REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-fakturowanie w firmie – jak zacząć?

Przemysław Płudowski, Dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych BillBird S.A, Ekspert Business Centre Club
Przemysław Płudowski, Dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych BillBird S.A, Ekspert Business Centre Club

REKLAMA

REKLAMA

Fakturowanie elektroniczne już wkrótce będzie powszechną koniecznością. Coraz więcej firm, kierując się wymogami oszczędności i ekologii będzie przechodziło na ten typ dokumentowania transakcji. Elektronika w obiegu gospodarczym będzie przypominać kręgi rozchodzące się na wodzie: kolejni kontrahenci unowocześniających się firm będą starali się dostosować do wymogów partnerów. Jak zacząć taki proces?

Krok 1. Rozpoznanie zewnętrzne. Komunikujmy się …   

REKLAMA

Autopromocja

Myślenie o wprowadzeniu systemowego fakturowania elektronicznego w firmie zawsze powinna się rozpocząć od oceny jaka część klientów i partnerów jest, lub może być zainteresowana przejściem na pliki elektroniczne. Naturalną czynnością jest również sprawdzenie, czy partnerzy nie stosują już rozwiązań, które automatyzują przesyłanie dokumentów księgowych. Z naszych doświadczeń wynika, że często zdarza się tak, iż firmy będące poważnymi partnerami, bez żadnych wzajemnych uzgodnień wdrażają systemy elektroniczne.  Następuje sytuacja, gdy podmiot wystawiający elektroniczne faktury słyszy odpowiedź odbiorcy: „chętnie przejdziemy na e-faktury, ale tylko w określonym, wygodnym dla nas formacie”.

Oczywiście nigdy nie uda się zadowolić wszystkich odbiorców, ale wiele firm decyduje się na rozwiązania elastyczne, które umożliwiają odbiorcy zdeterminowanie w jaki sposób będzie otrzymywał swoje dokumenty i czy np. życzy sobie dodatkowych powiadomień wysyłanych SMS, notyfikacji, zestawień itp.

Oczywiście istnieje również druga szkoła:  narzucenie swojego formatu/standardu partnerom. Ale dotyczy to przede wszystkim spółek z bardzo silną pozycją rynkową.

Generalnie jednak niezbędne jest pozyskiwanie (i zorganizowanie systemu tego pozyskiwania) akceptacji - zgody partnerów na e-faktury. Sprawne zorganizowanie tego procesu to klucz do sukcesu całego projektu. Nawet najlepszy system do e-fakturowania będzie na nic, jeżeli klienci nie zgodzą się na przejście na dokumenty elektroniczne. A mają do tego prawo. W takim przypadku warto sięgnąć do wiedzy ekspertów, którzy potrafią wskazać realne korzyści płynące z e-fakturowania, oczywiście z symulacją oszczędności na czele.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Monitor Księgowego – prenumerata

Krok 2. Rozpoznanie wewnętrzne – czyli… autorefleksja.

REKLAMA

Drugi etap to ocena, w jakim stopniu do e-fakturowania przygotowany jest nasz system księgowy. Od momentu rozpoczęcia projektu mówimy o dwóch formach fakturowania - tradycyjnej papierowej i nowej elektronicznej. Przez jakiś czas obie formy będą musiały współegzystować. To konieczne. Warto sprawdzić, czy nasze własne systemy potrafią podzielić klientów na co najmniej dwie grupy odbiorców, czy też to zadanie będzie należało do zewnętrznego partnera dostarczającego rozwiązania informatyczno-księgowe do fakturowania (np. Billbird S.A.).

Kolejna, równoległa sprawa to konieczność zapewnienia stabilnego eksportu - przekazu danych faktur, faktur korygujących (a także dokumentów towarzyszących np. zestawień billingów itp.), łącznie zabezpieczeniem rezerwowych kanałów. Pytanie, czy np. łącza internetowe są na tyle stabilne, by nie sparaliżować działania firmy fakturującej setki transakcji jest podstawowe… 

Biuletyn VAT

Odsetki 2016 – rewolucyjne zmiany

Krok 3. Decyzja

Kiedy powyższe kroki zostały już wykonane można przejść do negocjacji i podpisywania umowy na stworzenie dedykowanego systemu do e-fakturowania, lub powierzenie dystrybucji i archiwizacji dokumentów elektronicznej wyspecjalizowanej w tym firmie. Przy zawieraniu kontraktu należy zwrócić szczególną uwagę na renomę, doświadczenie i bezpieczeństwo gwarantowane przez partnera - w jego bazach będą znajdować się bardzo cenne informacje na temat działalności naszej firmy, dane dotyczące udzielanych rabatów i bazy kontrahentów. Najlepsi dostawcy tego typu usług posiadają certyfikaty ISO 27001 dotyczące bezpieczeństwa informacji. Warto zwrócić na to uwagę.

