REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wybrać system informatyczny, który obsługuje KSeF?

Comarch
Producent i dostawca nowoczesnych systemów informatycznych
Jak wybrać system informatyczny, który obsługuje KSeF?
Jak wybrać system informatyczny, który obsługuje KSeF?

REKLAMA

REKLAMA

Skala zmian związanych z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur jest olbrzymia – proces wystawiania i odbierania faktur elektronicznych dotknie niemal każdego. KSeF jest systemem informatycznym, a zatem, by móc z niego skorzystać, należy mieć odpowiednie narzędzia IT służące do wystawiania i odbierania faktur. Nie wystarczy komputer (laptop, tablet, telefon) i podłączenie do Internetu – potrzebne jest jeszcze jedno z dopuszczonych przez Ministerstwo Finansów narzędzi autoryzacyjnych, np. token lub profil zaufany. Najprostszym sposobem komunikacji z KSeF jest udostępniona strona internetowa pozwalająca na zalogowanie się przez przeglądarkę www. Czy to jednak wystarczy, jeśli planujesz komunikację z KSeF w sposób zautomatyzowany i integrujący środowisko wewnętrzne swojej firmy?

KSeF obowiązkowy - od kiedy?

Półroczne obserwacje wskazują, że świadomość podatników w zakresie tego, czym jest Krajowy System e-Faktur, a także jak sobie z nim poradzić, jest wciąż niewielka. Początkowe zainteresowanie delikatnie osłabło. Ma to zapewne związek z pojawieniem się decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Co to oznacza? Decyzja ta przesuwa start obowiązkowego KSeF na początek 2024 roku. Czy to korzyść dla polskich firm? Z jednej strony to „bonus” w postaci dodatkowych 6 miesięcy na przygotowanie się do zmiany fakturowania w kraju. Z drugiej jednak ważne jest, by tego czasu nie zmarnować i zdobyć pełną gotowość do przesyłania elektronicznych dokumentów.

Autopromocja

Co zmienia KSeF w zasadach i logice wystawiania faktur?

KSeF zostaną objęte setki tysięcy firm, od malutkich do wielkich korporacji. Od takich, które wystawiają i odbierają po kilka, maksymalnie kilkadziesiąt faktur, po podmioty wymieniające ich miliony w ciągu miesiąca. Zgodnie z informacją na stronie Ministerstwa Finansów, objęci obowiązkiem KSeF będą:

  • przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
  • przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
  • podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski NIP.

Wprowadzenie KSeF zmienia dotychczasową logikę i zasady wystawiania faktur. Nie będą one wystawiane w chwili utworzenia ich w systemach wewnętrznych wystawcy, takich jak system F-K, ERP, ręczne „wypisanie faktury” na kartce papieru czy na druku akcydensowym itd.. Te działania przestaną funkcjonować jako „wystawienie faktury”. Wraz z wejściem obligatoryjnego KSeF faktura zostaje wystawiona dopiero w chwili przesłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur. Zmiany te mają charakter rewolucyjny. Dotychczas faktura wystawiona np. w systemie ERP i przekazana za pośrednictwem EDI „materializowała się” w chwili utworzenia w ERP i zwalidowaniu pod kątem poprawności zawartości i struktury u operatora EDI.

Inaczej mówiąc, wystawca faktury już w chwili generowania jej w systemie ERP mógł traktować dokument jako wystawiony. Tymczasem w KSeF do momentu otrzymania statusu: „Faktura przyjęta w KSeF” oraz nadania jej unikalnego numeru identyfikującego nie mamy do czynienia z fakturą, a zaledwie jej propozycją – niejako dokumentem roboczym. Pierwszy status otrzymywany z KSeF to „Faktura przesłana do KSeF”, to moment jej formalnego wystawienia, ale konieczne jest jeszcze jej zaaprobowanie w systemie i nadanie numeru identyfikującego – dopiero wtedy mamy pewność, że dokument jest poprawnie wystawiony i nie został odrzucony przez KSeF. Jeśli został odrzucony przez system KSeF, to nasza propozycja faktury, wygenerowana w ERP, jest uznawana za niebyłą. Wówczas należy poprawić fakturę i wysłać ponownie.

