E-faktura – korzyści i wyzwania

W przeszłości kupujący (np. sieci handlowe) i dostarczyciele usług byli pionierami rozwoju rynku e-faktury. Ameryka Południowa była zaś czołowym regionem. Z punktu widzenia sektora: firmy handlowe, dostarczyciele usług medycznych oraz firmy logistyczne były pierwszymi przedsiębiorstwami, które zdecydowały się na ten krok w modelu B2B, a analogiczną rolę w B2C odegrały firmy telekomunikacyjne.

Dziś, e-fakturowanie jest obecne na całym świecie, bez względu na wielkość firmy czy konkretnego oddziału. Ponadto w coraz większej liczbie państw faktury elektroniczne są obowiązkowe, w każdym razie w sektorze B2G lub w przypadku niektórych firm, które przymusowo muszą zacząć korzystać z faktur elektronicznych.

Zmiany w VAT od 1 stycznia 2016 r.

Szeroki wachlarz korzyści

Według tego, co zgodnie stwierdzają firmy badawcze Gartner i Billentis, wdrożenie systemu do obsługi faktur elektronicznych spłaca się zwykle po upływie od 6 do 18 miesięcy. Wiele studiów przypadku potwierdza, że zautomatyzowane przetwarzanie faktur przynosi wiele korzyści. Do najważniejszych zaliczają się:

• zmniejszenie liczby zgubionych faktur,
• większa płynność finansowa,
• krótszy czas akceptacji,
• lepszej jakości dane,
• mniejsze nakłady pracy oraz niższe koszty administracyjne,
• mniej zduplikowanych faktur.

Pomimo tej wiedzy i analiz dokonanych na podstawie długoterminowych projektów nadal istnieją przeciwnicy e-fakturowania. Dzieje się tak w każdym kraju, firmie czy oddziale. PayStream Advisors’ 2014 eInvoicing Benchmark Report pokazał, że ponad jedna czwarta firm nie otrzymuje żadnych faktur elektronicznych. Główna przyczyna dla której firmy nie wprowadzają e-faktury polega na tym, że wierzą one iż istniejące procesy związane z fakturowaniem są wystarczająco dobre.

Przewodnik po zmianach przepisów 2015/2016 dla firm

4 wyzwania stojące przed rynkiem e-faktur

Największe wyzwania polegają na włączaniu partnerów do systemu i integracja z ich systemami, konieczności sprostania wymogom prawnym obowiązującym w kilku krajach, dostosowywaniu wewnętrznych procesów biznesowych a także braku wiedzy dotyczącej takich wdrożeń. Przyjrzyjmy się szczegółom.

1. Włączanie nowych partnerów i wsparcie

Potencjalny problem: przedsiębiorstwa boją się czasochłonnego procesu wdrażania systemu elektronicznej faktury u tysięcy partnerów i późniejszych problemów z jego utrzymaniem.

Rozwiązanie: Dostarczyciele usług zapewniają zaawansowane narzędzia takie jak podręczniki użytkownika, webinary, warsztaty, szkolenia na odległość i oferują wielojęzyczną obsługę klienta (Service Desk) dla zagranicznych klientów. Zalecane kroki to określenie najważniejszych partnerów, którzy powinni zostać włączeni w pierwszej kolejności i pomoc dostarczycielowi usług w przekonaniu kilku przeciwników, którzy znajdą się w każdej firmie.

2. Utrzymanie zgodności z normami międzynarodowymi

Potencjalny problem: Nie jest łatwo śledzić wszystkie prawne kwestie związane z e-fakturowaniem. Nawet wśród państw członkowskich Unii Europejskiej istnieją zróżnicowane lokalne wymogi i zawiłości, dotyczące np. konieczności korzystania z podpisu elektronicznego czy też stosowania systemu EDI jako metody uwierzytelniania użytkownika. Nie wspominając nawet o tzw. clearance model, który jest typowy dla Turcji i Meksyku, gdzie wymaga się integracji z serwerami rządowymi.

Rozwiązanie: W związku ze wszystkimi wymagającymi regulacjami firmy powinny współpracować z doświadczonym dostarczycielem usług, który może zagwarantować zgodność z prawem wielu państw i możliwość współpracy z innymi dostawcami rozwiązań klasy EDI.