Przemysław Płudowski

Dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych BillBird S.A

Ekspert Business Centre Club

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Uwaga na fałszywe e-maile na temat konieczności dokonania korekty PIT

Ministerstwo Finansów poinformowało, że pojawiły się fałszywe wiadomości podszywające się pod Krajową Administrację Skarbową (KAS) zawierające miedzy innymi informacje o konieczności dokonania korekty PIT-17.

WIBOR będzie zastąpiony przez POLSTR - nowy wskaźnik referencyjny. Od kiedy?

POLSTR – tak będzie nazywał się nowy wskaźnik referencyjny, który zastąpi WIBOR. Taką decyzję podjął 30 stycznia 2025 r. Komitet Sterujący Narodowej Grupy Roboczej ds. wskaźników referencyjnych.

Sądy masowo popierają przedsiębiorców w sporze o Mały ZUS Plus

Sądy Okręgowe w całej Polsce wydały ponad 60 wyroków zgodnych z interpretacją Rzecznika MŚP, uznając, że przedsiębiorcy mogą ponownie skorzystać z Małego ZUS Plus po dwóch latach przerwy. ZUS stoi na stanowisku, że okres ten powinien wynosić trzy lata. Spór trwa, a część spraw trafia do Sądu Najwyższego.

Czy komputery kwantowe są zagrożeniem dla blockchaina i bezpieczeństwa cyfrowych transakcji?

Blockchain od lat jest symbolem bezpieczeństwa i niezmienności danych. Jego zastosowanie wykracza daleko poza kryptowaluty – wykorzystuje się go w finansach, administracji, logistyce czy ochronie zdrowia. Jednak pojawienie się komputerów kwantowych, zdolnych do przeprowadzania obliczeń niewyobrażalnych dla klasycznych komputerów, rodzi pytanie: czy blockchain przestanie być odporny na złamanie? A jeśli tak, jakie będą tego konsekwencje dla transakcji, danych i całej gospodarki cyfrowej?

REKLAMA

Przelewy natychmiastowe – czy europejskie banki są gotowe do zmian?

Zgodnie z decyzją Parlamentu Europejskiego przelewy w euro mają docierać na konta klientów w UE w ciągu 10 sekund. Bankom, które nie spełnią tego wymogu, mogą grozić nie tylko kary, ale i utrata klientów.

Przedsiębiorców niepokoją podatki i niestabilność prawa. Dużym problemem są też rosnące koszty energii

Rosnące koszty energii, wysokie podatki i niestabilność prawa to największe obawy polskich przedsiębiorców. Firmy mierzą się także z problemem braków kadrowych, a większość nie spodziewa się poprawy warunków gospodarczych w najbliższym czasie.

Ranking depozytów: koniec stycznia 2025 r. 4%, 5% a nawet 8% na lokacie lub koncie oszczędnościowym - w którym banku można tyle dostać

W styczniu 2025 r. nastąpiły zmiany w czołówce promocyjnych depozytów bankowych. Dwa banki przestały oferować 8% w skali roku. Ale inna instytucja postanowiła właśnie na początku 2025 r. taką ofertę udostępnić. Mimo licznych promocji lokat i rachunków oszczędnościowych widoczny jest trend stopniowego pogarszania się oferty depozytowej - już od 2 lat. Skutkiem tego - jak pokazują dane NBP - przeciętna lokata zakładana jest z oprocentowaniem mniejszym niż 4% w skali roku.

Obligacje skarbowe - luty 2025 r. Oprocentowanie do 6,80% w skali roku. Oferta obligacji nowych emisji

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 27 stycznia 2025 r. przekazało informacje o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych (detalicznych) Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w lutym 20245 r. Oprocentowanie i marże tych obligacji nie zmienią się w porównaniu do oferowanych w styczniu br. Od 28 stycznia br. można nabywać nowe (lutowe) emisje obligacji skarbowych w drodze zamiany z niewielkim dyskontem. 

REKLAMA

Nowe stawki podatku od środków transportowych w 2025 r. Kto i kiedy płaci ten podatek?

Przewoźnicy mogą odetchnąć z ulgą. Po sporych podwyżkach podatku od środków transportowych w 2024 roku, w obecnym 2025 r. ich poziom wzrósł tylko nieznacznie. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, w 2025 roku maksymalna stawka opłaty zwiększy się o niecałe 3 proc., podczas gdy w 2024 roku podwyżka wyniosła aż 15 proc.

Nowe przepisy dla firm transportowych od 2025 roku: polscy przewoźnicy mogą wynająć pojazd za granicą

Początek 2025 r. zapowiada zmiany wpływające na funkcjonowanie polskich firm transportowych. Jedną z nich jest nowelizacja ustawy o transporcie drogowym z 21 listopada 2024 r., zgodnie z którą polscy przewoźnicy od niedawna mogą wypożyczyć ciężarówkę zarejestrowaną za granicą. Rozwiązanie to może przynieść korzyści firmie transportowej i zwiększyć np. elastyczność operacyjną czy ograniczyć liczbę przestojów, ale ma też swoje ograniczenia. Jakie? Co ważniejsze, nieprzestrzeganie nowych regulacji niesie ryzyko dotkliwych kar finansowych dla przewoźników.

REKLAMA