REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak korzystać z faktur elektronicznych?

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

REKLAMA

Faktury elektroniczne, czyli tzw. e-faktury mają za zadanie ulepszyć i unowocześnić system księgowości firm. Stopniowe przechodzenie z dokumentów papierowych na elektroniczne ułatwi firmom szybsze rozliczanie się. Aby skorzystać z faktur elektronicznych należy przede wszystkim posiadać odpowiednie oprogramowanie. Jakie jeszcze warunki należy spełnić, aby swobodnie korzystać z e-faktur?

Nie wystarczy bowiem jedynie posiadanie oprogramowania do wystawiania faktur w postaci PDFów – trzeba umieć je też odbierać i zaczytywać z nich niezbędne dane finansowe, a następnie księgować je i archiwizować. Owszem, można każdą wystawioną fakturę zapisać jako PDF i wysłać odbiorcy np. mailem – ale taki PDF to jedynie graficzny obraz faktury, nie zawierający danych czytelnych dla programu księgującego u klienta. Po stronie odbiorcy i tak trzeba te informacje ręcznie wprowadzać do systemu. Ich przepisywanie sprzyja generowaniu błędów i opóźnia sam proces. Nie jest to więc pełna wymiana dokumentów elektronicznych a jedynie wysyłka faktur drogą elektroniczną.

REKLAMA

Autopromocja

Program  do generowania i wystawiania faktur

REKLAMA

Za prawdziwy dokument elektroniczny można uznać plik czytelny dla programów księgowych, np. PDF zawierający tzw. metadane w formacie XML. Jest on wówczas dla ludzkich oczu wizualizacją zawartych w nim danych, dostępnych dla systemów handlowych i księgowych.

Pierwszym pozytywnie zweryfikowanym standardem e-faktury w Polsce jest rozwiązanie opracowane przez firmę informatyczną Sage.  Jest ono dostępne nieodpłatnie dla wszystkich zainteresowanych podmiotów. Standard ten opiera się na formacie PDF z zaszytymi w nim metadanymi zapisanymi w XML i generowanymi przez system wystawiający fakturę elektroniczną. XML jest na tyle uniwersalnym formatem wymiany danych, że może być łatwo odczytany przez zdecydowaną większość rozwiązań informatycznych. Zweryfikowany przez KWFEF 20 maja 2014 r. standard e-faktury jest dostępny pod adresem efaktura.sage.com.pl,  jako darmowe rozwiązanie, z którego może skorzystać każda organizacja, także inne firmy IT czy podmioty, które chcą we własnym zakresie wdrożyć standard elektronicznego fakturowania (np. z pomocą własnych sił informatycznych). Poza tym, standard ten jest dostępny w oprogramowaniu Sage: systemach finansowo-księgowych i obsługujących sprzedaż.

Elektroniczny obieg dokumentów

Warto zatem najpierw w firmie zastanowić się jak powinien wyglądać elektroniczny obieg dokumentów –aby móc nie tylko wystawiać faktury elektroniczne ale także je odbierać. Wówczas mamy możliwość „zassania”, czyli automatycznego wprowadzania metadanych (w formacie XML), wprost do systemu księgowego.

To z takiego procesu, a nie z samej wysyłki plików przez internet, biorą się oszczędności czasu i pieniędzy, wynikające z automatyzacji obiegu faktury elektronicznej. Dopiero przy takim rozwiązaniu korzyści dla firm są naprawdę ogromne – redukcja kosztów sięga wówczas nawet 80 proc. (względem obiegu papierowego).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak przekazywać e-faktury?

Jeśli mamy już wdrożoną w firmie e-fakturę, która zawiera w siebie metadane (a taka właśnie faktura elektroniczna będzie wymagana przez administrację w przetargach publicznych ), warto wybrać bezpieczną i dedykowaną ścieżkę do jej dostarczenia swoim kontrahentom, np. przez serwis do wymiany dokumentów. Taką rolę pełni np.  portal miedzyfirmami.pl. To dedykowany serwis  zapewniający bezpieczny transfer e-dokumentów, w zgodzie z obowiązującymi przepisami i z zapewnieniem potwierdzenia odbioru. Serwis miedzyfirmami.pl pełni rolę elektronicznego listonosza – pozwala wygodnie i szybko przesłać lub odebrać dowolne dokumenty elektroniczne.

sage
Aneta Jarczyńska

online business development manager w Sage sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

REKLAMA