Odsetki 2016 – rewolucyjne zmiany

3. Wewnętrzne procedury biznesowe

Potencjalny problem: w zależności od struktury firmy wiele działów może być zaangażowanych w projekty dotyczące e-fakturowania. Z pewnością dział finansowy i księgowość będą najważniejsze w tym kontekście, ale dział sprzedaży lub zakupów, logistyka lub dział IT również powinny być zaangażowane w projekt. Ponadto różne działy używają często różnego oprogramowania i ważne dane są rozsiane po całej firmie. Niektóre przedsiębiorstwa niechętne procesowi zmiany po prostu próbują negocjować koszt druku i skanowania tradycyjnych faktur.

Rozwiązanie: projekty z zakresu e-fakturowania przynoszą znaczące korzyści dla firmy i w związku z tym powinno się wyznaczyć pracownika wyższego szczebla (np. członka zarządu), który nadzorowałby projekt, ustalał priorytety i w razie potrzeby, zwracał się z prośbą o konsultację do przedstawicieli wybranych działów. E-fakturowanie (lub, idąc dalej, obsługa całościowych rozwiązań od Zamówienia do Płatności) wymaga bowiem integracji z systemami, które dostarczają wyczerpujących i godnych zaufania danych, pozwalających na usprawnienie procesu decyzyjnego.

4. Bezpieczeństwo danych, przechowywanie… i świadomość.

Potencjalny problem: Zazwyczaj istnieje wiele powodów, aby opóźnić projekt. Interesujące jest to, że istnieją firmy podobnej wielkości, o podobnym profilu biznesowym i pracujące z podobną grupą konsumentów lub sprzedawców, które przyjmują bardzo różne strategie związane z e-fakturowaniem.

Rozwiązanie: W przypadku pierwszej grupy przedsiębiorstw e-fakturowanie już okazało się korzystne i, w związku z efektem sieciowym, firmy te osiągnęły wyraźne zyski wyrażone realnymi liczbami, szczególnie w sytuacji gdy firma powiększa się i zdobywa nowych partnerów, zarówno klientów, jak i dostawców. Kiedy firmy te, najczęściej „zapraszane” do przejścia na e-fakturę przez swoich klientów, przygotowywały swoje systemy, chciały zautomatyzować proces i móc przetworzyć nawet 100% faktur elektronicznie. Druga grupa firm nadal nie uważa, że e-fakturowanie jest dla nich korzystne. Zazwyczaj nie chcą oni rozszerzać swojego systemu dopóki inni partnerzy nie zmuszą ich do tego.

Rozwiązanie: Osoby decyzyjne powinny zacząć interesować się problematyką e-fakturowania i zobaczyć, w jaki sposób może ono zmienić funkcjonowanie ich firm. Warto to zrobić. Chcąc zachęcić partnerów biznesowych do podjęcia wysiłku można publikować wyliczenia i studia przypadku, co ułatwi zrozumienie potencjału e-fakturowania.

500 pytań o VAT odpowiedzi na trudne pytania z interpretacjami Ministerstwa Finansów (PDF)

Zgodnie z wieloma raportami wspominanymi na początku artykułu, rynek e-fakturowania będzie stale rósł. Trudno wyobrazić sobie, że firmy które już wdrożyły e-fakturę, porzucą swoje projekty. Tysiące nowych podmiotów zaczną niedługo wymieniać faktury elektronicznie ze względu na presję finansową, oczekiwania partnerów czy wymagania prawne. To tylko kwestia czasu. Jest bardzo prawdopodobne, że za pięć, dziesięć, może dwadzieścia lat e-fakturowanie stanie się rozwiązaniem tak typowym, że ludzie będą uśmiechali się ironicznie na samą wzmiankę o drukowanych fakturach, kopertach, znaczkach i czasie dostarczenia dokumentu sięgającym kilku dni. To właśnie na naszych oczach e-fakturowanie staje się nowym standardem.

Bartłomiej Wójtowicz, Product Manager, Comarch EDI