REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury elektroniczne - wymagania, zalety, korzyści

Faktury elektroniczne - wymagania, zalety, korzyści
Faktury elektroniczne - wymagania, zalety, korzyści
fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Stosowanie e-faktury umożliwia obniżanie kosztów operacyjnych. Dlatego też w krajach wysoko rozwiniętych stała się ona dominującą formą fakturowania. Także w Polsce, e-faktura szybko się upowszechnia, szczególnie po zliberalizowaniu przepisów w zakresie jej stosowania w obiegu gospodarczym. Od 1 stycznia 2013 roku faktury elektroniczne nie muszą już być podpisane ani bezpiecznym podpisem kwalifikowanym, ani żadnym innym. Jednak taka forma pozwala dodatkowo zabezpieczyć e-fakturę.

Przede wszystkim taniej

Przed dwoma laty w Sage pracowaliśmy nad koncepcją serwisu miedzyfirmami.pl – uniwersalnej platformy do błyskawicznej, bezpiecznej i wygodnej wymiany między kontrahentami e-faktur oraz innych dokumentów elektronicznych. Szacowaliśmy wówczas, jakiego rzędu oszczędności może generować organizacja, jeśli wdroży elektroniczny obieg faktur. Okazało się, że koszt obsługi e-faktury w stosunku do kosztu obsługi dokumentu tradycyjnego, może być kilkudziesięciokrotnie niższy. Skąd aż takie różnice?

Autopromocja

Fakturę papierową trzeba wydrukować, potrzebny jest zatem papier, drukarka, toner… Następnie trzeba ją zapakować w kopertę, na której należy umieścić adres nadawcy i odbiorcy. Przesyłkę trzeba jeszcze nadać do wysyłki na poczcie, ewentualnie wrzucić do pobliskiej skrzynki na listy (o ile ma się w biurze znaczki, które przecież wcześniej też trzeba gdzieś kupić). Obsługa jednego dokumentu papierowego po stronie nadawcy pochłania więc sporo czasu i energii, nawet jeśli faktur nie wysyłamy listem poleconym i do tego mamy przy sobie zapas znaczków. Po stronie odbiorcy proces obsługi dokumentu papierowego wcale nie wygląda lepiej. Pocztę trzeba rozpakować.

Jeśli istnieje sekretariat, to zazwyczaj dokumenty są wpisywane do rejestru korespondencji przychodzącej, a następnie sortowane i przekazywane do odpowiedniej komórki lub adresata. Potem faktura przechodzi wewnątrz firmy fazy akceptacji lub od razu trafia do działu księgowości, gdzie zostaje przepisana ręcznie do systemu księgowego i dalej jest już księgowana. Następnie, dokument jest przekazany do archiwizacji i często wykonywana jest jego elektroniczna kopia, o ile wcześniej już go nie zeskanowano.

W dobie dokumentów elektronicznych zarówno proces nadania, jak i odbioru oraz księgowania faktury papierowej to czysta strata czasu, energii i zasobów. W przeliczeniu na pieniądze obsługa jednej faktury papierowej kosztuje co najmniej kilka złotych, podczas gdy koszt obsługi e-faktury wynosi najwyżej kilkanaście groszy. Fakturę elektroniczną można wystawić za pomocą oprogramowania, np. wspomagającego sprzedaż lub proces fakturowania. Następnie można ją wysłać przez Internet – e-mailem lub poprzez dedykowany do tego serwis.

W wielu wypadkach, o ile przedsiębiorstwo zadbało o zautomatyzowanie procesów obsługi faktur, faktura jest wystawiana, przesyłana i odbierana, a nawet księgowana automatycznie, przy minimalnym udziale pracowników. W praktyce nie trzeba nic drukować, ani adresować kopert. Nie trzeba też chodzić na pocztę, ani kupować znaczków. Nie trzeba wycinać tysięcy drzew…

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Policzyliśmy, że tylko z tytułu przejścia na elektroniczny obieg faktur przeciętna średnia firma może zaoszczędzić w ciągu roku od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. (szczegółowe wyliczanie w tabelce poniżej) W rezultacie nawet przedsiębiorcy w skali mikro nie chcą już posługiwać się fakturami papierowymi, a co dopiero większe firmy, które wystawiają i księgują tysiące takich dokumentów. Im większa skala procesu, tym potencjalnie większe oszczędności.

Polecamy: Samochód po zmianach od 1 kwietnia 2014 - multipakiet

Zapisz się na nasz newsletter

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Ewidentne korzyści – szybko, sprawnie i bezpiecznie

Oszczędności to nie jedyna korzyść ze stosowania e-faktur. Wśród zalet fakturowania elektronicznego wielu przedsiębiorców wskazuje szansę poprawy przepływów finansowych. Dokument w postaci elektronicznej w ciągu kilku sekund dociera do odbiorcy, co ma przełożenie na szybszą zapłatę należności. O fakcie doręczenia wiedzą obie strony – nadawca i odbiorca. Kontrahenci nie muszą czekać, aż papierowa faktura zostanie doręczona przez operatora pocztowego, tym samym wystawca faktury eliminuje ryzyko, że jego dokument w ogóle nie trafi do adresata.

