REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wybrać system informatyczny, który obsługuje KSeF?

Comarch
Producent i dostawca nowoczesnych systemów informatycznych
Jak wybrać system informatyczny, który obsługuje KSeF?
Jak wybrać system informatyczny, który obsługuje KSeF?

REKLAMA

REKLAMA

Skala zmian związanych z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur jest olbrzymia – proces wystawiania i odbierania faktur elektronicznych dotknie niemal każdego. KSeF jest systemem informatycznym, a zatem, by móc z niego skorzystać, należy mieć odpowiednie narzędzia IT służące do wystawiania i odbierania faktur. Nie wystarczy komputer (laptop, tablet, telefon) i podłączenie do Internetu – potrzebne jest jeszcze jedno z dopuszczonych przez Ministerstwo Finansów narzędzi autoryzacyjnych, np. token lub profil zaufany. Najprostszym sposobem komunikacji z KSeF jest udostępniona strona internetowa pozwalająca na zalogowanie się przez przeglądarkę www. Czy to jednak wystarczy, jeśli planujesz komunikację z KSeF w sposób zautomatyzowany i integrujący środowisko wewnętrzne swojej firmy?

KSeF obowiązkowy - od kiedy?

Półroczne obserwacje wskazują, że świadomość podatników w zakresie tego, czym jest Krajowy System e-Faktur, a także jak sobie z nim poradzić, jest wciąż niewielka. Początkowe zainteresowanie delikatnie osłabło. Ma to zapewne związek z pojawieniem się decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Co to oznacza? Decyzja ta przesuwa start obowiązkowego KSeF na początek 2024 roku. Czy to korzyść dla polskich firm? Z jednej strony to „bonus” w postaci dodatkowych 6 miesięcy na przygotowanie się do zmiany fakturowania w kraju. Z drugiej jednak ważne jest, by tego czasu nie zmarnować i zdobyć pełną gotowość do przesyłania elektronicznych dokumentów.

REKLAMA

Autopromocja

Co zmienia KSeF w zasadach i logice wystawiania faktur?

KSeF zostaną objęte setki tysięcy firm, od malutkich do wielkich korporacji. Od takich, które wystawiają i odbierają po kilka, maksymalnie kilkadziesiąt faktur, po podmioty wymieniające ich miliony w ciągu miesiąca. Zgodnie z informacją na stronie Ministerstwa Finansów, objęci obowiązkiem KSeF będą:

  • przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
  • przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
  • podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski NIP.

Wprowadzenie KSeF zmienia dotychczasową logikę i zasady wystawiania faktur. Nie będą one wystawiane w chwili utworzenia ich w systemach wewnętrznych wystawcy, takich jak system F-K, ERP, ręczne „wypisanie faktury” na kartce papieru czy na druku akcydensowym itd.. Te działania przestaną funkcjonować jako „wystawienie faktury”. Wraz z wejściem obligatoryjnego KSeF faktura zostaje wystawiona dopiero w chwili przesłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur. Zmiany te mają charakter rewolucyjny. Dotychczas faktura wystawiona np. w systemie ERP i przekazana za pośrednictwem EDI „materializowała się” w chwili utworzenia w ERP i zwalidowaniu pod kątem poprawności zawartości i struktury u operatora EDI.

Inaczej mówiąc, wystawca faktury już w chwili generowania jej w systemie ERP mógł traktować dokument jako wystawiony. Tymczasem w KSeF do momentu otrzymania statusu: „Faktura przyjęta w KSeF” oraz nadania jej unikalnego numeru identyfikującego nie mamy do czynienia z fakturą, a zaledwie jej propozycją – niejako dokumentem roboczym. Pierwszy status otrzymywany z KSeF to „Faktura przesłana do KSeF”, to moment jej formalnego wystawienia, ale konieczne jest jeszcze jej zaaprobowanie w systemie i nadanie numeru identyfikującego – dopiero wtedy mamy pewność, że dokument jest poprawnie wystawiony i nie został odrzucony przez KSeF. Jeśli został odrzucony przez system KSeF, to nasza propozycja faktury, wygenerowana w ERP, jest uznawana za niebyłą. Wówczas należy poprawić fakturę i wysłać ponownie.

