REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wybrać system informatyczny, który obsługuje KSeF?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Comarch
Producent i dostawca nowoczesnych systemów informatycznych
Jak wybrać system informatyczny, który obsługuje KSeF?
Jak wybrać system informatyczny, który obsługuje KSeF?

REKLAMA

REKLAMA

Skala zmian związanych z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur jest olbrzymia – proces wystawiania i odbierania faktur elektronicznych dotknie niemal każdego. KSeF jest systemem informatycznym, a zatem, by móc z niego skorzystać, należy mieć odpowiednie narzędzia IT służące do wystawiania i odbierania faktur. Nie wystarczy komputer (laptop, tablet, telefon) i podłączenie do Internetu – potrzebne jest jeszcze jedno z dopuszczonych przez Ministerstwo Finansów narzędzi autoryzacyjnych, np. token lub profil zaufany. Najprostszym sposobem komunikacji z KSeF jest udostępniona strona internetowa pozwalająca na zalogowanie się przez przeglądarkę www. Czy to jednak wystarczy, jeśli planujesz komunikację z KSeF w sposób zautomatyzowany i integrujący środowisko wewnętrzne swojej firmy?

KSeF obowiązkowy - od kiedy?

Półroczne obserwacje wskazują, że świadomość podatników w zakresie tego, czym jest Krajowy System e-Faktur, a także jak sobie z nim poradzić, jest wciąż niewielka. Początkowe zainteresowanie delikatnie osłabło. Ma to zapewne związek z pojawieniem się decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Co to oznacza? Decyzja ta przesuwa start obowiązkowego KSeF na początek 2024 roku. Czy to korzyść dla polskich firm? Z jednej strony to „bonus” w postaci dodatkowych 6 miesięcy na przygotowanie się do zmiany fakturowania w kraju. Z drugiej jednak ważne jest, by tego czasu nie zmarnować i zdobyć pełną gotowość do przesyłania elektronicznych dokumentów.

REKLAMA

Co zmienia KSeF w zasadach i logice wystawiania faktur?

KSeF zostaną objęte setki tysięcy firm, od malutkich do wielkich korporacji. Od takich, które wystawiają i odbierają po kilka, maksymalnie kilkadziesiąt faktur, po podmioty wymieniające ich miliony w ciągu miesiąca. Zgodnie z informacją na stronie Ministerstwa Finansów, objęci obowiązkiem KSeF będą:

  • przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
  • przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
  • podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski NIP.

REKLAMA

Wprowadzenie KSeF zmienia dotychczasową logikę i zasady wystawiania faktur. Nie będą one wystawiane w chwili utworzenia ich w systemach wewnętrznych wystawcy, takich jak system F-K, ERP, ręczne „wypisanie faktury” na kartce papieru czy na druku akcydensowym itd.. Te działania przestaną funkcjonować jako „wystawienie faktury”. Wraz z wejściem obligatoryjnego KSeF faktura zostaje wystawiona dopiero w chwili przesłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur. Zmiany te mają charakter rewolucyjny. Dotychczas faktura wystawiona np. w systemie ERP i przekazana za pośrednictwem EDI „materializowała się” w chwili utworzenia w ERP i zwalidowaniu pod kątem poprawności zawartości i struktury u operatora EDI.

Inaczej mówiąc, wystawca faktury już w chwili generowania jej w systemie ERP mógł traktować dokument jako wystawiony. Tymczasem w KSeF do momentu otrzymania statusu: „Faktura przyjęta w KSeF” oraz nadania jej unikalnego numeru identyfikującego nie mamy do czynienia z fakturą, a zaledwie jej propozycją – niejako dokumentem roboczym. Pierwszy status otrzymywany z KSeF to „Faktura przesłana do KSeF”, to moment jej formalnego wystawienia, ale konieczne jest jeszcze jej zaaprobowanie w systemie i nadanie numeru identyfikującego – dopiero wtedy mamy pewność, że dokument jest poprawnie wystawiony i nie został odrzucony przez KSeF. Jeśli został odrzucony przez system KSeF, to nasza propozycja faktury, wygenerowana w ERP, jest uznawana za niebyłą. Wówczas należy poprawić fakturę i wysłać ponownie.