Poza tym nadawca e-faktury czuje się bezpieczniej, ponieważ zgodnie z interpretacją prawną organów podatkowych, powiadomienie drogą elektroniczną o odbiorze jego e-faktury przez odbiorcę jest równoznaczne z jej doręczeniem. Również korekta do e-faktury jest także wystawiana w formie elektronicznej. To wszystko zdecydowanie pomaga w usprawnieniu procesów windykacyjnych oraz monitorowaniu należności.

Inną korzyścią jest bezpieczeństwo. Zdaniem coraz liczniejszej grupy przedsiębiorców archiwizowanie i zabezpieczanie dostępu do dokumentów elektronicznych jest obarczone mniejszym ryzykiem w porównaniu do archiwizacji i ochrony dokumentów drukowanych.

Co więcej, archiwizacja elektroniczna jest tańsza i nie wymaga rezerwowania fizycznej przestrzeni. Obok powyższych zalet główne miejsce zajmuje jednak wygoda. Przedsiębiorcy cenią fakt, że e-fakturę można wystawić i przesłać nie odchodząc od biurka oraz że fakturę w formie elektronicznej można łatwo wszczepić w logikę procesów biznesowych obsługiwanych przez systemy IT – bezpośrednio w procesy sprzedażowe, księgowe i finansowe. Poza tym, ileż łatwiej w repozytorium elektronicznym wyszukać dokument – po nazwie, dacie wystawienia, kwocie czy choćby numerze NIP – w porównaniu z wyszukiwaniem dokumentu papierowego w opasłych segregatorach.

 W Sage model biznesowy związany z e-fakturą jest bardzo prosty i czytelny dla użytkownika. Wystarczy jedynie kupić paczkę e-dokumentów, w cenie zależnej od pakietu ilościowego zakupionych dokumentów: od 60 gr do 21 gr. W tej kwocie mamy archiwizowanie e-faktur, podpisywanie bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz przesłanie poprzez serwis miedzyfirmami.pl . Dzięki podpisywaniu e-faktur i przesyłaniu ich poprzez ten serwis, Sage gwarantuje swoim użytkownikom integralność treści i autentyczność pochodzenia elektronicznych dokumentów.

Aneta Jarczyńska,

online business development manager, Sage sp. z o.o.



NA PYTANIA UŻYTKOWNIKÓW PORTALU INFOR.PL ODPOWIEDZIAŁ EKSPERT SAGE


Pytanie

Mówi się o konieczności przejścia na e-faktury. Kiedy te przepisy zostaną wdrożone w Polsce, czy już mniej więcej wiadomo? Pytanie także, czy dyrektywa przewiduje jakieś sankcje za niedostosowanie się do przepisów, jeżeli firma uzna, że zostaje przy fakturach papierowych? Czy faktury papierowe w ogóle zostaną zlikwidowane z obiegu?

Odpowiedź

O konieczności przejścia na e-faktury mówimy w kontekście wejścia w życie w Unii Europejskiej Dyrektywy 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.
Oznacza to, że po zaimplementowaniu jej do systemów prawnych państw członkowskich UE, administracja publiczna tych krajów będzie prawnie zobowiązana do przyjmowania od swoich podwykonawców i dostawców faktur elektronicznych. Ponadto, owe e-faktury będą musiały mieć określony format danych, który umożliwi automatyczne wczytywanie danych z faktur elektronicznych do systemów informatycznych. Warto zaznaczyć, że przepisy te będą dotyczyć dokumentów w przetargach publicznych, a nie całości wymiany faktur w obrocie gospodarczym.
Wymóg ten ma zacząć obowiązywać w 2017 roku, aczkolwiek polski ustawodawca może już wcześniej rozpocząć prace nad implementacją tej Dyrektywy. Dziś jeszcze nie wiadomo jeszcze jednak, czy krajowe przepisy będą przewidywały jakiś okres przejściowy, w którym będzie można stosować e-faktury zamiennie z tradycyjnymi. Wprowadzenie Dyrektywy 2014/55/UE nie oznacza też, że faktury papierowe nagle całkowicie znikną z obiegu od 2017 roku, zwłaszcza w relacjach b-2-b. Można jednak wnioskować, że ich łączna ilość w całości obrotów będzie z czasem malała.


Pytanie

Jeżeli nie wystawiam faktur elektronicznych, to czy mogę zrobić wyjątek dla kontrahenta zagranicznego, który chce otrzymywać fv elektroniczne, czy nie mogę tak zrobić? A może jest to możliwe, ale pod warunkami? Jakie byłyby to warunki?