Procesowanie faktur w systemach ERP i F-K w „nowej rzeczywistości”

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Omówiona powyżej „nowa rzeczywistość” diametralnie zmienia mechanizmy procesów fakturowania, zwłaszcza tych masowych. Sprawne i szybkie procesowanie faktur wymaga od systemów informatycznych, by działały one szybko oraz w trybie ciągłym, a także wystawiały „propozycje faktur” poprawnie, nie ryzykując odrzucenia ich na etapie samego API KSeF. Inaczej mówiąc, aby wszelkie ewentualne niezgodności zostały wychwycone jeszcze przed wysłaniem propozycji faktury do systemu rządowego. Z punktu widzenia firm dodatkowo istotne jest, by systemy generujące fakturę do KSeF były maksymalnie elastyczne i nie generowały znacznych nakładów finansowych na etapie wdrożenia i utrzymania. Co to oznacza dla takich systemów jak ERP lub F-K?

Przede wszystkim konieczność, by jakiekolwiek procesowanie dokumentu po wystawieniu „propozycji faktury” w ERP/F-K wstrzymać do czasu potwierdzenia jej akceptacji w KSeF – procesowanie jej w sposób, jakby była już wystawiona, bez zatwierdzenia w KSeF, jest bowiem bardzo ryzykowne. Poza tym ważne jest też, by systemy potrafiły odebrać statusy o stanie faktury wraz z KSeF ID oraz osadzić w korekcie numer referencyjny faktury korygowanej. To wymóg stawiany przez KSeF każdej fakturze-korekcie, która może być wystawiana nawet kilka lat po dokumencie pierwotnym.

Powyższe wymagania są zakresem podstawowym. Zmiany prawne doprowadzą zapewne do tego, że oferowane na polskim rynku rozwiązania będą potrafiły sprostać takim wymaganiom bez wysokich kosztów wdrożenia. Także inne elementy zalecane do transmisji faktur można wprowadzić w takim systemie jak ERP – nie oznacza to jednak pewności, że wszystkie aktualizacje prawne będą tam wprowadzane na bieżąco, np. w kontekście innych krajów mających własne systemy e-fakturowania. Ciągłe aktualizowanie w tym kontekście nie jest też efektywne kosztowo. Tutaj z pomocą w integracji i automatyzacji mechanizmach transmisji faktur przychodzą takie rozwiązania jak EDI (Electronic Data Interchange), czyli platformie funkcjonującej jako hub łączący systemy wewnętrzne klientów ze środowiskami platform rządowych (typu KSeF) wyrastających pojawiających się w coraz większej liczbie nie tylko w Europie. Tego rodzaju narzędzie zapewnia integrację np. z rządowymi systemami we Włoszech, Turcji, Węgrach, czy obowiązującym od niedawna w Rumunii.

EDI – korzystny sposób na integrację wewnętrznych systemów z KSEF

–  Korzyści ze skorzystania z doświadczonego podmiotu oferującego usługę EDI w modelu SaaS (Software as a Service, Oprogramowanie jako Usługa) pozwalają na szybkie, efektywne kosztowo uruchomienie komunikacji z KSeF, a następnie utrzymanie szybkiej transmisji faktur. W przypadku Comarch EDI proces ten jest nadzorowany przez wyspecjalizowane w tym celu komórki, monitorujące transmisję, walidację faktur i poprawność działania API KSeF. Co ważne, błyskawicznie reagują one na zmiany lub awarie po stronie KSeF, a zatem zapewniają bezproblemowy przesył faktur. Za rozwiązaniem Comarch stoi już ponad 20 lat doświadczenia – mówi  Łukasz Barchański, dyrektor konsultingu w Comarch.

