REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-faktura – korzyści i wyzwania

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Comarch
Producent i dostawca nowoczesnych systemów informatycznych
E-faktura – korzyści i wyzwania
E-faktura – korzyści i wyzwania

REKLAMA

REKLAMA

Rynek faktury elektronicznej rośnie na całym świecie. Zgodnie z prognozą firmy Billentis zawartą w raporcie zatytułowanym E-Invoicing/E-Billing – entering new era 2015, spośród 500 miliardów faktur wymienianych na całym świecie w 2015 roku blisko 42 miliardy będą to faktury elektroniczne. Raport przewiduje, że w ciągu następnych pięciu lat roczna stopa stałego wzrostu powinna wynosić 10-20%. Ten szacunek pozostaje w zgodzie z badaniem przeprowadzonym na zlecenie European E-Invoicing Service Providers Association, które ogłosiło że porównując dane z 2013 i 2014 roku roczny wzrost liczby faktur elektronicznych wyniósł 17%. Wyzwania stojące przed rynkiem e-faktur omawia Bartłomiej Wójtowicz - Product Manager, Comarch EDI.

W przeszłości kupujący (np. sieci handlowe) i dostarczyciele usług byli pionierami rozwoju rynku e-faktury. Ameryka Południowa była zaś czołowym regionem. Z punktu widzenia sektora: firmy handlowe, dostarczyciele usług medycznych oraz firmy logistyczne były pierwszymi przedsiębiorstwami, które zdecydowały się na ten krok w modelu B2B, a analogiczną rolę w B2C odegrały firmy telekomunikacyjne.

REKLAMA

Autopromocja

Dziś, e-fakturowanie jest obecne na całym świecie, bez względu na wielkość firmy czy konkretnego oddziału. Ponadto w coraz większej liczbie państw faktury elektroniczne są obowiązkowe, w każdym razie w sektorze B2G lub w przypadku niektórych firm, które przymusowo muszą zacząć korzystać z faktur elektronicznych.

Zmiany w VAT od 1 stycznia 2016 r.

Szeroki wachlarz korzyści

Według tego, co zgodnie stwierdzają firmy badawcze Gartner i Billentis, wdrożenie systemu do obsługi faktur elektronicznych spłaca się zwykle po upływie od 6 do 18 miesięcy. Wiele studiów przypadku potwierdza, że zautomatyzowane przetwarzanie faktur przynosi wiele korzyści. Do najważniejszych zaliczają się:

  • zmniejszenie liczby zgubionych faktur,
  • większa płynność finansowa,
  • krótszy czas akceptacji,
  • lepszej jakości dane,
  • mniejsze nakłady pracy oraz niższe koszty administracyjne,
  • mniej zduplikowanych faktur.

Pomimo tej wiedzy i analiz dokonanych na podstawie długoterminowych projektów nadal istnieją przeciwnicy e-fakturowania. Dzieje się tak w każdym kraju, firmie czy oddziale. PayStream Advisors’ 2014 eInvoicing Benchmark Report pokazał, że ponad jedna czwarta firm nie otrzymuje żadnych faktur elektronicznych. Główna przyczyna dla której firmy nie wprowadzają e-faktury polega na tym, że wierzą one iż istniejące procesy związane z fakturowaniem są wystarczająco dobre.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przewodnik po zmianach przepisów 2015/2016 dla firm

4 wyzwania stojące przed rynkiem e-faktur

Największe wyzwania polegają na włączaniu partnerów do systemu i integracja z ich systemami, konieczności sprostania wymogom prawnym obowiązującym w kilku krajach, dostosowywaniu wewnętrznych procesów biznesowych a także braku wiedzy dotyczącej takich wdrożeń. Przyjrzyjmy się szczegółom.

1. Włączanie nowych partnerów i wsparcie

Potencjalny problem: przedsiębiorstwa boją się czasochłonnego procesu wdrażania systemu elektronicznej faktury u tysięcy partnerów i późniejszych problemów z jego utrzymaniem.