Odpowiedź

Dziś, zgodnie z obowiązującymi przepisami, jedynym warunkiem na wystawianie faktury elektronicznej jest zgoda kontrahenta. Jeśli ktoś zwykle nie wystawia faktur elektronicznych, ale zrobi wyjątek na życzenie kontrahenta zagranicznego, którego zgoda na ich otrzymywanie jest wyrażona wprost, to nic nie stoi na przeszkodzie aby taką fakturę w formie elektronicznej wystawić dla takiego kontrahenta. Trzeba więc zadbać o posiadanie i zachowanie jego zgody.


Pytanie

Jestem podatnikiem VAT, a dokładniej rozliczam się z VAT UE. Mój kontrahent z Niemiec, z którym współpracuję od dawna postanowił wystawić mi fakturę w formie elektronicznej. Ja jednak wolałbym otrzymać egzemplarz w formie papierowej. Czy jako odbiorca mogę nie wyrazić zgody na otrzymywanie e-faktur? Dodatkowo mam pytanie: jak wygląda korekta e-faktury?

Odpowiedź

Prawo do sprzeciwu w zakresie otrzymywania faktur elektronicznych obowiązuje w całej Unii Europejskiej, można więc je stosować wobec każdego kontrahenta, który domaga się formy elektronicznej. Natomiast forma, w jakiej ma być wyrażony ten sprzeciw, może być regulowana przepisami krajowymi - w związku z powyższym trzeba wpierw dowiedzieć się, w jaki sposób wyrazić ów sprzeciw, aby był wiążący zgodnie z prawem danego kraju.

To, jak wygląda korekta e-faktury, zależy od systemu informatycznego po stronie wystawcy. W oprogramowaniu firmy Sage jest to dokument podobny do zwykłej faktury, różni się tylko zakresem informacji, tak samo jak w przypadku dokumentu papierowego, tj. zawiera informację o numerze i dacie dokumentu korygowanego, o przyczynie korekty oraz o pozycjach korygowanych.


Pytanie

Czy to prawda, że obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury dotyczy nie tylko faktur elektronicznych ale także papierowych? Jak szczegółowo organy podatkowe podchodzą do realizacji tych wymogów ustawowych? I jakie wskazówki dla podatników Państwo formułują w tym zakresie?

Odpowiedź

Obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury dotyczy nie tylko faktur elektronicznych, lecz także papierowych. Nie mam informacji jak do tego wymogu podchodzą organy podatkowe. Wspomnę jednak, że w naszym oprogramowaniu wprowadziliśmy szereg zestawień umożliwiających kontrolę biznesową, wykazującą związek od zamówienia do jego realizacji oraz faktury. Dzięki temu, firmy korzystające z naszych rozwiązań mogą łatwo, szybko i wygodnie udokumentować autentyczność wystawianych faktur – zarówno papierowych jak i elektronicznych.


Pytanie

W jakich plikach można przesyłać dokumenty? Czy można wysłać fakturę do kontrahenta, który nie jest zarejestrowany w tym systemie? Czy muszę oddawać księgowemu faktury w formie papierowej?

Odpowiedź

Cały spis tego, w jakich formatach można przesyłać pliki poprzez serwis międzyfirmami.pl jest podany w regulaminie tego serwisu, ogólnie dostępnym na jego stronie internetowej. Lista jest bardzo obszerna w rodzaje dozwolonych formatów. Nie musi to być zatem wcale PDF, choć właśnie taki format, dodatkowo wzbogacony w metadane w postaci XML, jest dostępny w aplikacjach Sage i jako pierwszy został zbadany i pozytywnie zweryfikowany przez Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania oraz upubliczniony na stronie internetowej Ministerstwa Gospodarki: http://www.mg.gov.pl/node/20808.


Pytanie

Witam, jeżeli zablokuje jakiegoś kontrahenta, czy on dowie się o tym?

Odpowiedź

Jeżeli kontrahent – odbiorca lub nadawca dokumentów elektronicznych – zostanie przez innego użytkownika zablokowany w serwisie międzyfirmami.pl, to ów kontrahent otrzyma taką informację dopiero wtedy, kiedy będzie chciał wysłać do użytkownika, który go zablokował, jakikolwiek dokument. Nie stanie się to automatycznie w momencie blokady, czyli podmiot zablokowany nie otrzymuje żadnego powiadomienia w chwili blokady. Dzieje się to dopiero przy próbie wysyłki dokumentu.


Aneta Jarczyńska,
online business development manager,
Sage sp. z o.o.

