Kryzys zaufania do KSeF? Niewiele przedsiębiorstw gotowych na e-fakturowanie

• Kryzys zaufania do KSeF?
• KSeF może poczekać? Wiele firm odłożyło przygotowania
• Na dostosowanie do KSeF potrzeba czasu
• Przy wdrażaniu KSeF potrzebna jest współpraca

Firmy chyba zapomniały o KSeF. Okazuje się bowiem, że tylko kilka tys. podmiotów dobrowolnie skorzystało do tej pory z Krajowego Systemu e-Faktur – wynika z danych Ministerstwa Finansów. Tymczasem przedsiębiorcom na dostosowanie się do wymogów KSeF i przejście z papierowych na całkowicie elektroniczne, ustrukturyzowane e-faktury zostało zaledwie 9 miesięcy. Eksperci mówią jasno: to ostatni dzwonek na przygotowania, bo KSeF to nie jedyne wyzwanie, z którym muszą zmierzyć się w tym roku firmy.

Wprowadzenie obowiązku wysyłania faktur wyłącznie w postaci elektronicznej, w ściśle określonym formacie pozwalającym na automatyczne ich przetwarzanie przez Krajowy System e-Faktur, to jedna z największych rewolucji sprawozdawczych ostatnich lat, jaka czeka przedsiębiorców.

Kryzys zaufania do KSeF?

Tymczasem z najnowszych danych Ministerstwa Finansów wynika, że do 5 marca 2025 r. z KSeF skorzystało zaledwie 5230 firm. To dane od 1 stycznia 2022 r., a więc za okres ponad 3 lat, od początku działania systemu. Na razie korzystanie z niego jest dobrowolne.

Również liczba elektronicznych faktur wysłanych do systemu nie jest imponująca. Od 1 stycznia 2023 r. do początku marca br. przedsiębiorcy wystawili w sumie 2 mln 55 tys. elektronicznych faktur. Tymczasem szacuje się, że do systemu docelowo ma wpływać nawet 100 mln faktur miesięcznie. Do tej pory w rekordowym pod tym względem grudniu 2024 r. do KSeF trafiło 177 tys. dokumentów, czyli 565 razy mniej! To pokazuje, w którym momencie przygotowań znajdują się przedsiębiorcy. Dodatkowo zwiększenie wolumenu faktur z obecnego bardzo niskiego poziomu będzie ogromnym testem dla stabilności KSeF.

- Niestety, mamy do czynienia z czymś, co można nazwać kryzysem zaufania do KSeF i stabilności otoczenia prawnego – wskazuje Tomasz Kuciel, prezes EDITEL i dyrektor ds. e-fakturowania Grupy. – Termin wprowadzenia obowiązku był przekładany nie raz, więc część przedsiębiorców nie traktuje 1 lutego 2026 r. jako ostatecznego terminu wejścia w życie nowych przepisów. Problemem jest też brak środowiska testowego. Nawet jeśli ktoś chciałby przyśpieszyć proces dostosowawczy, to nie bardzo ma, jak to zrobić. W praktyce nie może bowiem przetestować własnego rozwiązania i jego integracji z KSeF – dodaje Tomasz Kuciel.

Ministerstwo zapowiedziało, że nowe środowisko testowe zostanie udostępnione 30 września 2025 r. Zdaniem ekspertów to niewiele czasu na dostosowanie się do wymogów.

KSeF może poczekać? Wiele firm odłożyło przygotowania

- Przesunięcia terminu obowiązkowego przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur sprawiły, że wiele firm odłożyło przygotowania na później. Moim zdaniem to ostatni moment, aby wrócić do prac, zanim presja czasu i kumulacja obowiązków zaczną utrudniać wdrożenie – ostrzega Monika Zaród z NTT DATA Business Solutions.

