REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury elektroniczne - wymagania, zalety, korzyści

Faktury elektroniczne - wymagania, zalety, korzyści
Faktury elektroniczne - wymagania, zalety, korzyści
fot. Fotolia

REKLAMA

Stosowanie e-faktury umożliwia obniżanie kosztów operacyjnych. Dlatego też w krajach wysoko rozwiniętych stała się ona dominującą formą fakturowania. Także w Polsce, e-faktura szybko się upowszechnia, szczególnie po zliberalizowaniu przepisów w zakresie jej stosowania w obiegu gospodarczym. Od 1 stycznia 2013 roku faktury elektroniczne nie muszą już być podpisane ani bezpiecznym podpisem kwalifikowanym, ani żadnym innym. Jednak taka forma pozwala dodatkowo zabezpieczyć e-fakturę.

Przede wszystkim taniej

Przed dwoma laty w Sage pracowaliśmy nad koncepcją serwisu miedzyfirmami.pl – uniwersalnej platformy do błyskawicznej, bezpiecznej i wygodnej wymiany między kontrahentami e-faktur oraz innych dokumentów elektronicznych. Szacowaliśmy wówczas, jakiego rzędu oszczędności może generować organizacja, jeśli wdroży elektroniczny obieg faktur. Okazało się, że koszt obsługi e-faktury w stosunku do kosztu obsługi dokumentu tradycyjnego, może być kilkudziesięciokrotnie niższy. Skąd aż takie różnice?

Fakturę papierową trzeba wydrukować, potrzebny jest zatem papier, drukarka, toner… Następnie trzeba ją zapakować w kopertę, na której należy umieścić adres nadawcy i odbiorcy. Przesyłkę trzeba jeszcze nadać do wysyłki na poczcie, ewentualnie wrzucić do pobliskiej skrzynki na listy (o ile ma się w biurze znaczki, które przecież wcześniej też trzeba gdzieś kupić). Obsługa jednego dokumentu papierowego po stronie nadawcy pochłania więc sporo czasu i energii, nawet jeśli faktur nie wysyłamy listem poleconym i do tego mamy przy sobie zapas znaczków. Po stronie odbiorcy proces obsługi dokumentu papierowego wcale nie wygląda lepiej. Pocztę trzeba rozpakować.

Jeśli istnieje sekretariat, to zazwyczaj dokumenty są wpisywane do rejestru korespondencji przychodzącej, a następnie sortowane i przekazywane do odpowiedniej komórki lub adresata. Potem faktura przechodzi wewnątrz firmy fazy akceptacji lub od razu trafia do działu księgowości, gdzie zostaje przepisana ręcznie do systemu księgowego i dalej jest już księgowana. Następnie, dokument jest przekazany do archiwizacji i często wykonywana jest jego elektroniczna kopia, o ile wcześniej już go nie zeskanowano.

W dobie dokumentów elektronicznych zarówno proces nadania, jak i odbioru oraz księgowania faktury papierowej to czysta strata czasu, energii i zasobów. W przeliczeniu na pieniądze obsługa jednej faktury papierowej kosztuje co najmniej kilka złotych, podczas gdy koszt obsługi e-faktury wynosi najwyżej kilkanaście groszy. Fakturę elektroniczną można wystawić za pomocą oprogramowania, np. wspomagającego sprzedaż lub proces fakturowania. Następnie można ją wysłać przez Internet – e-mailem lub poprzez dedykowany do tego serwis.

Autopromocja

KSeF. Jak przygotować się do wystawiania e-faktur

Kup książkę:

KSeF. Jak przygotować się do wystawiania e-faktur + plakat KSeF. Krok po kroku

W wielu wypadkach, o ile przedsiębiorstwo zadbało o zautomatyzowanie procesów obsługi faktur, faktura jest wystawiana, przesyłana i odbierana, a nawet księgowana automatycznie, przy minimalnym udziale pracowników. W praktyce nie trzeba nic drukować, ani adresować kopert. Nie trzeba też chodzić na pocztę, ani kupować znaczków. Nie trzeba wycinać tysięcy drzew…

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Policzyliśmy, że tylko z tytułu przejścia na elektroniczny obieg faktur przeciętna średnia firma może zaoszczędzić w ciągu roku od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. (szczegółowe wyliczanie w tabelce poniżej) W rezultacie nawet przedsiębiorcy w skali mikro nie chcą już posługiwać się fakturami papierowymi, a co dopiero większe firmy, które wystawiają i księgują tysiące takich dokumentów. Im większa skala procesu, tym potencjalnie większe oszczędności.

