REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-fakturowanie w firmie – jak zacząć?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Przemysław Płudowski, Dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych BillBird S.A, Ekspert Business Centre Club
Przemysław Płudowski, Dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych BillBird S.A, Ekspert Business Centre Club

REKLAMA

REKLAMA

Fakturowanie elektroniczne już wkrótce będzie powszechną koniecznością. Coraz więcej firm, kierując się wymogami oszczędności i ekologii będzie przechodziło na ten typ dokumentowania transakcji. Elektronika w obiegu gospodarczym będzie przypominać kręgi rozchodzące się na wodzie: kolejni kontrahenci unowocześniających się firm będą starali się dostosować do wymogów partnerów. Jak zacząć taki proces?

Krok 1. Rozpoznanie zewnętrzne. Komunikujmy się …   

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Myślenie o wprowadzeniu systemowego fakturowania elektronicznego w firmie zawsze powinna się rozpocząć od oceny jaka część klientów i partnerów jest, lub może być zainteresowana przejściem na pliki elektroniczne. Naturalną czynnością jest również sprawdzenie, czy partnerzy nie stosują już rozwiązań, które automatyzują przesyłanie dokumentów księgowych. Z naszych doświadczeń wynika, że często zdarza się tak, iż firmy będące poważnymi partnerami, bez żadnych wzajemnych uzgodnień wdrażają systemy elektroniczne.  Następuje sytuacja, gdy podmiot wystawiający elektroniczne faktury słyszy odpowiedź odbiorcy: „chętnie przejdziemy na e-faktury, ale tylko w określonym, wygodnym dla nas formacie”.

Oczywiście nigdy nie uda się zadowolić wszystkich odbiorców, ale wiele firm decyduje się na rozwiązania elastyczne, które umożliwiają odbiorcy zdeterminowanie w jaki sposób będzie otrzymywał swoje dokumenty i czy np. życzy sobie dodatkowych powiadomień wysyłanych SMS, notyfikacji, zestawień itp.

Oczywiście istnieje również druga szkoła:  narzucenie swojego formatu/standardu partnerom. Ale dotyczy to przede wszystkim spółek z bardzo silną pozycją rynkową.

REKLAMA

Generalnie jednak niezbędne jest pozyskiwanie (i zorganizowanie systemu tego pozyskiwania) akceptacji - zgody partnerów na e-faktury. Sprawne zorganizowanie tego procesu to klucz do sukcesu całego projektu. Nawet najlepszy system do e-fakturowania będzie na nic, jeżeli klienci nie zgodzą się na przejście na dokumenty elektroniczne. A mają do tego prawo. W takim przypadku warto sięgnąć do wiedzy ekspertów, którzy potrafią wskazać realne korzyści płynące z e-fakturowania, oczywiście z symulacją oszczędności na czele.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Monitor Księgowego – prenumerata

Krok 2. Rozpoznanie wewnętrzne – czyli… autorefleksja.

Drugi etap to ocena, w jakim stopniu do e-fakturowania przygotowany jest nasz system księgowy. Od momentu rozpoczęcia projektu mówimy o dwóch formach fakturowania - tradycyjnej papierowej i nowej elektronicznej. Przez jakiś czas obie formy będą musiały współegzystować. To konieczne. Warto sprawdzić, czy nasze własne systemy potrafią podzielić klientów na co najmniej dwie grupy odbiorców, czy też to zadanie będzie należało do zewnętrznego partnera dostarczającego rozwiązania informatyczno-księgowe do fakturowania (np. Billbird S.A.).

Kolejna, równoległa sprawa to konieczność zapewnienia stabilnego eksportu - przekazu danych faktur, faktur korygujących (a także dokumentów towarzyszących np. zestawień billingów itp.), łącznie zabezpieczeniem rezerwowych kanałów. Pytanie, czy np. łącza internetowe są na tyle stabilne, by nie sparaliżować działania firmy fakturującej setki transakcji jest podstawowe… 

Biuletyn VAT

Odsetki 2016 – rewolucyjne zmiany

Krok 3. Decyzja

Kiedy powyższe kroki zostały już wykonane można przejść do negocjacji i podpisywania umowy na stworzenie dedykowanego systemu do e-fakturowania, lub powierzenie dystrybucji i archiwizacji dokumentów elektronicznej wyspecjalizowanej w tym firmie. Przy zawieraniu kontraktu należy zwrócić szczególną uwagę na renomę, doświadczenie i bezpieczeństwo gwarantowane przez partnera - w jego bazach będą znajdować się bardzo cenne informacje na temat działalności naszej firmy, dane dotyczące udzielanych rabatów i bazy kontrahentów. Najlepsi dostawcy tego typu usług posiadają certyfikaty ISO 27001 dotyczące bezpieczeństwa informacji. Warto zwrócić na to uwagę.

Przemysław Płudowski

Dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych BillBird S.A

Ekspert Business Centre Club

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

REKLAMA

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

REKLAMA