REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wybrać system informatyczny, który obsługuje KSeF?

Comarch
Producent i dostawca nowoczesnych systemów informatycznych
Jak wybrać system informatyczny, który obsługuje KSeF?
Jak wybrać system informatyczny, który obsługuje KSeF?

REKLAMA

REKLAMA

Skala zmian związanych z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur jest olbrzymia – proces wystawiania i odbierania faktur elektronicznych dotknie niemal każdego. KSeF jest systemem informatycznym, a zatem, by móc z niego skorzystać, należy mieć odpowiednie narzędzia IT służące do wystawiania i odbierania faktur. Nie wystarczy komputer (laptop, tablet, telefon) i podłączenie do Internetu – potrzebne jest jeszcze jedno z dopuszczonych przez Ministerstwo Finansów narzędzi autoryzacyjnych, np. token lub profil zaufany. Najprostszym sposobem komunikacji z KSeF jest udostępniona strona internetowa pozwalająca na zalogowanie się przez przeglądarkę www. Czy to jednak wystarczy, jeśli planujesz komunikację z KSeF w sposób zautomatyzowany i integrujący środowisko wewnętrzne swojej firmy?

KSeF obowiązkowy - od kiedy?

Półroczne obserwacje wskazują, że świadomość podatników w zakresie tego, czym jest Krajowy System e-Faktur, a także jak sobie z nim poradzić, jest wciąż niewielka. Początkowe zainteresowanie delikatnie osłabło. Ma to zapewne związek z pojawieniem się decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Co to oznacza? Decyzja ta przesuwa start obowiązkowego KSeF na początek 2024 roku. Czy to korzyść dla polskich firm? Z jednej strony to „bonus” w postaci dodatkowych 6 miesięcy na przygotowanie się do zmiany fakturowania w kraju. Z drugiej jednak ważne jest, by tego czasu nie zmarnować i zdobyć pełną gotowość do przesyłania elektronicznych dokumentów.

REKLAMA

Autopromocja

Co zmienia KSeF w zasadach i logice wystawiania faktur?

KSeF zostaną objęte setki tysięcy firm, od malutkich do wielkich korporacji. Od takich, które wystawiają i odbierają po kilka, maksymalnie kilkadziesiąt faktur, po podmioty wymieniające ich miliony w ciągu miesiąca. Zgodnie z informacją na stronie Ministerstwa Finansów, objęci obowiązkiem KSeF będą:

  • przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
  • przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
  • podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski NIP.

Wprowadzenie KSeF zmienia dotychczasową logikę i zasady wystawiania faktur. Nie będą one wystawiane w chwili utworzenia ich w systemach wewnętrznych wystawcy, takich jak system F-K, ERP, ręczne „wypisanie faktury” na kartce papieru czy na druku akcydensowym itd.. Te działania przestaną funkcjonować jako „wystawienie faktury”. Wraz z wejściem obligatoryjnego KSeF faktura zostaje wystawiona dopiero w chwili przesłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur. Zmiany te mają charakter rewolucyjny. Dotychczas faktura wystawiona np. w systemie ERP i przekazana za pośrednictwem EDI „materializowała się” w chwili utworzenia w ERP i zwalidowaniu pod kątem poprawności zawartości i struktury u operatora EDI.

Inaczej mówiąc, wystawca faktury już w chwili generowania jej w systemie ERP mógł traktować dokument jako wystawiony. Tymczasem w KSeF do momentu otrzymania statusu: „Faktura przyjęta w KSeF” oraz nadania jej unikalnego numeru identyfikującego nie mamy do czynienia z fakturą, a zaledwie jej propozycją – niejako dokumentem roboczym. Pierwszy status otrzymywany z KSeF to „Faktura przesłana do KSeF”, to moment jej formalnego wystawienia, ale konieczne jest jeszcze jej zaaprobowanie w systemie i nadanie numeru identyfikującego – dopiero wtedy mamy pewność, że dokument jest poprawnie wystawiony i nie został odrzucony przez KSeF. Jeśli został odrzucony przez system KSeF, to nasza propozycja faktury, wygenerowana w ERP, jest uznawana za niebyłą. Wówczas należy poprawić fakturę i wysłać ponownie.

