REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Numeracja faktur sprzedaży. Jak prawidłowo numerować faktury? Co gdy pominięto kolejny numer?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Numeracja faktur sprzedaży. Jak prawidłowo numerować faktury? Co gdy pominięto kolejny numer?
Numeracja faktur sprzedaży. Jak prawidłowo numerować faktury? Co gdy pominięto kolejny numer?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Niektóre systemy księgowe używane przez podatników numerują nie tylko faktury, ale także inne dokumenty wystawione w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (np. noty księgowe). W takim przypadku może zdarzyć się sytuacja, w której dwie wystawione po sobie faktury, nie będą posiadały kolejnych numerów nadanych przez system księgowy. Czy taki sposób numeracji jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako ustawa o VAT)? Wyjaśnień w tym zakresie udzielił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, wydając indywidualną interpretację podatkową.

Kolejny numer faktury na gruncie ustawy o VAT

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Ponadto na podstawie art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy o VAT, faktura wystawiona przez podatnika powinna zawierać m.in.:

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja
  • datę wystawienia;
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  • stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwotę należności ogółem;

Biorąc pod uwagę brzmienie art. 106e ust. 1 pkt 2, 3 i 5 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, na fakturze powinny znajdować się imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a.

Z powyższego wynika, iż wystawione przez podatnika faktury powinny być numerowane w taki sposób, aby zapewnić ciągłość ich ewidencjonowania poprzez nadawanie im kolejnych numerów. Takie działanie powinno również umożliwić identyfikację konkretnej faktury.

Warto jednak wspomnieć, iż ustawa o VAT nie narzuca podatnikowi, sposobu nadawania numerów poszczególnym fakturom. Zatem sposób zachowania zasady ciągłości numerowania, a także sposób identyfikacji przedmiotowych dokumentów, ustala sam podatnik.

Ponadto, przepisy ustawy o VAT nie definiują pojęcia ,,kolejny”. W związku z powyższym, znaczenie tego wyrazu, należy rozpoznać na gruncie znaczenia języka potocznego. I tak, zgodnie internetowym Wielkim słownikiem języka polskiego PAN, poprzez ,,kolejny” należy rozumieć ,,ten, który w pewnym rzeczywistym albo wyobrażonym ciągu osób, zdarzeń lub rzeczy tego samego rodzaju znajduje się po tych, o których była mowa lub o których wiadomo”.

W związku z takim rozumowaniem definicji, należy stwierdzić, że przepisy nakładają na podatnika obowiązek nadawania następującym po sobie fakturom, numerów w porządku chronologicznym. Tym samym biorąc pod uwagę literalną wykładnię art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, słusznym należy uznać, iż każda kolejna wystawiona faktura powinna mieć numer o jeden większy od poprzedniego.

Powyższa analiza, prowadzi do konkluzji, iż nieprawidłowe jest zachowanie numerowania z systemu księgowego, w którym kolejno wystawione po sobie faktury, nie będą oznaczone kolejnymi numerami identyfikującymi.

Ujęcie w programie księgowym

Zgodnie ze stanem faktycznym wskazanym w interpretacji indywidualnej wydanej w dniu 7.02.2023 przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, znak 0114-KDIP1-3.4012.603.2022.1.KP, wnioskodawca opisuje zdarzenie przyszłe, zgodnie z którym program, w którym wystawiane mają być faktury, polegać ma na automatycznym generowaniu i wystawianiu dowodów księgowych, w chwili wydania towaru z magazynu należącego do wnioskodawcy, celem przekazania do kontrahenta. 

Taki system numeracji spełnia główny cel numerowania faktur sprzedaży VAT, jakim jest zapewnienie ich szybkiej i bezbłędnej identyfikacji, a ponadto nie pozostawia możliwości na jakiekolwiek oszustwa, bowiem każdy kolejny dokument będzie posiadał unikalny numer, który nigdy się nie powtórzy. Każdy podmiot należący do koncernu ma mieć bowiem swój unikalny numer, od którego ma zaczynać się numer wystawionego dowodu (faktura sprzedaży lub nota wewnętrzna).

Zgodnie z informacją przekazaną przez wnioskodawcę, wszystkie dokumenty – wliczając w to faktury VAT - wystawiane mają być przy użyciu programu, który rejestruje dokumenty związane z wydaniem towaru przez spółkę kontrahentowi w sposób ciągły, niezależnie od rodzaju dokumentu. W przypadku sprzedaży towaru - będzie to faktura sprzedaży, w przypadku umowy agencyjnej - będzie to nota wewnętrzna dokumentująca wydanie towaru. System automatycznie numeruje generowane dowody księgowe. Ciągłość numeracji zachowana będzie w obrębie wszystkich wygenerowanych dokumentów, dwie następujące po sobie faktury sprzedaży VAT nie zawsze będą miały zachowaną ciągłość numeracji.

Organ podatkowy podzielił wyżej przedstawione stanowisko, wynikające z analizy przepisów ustawy o VAT i stwierdził, że: ,,skoro - jak wynika z opisu sprawy - dwie następujące po sobie faktury nie zawsze będą miały zachowaną ciągłość numeracji (numery pomiędzy nimi nie pozostają wolne, ale są przypisane innym dokumentom np. notom wewnętrznym wystawionym w okresie pomiędzy fakturami) przedstawiony przez wnioskodawcę sposób numeracji faktur sprzedaży VAT, nie uwzględniający chronologii nie jest zgodny z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy.”

Zatem w praktyce może zaistnieć sytuacja, w której podatnik pomimo nadania przez system księgowy poszczególnych numerów dla dokumentów księgowych, będzie zobowiązany do wprowadzenia odrębnego systemu numeracji, jedynie na potrzeby wymagań stawianych fakturom przez przepisy ustawy o VAT.

REKLAMA

Klaudia Źrebiec, Starszy konsultant podatkowy w Dziale podatków pośrednich, Taxeo Komorniczak i Wspólnicy

Dalszy ciąg materiału pod wideo

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

REKLAMA

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod [zgłoszenie: ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF]

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

REKLAMA