Polecamy: Samochód po zmianach od 1 kwietnia 2014 - multipakiet

Autopromocja

Gorące tematy dla biur rachunkowych. SLIM VAT 3, KSeF, praca zdalna

Kup książkę:

Gorące tematy dla biur rachunkowych. SLIM VAT 3, KSeF, praca zdalna - Poradnik Gazety Prawnej

Zapisz się na nasz newsletter

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Autopromocja

KSEF: wystawianie faktur ustrukturyzowanych

Kto i kiedy musi wystawić fakturę ustrukturyzowaną? Co należy mieć, aby móc wystawić fakturę ustrukturyzowaną? Kary za naruszenie obowiązków w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Te oraz inne zagadnienia poruszone zostaną podczas tego webinarium.

Webinarium: KSEF: wystawianie faktur ustrukturyzowanych + certyfikat gwarantowany

Ewidentne korzyści – szybko, sprawnie i bezpiecznie

Oszczędności to nie jedyna korzyść ze stosowania e-faktur. Wśród zalet fakturowania elektronicznego wielu przedsiębiorców wskazuje szansę poprawy przepływów finansowych. Dokument w postaci elektronicznej w ciągu kilku sekund dociera do odbiorcy, co ma przełożenie na szybszą zapłatę należności. O fakcie doręczenia wiedzą obie strony – nadawca i odbiorca. Kontrahenci nie muszą czekać, aż papierowa faktura zostanie doręczona przez operatora pocztowego, tym samym wystawca faktury eliminuje ryzyko, że jego dokument w ogóle nie trafi do adresata.

Poza tym nadawca e-faktury czuje się bezpieczniej, ponieważ zgodnie z interpretacją prawną organów podatkowych, powiadomienie drogą elektroniczną o odbiorze jego e-faktury przez odbiorcę jest równoznaczne z jej doręczeniem. Również korekta do e-faktury jest także wystawiana w formie elektronicznej. To wszystko zdecydowanie pomaga w usprawnieniu procesów windykacyjnych oraz monitorowaniu należności.

Inną korzyścią jest bezpieczeństwo. Zdaniem coraz liczniejszej grupy przedsiębiorców archiwizowanie i zabezpieczanie dostępu do dokumentów elektronicznych jest obarczone mniejszym ryzykiem w porównaniu do archiwizacji i ochrony dokumentów drukowanych.

Co więcej, archiwizacja elektroniczna jest tańsza i nie wymaga rezerwowania fizycznej przestrzeni. Obok powyższych zalet główne miejsce zajmuje jednak wygoda. Przedsiębiorcy cenią fakt, że e-fakturę można wystawić i przesłać nie odchodząc od biurka oraz że fakturę w formie elektronicznej można łatwo wszczepić w logikę procesów biznesowych obsługiwanych przez systemy IT – bezpośrednio w procesy sprzedażowe, księgowe i finansowe. Poza tym, ileż łatwiej w repozytorium elektronicznym wyszukać dokument – po nazwie, dacie wystawienia, kwocie czy choćby numerze NIP – w porównaniu z wyszukiwaniem dokumentu papierowego w opasłych segregatorach.

 W Sage model biznesowy związany z e-fakturą jest bardzo prosty i czytelny dla użytkownika. Wystarczy jedynie kupić paczkę e-dokumentów, w cenie zależnej od pakietu ilościowego zakupionych dokumentów: od 60 gr do 21 gr. W tej kwocie mamy archiwizowanie e-faktur, podpisywanie bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz przesłanie poprzez serwis miedzyfirmami.pl . Dzięki podpisywaniu e-faktur i przesyłaniu ich poprzez ten serwis, Sage gwarantuje swoim użytkownikom integralność treści i autentyczność pochodzenia elektronicznych dokumentów.

Aneta Jarczyńska,

online business development manager, Sage sp. z o.o.



