Anulowanie faktury ujętej w pliku JPK_VAT

Anulowanie faktury ujętej w JPK_VAT

Ważne!
Gdy spełniamy warunki, w celu anulowania papierowej faktury należy wszystkie wystawione egzemplarze tej faktury przekreślić oraz umieścić na nich adnotację o anulowaniu faktury (ewentualnie również o przyczynie anulowania faktury). Następnie należy skorygować treść ewidencji VAT oraz przesłać korektę pliku JPK_VAT bez uwzględniania anulowanej faktury. Gdy jest to faktura elektroniczna i została wysłana do klienta, to nie ma możliwości jej anulowania. Trzeba wystawić korektę.

Anulowanie faktury, mimo że jest stosowane powszechnie, nie zostało uregulowane w przepisach ustawy o VAT. Jednak praktyka wykształciła tego rodzaju operację. Jest to bowiem rozwiązanie znacznie bardziej racjonalne, niż wystawianie do każdego takiego dokumentu obarczonego pomyłką dokumentu korygującego.

Przyjmuje się, że podatnicy mogą anulować zbędnie wystawione faktury. Anulowanie polega na przekreśleniu wystawionych egzemplarzy faktury i dokonaniu na nich adnotacji o przyczynie jej anulowaniu faktury oraz o przyczynie jej anulowania.

Kiedy możliwe jest anulowanie faktur?

Anulowanie faktur jest możliwe, jeżeli łącznie spełnione są dwa warunki, tj.:

1. czynność udokumentowana fakturą, która ma zostać anulowana, nie została dokonana (zob. przykładowo wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach z 27 lutego 2014 r., sygn. akt I SA/Ke 35/14); przy czym warunek ten może być spełniony nie tylko w przypadkach wystawienia faktury przez pomyłkę, ale również w przypadku wystawienia faktury celowo w ramach oszustwa (np. przez pracownika podatnika - zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 4 lipca 2016 r., sygn. ILPP1/4512-1-286/16-3/AS);
2. faktura, która ma zostać anulowana, nie została wprowadzona do obiegu prawnego (zob. przykładowo wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 7 marca 2012 r., sygn. akt I FSK 796/11), np. przez jej doręczenie nabywcy.

Ważne!
W celach dowodowych, dokonując anulowania wystawionej papierowej faktury, należy:
- przekreślić wszystkie posiadane przez podatnika jej egzemplarze,
- sporządzić opis na tych egzemplarzach, podając datę oraz przyczynę anulowania; dodatkowo powinna się podpisać osoba uprawniona do wystawiania faktur.

Anulowane faktury należy przechowywać do upływu terminu przedawnienia z uwagi na ewentualną kontrolę podatkową.

Należy pamiętać, że nie można anulować faktury elektronicznej wysłanej do klienta. Jest to możliwe do czasu wysłania jej do klienta. Wtedy odpowiedniej adnotacji należy dokonać w systemie. Gdy faktura elektroniczna zostanie wysłana do klienta, konieczne jest wtedy wystawienie faktury korygującej. Stanowisko to potwierdzają również organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 stycznia 2019 r. (sygn. 0112-KDIL4.4012.629.2018.1.NK) czytamy, że:
(…) faktura elektroniczna, nawet z oczywistymi błędami, zostaje wprowadzona do obrotu prawnego poprzez wysłanie jej na podany przez odbiorcę adres. Wygenerowana i wysłana faktura elektroniczna zostaje automatycznie odebrana przez odbiorcę. Ponadto, utworzona i zarejestrowana faktura elektroniczna, nawet z błędnymi danymi, nie może być zwrócona przez odbiorcę.

Dlatego nie można anulować takiej faktury, gdyż:
(…) nie jest możliwe zwrócenie ww. faktury przez odbiorcę i nie jest możliwe aby Wnioskodawca jako wystawca faktury posiadał dwa egzemplarze wystawionej faktury elektronicznej.

Natomiast uwzględnienie faktury w ewidencji VAT oraz w pliku JPK_VAT nie stanowi jeszcze wprowadzenia jej do obiegu prawnego. W konsekwencji jeżeli spełnione są wskazane dwa warunki, istnieje możliwość anulowania faktur, które zostały uwzględnione w ewidencji VAT oraz w pliku JPK_VAT.

Jak zaewidencjonować w JPK_VAT anulowanie faktury

Podatnik, który zaewidencjonował fakturę w złożonym JPK_VAT, musi sporządzić jego korektę, jeśli anulował fakturę. W takich przypadkach konieczne jest skorygowanie treści ewidencji VAT oraz przesłanie korekty pliku JPK_VAT bez uwzględniania anulowanej faktury. W tym celu podatnik musi wystornować zapis z anulowaną fakturą.

Gdy JPK_VAT nie został jeszcze wysłany, podatnik koryguje zapis, stornując go lub usuwając.

Aktualna w tym zakresie pozostaje dotycząca poprzedniego pliku JPK_VAT odpowiedź Ministerstwa Finansów na pytanie: "Jak ująć w JPK_VAT fakturę anulowaną?".

Odpowiedź Ministerstwa Finansów brzmiała: (…) jeżeli taka faktura została wykazana w już złożonym JPK_VAT, to należy wysłać korektę tego pliku bez uwzględniania tej faktury. Jeżeli natomiast nie wysłano jeszcze JPK_VAT, to w składanym pliku nie uwzględniamy takiej anulowanej faktury.

Podstawa prawna: art. 109 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1626.

Powołane interpretacje podatkowe:

• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 4 lipca 2016 r. (sygn. ILPP1/4512-1-286/16-3/AS),
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 stycznia 2019 r. (sygn. 0112-KDIL4.4012.629.2018.1.NK).

Powołane wyroki sądów administracyjnych:

• wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach z 27 lutego 2014 r. (sygn. akt I SA/Ke 35/14),
• wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 7 marca 2012 r. (sygn. akt I FSK 796/11).

Tomasz Krywan, doradca podatkowy