Procesowanie faktur w systemach ERP i F-K w „nowej rzeczywistości”

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Omówiona powyżej „nowa rzeczywistość” diametralnie zmienia mechanizmy procesów fakturowania, zwłaszcza tych masowych. Sprawne i szybkie procesowanie faktur wymaga od systemów informatycznych, by działały one szybko oraz w trybie ciągłym, a także wystawiały „propozycje faktur” poprawnie, nie ryzykując odrzucenia ich na etapie samego API KSeF. Inaczej mówiąc, aby wszelkie ewentualne niezgodności zostały wychwycone jeszcze przed wysłaniem propozycji faktury do systemu rządowego. Z punktu widzenia firm dodatkowo istotne jest, by systemy generujące fakturę do KSeF były maksymalnie elastyczne i nie generowały znacznych nakładów finansowych na etapie wdrożenia i utrzymania. Co to oznacza dla takich systemów jak ERP lub F-K?

Przede wszystkim konieczność, by jakiekolwiek procesowanie dokumentu po wystawieniu „propozycji faktury” w ERP/F-K wstrzymać do czasu potwierdzenia jej akceptacji w KSeF – procesowanie jej w sposób, jakby była już wystawiona, bez zatwierdzenia w KSeF, jest bowiem bardzo ryzykowne. Poza tym ważne jest też, by systemy potrafiły odebrać statusy o stanie faktury wraz z KSeF ID oraz osadzić w korekcie numer referencyjny faktury korygowanej. To wymóg stawiany przez KSeF każdej fakturze-korekcie, która może być wystawiana nawet kilka lat po dokumencie pierwotnym.

Powyższe wymagania są zakresem podstawowym. Zmiany prawne doprowadzą zapewne do tego, że oferowane na polskim rynku rozwiązania będą potrafiły sprostać takim wymaganiom bez wysokich kosztów wdrożenia. Także inne elementy zalecane do transmisji faktur można wprowadzić w takim systemie jak ERP – nie oznacza to jednak pewności, że wszystkie aktualizacje prawne będą tam wprowadzane na bieżąco, np. w kontekście innych krajów mających własne systemy e-fakturowania. Ciągłe aktualizowanie w tym kontekście nie jest też efektywne kosztowo. Tutaj z pomocą w integracji i automatyzacji mechanizmach transmisji faktur przychodzą takie rozwiązania jak EDI (Electronic Data Interchange), czyli platformie funkcjonującej jako hub łączący systemy wewnętrzne klientów ze środowiskami platform rządowych (typu KSeF) wyrastających pojawiających się w coraz większej liczbie nie tylko w Europie. Tego rodzaju narzędzie zapewnia integrację np. z rządowymi systemami we Włoszech, Turcji, Węgrach, czy obowiązującym od niedawna w Rumunii.

EDI – korzystny sposób na integrację wewnętrznych systemów z KSEF

–  Korzyści ze skorzystania z doświadczonego podmiotu oferującego usługę EDI w modelu SaaS (Software as a Service, Oprogramowanie jako Usługa) pozwalają na szybkie, efektywne kosztowo uruchomienie komunikacji z KSeF, a następnie utrzymanie szybkiej transmisji faktur. W przypadku Comarch EDI proces ten jest nadzorowany przez wyspecjalizowane w tym celu komórki, monitorujące transmisję, walidację faktur i poprawność działania API KSeF. Co ważne, błyskawicznie reagują one na zmiany lub awarie po stronie KSeF, a zatem zapewniają bezproblemowy przesył faktur. Za rozwiązaniem Comarch stoi już ponad 20 lat doświadczenia – mówi  Łukasz Barchański, dyrektor konsultingu w Comarch.

