REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-faktura – korzyści i wyzwania

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Comarch
Producent i dostawca nowoczesnych systemów informatycznych
E-faktura – korzyści i wyzwania
E-faktura – korzyści i wyzwania

REKLAMA

REKLAMA

Rynek faktury elektronicznej rośnie na całym świecie. Zgodnie z prognozą firmy Billentis zawartą w raporcie zatytułowanym E-Invoicing/E-Billing – entering new era 2015, spośród 500 miliardów faktur wymienianych na całym świecie w 2015 roku blisko 42 miliardy będą to faktury elektroniczne. Raport przewiduje, że w ciągu następnych pięciu lat roczna stopa stałego wzrostu powinna wynosić 10-20%. Ten szacunek pozostaje w zgodzie z badaniem przeprowadzonym na zlecenie European E-Invoicing Service Providers Association, które ogłosiło że porównując dane z 2013 i 2014 roku roczny wzrost liczby faktur elektronicznych wyniósł 17%. Wyzwania stojące przed rynkiem e-faktur omawia Bartłomiej Wójtowicz - Product Manager, Comarch EDI.

W przeszłości kupujący (np. sieci handlowe) i dostarczyciele usług byli pionierami rozwoju rynku e-faktury. Ameryka Południowa była zaś czołowym regionem. Z punktu widzenia sektora: firmy handlowe, dostarczyciele usług medycznych oraz firmy logistyczne były pierwszymi przedsiębiorstwami, które zdecydowały się na ten krok w modelu B2B, a analogiczną rolę w B2C odegrały firmy telekomunikacyjne.

REKLAMA

Autopromocja

Dziś, e-fakturowanie jest obecne na całym świecie, bez względu na wielkość firmy czy konkretnego oddziału. Ponadto w coraz większej liczbie państw faktury elektroniczne są obowiązkowe, w każdym razie w sektorze B2G lub w przypadku niektórych firm, które przymusowo muszą zacząć korzystać z faktur elektronicznych.

Zmiany w VAT od 1 stycznia 2016 r.

Szeroki wachlarz korzyści

Według tego, co zgodnie stwierdzają firmy badawcze Gartner i Billentis, wdrożenie systemu do obsługi faktur elektronicznych spłaca się zwykle po upływie od 6 do 18 miesięcy. Wiele studiów przypadku potwierdza, że zautomatyzowane przetwarzanie faktur przynosi wiele korzyści. Do najważniejszych zaliczają się:

  • zmniejszenie liczby zgubionych faktur,
  • większa płynność finansowa,
  • krótszy czas akceptacji,
  • lepszej jakości dane,
  • mniejsze nakłady pracy oraz niższe koszty administracyjne,
  • mniej zduplikowanych faktur.

Pomimo tej wiedzy i analiz dokonanych na podstawie długoterminowych projektów nadal istnieją przeciwnicy e-fakturowania. Dzieje się tak w każdym kraju, firmie czy oddziale. PayStream Advisors’ 2014 eInvoicing Benchmark Report pokazał, że ponad jedna czwarta firm nie otrzymuje żadnych faktur elektronicznych. Główna przyczyna dla której firmy nie wprowadzają e-faktury polega na tym, że wierzą one iż istniejące procesy związane z fakturowaniem są wystarczająco dobre.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przewodnik po zmianach przepisów 2015/2016 dla firm

4 wyzwania stojące przed rynkiem e-faktur

Największe wyzwania polegają na włączaniu partnerów do systemu i integracja z ich systemami, konieczności sprostania wymogom prawnym obowiązującym w kilku krajach, dostosowywaniu wewnętrznych procesów biznesowych a także braku wiedzy dotyczącej takich wdrożeń. Przyjrzyjmy się szczegółom.

1. Włączanie nowych partnerów i wsparcie

Potencjalny problem: przedsiębiorstwa boją się czasochłonnego procesu wdrażania systemu elektronicznej faktury u tysięcy partnerów i późniejszych problemów z jego utrzymaniem.

Rozwiązanie: Dostarczyciele usług zapewniają zaawansowane narzędzia takie jak podręczniki użytkownika, webinary, warsztaty, szkolenia na odległość i oferują wielojęzyczną obsługę klienta (Service Desk) dla zagranicznych klientów. Zalecane kroki to określenie najważniejszych partnerów, którzy powinni zostać włączeni w pierwszej kolejności i pomoc dostarczycielowi usług w przekonaniu kilku przeciwników, którzy znajdą się w każdej firmie.