NA PYTANIA UŻYTKOWNIKÓW PORTALU INFOR.PL ODPOWIEDZIAŁ EKSPERT SAGE


Pytanie

Mówi się o konieczności przejścia na e-faktury. Kiedy te przepisy zostaną wdrożone w Polsce, czy już mniej więcej wiadomo? Pytanie także, czy dyrektywa przewiduje jakieś sankcje za niedostosowanie się do przepisów, jeżeli firma uzna, że zostaje przy fakturach papierowych? Czy faktury papierowe w ogóle zostaną zlikwidowane z obiegu?

Odpowiedź

O konieczności przejścia na e-faktury mówimy w kontekście wejścia w życie w Unii Europejskiej Dyrektywy 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.
Oznacza to, że po zaimplementowaniu jej do systemów prawnych państw członkowskich UE, administracja publiczna tych krajów będzie prawnie zobowiązana do przyjmowania od swoich podwykonawców i dostawców faktur elektronicznych. Ponadto, owe e-faktury będą musiały mieć określony format danych, który umożliwi automatyczne wczytywanie danych z faktur elektronicznych do systemów informatycznych. Warto zaznaczyć, że przepisy te będą dotyczyć dokumentów w przetargach publicznych, a nie całości wymiany faktur w obrocie gospodarczym.
Wymóg ten ma zacząć obowiązywać w 2017 roku, aczkolwiek polski ustawodawca może już wcześniej rozpocząć prace nad implementacją tej Dyrektywy. Dziś jeszcze nie wiadomo jeszcze jednak, czy krajowe przepisy będą przewidywały jakiś okres przejściowy, w którym będzie można stosować e-faktury zamiennie z tradycyjnymi. Wprowadzenie Dyrektywy 2014/55/UE nie oznacza też, że faktury papierowe nagle całkowicie znikną z obiegu od 2017 roku, zwłaszcza w relacjach b-2-b. Można jednak wnioskować, że ich łączna ilość w całości obrotów będzie z czasem malała.


Pytanie

Jeżeli nie wystawiam faktur elektronicznych, to czy mogę zrobić wyjątek dla kontrahenta zagranicznego, który chce otrzymywać fv elektroniczne, czy nie mogę tak zrobić? A może jest to możliwe, ale pod warunkami? Jakie byłyby to warunki?

Odpowiedź

Dziś, zgodnie z obowiązującymi przepisami, jedynym warunkiem na wystawianie faktury elektronicznej jest zgoda kontrahenta. Jeśli ktoś zwykle nie wystawia faktur elektronicznych, ale zrobi wyjątek na życzenie kontrahenta zagranicznego, którego zgoda na ich otrzymywanie jest wyrażona wprost, to nic nie stoi na przeszkodzie aby taką fakturę w formie elektronicznej wystawić dla takiego kontrahenta. Trzeba więc zadbać o posiadanie i zachowanie jego zgody.


Pytanie

Jestem podatnikiem VAT, a dokładniej rozliczam się z VAT UE. Mój kontrahent z Niemiec, z którym współpracuję od dawna postanowił wystawić mi fakturę w formie elektronicznej. Ja jednak wolałbym otrzymać egzemplarz w formie papierowej. Czy jako odbiorca mogę nie wyrazić zgody na otrzymywanie e-faktur? Dodatkowo mam pytanie: jak wygląda korekta e-faktury?

Odpowiedź

Prawo do sprzeciwu w zakresie otrzymywania faktur elektronicznych obowiązuje w całej Unii Europejskiej, można więc je stosować wobec każdego kontrahenta, który domaga się formy elektronicznej. Natomiast forma, w jakiej ma być wyrażony ten sprzeciw, może być regulowana przepisami krajowymi - w związku z powyższym trzeba wpierw dowiedzieć się, w jaki sposób wyrazić ów sprzeciw, aby był wiążący zgodnie z prawem danego kraju.

To, jak wygląda korekta e-faktury, zależy od systemu informatycznego po stronie wystawcy. W oprogramowaniu firmy Sage jest to dokument podobny do zwykłej faktury, różni się tylko zakresem informacji, tak samo jak w przypadku dokumentu papierowego, tj. zawiera informację o numerze i dacie dokumentu korygowanego, o przyczynie korekty oraz o pozycjach korygowanych.


Pytanie

Czy to prawda, że obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury dotyczy nie tylko faktur elektronicznych ale także papierowych? Jak szczegółowo organy podatkowe podchodzą do realizacji tych wymogów ustawowych? I jakie wskazówki dla podatników Państwo formułują w tym zakresie?

Odpowiedź

Obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury dotyczy nie tylko faktur elektronicznych, lecz także papierowych. Nie mam informacji jak do tego wymogu podchodzą organy podatkowe. Wspomnę jednak, że w naszym oprogramowaniu wprowadziliśmy szereg zestawień umożliwiających kontrolę biznesową, wykazującą związek od zamówienia do jego realizacji oraz faktury. Dzięki temu, firmy korzystające z naszych rozwiązań mogą łatwo, szybko i wygodnie udokumentować autentyczność wystawianych faktur – zarówno papierowych jak i elektronicznych.


Pytanie

W jakich plikach można przesyłać dokumenty? Czy można wysłać fakturę do kontrahenta, który nie jest zarejestrowany w tym systemie? Czy muszę oddawać księgowemu faktury w formie papierowej?

Odpowiedź

Cały spis tego, w jakich formatach można przesyłać pliki poprzez serwis międzyfirmami.pl jest podany w regulaminie tego serwisu, ogólnie dostępnym na jego stronie internetowej. Lista jest bardzo obszerna w rodzaje dozwolonych formatów. Nie musi to być zatem wcale PDF, choć właśnie taki format, dodatkowo wzbogacony w metadane w postaci XML, jest dostępny w aplikacjach Sage i jako pierwszy został zbadany i pozytywnie zweryfikowany przez Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania oraz upubliczniony na stronie internetowej Ministerstwa Gospodarki: http://www.mg.gov.pl/node/20808.


Pytanie

Witam, jeżeli zablokuje jakiegoś kontrahenta, czy on dowie się o tym?

Odpowiedź

Jeżeli kontrahent – odbiorca lub nadawca dokumentów elektronicznych – zostanie przez innego użytkownika zablokowany w serwisie międzyfirmami.pl, to ów kontrahent otrzyma taką informację dopiero wtedy, kiedy będzie chciał wysłać do użytkownika, który go zablokował, jakikolwiek dokument. Nie stanie się to automatycznie w momencie blokady, czyli podmiot zablokowany nie otrzymuje żadnego powiadomienia w chwili blokady. Dzieje się to dopiero przy próbie wysyłki dokumentu.


Aneta Jarczyńska,
online business development manager,
Sage sp. z o.o.

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Zatrudnienie i płace w sektorze przedsiębiorstw. Co pokazują dane GUS z sierpnia?

    GUS zaprezentował dane o zatrudnieniu i płacach w sektorze przedsiębiorstw w sierpniu 2023 roku. Jakie tendy pokazują najnowsze dane?

    Korekta zgłoszenia celnego wywozowego w przypadku obniżki/podwyżki cen towaru po wywozie towaru

    Korekta zgłoszenia wywozowego będzie miała wpływ na rozliczenie VATu w przedsiębiorstwie, więc warto dochować należytej staranności i mylić się jak najmniej. W przypadku pomyłki w trakcie wywozu może się tak zdarzyć, że towaru umieścimy za dużo, za mało lub w ogóle pomylimy towar i wyślemy nie to co było zamówione. Zdarza się również tak, że odprawimy towar zamówiony przez klienta, ale nie na tych dokumentach co powinniśmy. Ścieżki postępowania w takich sytuacjach są podobne i niestety długotrwałe.

    Fundacja rodzinna jako family office

    Od połowy maja 2023 r. przedsiębiorcy mogą korzystać z rozwiązania, na które środowisko czekało ponad trzy dekady, czyli z fundacji rodzinnej na prawie polskim. Większość komentarzy dotyczy fundacji rodzinnej jako wehikułu sukcesyjnego. Jest to rzeczywiście najczęstszy powód, dla którego fundacje są powoływane, czyli budowanie biznesu na pokolenia. Tymczasem można spojrzeć na fundację w szerszej perspektywie. Jedną z nich jest wykorzystanie fundacji jako rozwiązania o charakterze family office.