Procesowanie faktur w systemach ERP i F-K w „nowej rzeczywistości”

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Omówiona powyżej „nowa rzeczywistość” diametralnie zmienia mechanizmy procesów fakturowania, zwłaszcza tych masowych. Sprawne i szybkie procesowanie faktur wymaga od systemów informatycznych, by działały one szybko oraz w trybie ciągłym, a także wystawiały „propozycje faktur” poprawnie, nie ryzykując odrzucenia ich na etapie samego API KSeF. Inaczej mówiąc, aby wszelkie ewentualne niezgodności zostały wychwycone jeszcze przed wysłaniem propozycji faktury do systemu rządowego. Z punktu widzenia firm dodatkowo istotne jest, by systemy generujące fakturę do KSeF były maksymalnie elastyczne i nie generowały znacznych nakładów finansowych na etapie wdrożenia i utrzymania. Co to oznacza dla takich systemów jak ERP lub F-K?

Przede wszystkim konieczność, by jakiekolwiek procesowanie dokumentu po wystawieniu „propozycji faktury” w ERP/F-K wstrzymać do czasu potwierdzenia jej akceptacji w KSeF – procesowanie jej w sposób, jakby była już wystawiona, bez zatwierdzenia w KSeF, jest bowiem bardzo ryzykowne. Poza tym ważne jest też, by systemy potrafiły odebrać statusy o stanie faktury wraz z KSeF ID oraz osadzić w korekcie numer referencyjny faktury korygowanej. To wymóg stawiany przez KSeF każdej fakturze-korekcie, która może być wystawiana nawet kilka lat po dokumencie pierwotnym.

Powyższe wymagania są zakresem podstawowym. Zmiany prawne doprowadzą zapewne do tego, że oferowane na polskim rynku rozwiązania będą potrafiły sprostać takim wymaganiom bez wysokich kosztów wdrożenia. Także inne elementy zalecane do transmisji faktur można wprowadzić w takim systemie jak ERP – nie oznacza to jednak pewności, że wszystkie aktualizacje prawne będą tam wprowadzane na bieżąco, np. w kontekście innych krajów mających własne systemy e-fakturowania. Ciągłe aktualizowanie w tym kontekście nie jest też efektywne kosztowo. Tutaj z pomocą w integracji i automatyzacji mechanizmach transmisji faktur przychodzą takie rozwiązania jak EDI (Electronic Data Interchange), czyli platformie funkcjonującej jako hub łączący systemy wewnętrzne klientów ze środowiskami platform rządowych (typu KSeF) wyrastających pojawiających się w coraz większej liczbie nie tylko w Europie. Tego rodzaju narzędzie zapewnia integrację np. z rządowymi systemami we Włoszech, Turcji, Węgrach, czy obowiązującym od niedawna w Rumunii.

EDI – korzystny sposób na integrację wewnętrznych systemów z KSEF

–  Korzyści ze skorzystania z doświadczonego podmiotu oferującego usługę EDI w modelu SaaS (Software as a Service, Oprogramowanie jako Usługa) pozwalają na szybkie, efektywne kosztowo uruchomienie komunikacji z KSeF, a następnie utrzymanie szybkiej transmisji faktur. W przypadku Comarch EDI proces ten jest nadzorowany przez wyspecjalizowane w tym celu komórki, monitorujące transmisję, walidację faktur i poprawność działania API KSeF. Co ważne, błyskawicznie reagują one na zmiany lub awarie po stronie KSeF, a zatem zapewniają bezproblemowy przesył faktur. Za rozwiązaniem Comarch stoi już ponad 20 lat doświadczenia – mówi  Łukasz Barchański, dyrektor konsultingu w Comarch.

Dużą zaletą podejścia „platformowego” i integracji z hubem, jakim jest system EDI, jest znacznie niższy koszt integracji w porównaniu z budową i nadzorem monitorowania transmisji z KSeF we własnym zakresie. Dlaczego tak się dzieje? – Działa tu efekt skali oraz współdzielenie usługi przez tysiące klientów, którzy są podpięci do rozwiązania takiego jak Comarch EDI. Proces jest przygotowany na masową skalę, co oznacza, że koszt jednostkowy, zarówno wdrożenia, jak i utrzymania, jest niższy niż podejście do integracji „na własną rękę” i przecieranie nowych, nieznanych szlaków. Widoczne jest to szczególnie w grupach kapitałowych, gdzie w kolejce do integracji stoi kilka, a czasem nawet kilkadziesiąt spółek oraz wielość systemów ERP. Podłączenie przez hub umożliwia integrację wielu różnych systemów ERP/F-K w jednym punkcie w oparciu o strukturę plików „propozycji faktur”, które systemy potrafią wysłać i odebrać, jeśli tylko zawierają one dane biznesowe wymagane dla powstania faktury. Nawet gdy części danych brakuje, Comarch EDI pomoże w uzupełnieniu pliku tak, by stworzyć „pełnowartościową” fakturę dla potrzeb KSeF, a następnie zmapuje plik źródłowy wystawcy/odbiorcy do KSeF XML – dodaje Łukasz Barchański.