Dużą zaletą podejścia „platformowego” i integracji z hubem, jakim jest system EDI, jest znacznie niższy koszt integracji w porównaniu z budową i nadzorem monitorowania transmisji z KSeF we własnym zakresie. Dlaczego tak się dzieje? – Działa tu efekt skali oraz współdzielenie usługi przez tysiące klientów, którzy są podpięci do rozwiązania takiego jak Comarch EDI. Proces jest przygotowany na masową skalę, co oznacza, że koszt jednostkowy, zarówno wdrożenia, jak i utrzymania, jest niższy niż podejście do integracji „na własną rękę” i przecieranie nowych, nieznanych szlaków. Widoczne jest to szczególnie w grupach kapitałowych, gdzie w kolejce do integracji stoi kilka, a czasem nawet kilkadziesiąt spółek oraz wielość systemów ERP. Podłączenie przez hub umożliwia integrację wielu różnych systemów ERP/F-K w jednym punkcie w oparciu o strukturę plików „propozycji faktur”, które systemy potrafią wysłać i odebrać, jeśli tylko zawierają one dane biznesowe wymagane dla powstania faktury. Nawet gdy części danych brakuje, Comarch EDI pomoże w uzupełnieniu pliku tak, by stworzyć „pełnowartościową” fakturę dla potrzeb KSeF, a następnie zmapuje plik źródłowy wystawcy/odbiorcy do KSeF XML – dodaje Łukasz Barchański.

Niedocenianym, wspomnianym już wcześniej elementem całego procesu jest utrzymanie komunikacji/transmisji faktur już w fazie powdrożeniowej, jak również reagowanie na zmiany w API KSeF, ewentualne awarie i niedostępność platformy po stronie rządowej (transmisja awaryjna w razie dłuższej awarii KSeF) oraz ewentualne, kolejne zmiany w podejściu do fakturowania w najbliższych latach, czyli nowe inicjatywy prawodawcze. Rozwiązania typu EDI to zespoły setek osób doskonale orientujących się w obszarze e-invoicingu. Stoi za nimi często ponad 15 czy nawet 20 lat doświadczenia. Wdrażane dla klientów międzynarodowych rozwiązania w jednym kraju są następnie powielane na szerszą skalę – w tej sytuacji, gdy ten sam klient prosi o wdrożenie na innych rynkach, nie stanowi to wówczas żadnego problemu. To ogromna korzyść, którą można zyskać na współpracy ze stabilnym, ale też elastycznym partnerem IT w modelu SaaS, czyli niewymagającym znacznych nakładów początkowych. Atrakcyjność finansowa tego rozwiązania wynika z faktu, że nakłady inwestycyjne ponosi sam hub, a koszty są rozłożone na tysiące podmiotów.

Mnogość potrzeb klientów oznacza wiele pomysłów i rozwiązań usprawniających współpracę z KSeF. Platformy EDI działają niejako w formie „nasłuchu rynku”, a ich dostawcy nieustannie monitorują potrzeby klientów i rozwijają swoje usługi, ułatwiając firmom wejście w świat KSeF oraz podobnych rozwiązań europejskich. Omawiane podejście do korzystania z rozwiązań IT powinno ułatwić podatnikom obsługę faktur ustrukturyzowanych, w jak najmniejszym stopniu angażując zasoby własne, ukierunkowane na działalność podstawową każdego z przedsiębiorców.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Obligacje skarbowe [marzec 2024 r.] - oprocentowanie i oferta obligacji oszczędnościowych (detalicznych)

    Ministerstwo Finansów w komunikacie z 23 lutego 2024 r. poinformowało o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych Skarbu Państwa, które będą sprzedawane w marcu 2024 roku. Oprocentowanie tych obligacji nie zmieniło się w porównaniu do oferowanych w lutym br. Od 26 lutego br. można nabywać nową emisję obligacji skarbowych w drodze zamiany.

    Podatek od emisji CO2 w produkcji rolnej. Naukowcy obliczyli ile powinien wynosić

    W raporcie zamówionym przez rząd Danii eksperci zaproponowali wprowadzenie podatku od emisji CO2 w produkcji rolnej. Opłacie sprzeciwiają się rolnicy, a konsumenci obawiają się wzrostu cen mleka i mięsa.