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Opóźnienia w zapłacie w podatku dochodowym - skutki

Przedsiębiorcy mają wynikający z przepisów podatkowych obowiązek płacenia różnych podatków. W tym także podatków dochodowych: PIT – podatek dochodowy od osób fizycznych i CIT – podatek dochodowy od osób prawnych (w przypadku np. spółek z o.o. czy akcyjnych). Każde opóźnienie w zapłacie podatku – także podatku dochodowego grozi nie tylko obowiązkiem obliczenia od zaległości podatkowych odsetek ale także odpowiedzialnością karną skarbową. Zaległość podatkowa, to także może być problem pracowników, którzy nie zapłacili podatku dochodowego PIT wynikającego z rocznego zeznania podatkowego.

Wysokość kosztów pracowniczych u seniorów w 2024 r.

Zasady rozliczania pracowniczych kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych dotyczą wszystkich pracowników bez względu na ich wiek. Dlatego również pracujący seniorzy, którzy już osiągnęli wiek emerytalny – mimo zwolnienia podatkowego – mają takie same koszty jak inni pracownicy.

Przelewy w Boże Ciało. Jak pracują banki? Kiedy dojdzie przelew?

30 maja, czwartek jest dniem ustawowo wolnym od pracy. Czy system rozliczeniowy Elixir będzie wówczas dostępny? Kiedy najlepiej wysałć przelew, aby doszedł na czas? 

PIT 2024. Koszty uzyskania przychodów (pracownicze), zwykłe, podwyższone, autorskie - kwoty, limity, oświadczenia, praca zdalna

Jakie koszty mogą odliczać pracownicy w 2024 roku? Jakie są koszty zwykłe, a jakie podwyższone? Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) nie daje prawa (co do zasady) pracownikom odliczać od przychodów uzyskanych z tytułu umowy o pracę faktycznie poniesionych kosztów. Pracownicy mają jedynie koszty zryczałtowane w zależności od liczby zawartych umów o pracę i tego, czy pracownik mieszka w miejscowości, której znajduje się zakład pracy, czy w innej miejscowości. Jednak w rozliczeniu rocznym pracownicy mogą uwzględnić faktyczne wydatki na dojazdy do pracy udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Czy Polska powinna przyjąć euro? Znamienny sondaż. Stanowcze słowa ministra finansów

W opinii 49 proc. badanych Polska w ogóle nie powinna przyjmować euro. Tak wynika z sondażu CBOS dla Polskiej Agencji Prasowej przeprowadzonego w dniach 20 do 23 maja 2024 roku. Według 13 proc. ankietowanych Polska powinna przyjąć euro w ciągu kolejnych 3 lat, w ocenie 22 proc. - w ciągu kolejnych 10 lat, a według 10 proc. - jeszcze później.

Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej w 2024 roku. Do kiedy wniosek? Niedopłata już z odsetkami

ZUS informuje, że 3 czerwca 2024 r. upływa termin, w którym można złożyć wniosek o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej za 2023 r. Jeśli przedsiębiorca nie złoży wniosku w określonym  czasie, ZUS rozliczy nadpłatę na koncie płatnika do końca tego roku.

Podatek u źródła (WHT) w świetle nowych technologii

Podatek u źródła (WHT) może stanowić wyzwanie dla branży informatycznej, w kontekście stale rozwijającej się technologii. Z chęci świadczenia kompleksowych usług, przedsiębiorstwa nabywają różnego rodzaju oprogramowania, dostępy do platform, usługi w chmurze, serwery, urządzenia przemysłowe czy usługi niematerialne. Wykorzystanie najnowszej technologii jest niezbędne, aby oferowane usługi pozostały konkurencyjne na rynku. Często dostawcami takich produktów są zagraniczne spółki, co rodzi wątpliwości – czy nabycie tego rodzaju usług wiąże się z ryzykiem w podatku u źródła?

Obligacje skarbowe - czerwiec 2024 r. Zmiana oprocentowania obligacji oszczędnościowych (detalicznych)

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 24 kwietnia 2024 r. poinformowało o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w czerwcu 2024 roku. Oprocentowanie i marże tych obligacji uległy zmianie w porównaniu do oferowanych w maju br. Od 27 maja można nabywać nową emisję obligacji skarbowych w drodze zamiany.

Zwrot podatku z Austrii – ile, dla kogo, jak uzyskać (formalności)

Austria to zyskujący na popularności kierunek emigracji zarobkowej wśród Polaków. Jeśli podejmowane zatrudnienie jest legalne, z łatwością można ubiegać się o zwrot podatku z tego kraju. Wysokość zwrotu może być naprawdę spora, przy małym nakładzie wysiłku ze strony podatnika. 

Dłuższy okres ważności znaków akcyzy do końca 2024 r.

Aktualnie znajdują się w legalnej sprzedaży wyroby winiarskie oznaczone znakami akcyzy, których ważność została przedłużona do 31 grudnia 2024 r.

REKLAMA