2. Utrzymanie zgodności z normami międzynarodowymi

REKLAMA

Potencjalny problem: Nie jest łatwo śledzić wszystkie prawne kwestie związane z e-fakturowaniem. Nawet wśród państw członkowskich Unii Europejskiej istnieją zróżnicowane lokalne wymogi i zawiłości, dotyczące np. konieczności korzystania z podpisu elektronicznego czy też stosowania systemu EDI jako metody uwierzytelniania użytkownika. Nie wspominając nawet o tzw. clearance model, który jest typowy dla Turcji i Meksyku, gdzie wymaga się integracji z serwerami rządowymi.

Rozwiązanie: W związku ze wszystkimi wymagającymi regulacjami firmy powinny współpracować z doświadczonym dostarczycielem usług, który może zagwarantować zgodność z prawem wielu państw i możliwość współpracy z innymi dostawcami rozwiązań klasy EDI.

Odsetki 2016 – rewolucyjne zmiany

3. Wewnętrzne procedury biznesowe

REKLAMA

Potencjalny problem: w zależności od struktury firmy wiele działów może być zaangażowanych w projekty dotyczące e-fakturowania. Z pewnością dział finansowy i księgowość będą najważniejsze w tym kontekście, ale dział sprzedaży lub zakupów, logistyka lub dział IT również powinny być zaangażowane w projekt. Ponadto różne działy używają często różnego oprogramowania i ważne dane są rozsiane po całej firmie. Niektóre przedsiębiorstwa niechętne procesowi zmiany po prostu próbują negocjować koszt druku i skanowania tradycyjnych faktur.

Rozwiązanie: projekty z zakresu e-fakturowania przynoszą znaczące korzyści dla firmy i w związku z tym powinno się wyznaczyć pracownika wyższego szczebla (np. członka zarządu), który nadzorowałby projekt, ustalał priorytety i w razie potrzeby, zwracał się z prośbą o konsultację do przedstawicieli wybranych działów. E-fakturowanie (lub, idąc dalej, obsługa całościowych rozwiązań od Zamówienia do Płatności) wymaga bowiem integracji z systemami, które dostarczają wyczerpujących i godnych zaufania danych, pozwalających na usprawnienie procesu decyzyjnego.


4. Bezpieczeństwo danych, przechowywanie… i świadomość.

Potencjalny problem: Zazwyczaj istnieje wiele powodów, aby opóźnić projekt. Interesujące jest to, że istnieją firmy podobnej wielkości, o podobnym profilu biznesowym i pracujące z podobną grupą konsumentów lub sprzedawców, które przyjmują bardzo różne strategie związane z e-fakturowaniem.

Rozwiązanie: W przypadku pierwszej grupy przedsiębiorstw e-fakturowanie już okazało się korzystne i, w związku z efektem sieciowym, firmy te osiągnęły wyraźne zyski wyrażone realnymi liczbami, szczególnie w sytuacji gdy firma powiększa się i zdobywa nowych partnerów, zarówno klientów, jak i dostawców. Kiedy firmy te, najczęściej „zapraszane” do przejścia na e-fakturę przez swoich klientów, przygotowywały swoje systemy, chciały zautomatyzować proces i móc przetworzyć nawet 100% faktur elektronicznie. Druga grupa firm nadal nie uważa, że e-fakturowanie jest dla nich korzystne. Zazwyczaj nie chcą oni rozszerzać swojego systemu dopóki inni partnerzy nie zmuszą ich do tego.

Rozwiązanie: Osoby decyzyjne powinny zacząć interesować się problematyką e-fakturowania i zobaczyć, w jaki sposób może ono zmienić funkcjonowanie ich firm. Warto to zrobić. Chcąc zachęcić partnerów biznesowych do podjęcia wysiłku można publikować wyliczenia i studia przypadku, co ułatwi zrozumienie potencjału e-fakturowania.

500 pytań o VAT odpowiedzi na trudne pytania z interpretacjami Ministerstwa Finansów (PDF)

Zgodnie z wieloma raportami wspominanymi na początku artykułu, rynek e-fakturowania będzie stale rósł. Trudno wyobrazić sobie, że firmy które już wdrożyły e-fakturę, porzucą swoje projekty. Tysiące nowych podmiotów zaczną niedługo wymieniać faktury elektronicznie ze względu na presję finansową, oczekiwania partnerów czy wymagania prawne. To tylko kwestia czasu. Jest bardzo prawdopodobne, że za pięć, dziesięć, może dwadzieścia lat e-fakturowanie stanie się rozwiązaniem tak typowym, że ludzie będą uśmiechali się ironicznie na samą wzmiankę o drukowanych fakturach, kopertach, znaczkach i czasie dostarczenia dokumentu sięgającym kilku dni. To właśnie na naszych oczach e-fakturowanie staje się nowym standardem.

Bartłomiej Wójtowicz, Product Manager, Comarch EDI

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

REKLAMA

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA