REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-fakturowanie w firmie – jak zacząć?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Przemysław Płudowski, Dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych BillBird S.A, Ekspert Business Centre Club
Przemysław Płudowski, Dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych BillBird S.A, Ekspert Business Centre Club

REKLAMA

REKLAMA

Fakturowanie elektroniczne już wkrótce będzie powszechną koniecznością. Coraz więcej firm, kierując się wymogami oszczędności i ekologii będzie przechodziło na ten typ dokumentowania transakcji. Elektronika w obiegu gospodarczym będzie przypominać kręgi rozchodzące się na wodzie: kolejni kontrahenci unowocześniających się firm będą starali się dostosować do wymogów partnerów. Jak zacząć taki proces?

Krok 1. Rozpoznanie zewnętrzne. Komunikujmy się …   

REKLAMA

REKLAMA

Myślenie o wprowadzeniu systemowego fakturowania elektronicznego w firmie zawsze powinna się rozpocząć od oceny jaka część klientów i partnerów jest, lub może być zainteresowana przejściem na pliki elektroniczne. Naturalną czynnością jest również sprawdzenie, czy partnerzy nie stosują już rozwiązań, które automatyzują przesyłanie dokumentów księgowych. Z naszych doświadczeń wynika, że często zdarza się tak, iż firmy będące poważnymi partnerami, bez żadnych wzajemnych uzgodnień wdrażają systemy elektroniczne.  Następuje sytuacja, gdy podmiot wystawiający elektroniczne faktury słyszy odpowiedź odbiorcy: „chętnie przejdziemy na e-faktury, ale tylko w określonym, wygodnym dla nas formacie”.

Oczywiście nigdy nie uda się zadowolić wszystkich odbiorców, ale wiele firm decyduje się na rozwiązania elastyczne, które umożliwiają odbiorcy zdeterminowanie w jaki sposób będzie otrzymywał swoje dokumenty i czy np. życzy sobie dodatkowych powiadomień wysyłanych SMS, notyfikacji, zestawień itp.

Oczywiście istnieje również druga szkoła:  narzucenie swojego formatu/standardu partnerom. Ale dotyczy to przede wszystkim spółek z bardzo silną pozycją rynkową.

Generalnie jednak niezbędne jest pozyskiwanie (i zorganizowanie systemu tego pozyskiwania) akceptacji - zgody partnerów na e-faktury. Sprawne zorganizowanie tego procesu to klucz do sukcesu całego projektu. Nawet najlepszy system do e-fakturowania będzie na nic, jeżeli klienci nie zgodzą się na przejście na dokumenty elektroniczne. A mają do tego prawo. W takim przypadku warto sięgnąć do wiedzy ekspertów, którzy potrafią wskazać realne korzyści płynące z e-fakturowania, oczywiście z symulacją oszczędności na czele.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Monitor Księgowego – prenumerata

Krok 2. Rozpoznanie wewnętrzne – czyli… autorefleksja.

REKLAMA

Drugi etap to ocena, w jakim stopniu do e-fakturowania przygotowany jest nasz system księgowy. Od momentu rozpoczęcia projektu mówimy o dwóch formach fakturowania - tradycyjnej papierowej i nowej elektronicznej. Przez jakiś czas obie formy będą musiały współegzystować. To konieczne. Warto sprawdzić, czy nasze własne systemy potrafią podzielić klientów na co najmniej dwie grupy odbiorców, czy też to zadanie będzie należało do zewnętrznego partnera dostarczającego rozwiązania informatyczno-księgowe do fakturowania (np. Billbird S.A.).

Kolejna, równoległa sprawa to konieczność zapewnienia stabilnego eksportu - przekazu danych faktur, faktur korygujących (a także dokumentów towarzyszących np. zestawień billingów itp.), łącznie zabezpieczeniem rezerwowych kanałów. Pytanie, czy np. łącza internetowe są na tyle stabilne, by nie sparaliżować działania firmy fakturującej setki transakcji jest podstawowe… 

Biuletyn VAT

Odsetki 2016 – rewolucyjne zmiany

Krok 3. Decyzja

Kiedy powyższe kroki zostały już wykonane można przejść do negocjacji i podpisywania umowy na stworzenie dedykowanego systemu do e-fakturowania, lub powierzenie dystrybucji i archiwizacji dokumentów elektronicznej wyspecjalizowanej w tym firmie. Przy zawieraniu kontraktu należy zwrócić szczególną uwagę na renomę, doświadczenie i bezpieczeństwo gwarantowane przez partnera - w jego bazach będą znajdować się bardzo cenne informacje na temat działalności naszej firmy, dane dotyczące udzielanych rabatów i bazy kontrahentów. Najlepsi dostawcy tego typu usług posiadają certyfikaty ISO 27001 dotyczące bezpieczeństwa informacji. Warto zwrócić na to uwagę.

Przemysław Płudowski

Dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych BillBird S.A

Ekspert Business Centre Club

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

REKLAMA

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

ZUS wdraża nowe funkcje aplikacji mobilnej mZUS. Zaświadczenia dot. emerytur, rent i zasiłków. Odwołania, wycofania, załączniki i inne możliwości

Ponad 800 tys. osób ma już aplikację mobilną mZUS. To bardzo prosty i wygodny sposób kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Można w niej sprawdzić stan swojego konta w ZUS, wysłać wnioski o świadczenia dla rodzin i wyliczyć prognozowaną emeryturę. Aplikacja wciąż jest wzbogacana o nowe funkcje i ma coraz więcej użytkowników.

Obligacje skarbowe (oszczędnościowe) - w sierpniu 2025 r. niższe oprocentowanie. Do końca lipca można kupić obligacje z wyższymi odsetkami

Po obniżkach oprocentowania obligacji skarbowych (detalicznych - oszczędnościowych) w maju i czerwcu 2025 r. - w sierpniu kolejny raz w tym roku Ministerstwo Finansów tnie (o 0,25 pkt proc.) odsetki nowych emisji tych obligacji.

43% podatków – tyle naprawdę oddajesz państwu. Nowy raport WEI ujawnia prawdziwe koszty systemu podatkowego w Polsce

Nowy raport Warsaw Enterprise Institute ujawnia, że realne obciążenie podatkowe przeciętnego Polaka wynosi aż 43% dochodu brutto. Choć nominalne stawki wydają się umiarkowane, ukryte składki i daniny skutecznie pomniejszają wypłaty. System jest skomplikowany i kosztowny – również pod względem czasu i wysiłku.

REKLAMA

Pełny kontakt z fiskusem przez aplikację e-Urząd Skarbowy (e-US) w smartfonie. Nie tylko dla osób fizycznych. Jak to działa?

W styczniu 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępnił aplikację mobilną e-Urząd Skarbowy (e-US), która zapewnia łatwy, szybki i bezpieczny dostęp do usług e-Urzędu Skarbowego przez smartfona. Dotychczas z aplikacji mobilnej e-US mogły korzystać tylko osoby fizyczne. Od 25 lipca 2025 r. aplikacja umożliwia również dostęp do konta organizacji w e-US. Dzięki temu organizacje mogą już korzystać z pełnego zakresu usług e-Urzędu Skarbowego w aplikacji mobilnej.

Ustawa o obowiązkowym KSeF uchwalona przez Sejm. Terminy wdrożenia przesądzone

W dniu 25 lipca 2025 r. Sejm uchwalił ustawę wprowadzającą Krajowy System e-Faktur. Zgodnie z nowymi przepisami od 1 lutego 2026 r. firmy o sprzedaży przekraczającej 200 mln zł będą musiały wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF. Mniejsze firmy ten obowiązek obejmie od 1 kwietnia 2026 r.

REKLAMA