Procesowanie faktur w systemach ERP i F-K w „nowej rzeczywistości”

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Omówiona powyżej „nowa rzeczywistość” diametralnie zmienia mechanizmy procesów fakturowania, zwłaszcza tych masowych. Sprawne i szybkie procesowanie faktur wymaga od systemów informatycznych, by działały one szybko oraz w trybie ciągłym, a także wystawiały „propozycje faktur” poprawnie, nie ryzykując odrzucenia ich na etapie samego API KSeF. Inaczej mówiąc, aby wszelkie ewentualne niezgodności zostały wychwycone jeszcze przed wysłaniem propozycji faktury do systemu rządowego. Z punktu widzenia firm dodatkowo istotne jest, by systemy generujące fakturę do KSeF były maksymalnie elastyczne i nie generowały znacznych nakładów finansowych na etapie wdrożenia i utrzymania. Co to oznacza dla takich systemów jak ERP lub F-K?

Przede wszystkim konieczność, by jakiekolwiek procesowanie dokumentu po wystawieniu „propozycji faktury” w ERP/F-K wstrzymać do czasu potwierdzenia jej akceptacji w KSeF – procesowanie jej w sposób, jakby była już wystawiona, bez zatwierdzenia w KSeF, jest bowiem bardzo ryzykowne. Poza tym ważne jest też, by systemy potrafiły odebrać statusy o stanie faktury wraz z KSeF ID oraz osadzić w korekcie numer referencyjny faktury korygowanej. To wymóg stawiany przez KSeF każdej fakturze-korekcie, która może być wystawiana nawet kilka lat po dokumencie pierwotnym.

Powyższe wymagania są zakresem podstawowym. Zmiany prawne doprowadzą zapewne do tego, że oferowane na polskim rynku rozwiązania będą potrafiły sprostać takim wymaganiom bez wysokich kosztów wdrożenia. Także inne elementy zalecane do transmisji faktur można wprowadzić w takim systemie jak ERP – nie oznacza to jednak pewności, że wszystkie aktualizacje prawne będą tam wprowadzane na bieżąco, np. w kontekście innych krajów mających własne systemy e-fakturowania. Ciągłe aktualizowanie w tym kontekście nie jest też efektywne kosztowo. Tutaj z pomocą w integracji i automatyzacji mechanizmach transmisji faktur przychodzą takie rozwiązania jak EDI (Electronic Data Interchange), czyli platformie funkcjonującej jako hub łączący systemy wewnętrzne klientów ze środowiskami platform rządowych (typu KSeF) wyrastających pojawiających się w coraz większej liczbie nie tylko w Europie. Tego rodzaju narzędzie zapewnia integrację np. z rządowymi systemami we Włoszech, Turcji, Węgrach, czy obowiązującym od niedawna w Rumunii.

EDI – korzystny sposób na integrację wewnętrznych systemów z KSEF

–  Korzyści ze skorzystania z doświadczonego podmiotu oferującego usługę EDI w modelu SaaS (Software as a Service, Oprogramowanie jako Usługa) pozwalają na szybkie, efektywne kosztowo uruchomienie komunikacji z KSeF, a następnie utrzymanie szybkiej transmisji faktur. W przypadku Comarch EDI proces ten jest nadzorowany przez wyspecjalizowane w tym celu komórki, monitorujące transmisję, walidację faktur i poprawność działania API KSeF. Co ważne, błyskawicznie reagują one na zmiany lub awarie po stronie KSeF, a zatem zapewniają bezproblemowy przesył faktur. Za rozwiązaniem Comarch stoi już ponad 20 lat doświadczenia – mówi  Łukasz Barchański, dyrektor konsultingu w Comarch.

Dużą zaletą podejścia „platformowego” i integracji z hubem, jakim jest system EDI, jest znacznie niższy koszt integracji w porównaniu z budową i nadzorem monitorowania transmisji z KSeF we własnym zakresie. Dlaczego tak się dzieje? – Działa tu efekt skali oraz współdzielenie usługi przez tysiące klientów, którzy są podpięci do rozwiązania takiego jak Comarch EDI. Proces jest przygotowany na masową skalę, co oznacza, że koszt jednostkowy, zarówno wdrożenia, jak i utrzymania, jest niższy niż podejście do integracji „na własną rękę” i przecieranie nowych, nieznanych szlaków. Widoczne jest to szczególnie w grupach kapitałowych, gdzie w kolejce do integracji stoi kilka, a czasem nawet kilkadziesiąt spółek oraz wielość systemów ERP. Podłączenie przez hub umożliwia integrację wielu różnych systemów ERP/F-K w jednym punkcie w oparciu o strukturę plików „propozycji faktur”, które systemy potrafią wysłać i odebrać, jeśli tylko zawierają one dane biznesowe wymagane dla powstania faktury. Nawet gdy części danych brakuje, Comarch EDI pomoże w uzupełnieniu pliku tak, by stworzyć „pełnowartościową” fakturę dla potrzeb KSeF, a następnie zmapuje plik źródłowy wystawcy/odbiorcy do KSeF XML – dodaje Łukasz Barchański.