Niedocenianym, wspomnianym już wcześniej elementem całego procesu jest utrzymanie komunikacji/transmisji faktur już w fazie powdrożeniowej, jak również reagowanie na zmiany w API KSeF, ewentualne awarie i niedostępność platformy po stronie rządowej (transmisja awaryjna w razie dłuższej awarii KSeF) oraz ewentualne, kolejne zmiany w podejściu do fakturowania w najbliższych latach, czyli nowe inicjatywy prawodawcze. Rozwiązania typu EDI to zespoły setek osób doskonale orientujących się w obszarze e-invoicingu. Stoi za nimi często ponad 15 czy nawet 20 lat doświadczenia. Wdrażane dla klientów międzynarodowych rozwiązania w jednym kraju są następnie powielane na szerszą skalę – w tej sytuacji, gdy ten sam klient prosi o wdrożenie na innych rynkach, nie stanowi to wówczas żadnego problemu. To ogromna korzyść, którą można zyskać na współpracy ze stabilnym, ale też elastycznym partnerem IT w modelu SaaS, czyli niewymagającym znacznych nakładów początkowych. Atrakcyjność finansowa tego rozwiązania wynika z faktu, że nakłady inwestycyjne ponosi sam hub, a koszty są rozłożone na tysiące podmiotów.

Mnogość potrzeb klientów oznacza wiele pomysłów i rozwiązań usprawniających współpracę z KSeF. Platformy EDI działają niejako w formie „nasłuchu rynku”, a ich dostawcy nieustannie monitorują potrzeby klientów i rozwijają swoje usługi, ułatwiając firmom wejście w świat KSeF oraz podobnych rozwiązań europejskich. Omawiane podejście do korzystania z rozwiązań IT powinno ułatwić podatnikom obsługę faktur ustrukturyzowanych, w jak najmniejszym stopniu angażując zasoby własne, ukierunkowane na działalność podstawową każdego z przedsiębiorców.

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatnik już nie będzie karany za przypadkowe błędy, nie będzie udowadniał niewinności

Szef rządu Donald Tusk poinformował, że za niecelowe, przypadkowe błędy nie będzie się już karać podatnika. Teraz to urząd skarbowy będzie musiał udowadniać jak jest.

Będą zmiany w L4, pracy na chorobowym i pensjach na zwolnieniach lekarskich. Przedsiębiorcy: Jesteśmy zwolennikami deregulacji i elastyczności, ale też jasnych zasad

Zasiłek chorobowy powinien być wypłacany pracownikowi już od pierwszego dnia absencji – Północna Izba Gospodarcza w Szczecinie popiera projekt przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, apelując jednocześnie o to, by ustawa w tej sprawie była przyjęta możliwie szybko. Przedsiębiorcy jednocześnie oczekują dalszego dialogu z Ministerstwem na temat np. „Zmian w L4”, które w opinii niektórych przedsiębiorców mogą budzić kontrowersje. – Jesteśmy zwolennikami tego, by pracownicy i pracodawcy mogli regulować swoje relacje w możliwie elastyczny sposób. Z jednej strony więc jesteśmy zwolennikami tego, by zwolnienie lekarskie nie blokowało w stu procentach możliwości wykonywania innych zobowiązań jeżeli to jest możliwe, ale z drugiej widzimy przestrzeń, gdzie zwolnienie lekarskie może być wykorzystywane do nadrabiania obowiązków w jednej pracy, przy jednoczesnym spowolnianiu działania w drugiej firmie – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.

Youtuberzy mogą się cieszyć. Jest pozytywny wyrok NSA w sprawie kosztów podatkowych

Naczelny Sąd Administracyjny potwierdza, że wydatki youtuberów związane z produkcją filmów, takie jak bilety lotnicze, noclegi czy sprzęt filmowy, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Wyrok jest istotny dla twórców internetowych, którzy ponoszą wysokie koszty związane z tworzeniem treści na YouTube.