    Faktura ustrukturyzowana nie jest dokumentem handlowym

    Faktura ustrukturyzowana nie nadaje się do roli dokumentu handlowego ze wszystkich możliwych powodów. Można usiłować nadać tej fakturze charakter dokumentu handlowego, ale wymaga to wielu dodatkowych działań prawnych – pisze profesor Witold Modzelewski.

    Kary za przestępstwa gospodarcze od 1 października. Nawet 25 lat za łapownictwo

    Kary za przestępstwa gospodarcze managerów w firmach, znane jako przestępstwa białych kołnierzyków (z ang. white collar crimes), od 1 października 2023 r. ulegną zaostrzeniu. Za przyjęcie korzyści majątkowej lub osobistej w związku z piastowaniem kierowniczego stanowiska grozić będzie nawet do 25 lat pozbawienia wolności. Dotychczas za taki czyn można było trafić do więzienia na 8 lat.

    Ulga mieszkaniowa w PIT 2023 – pieniądze ze sprzedaży mieszkania można wydać na spłatę udziału byłego małżonka w nieruchomości przyznanej w wyniku rozwodu

    18 września 2023 r. Szef KAS zmienił interpretację indywidualną wydaną we wrześniu 2022 r. przez Dyrektora KIS i uznał, że podatniczka,  która przeznaczyła środki uzyskane ze sprzedaży mieszkania należącego do jej majątku odrębnego na spłatę udziału byłego męża w nieruchomości przyznanej jej na podstawie ugody sądowej zawartej po rozwodzie ma prawo do skorzystania z ulgi mieszkaniowej, o której mowa w art. 21 ust.1 pkt 131 ustawy o PIT. Zmiana stanowiska oznacza, że podatnicy którzy znajdą się w analogicznej sytuacji nie powinni płacić PIT z tytułu dokonanej sprzedaży nieruchomości. 

    Jednolita rejestracja VAT w ramach pakietu ViDA. Przedsiębiorcy popierają to rozwiązanie

    Na ten rok zapowiadane jest uchwalenie ostatecznego kształtu pakietu VAT w epoce cyfrowej (VAT in Digital Age – ViDA), który zakłada dalsze usprawnienie unijnego systemu podatku od wartości dodanej (VAT). Przyjęcie pakietu wiąże się ze znaczącymi zmianami w systemie rozliczenia VAT na terenie UE dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż wewnątrzwspólnotową. Krajowa Izba Gospodarcza dostrzega potrzebę poprawy otoczenia prawnego na poziomie unijnym, popierając projekt rozwiązań modernizujących system VAT oraz promujących gospodarkę cyfrową, zaproponowanych w ramach pakietu ViDA.

    Mikrorachunek podatkowy. Co musisz wiedzieć jako podatnik?

    W świecie podatków i opłat, mikrorachunek podatkowy stał się ważnym narzędziem dla podatników w Polsce. Ale co to dokładnie jest i jak działa? Oto, co musisz wiedzieć o mikrorachunku podatkowym.

    "Nie płacę, bo nie pracuję, bo inflacja, bo mam za daleko do banku…" Jak tłumaczymy niepłacenie długów?

    „Nie płacę, bo mam za daleko do banku, a boję się wchodzić na konto przez Internet”, „Nie płacę, bo nie pracuję”, „Nie płacę, bo inflacja…” – to tylko część z obszernego repertuaru wymówek dłużników, z którymi każdego dnia mierzą się negocjatorzy firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso. Działają na zlecenie wierzycieli – banków, firm pożyczkowych, operatorów telekomunikacyjnych, dostawców prądu, gazu i telewizji. Według danych Krajowego Rejestru Długów zaległości finansowe konsumentów wynoszą obecnie 45 mld zł.

    Soboń: Deklaracje podatkowe przedsiębiorców (PIT, VAT, akcyzowa) będą wypełniane przed skarbówkę

    Deklaracje podatkowe przedsiębiorców (PIT i VAT, a potem deklaracja akcyzowa) będą wypełniana przez administrację skarbową - zapowiedział w środę 20 września 2023 r. wiceminister finansów Artur Soboń. 

    REKLAMA