– Tym bardziej że przedsiębiorcy mogą mierzyć się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami, wśród których wymienić można: rotację kadr, konieczność dostosowania się do innych zmian prawnych, uzyskanie zgody central w przypadku zagranicznych firm, konieczność ręcznego zbierania danych przed wdrożeniem automatyzacji oraz ryzyko awarii systemu. Nie zapominajmy też, że aktualny czas jest dla firm również dość intensywny pod kątem pozostałych modernizacji w księgowości. Oprócz KSeF obowiązuje nas jeszcze implementacja JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR. Trzeba rozplanować działania w taki sposób, by się nie nakładały – dodaje.

Od 30 września do terminu przypadającego na luty 2026 r. zostają tylko 4 miesiące, podczas których wypada okres międzyświąteczny, a w przypadku niektórych województw także ferie zimowe. Dlatego zdaniem Tomasza Kuciela firmy będą musiały efektywnie wykorzystać ten czas i nie mogą pozwolić sobie na zwłokę. Wskazuje, że 4 miesiące to niewiele, biorąc pod uwagę skalę wyzwań.

Na dostosowanie do KSeF potrzeba czasu

Na dostosowanie działań firmy do wymogów KSeF potrzeba czasu, a w pierwszej fazie obowiązek dotyczy największych przedsiębiorstw o złożonych procesach. – Integracja wymaga przebudowania istniejących procesów finansowo-księgowych i systemów ERP. Firmy, zwłaszcza duże, które obowiązkiem korzystania z KSeF zostaną objęte w pierwszej kolejności, mają złożone struktury informatyczne, co powoduje, że przygotowanie i dostosowanie do nowego standardu jest czasochłonne. Tego problemu nie mają firmy korzystające z komunikacji EDI, ale są one w zdecydowanej mniejszości – wskazuje Tomasz Kuciel. – Ponadto krótszy okres testowy zwiększa ryzyko błędów oraz zapewnia mniej czasu na szkolenia i przeprowadzenie niezbędnych testów – wymienia prezes Kuciel.

To o tyle istotne, że ze względu na możliwe awarie i związane z tym ryzyko Ministerstwo Finansów przełożyło wejście Krajowego Systemu e-Faktur z 2024 na 2026 rok. Audyt resortu wykazał krytyczne błędy w systemie, a minister Andrzej Domański przyznał, że ich obecność mogłaby doprowadzić do paraliżu gospodarki. Dla firm każda awaria kluczowych systemów informatycznych wiąże się z poważnym ryzykiem operacyjnym i finansowym.

Poradnik „Odliczanie VAT w firmie”

Przy wdrażaniu KSeF potrzebna jest współpraca

Więcej czasu potrzebują także polskie oddziały zagranicznych firm, ponieważ muszą one uzyskać zgody na ostateczne decyzje czy zmiany w budżecie. Takie przedsiębiorstwa są zmuszone zadbać o zgodność nie tylko z lokalnymi przepisami, ale też z globalnymi standardami panującymi w danej organizacji. Jak to wygląda w praktyce?

- W przypadku wdrożenia KSeF w naszej firmie konieczne było zaangażowanie globalnego zespołu IT, który analizował nasze działania, weryfikował planowane modyfikacje i oceniał ich zgodność z globalnymi standardami firmy – tłumaczy Monika Zaród z NTT DATA Business Solutions. – Jednocześnie część zmian musiała zostać ograniczona ze względu na międzynarodową standaryzację procesów. Dodatkowym wyzwaniem było przeszkolenie zagranicznych zespołów – musieliśmy zapewnić pełne zrozumienie wdrażanego rozwiązania do obsługi KSeF i zarządzanych w nim procesów, aby nasi decydenci mieli pewność, że wdrażane zmiany są spójne z polityką centrali.

Pocieszające jest to, że wolumen faktur systematycznie rośnie. W ciągu pierwszego roku dobrowolnego funkcjonowania systemu do KSeF trafiło 19 386 faktur. W 2023 r. liczba ta wzrosła do 204 960, by w ciągu ubiegłego roku sięgnąć liczby 1 471 383.