Nowa era regulacji krypto – CASP zastępuje VASP. Co to oznacza dla firm?

W UE wchodzi w życie nowa era regulacji krypto – licencja CASP stanie się obowiązkowa dla wszystkich firm działających w tym sektorze. Dotychczasowi posiadacze licencji VASP mają czas na dostosowanie się do końca czerwca 2025 r., a z odpowiednim wnioskiem – do września. Jakie zmiany czekają rynek i co to oznacza dla przedsiębiorców?

REKLAMA

Outsourcing pojedynczych procesów księgowych, czy zatrudnienie dodatkowej osoby w dziale księgowości - co się bardziej opłaca?

W stale zmieniającym się otoczeniu biznesowym przedsiębiorcy coraz częściej stają przed dylematem: czy zatrudnić dodatkową osobę do działu księgowego, czy może zdecydować się na outsourcing wybranych procesów księgowych? Analiza kosztów i korzyści pokazuje, że delegowanie pojedynczych zadań księgowych na zewnątrz może być znacznie bardziej efektywnym rozwiązaniem niż rozbudowa wewnętrznego zespołu.

Kto ma prawo odliczyć ulgę na dziecko? Po rozwodzie rodziców dziecko mieszka z matką a ojciec płaci alimenty i widuje się z dzieckiem

Na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik ma prawo do odliczenia kwoty ulgi prorodzinnej w zależności od tego z kim jego dziecko mieszka i kto faktycznie sprawuje nad nim opiekę. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 14 stycznia 2025 r. wyjaśnił, kto może odliczyć ulgę na dziecko, gdy rodzice są rozwiedzeni, dziecko mieszka z matką na stałe, a ojciec płaci alimenty i co jakiś czas widuje się z dzieckiem.

Odpowiedzialność członków zarządów spółek – co zmienia wyrok TSUE w sprawie Adjak?

W dniu 27 lutego 2025 roku Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) wydał przełomowy wyrok w sprawie C-277/24 (Adjak), w którym zakwestionował przyjęty w Polsce model solidarnej odpowiedzialności członków zarządu za zaległości podatkowe spółki. W opinii TSUE obecne przepisy naruszają prawo unijne, ponieważ uniemożliwiają kwestionowanie decyzji wymiarowych organów podatkowych, zapadłych w sprawie przeciwko spółce w trakcie postępowania przeciwko członkom zarządu – tym samym godząc w podstawowe zasady ochrony praw jednostki. Orzeczenie to może wymusić istotne zmiany w polskim systemie prawnym oraz wpłynąć na dotychczasową praktykę organów administracji skarbowej wobec członków zarządów spółek.

Można już zapłacić podatek PIT kartą płatniczą w e-Urzędzie Skarbowym

Od 20 marca 2025 r. podatnicy mogą opłacać podatek PIT w serwisie e-Urząd Skarbowy (e-US) i usłudze Twój e-PIT za pomocą karty płatniczej. Dotychczas użytkownicy e-Urzędu Skarbowego mogli zapłacić podatek online przelewem bankowym lub BLIK-iem.

REKLAMA

E-księgowość z biurem rachunkowym: jak przedsiębiorca może zoptymalizować obowiązki księgowe i podatkowe oraz rozliczenia w biznesie

Biura rachunkowe coraz częściej oferują swoim klientom usługi z zakresu e-księgowości do zarządzania finansami firmy online. Z perspektywy biura rachunkowego, wprowadzenie klienta w świat systemów zautomatyzowanych może być wyzwaniem.

Prof. Witold Modzelewski: nienależny zwrot VAT to prawdopodobnie 40-50 mld zł rocznie

Prof. Witold Modzelewski szacuje, że nienależne zwroty VAT w Polsce mogą wynosić nawet 40-50 miliardów złotych rocznie. W 2024 roku wykryto blisko 292 tys. fikcyjnych faktur na łączną kwotę 8,7 miliarda złotych, co oznacza wzrost o ponad 130% w porównaniu do roku poprzedniego. Choć efektywność kontroli skarbowych rośnie, eksperci wskazują, że skala oszustw wciąż jest ogromna, a same kontrole mogą nie wystarczyć do rozwiązania problemu.

REKLAMA