Niedocenianym, wspomnianym już wcześniej elementem całego procesu jest utrzymanie komunikacji/transmisji faktur już w fazie powdrożeniowej, jak również reagowanie na zmiany w API KSeF, ewentualne awarie i niedostępność platformy po stronie rządowej (transmisja awaryjna w razie dłuższej awarii KSeF) oraz ewentualne, kolejne zmiany w podejściu do fakturowania w najbliższych latach, czyli nowe inicjatywy prawodawcze. Rozwiązania typu EDI to zespoły setek osób doskonale orientujących się w obszarze e-invoicingu. Stoi za nimi często ponad 15 czy nawet 20 lat doświadczenia. Wdrażane dla klientów międzynarodowych rozwiązania w jednym kraju są następnie powielane na szerszą skalę – w tej sytuacji, gdy ten sam klient prosi o wdrożenie na innych rynkach, nie stanowi to wówczas żadnego problemu. To ogromna korzyść, którą można zyskać na współpracy ze stabilnym, ale też elastycznym partnerem IT w modelu SaaS, czyli niewymagającym znacznych nakładów początkowych. Atrakcyjność finansowa tego rozwiązania wynika z faktu, że nakłady inwestycyjne ponosi sam hub, a koszty są rozłożone na tysiące podmiotów.

Mnogość potrzeb klientów oznacza wiele pomysłów i rozwiązań usprawniających współpracę z KSeF. Platformy EDI działają niejako w formie „nasłuchu rynku”, a ich dostawcy nieustannie monitorują potrzeby klientów i rozwijają swoje usługi, ułatwiając firmom wejście w świat KSeF oraz podobnych rozwiązań europejskich. Omawiane podejście do korzystania z rozwiązań IT powinno ułatwić podatnikom obsługę faktur ustrukturyzowanych, w jak najmniejszym stopniu angażując zasoby własne, ukierunkowane na działalność podstawową każdego z przedsiębiorców.

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatki 2025 - przegląd najważniejszych zmian

Rok 2025 przyniósł ze sobą dość znaczące zmiany w polskim systemie podatkowym. Aktualizacje te mają na celu dostosowanie polityki podatkowej do dynamicznie zmieniającego się otoczenia gospodarczego, zwiększenie przejrzystości procesów oraz zapewnienie większej sprawiedliwości finansowej. Poniżej przedstawiam najważniejsze zmiany, które weszły w życie od 1 stycznia 2025r.

Zakupy z Chin mocno zdrożeją po likwidacji zasady de minimis. Nadchodzi ofensywa celna UE i USA wymierzona w chiński e-commerce

Granice Unii Europejskiej przekracza dziennie 12,6 mln tanich przesyłek zwolnionych z cła, z czego 91% pochodzi z Chin. W USA to ponad 3,7 mln paczek, w tym prawie 61% to produkty z Państwa Środka. W obu przypadkach to import w reżimie de minimis, który umożliwił chińskim serwisom podbój bogatych rynków e-commerce po obu stronach Atlantyku i stanowił istotny czynnik wzrostu w logistyce, zwłaszcza międzynarodowym w lotnictwie towarowym. Zbliża się jednak koniec zasady de minimis, co przemebluje nie tylko międzynarodowe dostawy, ale także transgraniczny e-handel i prowadzi do znaczącego wzrostu cen.

Ceny energii elektrycznej dla firm w 2025 roku. Aktualna sytuacja i prognozy

W 2025 roku polski rynek energii elektrycznej dla firm stoi przed szeregiem wyzwań i możliwości. Zrozumienie obecnej sytuacji cenowej oraz dostępnych form dofinansowania, zwłaszcza w kontekście inwestycji w fotowoltaikę, jest kluczowe dla przedsiębiorstw planujących optymalizację kosztów energetycznych.

