REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-fakturowanie w firmie – jak zacząć?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Przemysław Płudowski, Dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych BillBird S.A, Ekspert Business Centre Club
Przemysław Płudowski, Dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych BillBird S.A, Ekspert Business Centre Club

REKLAMA

REKLAMA

Fakturowanie elektroniczne już wkrótce będzie powszechną koniecznością. Coraz więcej firm, kierując się wymogami oszczędności i ekologii będzie przechodziło na ten typ dokumentowania transakcji. Elektronika w obiegu gospodarczym będzie przypominać kręgi rozchodzące się na wodzie: kolejni kontrahenci unowocześniających się firm będą starali się dostosować do wymogów partnerów. Jak zacząć taki proces?

Krok 1. Rozpoznanie zewnętrzne. Komunikujmy się …   

REKLAMA

Myślenie o wprowadzeniu systemowego fakturowania elektronicznego w firmie zawsze powinna się rozpocząć od oceny jaka część klientów i partnerów jest, lub może być zainteresowana przejściem na pliki elektroniczne. Naturalną czynnością jest również sprawdzenie, czy partnerzy nie stosują już rozwiązań, które automatyzują przesyłanie dokumentów księgowych. Z naszych doświadczeń wynika, że często zdarza się tak, iż firmy będące poważnymi partnerami, bez żadnych wzajemnych uzgodnień wdrażają systemy elektroniczne.  Następuje sytuacja, gdy podmiot wystawiający elektroniczne faktury słyszy odpowiedź odbiorcy: „chętnie przejdziemy na e-faktury, ale tylko w określonym, wygodnym dla nas formacie”.

Oczywiście nigdy nie uda się zadowolić wszystkich odbiorców, ale wiele firm decyduje się na rozwiązania elastyczne, które umożliwiają odbiorcy zdeterminowanie w jaki sposób będzie otrzymywał swoje dokumenty i czy np. życzy sobie dodatkowych powiadomień wysyłanych SMS, notyfikacji, zestawień itp.

Oczywiście istnieje również druga szkoła:  narzucenie swojego formatu/standardu partnerom. Ale dotyczy to przede wszystkim spółek z bardzo silną pozycją rynkową.

Generalnie jednak niezbędne jest pozyskiwanie (i zorganizowanie systemu tego pozyskiwania) akceptacji - zgody partnerów na e-faktury. Sprawne zorganizowanie tego procesu to klucz do sukcesu całego projektu. Nawet najlepszy system do e-fakturowania będzie na nic, jeżeli klienci nie zgodzą się na przejście na dokumenty elektroniczne. A mają do tego prawo. W takim przypadku warto sięgnąć do wiedzy ekspertów, którzy potrafią wskazać realne korzyści płynące z e-fakturowania, oczywiście z symulacją oszczędności na czele.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Monitor Księgowego – prenumerata

Krok 2. Rozpoznanie wewnętrzne – czyli… autorefleksja.

Drugi etap to ocena, w jakim stopniu do e-fakturowania przygotowany jest nasz system księgowy. Od momentu rozpoczęcia projektu mówimy o dwóch formach fakturowania - tradycyjnej papierowej i nowej elektronicznej. Przez jakiś czas obie formy będą musiały współegzystować. To konieczne. Warto sprawdzić, czy nasze własne systemy potrafią podzielić klientów na co najmniej dwie grupy odbiorców, czy też to zadanie będzie należało do zewnętrznego partnera dostarczającego rozwiązania informatyczno-księgowe do fakturowania (np. Billbird S.A.).

Kolejna, równoległa sprawa to konieczność zapewnienia stabilnego eksportu - przekazu danych faktur, faktur korygujących (a także dokumentów towarzyszących np. zestawień billingów itp.), łącznie zabezpieczeniem rezerwowych kanałów. Pytanie, czy np. łącza internetowe są na tyle stabilne, by nie sparaliżować działania firmy fakturującej setki transakcji jest podstawowe… 

Biuletyn VAT

Odsetki 2016 – rewolucyjne zmiany

Krok 3. Decyzja

Kiedy powyższe kroki zostały już wykonane można przejść do negocjacji i podpisywania umowy na stworzenie dedykowanego systemu do e-fakturowania, lub powierzenie dystrybucji i archiwizacji dokumentów elektronicznej wyspecjalizowanej w tym firmie. Przy zawieraniu kontraktu należy zwrócić szczególną uwagę na renomę, doświadczenie i bezpieczeństwo gwarantowane przez partnera - w jego bazach będą znajdować się bardzo cenne informacje na temat działalności naszej firmy, dane dotyczące udzielanych rabatów i bazy kontrahentów. Najlepsi dostawcy tego typu usług posiadają certyfikaty ISO 27001 dotyczące bezpieczeństwa informacji. Warto zwrócić na to uwagę.

Przemysław Płudowski

Dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych BillBird S.A

Ekspert Business Centre Club

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czego najczęściej dotyczą kontrole z urzędu skarbowego i ZUS-u?

Przedsiębiorcy mają szereg obowiązków wobec państwa - jako podatnicy muszą przestrzegać przepisów podatkowych, a jako płatnicy stosować normy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W obu tych sferach często dochodzi do uchybień. Dlatego upoważnione organy sprawdzają, czy firmy przestrzegają obowiązujących przepisów. W naszym artykule przedstawiamy najczęstsze obszary, które podlegają kontroli organów podatkowych lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

Kawa z INFORLEX. Nowy plan wdrożenia KSeF

Spotkania odbywają się w formule „na żywo” o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 15 maja br. tematem spotkania będzie nowy plan wdrożenia KSeF.

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami w 2025 r. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

REKLAMA

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

Zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur – czas na konkrety. Przygotowania nie powinny czekać. Firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem "przeciążenia projektowego"

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Groszyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Wdrożenie KSeF i JPK_CIT to nie lada wyzwanie dla firm w 2025 r. [KOMENTARZ EKSPERCKI]

Rok 2025 będzie się przełomowy dla większości działów finansowych polskich firm. Wynika to z obowiązków podatkowych nałożonych na przedsiębiorców w zakresie konieczności wdrożenia obligatoryjnego e-fakturowania (KSeF) oraz raportowania danych księgowo- podatkowych w formie nowej schemy JPK_CIT.

REKLAMA