REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wybrać system informatyczny, który obsługuje KSeF?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Comarch
Producent i dostawca nowoczesnych systemów informatycznych
Jak wybrać system informatyczny, który obsługuje KSeF?
Jak wybrać system informatyczny, który obsługuje KSeF?

REKLAMA

REKLAMA

Skala zmian związanych z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur jest olbrzymia – proces wystawiania i odbierania faktur elektronicznych dotknie niemal każdego. KSeF jest systemem informatycznym, a zatem, by móc z niego skorzystać, należy mieć odpowiednie narzędzia IT służące do wystawiania i odbierania faktur. Nie wystarczy komputer (laptop, tablet, telefon) i podłączenie do Internetu – potrzebne jest jeszcze jedno z dopuszczonych przez Ministerstwo Finansów narzędzi autoryzacyjnych, np. token lub profil zaufany. Najprostszym sposobem komunikacji z KSeF jest udostępniona strona internetowa pozwalająca na zalogowanie się przez przeglądarkę www. Czy to jednak wystarczy, jeśli planujesz komunikację z KSeF w sposób zautomatyzowany i integrujący środowisko wewnętrzne swojej firmy?

KSeF obowiązkowy - od kiedy?

Półroczne obserwacje wskazują, że świadomość podatników w zakresie tego, czym jest Krajowy System e-Faktur, a także jak sobie z nim poradzić, jest wciąż niewielka. Początkowe zainteresowanie delikatnie osłabło. Ma to zapewne związek z pojawieniem się decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Co to oznacza? Decyzja ta przesuwa start obowiązkowego KSeF na początek 2024 roku. Czy to korzyść dla polskich firm? Z jednej strony to „bonus” w postaci dodatkowych 6 miesięcy na przygotowanie się do zmiany fakturowania w kraju. Z drugiej jednak ważne jest, by tego czasu nie zmarnować i zdobyć pełną gotowość do przesyłania elektronicznych dokumentów.

REKLAMA

Autopromocja

Co zmienia KSeF w zasadach i logice wystawiania faktur?

KSeF zostaną objęte setki tysięcy firm, od malutkich do wielkich korporacji. Od takich, które wystawiają i odbierają po kilka, maksymalnie kilkadziesiąt faktur, po podmioty wymieniające ich miliony w ciągu miesiąca. Zgodnie z informacją na stronie Ministerstwa Finansów, objęci obowiązkiem KSeF będą:

  • przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
  • przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
  • podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski NIP.

REKLAMA

Wprowadzenie KSeF zmienia dotychczasową logikę i zasady wystawiania faktur. Nie będą one wystawiane w chwili utworzenia ich w systemach wewnętrznych wystawcy, takich jak system F-K, ERP, ręczne „wypisanie faktury” na kartce papieru czy na druku akcydensowym itd.. Te działania przestaną funkcjonować jako „wystawienie faktury”. Wraz z wejściem obligatoryjnego KSeF faktura zostaje wystawiona dopiero w chwili przesłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur. Zmiany te mają charakter rewolucyjny. Dotychczas faktura wystawiona np. w systemie ERP i przekazana za pośrednictwem EDI „materializowała się” w chwili utworzenia w ERP i zwalidowaniu pod kątem poprawności zawartości i struktury u operatora EDI.

Inaczej mówiąc, wystawca faktury już w chwili generowania jej w systemie ERP mógł traktować dokument jako wystawiony. Tymczasem w KSeF do momentu otrzymania statusu: „Faktura przyjęta w KSeF” oraz nadania jej unikalnego numeru identyfikującego nie mamy do czynienia z fakturą, a zaledwie jej propozycją – niejako dokumentem roboczym. Pierwszy status otrzymywany z KSeF to „Faktura przesłana do KSeF”, to moment jej formalnego wystawienia, ale konieczne jest jeszcze jej zaaprobowanie w systemie i nadanie numeru identyfikującego – dopiero wtedy mamy pewność, że dokument jest poprawnie wystawiony i nie został odrzucony przez KSeF. Jeśli został odrzucony przez system KSeF, to nasza propozycja faktury, wygenerowana w ERP, jest uznawana za niebyłą. Wówczas należy poprawić fakturę i wysłać ponownie.

Procesowanie faktur w systemach ERP i F-K w „nowej rzeczywistości”

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Omówiona powyżej „nowa rzeczywistość” diametralnie zmienia mechanizmy procesów fakturowania, zwłaszcza tych masowych. Sprawne i szybkie procesowanie faktur wymaga od systemów informatycznych, by działały one szybko oraz w trybie ciągłym, a także wystawiały „propozycje faktur” poprawnie, nie ryzykując odrzucenia ich na etapie samego API KSeF. Inaczej mówiąc, aby wszelkie ewentualne niezgodności zostały wychwycone jeszcze przed wysłaniem propozycji faktury do systemu rządowego. Z punktu widzenia firm dodatkowo istotne jest, by systemy generujące fakturę do KSeF były maksymalnie elastyczne i nie generowały znacznych nakładów finansowych na etapie wdrożenia i utrzymania. Co to oznacza dla takich systemów jak ERP lub F-K?

Przede wszystkim konieczność, by jakiekolwiek procesowanie dokumentu po wystawieniu „propozycji faktury” w ERP/F-K wstrzymać do czasu potwierdzenia jej akceptacji w KSeF – procesowanie jej w sposób, jakby była już wystawiona, bez zatwierdzenia w KSeF, jest bowiem bardzo ryzykowne. Poza tym ważne jest też, by systemy potrafiły odebrać statusy o stanie faktury wraz z KSeF ID oraz osadzić w korekcie numer referencyjny faktury korygowanej. To wymóg stawiany przez KSeF każdej fakturze-korekcie, która może być wystawiana nawet kilka lat po dokumencie pierwotnym.

