Numeracja faktur sprzedaży. Jak prawidłowo numerować faktury? Co gdy pominięto kolejny numer?

Kolejny numer faktury na gruncie ustawy o VAT

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Ponadto na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy o VAT, faktura wystawiona przez podatnika powinna zawierać m.in.:

• datę wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem;

Biorąc pod uwagę brzmienie art. 106e ust. 1 pkt 2, 3 i 5 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, na fakturze powinny znajdować się imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a.

Z powyższego wynika, iż wystawione przez podatnika faktury powinny być numerowane w taki sposób, aby zapewnić ciągłość ich ewidencjonowania poprzez nadawanie im kolejnych numerów. Takie działanie powinno również umożliwić identyfikację konkretnej faktury.

Warto jednak wspomnieć, iż ustawa o VAT nie narzuca podatnikowi, sposobu nadawania numerów poszczególnym fakturom. Zatem sposób zachowania zasady ciągłości numerowania, a także sposób identyfikacji przedmiotowych dokumentów, ustala sam podatnik.

Ponadto, przepisy ustawy o VAT nie definiują pojęcia ,,kolejny”. W związku z powyższym, znaczenie tego wyrazu, należy rozpoznać na gruncie znaczenia języka potocznego. I tak, zgodnie internetowym Wielkim słownikiem języka polskiego PAN, poprzez ,,kolejny” należy rozumieć ,,ten, który w pewnym rzeczywistym albo wyobrażonym ciągu osób, zdarzeń lub rzeczy tego samego rodzaju znajduje się po tych, o których była mowa lub o których wiadomo”.

W związku z takim rozumowaniem definicji, należy stwierdzić, że przepisy nakładają na podatnika obowiązek nadawania następującym po sobie fakturom, numerów w porządku chronologicznym. Tym samym biorąc pod uwagę literalną wykładnię art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, słusznym należy uznać, iż każda kolejna wystawiona faktura powinna mieć numer o jeden większy od poprzedniego.

Powyższa analiza, prowadzi do konkluzji, iż nieprawidłowe jest zachowanie numerowania z systemu księgowego, w którym kolejno wystawione po sobie faktury, nie będą oznaczone kolejnymi numerami identyfikującymi.

Ujęcie w programie księgowym

Zgodnie ze stanem faktycznym wskazanym w interpretacji indywidualnej wydanej w dniu 7.02.2023 przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, znak 0114-KDIP1-3.4012.603.2022.1.KP, wnioskodawca opisuje zdarzenie przyszłe, zgodnie z którym program, w którym wystawiane mają być faktury, polegać ma na automatycznym generowaniu i wystawianiu dowodów księgowych, w chwili wydania towaru z magazynu należącego do wnioskodawcy, celem przekazania do kontrahenta. 

Taki system numeracji spełnia główny cel numerowania faktur sprzedaży VAT, jakim jest zapewnienie ich szybkiej i bezbłędnej identyfikacji, a ponadto nie pozostawia możliwości na jakiekolwiek oszustwa, bowiem każdy kolejny dokument będzie posiadał unikalny numer, który nigdy się nie powtórzy. Każdy podmiot należący do koncernu ma mieć bowiem swój unikalny numer, od którego ma zaczynać się numer wystawionego dowodu (faktura sprzedaży lub nota wewnętrzna).

Zgodnie z informacją przekazaną przez wnioskodawcę, wszystkie dokumenty – wliczając w to faktury VAT - wystawiane mają być przy użyciu programu, który rejestruje dokumenty związane z wydaniem towaru przez spółkę kontrahentowi w sposób ciągły, niezależnie od rodzaju dokumentu. W przypadku sprzedaży towaru - będzie to faktura sprzedaży, w przypadku umowy agencyjnej - będzie to nota wewnętrzna dokumentująca wydanie towaru. System automatycznie numeruje generowane dowody księgowe. Ciągłość numeracji zachowana będzie w obrębie wszystkich wygenerowanych dokumentów, dwie następujące po sobie faktury sprzedaży VAT nie zawsze będą miały zachowaną ciągłość numeracji.

Organ podatkowy podzielił wyżej przedstawione stanowisko, wynikające z analizy przepisów ustawy o VAT i stwierdził, że: ,,skoro - jak wynika z opisu sprawy - dwie następujące po sobie faktury nie zawsze będą miały zachowaną ciągłość numeracji (numery pomiędzy nimi nie pozostają wolne, ale są przypisane innym dokumentom np. notom wewnętrznym wystawionym w okresie pomiędzy fakturami) przedstawiony przez wnioskodawcę sposób numeracji faktur sprzedaży VAT, nie uwzględniający chronologii nie jest zgodny z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy.”

Zatem w praktyce może zaistnieć sytuacja, w której podatnik pomimo nadania przez system księgowy poszczególnych numerów dla dokumentów księgowych, będzie zobowiązany do wprowadzenia odrębnego systemu numeracji, jedynie na potrzeby wymagań stawianych fakturom przez przepisy ustawy o VAT.

Klaudia Źrebiec, Starszy konsultant podatkowy w Dziale podatków pośrednich, Taxeo Komorniczak i Wspólnicy