Program do rozliczeń rocznych PIT

Rozlicz deklaracje roczne z programem polecanym przez tysiące firm i księgowych. Zawiera wszystkie typy deklaracji PIT, komplet załączników oraz formularzy NIP.

REKLAMA

ETS 2: Na czym polega nowy system handlu emisjami w UE. Założenia, harmonogram i skutki wdrożenia. Czy jest szansa na rezygnację z ETS 2?

Unijny system handlu uprawnieniami do emisji (EU ETS) odgrywa kluczową rolę w polityce klimatycznej UE, jednak jego rozszerzenie na nowe sektory gospodarki w ramach ETS 2 budzi kontrowersje. W artykule przedstawione zostały założenia systemu ETS 2, jego harmonogram wdrożenia oraz potencjalne skutki ekonomiczne i społeczne. Przeanalizowano również możliwości opóźnienia lub rezygnacji z wdrożenia ETS 2 w kontekście polityki klimatycznej oraz nacisków gospodarczych i społecznych.

Samotny rodzic, ulga podatkowa i 800+. Komu skarbówka pozwoli skorzystać, a kto zostanie z niczym?

Ulga prorodzinna to temat, który każdego roku podczas rozliczeń PIT budzi wiele emocji, zwłaszcza wśród rozwiedzionych lub żyjących w separacji rodziców. Czy opieka naprzemienna oznacza równe prawa do ulgi? Czy ten rodzaj opieki daje możliwość rozliczenia PIT jako samotny rodzic? Ministerstwo Finansów rozwiewa wątpliwości.

Rozliczenie podatkowe 2025: Logowanie do Twój e-PIT. Dane autoryzujące, bankowość elektroniczna, Profil Zaufany, mObywatel, e-Dowód

W ramach usługi Twój e-PIT przygotowanej przez Ministerstwo Finansów i Krajową Administrację Skarbową w 2025 roku, można złożyć elektronicznie zeznania podatkowe: PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37 i PIT-38 a także oświadczenie PIT-OP i informację PIT-DZ. Czas na to rozliczenie jest do 30 kwietnia 2025 r. Najpierw jednak trzeba się zalogować do e-US (e-Urząd Skarbowy - urzadskarbowy.gov.pl). Jak to zrobić?

Księgowy, biuro rachunkowe czy samodzielna księgowość? Jeden błąd może kosztować Cię fortunę!

Prowadzenie księgowości to obowiązek każdego przedsiębiorcy, ale sposób jego realizacji zależy od wielu czynników. Zatrudnienie księgowego, współpraca z biurem rachunkowym czy samodzielne rozliczenia – każda opcja ma swoje plusy i minusy. Źle dobrane rozwiązanie może prowadzić do kosztownych błędów, kar i niepotrzebnego stresu. Sprawdź, komu najlepiej powierzyć finanse swojej firmy i uniknij pułapek, które mogą Cię słono kosztować!

REKLAMA

Czym są przychody pasywne, wykluczające z Estońskiego CIT? Sądy odpowiadają niejednoznacznie

Przychody pasywne w Estońskim CIT. Czy w przypadku gdy firma informatyczna sprzedaje prawa do gier jako licencje, są to przychody pasywne, wykluczające z Estońskiego CIT? Na pytanie, czy limit do 50% przychodów z wierzytelności dla podatników na Estońskim CIT powinien być liczony z uwzględnieniem zbywania własnych wierzytelności w ramach faktoringu, sądy odpowiadają niejednoznacznie.

Dość biurokratycznych absurdów! 14 kluczowych zmian, które uwolnią firmy od zbędnych ograniczeń

Mikro, małe i średnie firmy od lat duszą się pod ciężarem skomplikowanych przepisów i biurokratycznych wymagań. Rzecznik MŚP, Agnieszka Majewska, przekazała premierowi Donaldowi Tuskowi listę 14 postulatów, które mogą zrewolucjonizować prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce. Uproszczenia podatkowe, ograniczenie kontroli, mniej biurokracji i szybsze procedury inwestycyjne – te zmiany mogą zdecydować o przyszłości setek tysięcy przedsiębiorstw. Czy rząd odpowie na ten apel?

REKLAMA