Dużą zaletą podejścia „platformowego” i integracji z hubem, jakim jest system EDI, jest znacznie niższy koszt integracji w porównaniu z budową i nadzorem monitorowania transmisji z KSeF we własnym zakresie. Dlaczego tak się dzieje? – Działa tu efekt skali oraz współdzielenie usługi przez tysiące klientów, którzy są podpięci do rozwiązania takiego jak Comarch EDI. Proces jest przygotowany na masową skalę, co oznacza, że koszt jednostkowy, zarówno wdrożenia, jak i utrzymania, jest niższy niż podejście do integracji „na własną rękę” i przecieranie nowych, nieznanych szlaków. Widoczne jest to szczególnie w grupach kapitałowych, gdzie w kolejce do integracji stoi kilka, a czasem nawet kilkadziesiąt spółek oraz wielość systemów ERP. Podłączenie przez hub umożliwia integrację wielu różnych systemów ERP/F-K w jednym punkcie w oparciu o strukturę plików „propozycji faktur”, które systemy potrafią wysłać i odebrać, jeśli tylko zawierają one dane biznesowe wymagane dla powstania faktury. Nawet gdy części danych brakuje, Comarch EDI pomoże w uzupełnieniu pliku tak, by stworzyć „pełnowartościową” fakturę dla potrzeb KSeF, a następnie zmapuje plik źródłowy wystawcy/odbiorcy do KSeF XML – dodaje Łukasz Barchański.

Niedocenianym, wspomnianym już wcześniej elementem całego procesu jest utrzymanie komunikacji/transmisji faktur już w fazie powdrożeniowej, jak również reagowanie na zmiany w API KSeF, ewentualne awarie i niedostępność platformy po stronie rządowej (transmisja awaryjna w razie dłuższej awarii KSeF) oraz ewentualne, kolejne zmiany w podejściu do fakturowania w najbliższych latach, czyli nowe inicjatywy prawodawcze. Rozwiązania typu EDI to zespoły setek osób doskonale orientujących się w obszarze e-invoicingu. Stoi za nimi często ponad 15 czy nawet 20 lat doświadczenia. Wdrażane dla klientów międzynarodowych rozwiązania w jednym kraju są następnie powielane na szerszą skalę – w tej sytuacji, gdy ten sam klient prosi o wdrożenie na innych rynkach, nie stanowi to wówczas żadnego problemu. To ogromna korzyść, którą można zyskać na współpracy ze stabilnym, ale też elastycznym partnerem IT w modelu SaaS, czyli niewymagającym znacznych nakładów początkowych. Atrakcyjność finansowa tego rozwiązania wynika z faktu, że nakłady inwestycyjne ponosi sam hub, a koszty są rozłożone na tysiące podmiotów.

Mnogość potrzeb klientów oznacza wiele pomysłów i rozwiązań usprawniających współpracę z KSeF. Platformy EDI działają niejako w formie „nasłuchu rynku”, a ich dostawcy nieustannie monitorują potrzeby klientów i rozwijają swoje usługi, ułatwiając firmom wejście w świat KSeF oraz podobnych rozwiązań europejskich. Omawiane podejście do korzystania z rozwiązań IT powinno ułatwić podatnikom obsługę faktur ustrukturyzowanych, w jak najmniejszym stopniu angażując zasoby własne, ukierunkowane na działalność podstawową każdego z przedsiębiorców.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiana limitów amortyzacji samochodów i kosztów leasingu od 2026 r. Jak ochronić swoje rozliczenia? Niekoniecznie przez zakupy do końca grudnia 2025 r.

Od 1 stycznia 2026 r. zmniejszy się o 1/3 limit wartości amortyzacji dla większości samochodów osobowych – z 150 tys. zł do 100 tys. zł. Przepisy co ciekawe nie są nowe, bo pochodzą z końca 2021 r., ale wchodzą w życie dopiero za kilka miesięcy i dlatego znowu zrobiło się o nich głośno. Te kilka miesięcy to także ostatni dzwonek, aby zapobiec negatywnym konsekwencjom tych zmian.

Od 2026 roku o 50% wzrośnie stawka podatku od wygranych i nagród (np. w lotto, konkursach, grach, sprzedaży premiowej) – z 10% do 15% [projekt]

Budżet państwa jest chyba naprawdę w trudnej sytuacji, skoro Ministerstwo Finansów planuje podnieść od przyszłego roku (i to o 50%) stawkę zryczałtowanego podatku dochodowego od wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych lub nagród związanych ze sprzedażą premiową, uzyskanych w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Obecnie stawka ta wynosi 10% wartości wygranej lub nagrody a ma wzrosnąć do 15%. Ten podatek płacimy np. od wygranej w lotto (choć dopiero od wygranej większej niż 2000 zł).