Powyższe wymagania są zakresem podstawowym. Zmiany prawne doprowadzą zapewne do tego, że oferowane na polskim rynku rozwiązania będą potrafiły sprostać takim wymaganiom bez wysokich kosztów wdrożenia. Także inne elementy zalecane do transmisji faktur można wprowadzić w takim systemie jak ERP – nie oznacza to jednak pewności, że wszystkie aktualizacje prawne będą tam wprowadzane na bieżąco, np. w kontekście innych krajów mających własne systemy e-fakturowania. Ciągłe aktualizowanie w tym kontekście nie jest też efektywne kosztowo. Tutaj z pomocą w integracji i automatyzacji mechanizmach transmisji faktur przychodzą takie rozwiązania jak EDI (Electronic Data Interchange), czyli platformie funkcjonującej jako hub łączący systemy wewnętrzne klientów ze środowiskami platform rządowych (typu KSeF) wyrastających pojawiających się w coraz większej liczbie nie tylko w Europie. Tego rodzaju narzędzie zapewnia integrację np. z rządowymi systemami we Włoszech, Turcji, Węgrach, czy obowiązującym od niedawna w Rumunii.

EDI – korzystny sposób na integrację wewnętrznych systemów z KSEF

–  Korzyści ze skorzystania z doświadczonego podmiotu oferującego usługę EDI w modelu SaaS (Software as a Service, Oprogramowanie jako Usługa) pozwalają na szybkie, efektywne kosztowo uruchomienie komunikacji z KSeF, a następnie utrzymanie szybkiej transmisji faktur. W przypadku Comarch EDI proces ten jest nadzorowany przez wyspecjalizowane w tym celu komórki, monitorujące transmisję, walidację faktur i poprawność działania API KSeF. Co ważne, błyskawicznie reagują one na zmiany lub awarie po stronie KSeF, a zatem zapewniają bezproblemowy przesył faktur. Za rozwiązaniem Comarch stoi już ponad 20 lat doświadczenia – mówi  Łukasz Barchański, dyrektor konsultingu w Comarch.

Dużą zaletą podejścia „platformowego” i integracji z hubem, jakim jest system EDI, jest znacznie niższy koszt integracji w porównaniu z budową i nadzorem monitorowania transmisji z KSeF we własnym zakresie. Dlaczego tak się dzieje? – Działa tu efekt skali oraz współdzielenie usługi przez tysiące klientów, którzy są podpięci do rozwiązania takiego jak Comarch EDI. Proces jest przygotowany na masową skalę, co oznacza, że koszt jednostkowy, zarówno wdrożenia, jak i utrzymania, jest niższy niż podejście do integracji „na własną rękę” i przecieranie nowych, nieznanych szlaków. Widoczne jest to szczególnie w grupach kapitałowych, gdzie w kolejce do integracji stoi kilka, a czasem nawet kilkadziesiąt spółek oraz wielość systemów ERP. Podłączenie przez hub umożliwia integrację wielu różnych systemów ERP/F-K w jednym punkcie w oparciu o strukturę plików „propozycji faktur”, które systemy potrafią wysłać i odebrać, jeśli tylko zawierają one dane biznesowe wymagane dla powstania faktury. Nawet gdy części danych brakuje, Comarch EDI pomoże w uzupełnieniu pliku tak, by stworzyć „pełnowartościową” fakturę dla potrzeb KSeF, a następnie zmapuje plik źródłowy wystawcy/odbiorcy do KSeF XML – dodaje Łukasz Barchański.

Niedocenianym, wspomnianym już wcześniej elementem całego procesu jest utrzymanie komunikacji/transmisji faktur już w fazie powdrożeniowej, jak również reagowanie na zmiany w API KSeF, ewentualne awarie i niedostępność platformy po stronie rządowej (transmisja awaryjna w razie dłuższej awarii KSeF) oraz ewentualne, kolejne zmiany w podejściu do fakturowania w najbliższych latach, czyli nowe inicjatywy prawodawcze. Rozwiązania typu EDI to zespoły setek osób doskonale orientujących się w obszarze e-invoicingu. Stoi za nimi często ponad 15 czy nawet 20 lat doświadczenia. Wdrażane dla klientów międzynarodowych rozwiązania w jednym kraju są następnie powielane na szerszą skalę – w tej sytuacji, gdy ten sam klient prosi o wdrożenie na innych rynkach, nie stanowi to wówczas żadnego problemu. To ogromna korzyść, którą można zyskać na współpracy ze stabilnym, ale też elastycznym partnerem IT w modelu SaaS, czyli niewymagającym znacznych nakładów początkowych. Atrakcyjność finansowa tego rozwiązania wynika z faktu, że nakłady inwestycyjne ponosi sam hub, a koszty są rozłożone na tysiące podmiotów.

Mnogość potrzeb klientów oznacza wiele pomysłów i rozwiązań usprawniających współpracę z KSeF. Platformy EDI działają niejako w formie „nasłuchu rynku”, a ich dostawcy nieustannie monitorują potrzeby klientów i rozwijają swoje usługi, ułatwiając firmom wejście w świat KSeF oraz podobnych rozwiązań europejskich. Omawiane podejście do korzystania z rozwiązań IT powinno ułatwić podatnikom obsługę faktur ustrukturyzowanych, w jak najmniejszym stopniu angażując zasoby własne, ukierunkowane na działalność podstawową każdego z przedsiębiorców.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

REKLAMA

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA