REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktura 3.0 – nowy wymiar dokumentu

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Faktura 3.0 – nowy wymiar dokumentu
Faktura 3.0 – nowy wymiar dokumentu

REKLAMA

REKLAMA

Od lat poprzez określenie „faktura elektroniczna”, lub „e-faktura” najczęściej zwykliśmy rozumieć plik cyfrowy (przeważnie PDF) będący niczym innym jak „obrazem” zwykłej faktury papierowej. Rozwiązanie wygodne, proste (i tańsze) w przechowywaniu, łatwe do wysyłki. Ale jak to zwykle bywa z pochłaniającą nasze czasy nowoczesnością – to co nowoczesne wczoraj i dzisiaj, zanim się obejrzymy trafi do muzeum. Tak będzie również z fakturami w PDFie. Nadchodzi epoka faktur 3.0 – dokumentów inteligentnych.

Zmiana papieru na elektronikę to dużo. Ale nie można zapomnieć, że  zwykły (no właśnie! – „zwykły” – określenie, którego używamy już do elektronicznych dokumentów) e-dokument wysłany e-mailem lub wystawiony na portalu nie załatwia wielu problemów. Najczęściej po jego wysłaniu/odebraniu i tak musi być ręcznie  „obrabiany” u odbiorcy: dane z faktury są przepisywane do systemów finansowo-księgowych. Jakby tego było mało wielu podatników uparcie drukuje otrzymane e-mailem dokumenty. Generuje to naturalne koszty, oczywiście przy ludzkiej pracy zdarzają się również pomyłki. Sprawy komplikują się dodatkowo, gdy faktura jest źle wystawiona lub zawiera błędy – trzeba wówczas kontaktować się z wystawcą i ustalić warunki korygowania. To oznacza kolejne koszty i stratę czasu.

REKLAMA

REKLAMA

Ogólnie rzecz ujmując, faktura jest niczym innym jak odwzorowaniem/udokumentowaniem zjawiska gospodarczego: sprzedaży towaru lub usługi. Informacje zawarte na fakturze nie są jedynymi danymi w całej relacji transakcyjnej: są jeszcze szczegóły zamówienia, listy przewozowe itp. Czy nie można by wszystkich tych danych (tych z faktury i pozostałych) połączyć, by móc je łatwo porównywać (zamówienie/list przewozowy/faktura)? Można!

Ta synteza obrazująca całą transakcję rozumianą jako proces może być nazywana „inteligentnym dokumentem”.  Podczas październikowego Exchange Summit w Barcelonie, w którym miałem okazję uczestniczyć , było widać jasno: mówiąc o e-dokumentach i e-fakturach przedstawiciele najnowocześniejszych i najbardziej innowacyjnych organizacji biznesowych świata mają na myśli nie pdfy, czy inne nieedytowalne pliki, ale pliki inkorporowane automatycznie do systemów zajmujących się – również automatycznym - opracowywaniem i interpretacją danych.

Polecamy: 500 pytań o VAT odpowiedzi na trudne pytania z interpretacjami Ministerstwa Finansów (PDF)

REKLAMA

Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Oczywiście sprawy nie są proste, nie wystarczy zespół zdolnych analityków, którzy opracują system, oraz posiadający zdolność perswazji zarząd, który narzuci rozwiązania przyjęte we własnej firmie wszystkim kooperantom. Duże koncerny operujące na wielu rynkach musza zmagać się z dostosowaniem do lokalnych przepisów podatkowych, przepisów dotyczących sprawozdawczości etc. W tej sytuacji  warunkiem skutecznego wprowadzenia dokumentacji nowej generacji będzie stworzenie dla rozwiązań umożliwiających jej trans graniczność i – rzecz jasna – interoperacyjność. Co jest do tego niezbędne?

Po pierwsze opracowanie standardów uwzględniających interesy wszystkich uczestników rynku, po drugie wsparcie instytucji centralnych (w tym Unijnych) dla takich rozwiązań, po trzecie otwartość praktyków na dzielenie się swoimi doświadczeniami z rynkiem.

W ten sposób można przyspieszyć proces wprowadzania dokumentów generacji 3.0 – dokumentów, które poprzez pełnię obrazowania i możliwość interoperacyjności naprawdę będą wspomagały uczciwy biznes. Pozwalając oszczędzać czas i pieniądze.  

Zapamiętajmy:

1.0 papier

2.0 e-faktury w PDF

3.0 inteligentne dokumenty

Przyszłość należy do elektroniki.

Przemysław Płudowski, BillBird S.A.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

REKLAMA

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

REKLAMA