredytowego oraz na umożliwieniu klientom pobrania dokumentów WZ.

Ponadto podatnik planuje rozwijanie Portalu poprzez dodanie funkcjonalności polegającej na umożliwieniu klientom, po zalogowaniu się na swoje konta na Portalu, wglądu do wystawianych przez podatnika faktur oraz umożliwieniu klientom-nabywcom pobierania faktur w postaci załącznika w formacie .PDF. Po wdrożeniu tej funkcjonalności, e-faktura będzie automatycznie udostępniana na Portalu na koncie konkretnego klienta-nabywcy w momencie jej wprowadzenia do systemu księgowego podatnika. Podatnik będzie posiadał wiedzę o tym czy i kiedy klient-nabywca pobrał fakturę z Portalu. Jednocześnie informacja o udostępnieniu faktury na Portalu (ani sama faktura) nie będzie przekazywana do klienta w inny sposób (np. e-mailem).

Podatnik zapytał Dyrektora KIS, czy może anulować wystawioną na Portalu fakturę elektroniczną w sytuacji gdy:
- podatnik usunie ww. fakturę z Portalu zanim zostanie ona pobrana przez klienta oraz
- faktura będzie dokumentowała czynności, które nie zostały faktycznie dokonane.

Organ podatkowy zgodził się z podatnikiem, że w opisanej sytuacji będzie to możliwe i nie naruszy przepisów dot. VAT.

Dyrektor KIS podkreślił, że:
- anulowanie faktury powinno dotyczyć wyłącznie sytuacji, kiedy faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego i dokumentuje czynność niedokonaną.
- anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności.

Zdaniem Dyrektora KIS, niewprowadzenie faktury do obrotu prawnego może mieć miejsce, gdy faktura nie zostanie wysłana do kontrahenta, bądź gdy faktura zostanie wysłana, ale nie zostanie odebrana przez kontrahenta, bądź gdy faktura zostanie wysłana i odebrana, a następnie odesłana przez kontrahenta (w taki sposób, że podatnik posiada oba egzemplarze faktur – oryginał i kopię – a kontrahent nie uwzględnił faktury w swoich ewidencjach), a jednocześnie nie doszło do zrealizowania transakcji.
Natomiast faktura elektroniczna, zostaje wprowadzona do obrotu prawnego poprzez wysłanie jej na podany przez odbiorcę adres. Taka e-faktura nie może być zwrócona przez odbiorcę, bo zawsze istnieje możliwość, że została skopiowana przez odbiorcę przed jej zwrotem (odesłaniem) - przez co niemożliwe jest jej anulowanie.

Kiedy można anulować fakturę VAT?

Zatem, w świetle interpretacji indywidualnych Dyrektora KIS, możliwe jest anulowanie faktury VAT jeżeli dokumentuje ona czynność faktycznie niedokonaną i:

- e-faktura nie zostanie przesłana odbiorcy na adres e-mail;
- e-faktura zostanie usunięta z portalu elektronicznego zanim zostanie pobrana przez odbiorcę;
- faktura nie zostanie wysłana w formie papierowej odbiorcy;
- faktura zostanie wysłana w formie papierowej, ale nie zostanie odebrana przez odbiorcę (przesyłka wróci do wystawcy faktury);
- faktura zostanie wysłana w formie papierowej i odebrana przez odbiorcę, a następnie zostanie przez niego odesłana wystawcy/podatnikowi - czyli w momencie anulowania podatnik będzie posiadał oba egzemplarze faktury, a odbiorca/nabywca nie uwzględni jej w swojej ewidencji rachunkowej i podatkowej.

oprac. Paweł Huczko