Podatek dla banków idzie ostro w górę. Rząd podał nowe stawki

Rząd szykuje istotne zmiany w podatkach dla sektora finansowego. Nowy projekt przewiduje podwyższenie CIT dla banków, instytucji kredytowych i SKOK-ów oraz korekty podatku od niektórych instytucji finansowych. Celem reformy jest pozyskanie środków na modernizację i rozbudowę polskiej armii.

Nowe przepisy restrukturyzacyjne już od 23 sierpnia! Druga szansa dla firm czy większe ryzyko upadłości?

Polskie firmy czekają na ważne zmiany w prawie – od 23 sierpnia zaczyna obowiązywać unijna dyrektywa drugiej szansy. Nowe zasady restrukturyzacji mają chronić przedsiębiorców przed upadłością, ale eksperci ostrzegają: okres przejściowy może być trudny, a sądy i doradcy będą uczyć się nowych reguł w praktyce.

REKLAMA

Ile zdrożeje piwo i inne trunki od 2026 roku? Ministerstwo Finansów szykuje podwyżkę akcyzy na alkohol oraz opłaty cukrowej

Ministerstwo Finansów informuje, że przedstawiło dwa projekty ustaw dotyczących zdrowia publicznego. Jako pierwsze proponuje aktualizację (czytaj: podniesienie) stawek akcyzy na wszystkie napoje alkoholowe, co ma na celu ograniczenie spożycia napojów alkoholowych, a w konsekwencji redukcję negatywnych skutków jego nadużycia. Ministerstwo Finansów przygotowuje również aktualizację ustawy o zdrowiu publicznym, której celem jest ograniczenie ekonomicznej dostępności napojów słodzonych.

BCC o zmianach w Ordynacji podatkowej: przedawnienie zobowiązań, hipoteka i nowe przepisy karne

Business Centre Club (BCC) przedstawiło uwagi do propozycji nowelizacji ordynacji podatkowej z postulatami w zakresie dalszych zmian w tym obszarze. Eksperci BCC (Daniel Panek i Wojciech Pławiak) odnieśli się do modyfikacji wprowadzonych do treści projektu w porównaniu z wersją z 26 marca 2025 r.

Zwrot akcyzy za paliwo rolnicze 2025: tylko do 1 września! Sprawdź, ile możesz odzyskać! Trzeba pamiętać o dokumentach

Rolnicy mają kolejną szansę na odzyskanie części kosztów związanych z zakupem paliwa. Od 1 sierpnia do 1 września 2025 roku można składać wnioski o zwrot podatku akcyzowego, który obejmuje olej napędowy wykorzystywany w produkcji rolnej.

Szokujące dane KRUS: Rolnicy pracują ponad 29 lat, zanim dostaną emeryturę. Świadczenia wciąż daleko od ZUS!

Rolnicy w Polsce pracują średnio ponad 29 lat, zanim otrzymają emeryturę z KRUS. Mimo długiego stażu ich świadczenia wynoszą przeciętnie nieco ponad 2 tysiące złotych, co znacząco odbiega od średnich emerytur wypłacanych przez ZUS.

REKLAMA

Rewolucja w podatkach: Kasowy PIT obejmie tysiące nowych firm! Sprawdź, czy skorzystasz

Od 1 stycznia 2026 roku wejdą w życie przepisy, które podniosą limit przychodów uprawniających do stosowania kasowego PIT z 1 mln zł do 2 mln zł. Zmiana wynika z projektu ustawy przygotowanego przez Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na postulaty przedsiębiorców.

Kasowy PIT - zmiany od 2026 r. Limit przychodów wzrośnie do 2 mln zł

Ministerstwo Finansów chce, by dotychczasowy limit przychodów pozwalający na skorzystanie z kasowego PIT został podniesiony z 1 mln zł do 2 mln zł. Tak wynika z projektu nowelizacji ustawy o PIT opublikowanego 19 sierpnia 2025 r. Zmiana ta ma pozwolić większej grupie przedsiębiorców wybranie tej formy rozliczeń podatku dochodowego.

REKLAMA