    Składka na ubezpieczenie wypadkowe w 2024 roku - zmiany od 1 kwietnia. Obniżenie stopy procentowej składki dla 32 grup działalności

    Opublikowany 23 lutego 2024 r. projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków przewiduje zmianę  kategorii ryzyka dla 32 grup działalności, dzięki czemu nastąpi obniżenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Tylko w przypadku jednej grupy działalności nastąpi wzrost kategorii ryzyka i tym samym wzrost stopy procentowej składki wypadkowej. Zmiany będą obowiązywać od składek należnych za kwiecień 2024 r.

    Projekt ustawy o kryptoaktywach. Będzie nadzór nad rynkiem i ochrona inwestorów

    Projekt ustawy o kryptoaktywach przewiduje wprowadzenie nowych rozwiązań w obszarze sektora rynku kryptoaktywów, mających na celu realizację prawa unijnego, w szczególności w zakresie skutecznego nadzoru nad tym rynkiem i ochrony inwestorów. Ustawa, z pewnymi wyjątkami, ma wejść w życie z dniem 30 czerwca 2024 roku.

    Rada Ministrów zajmie się projektem nowelizacji ustawy o rachunkowości

    Nowe przepisy mają wprowadzić do polskiego porządku prawnego unijne przepisy, które nakładają na duże firmy obowiązek publikacji danych o zapłaconych podatkach.

    MF ujawniło plany dotyczące podatku Belki - nie zostanie zniesiony, a jedynie zmodyfikowany

    Nie będzie całkowitego zniesienia podatku Belki, a jedynie modyfikacja obowiązujących przepisów. Tak wynika z wypowiedzi Jarosława Nenemana, wiceministra finansów. Co czeka inwestorów i oszczędzających?

    VAT 2024: czy ujemny podatek należny zwiększa podatek naliczony?

    Należy wprowadzić przepis prawa o charakterze uściślającym, który w art. 29a ustawy o VAT dotyczącego podstawy opodatkowania, oraz w art. 86 ustawy o VAT wprowadzi uprawnienie do rozliczania w czasie ujemnego podatku należnego oraz nakaz takiego rozliczania ujemnego podatku naliczonego – postuluje prof. dr hab. Witold Modzelewski

    Dlaczego gospodarka strefy euro słabnie wobec USA od czasu wprowadzenia waluty euro?

    W ciągu 25 lat od wprowadzenia euro przewaga gospodarcza Stanów Zjednoczonych nad strefą euro zwiększyła się niemal trzykrotnie. W 1999 r. roku, kiedy wprowadzono walutę euro, gospodarka USA była o 11% większa niż gospodarka strefy euro pod względem parytetu siły nabywczej. Od tego czasu różnica ta wzrosła do 30% - piszą eksperci Allianz Trade w obszernym opracowaniu Allianz Research: „Europa wydaje się pozostawać w tyle za Stanami Zjednoczonymi na wielu frontach” w lutym 2024 r.

    Masz czteroletnie obligacje skarbowe indeksowane inflacją? Opłaca się teraz sprzedać i kupić nowe takie same

    Czteroletnie obligacje indeksowane inflacją otrzymają w marcu 2024 r. oprocentowanie niższe niż Ministerstwo Finansów oferuje za nowe papiery tego samego typu. Ze strony inwestorów racjonalnym działaniem byłoby umorzenie starszych serii i zakup nowych papierów. Konwersja może dotyczyć papierów o wartości około…  84 mld zł. Tak radzi w komentarzu z 23 lutego 2024 r. Emil Szweda z Obligacje.pl,

    Ile wynosi obecnie stopa bezrobocia? Co pokazują dane GUS?

    Stopa bezrobocia wynosząc w końcu stycznia 5,4% była o 0,3 pkt proc. wyższa niż miesiąc wcześniej - tak wynika z danych GUS. Na przełomie lutego i marca stopa bezrobocia może sięgać 5,4% - 5,5% przy liczbie bezrobotnych na poziomie 840 – 850 tys. osób.

    REKLAMA