Rozwiązanie: Dostarczyciele usług zapewniają zaawansowane narzędzia takie jak podręczniki użytkownika, webinary, warsztaty, szkolenia na odległość i oferują wielojęzyczną obsługę klienta (Service Desk) dla zagranicznych klientów. Zalecane kroki to określenie najważniejszych partnerów, którzy powinni zostać włączeni w pierwszej kolejności i pomoc dostarczycielowi usług w przekonaniu kilku przeciwników, którzy znajdą się w każdej firmie.

2. Utrzymanie zgodności z normami międzynarodowymi

REKLAMA

Potencjalny problem: Nie jest łatwo śledzić wszystkie prawne kwestie związane z e-fakturowaniem. Nawet wśród państw członkowskich Unii Europejskiej istnieją zróżnicowane lokalne wymogi i zawiłości, dotyczące np. konieczności korzystania z podpisu elektronicznego czy też stosowania systemu EDI jako metody uwierzytelniania użytkownika. Nie wspominając nawet o tzw. clearance model, który jest typowy dla Turcji i Meksyku, gdzie wymaga się integracji z serwerami rządowymi.

Rozwiązanie: W związku ze wszystkimi wymagającymi regulacjami firmy powinny współpracować z doświadczonym dostarczycielem usług, który może zagwarantować zgodność z prawem wielu państw i możliwość współpracy z innymi dostawcami rozwiązań klasy EDI.

Odsetki 2016 – rewolucyjne zmiany

3. Wewnętrzne procedury biznesowe

REKLAMA

Potencjalny problem: w zależności od struktury firmy wiele działów może być zaangażowanych w projekty dotyczące e-fakturowania. Z pewnością dział finansowy i księgowość będą najważniejsze w tym kontekście, ale dział sprzedaży lub zakupów, logistyka lub dział IT również powinny być zaangażowane w projekt. Ponadto różne działy używają często różnego oprogramowania i ważne dane są rozsiane po całej firmie. Niektóre przedsiębiorstwa niechętne procesowi zmiany po prostu próbują negocjować koszt druku i skanowania tradycyjnych faktur.

Rozwiązanie: projekty z zakresu e-fakturowania przynoszą znaczące korzyści dla firmy i w związku z tym powinno się wyznaczyć pracownika wyższego szczebla (np. członka zarządu), który nadzorowałby projekt, ustalał priorytety i w razie potrzeby, zwracał się z prośbą o konsultację do przedstawicieli wybranych działów. E-fakturowanie (lub, idąc dalej, obsługa całościowych rozwiązań od Zamówienia do Płatności) wymaga bowiem integracji z systemami, które dostarczają wyczerpujących i godnych zaufania danych, pozwalających na usprawnienie procesu decyzyjnego.


4. Bezpieczeństwo danych, przechowywanie… i świadomość.

Potencjalny problem: Zazwyczaj istnieje wiele powodów, aby opóźnić projekt. Interesujące jest to, że istnieją firmy podobnej wielkości, o podobnym profilu biznesowym i pracujące z podobną grupą konsumentów lub sprzedawców, które przyjmują bardzo różne strategie związane z e-fakturowaniem.

Rozwiązanie: W przypadku pierwszej grupy przedsiębiorstw e-fakturowanie już okazało się korzystne i, w związku z efektem sieciowym, firmy te osiągnęły wyraźne zyski wyrażone realnymi liczbami, szczególnie w sytuacji gdy firma powiększa się i zdobywa nowych partnerów, zarówno klientów, jak i dostawców. Kiedy firmy te, najczęściej „zapraszane” do przejścia na e-fakturę przez swoich klientów, przygotowywały swoje systemy, chciały zautomatyzować proces i móc przetworzyć nawet 100% faktur elektronicznie. Druga grupa firm nadal nie uważa, że e-fakturowanie jest dla nich korzystne. Zazwyczaj nie chcą oni rozszerzać swojego systemu dopóki inni partnerzy nie zmuszą ich do tego.

Rozwiązanie: Osoby decyzyjne powinny zacząć interesować się problematyką e-fakturowania i zobaczyć, w jaki sposób może ono zmienić funkcjonowanie ich firm. Warto to zrobić. Chcąc zachęcić partnerów biznesowych do podjęcia wysiłku można publikować wyliczenia i studia przypadku, co ułatwi zrozumienie potencjału e-fakturowania.

500 pytań o VAT odpowiedzi na trudne pytania z interpretacjami Ministerstwa Finansów (PDF)

Zgodnie z wieloma raportami wspominanymi na początku artykułu, rynek e-fakturowania będzie stale rósł. Trudno wyobrazić sobie, że firmy które już wdrożyły e-fakturę, porzucą swoje projekty. Tysiące nowych podmiotów zaczną niedługo wymieniać faktury elektronicznie ze względu na presję finansową, oczekiwania partnerów czy wymagania prawne. To tylko kwestia czasu. Jest bardzo prawdopodobne, że za pięć, dziesięć, może dwadzieścia lat e-fakturowanie stanie się rozwiązaniem tak typowym, że ludzie będą uśmiechali się ironicznie na samą wzmiankę o drukowanych fakturach, kopertach, znaczkach i czasie dostarczenia dokumentu sięgającym kilku dni. To właśnie na naszych oczach e-fakturowanie staje się nowym standardem.

Bartłomiej Wójtowicz, Product Manager, Comarch EDI

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
PKWiU 2025 - będzie nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015.

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te świadczone na rzecz osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

Niższe grzywny za niektóre przestępstwa skarbowe od 2026 roku. Nowelizacja Kks i Ordynacji podatkowej przyjęta przez rząd

W dniu 27 maja 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy (kks) oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu uproszczenie administracyjnych obowiązków podatkowych oraz złagodzenie kar za przestępstwa skarbowe, które nie powodują bezpośrednich strat w podatkach.

REKLAMA

JPK_KR_PD już nadchodzi – nowy obowiązek dla podatników CIT. Czy Twoja firma jest gotowa?

Nowy plik JPK_KR_PD to nie tylko kolejne wymaganie fiskusa, ale prawdziwa rewolucja w raportowaniu księgowym. Od 2025 roku obowiązek ten obejmie duże firmy, od 2026 – podmioty zobowiązane do przesyłania ewidencji JPK VAT, a od kolejnego roku – pozostałych podatników CIT. Zmiany w planie kont, nowe struktury danych, testy, audyty – przygotowań jest sporo, a czasu coraz mniej. Zobacz, co musisz zrobić, by nie obudzić się z ręką w księgowym chaosie.

Kiedy członek rodziny współpracujący przy rodzinnym biznesie musi być zgłoszony do ZUS?

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada obowiązek zgłoszenia do ZUS i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność i z szeroko rozumianymi zleceniobiorcami. Podobnie czyni ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego. Analizy wymaga zatem, kto spełnia definicję takiej osoby współpracującej i czy jej sytuacja uzależniona jest od formy tej współpracy - umownej bądź bezumownej. Spory z ZUS w przedmiocie obowiązku objęcia osób współpracujących ubezpieczeniami społecznymi trafiają aż do Sądu Najwyższego, warto więc wziąć pod uwagę również aktualne orzecznictwo w tej materii.

Francuska Administracja Celna wprowadza nowy system Obligatoryjnej Koperty Logistycznej (ELO). Co muszą wiedzieć przewoźnicy? Uproszczenie procedur dla kierowców

ELO to cyfrowe rozwiązanie, które usprawni proces odprawy celnej na granicy między Francją a Wielką Brytanią. Jest to francuski odpowiednik GMR - system będzie wymagać utworzenia jednej elektronicznej „koperty logistycznej” dla każdego pojazdu, zawierającej wszystkie niezbędne dane celne oraz deklaracje bezpieczeństwa.

Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

REKLAMA

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

REKLAMA