Kasy fiskalne 2011 - jak rozpocząć ewidencję obrotu kasą fiskalną

I. Zasady ogólne

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej „ustawa o VAT”) podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących (zwanych potocznie kasami fiskalnymi).

Na podstawie obowiązującego od 1 stycznia 2011 r. rozporządzenia Ministra Finansów z 26 lipca 2010 r. obowiązek ten, co do zasady, powstaje, jeżeli podatnik przekroczył w poprzednim roku podatkowym obroty na rzecz w/w podmiotów w wysokości 40 000 zł.

W przypadku podatników rozpoczynających sprzedaż w danym roku podatkowym obowiązek ten powstaje z dniem przekroczenia kwoty obrotu w wysokości 20 000 zł.

Ponadto obowiązek stosowania kas fiskalnych dotyczy podatników, bez względu na wysokość osiąganego obrotu, jeżeli prowadzą działalność w zakresie wymienionym w § 4 w/w rozporządzenia.

Od 2011 roku bez względu na wysokość obrotu kasę fiskalną mieć powinni:

1) podatnicy prowadzący sprzedaż gazu płynnego;
2) podatnicy świadczący usługi przewozów regularnych i nieregularnych pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyjątkiem przewozów, o których mowa w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia;
3) podatnicy świadczący usługi przewozu osób i ładunków taksówkami;
4) podatnicy realizujący dostawy:
- części do silników (PKWiU 28.11.4),
- silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1),
- nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1),
- przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2),
- części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0),
- części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0),
- silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3);

5) podatnicy realizujący dostawy:
a) sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwię-kiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),
b) sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1);

6) podatnicy realizujący dostawy wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, która nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT;

7) podatnicy realizujący dostawy nagranych, z zapisanymi danymi lub zapisanymi pakietami oprogramowania komputerowego, w tym również sprzedawanymi łącznie z licencją na użytkowanie: płyt CD, DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridżów;

8) podatnicy realizujący dostawy wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU;

9) podatnicy realizujący dostawy:
- wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00),
- napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2 % oraz napojów alkoholowych
będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5 %, bez względu na symbol PKWiU, z wyjątkiem dostaw towarów, o których mowa w poz. 42 załącznika do rozporządzenia.

Więcej o zwolnieniach z obowiązku prowadzenia kas fiskalnych w 2011 roku

Wraz z utratą prawa do korzystania ze zwolnienia od ewidencjonowania przy zastosowaniu kas, podatnik musi dokonać wyboru kasy, która będzie mu służyła do prowadzenia ewidencji.

Jak wybrać kasę fiskalną

Oczywiście wybór ten powinien być poprzedzony odpowiednią analizą. Podatnik powinien wziąć pod uwagę, czy w jego przypadku najlepszym rozwiązaniem będzie zakup urządzenia pozwalającego na rejestrowanie tylko prostych wymaganych przepisami informacji (np. wartości obrotu z podziałem na stawki podatkowe), czy też powinno ono być wyposażone w bardziej złożone funkcje (np. rejestrację stanów magazynowych, rozliczanie kasjerów).

Trzeba rozważyć, czy właściwszym urządzeniem będzie kasa przenośna czy stacjonarna, współpracująca z komputerem czy nie, prowadząca rejestr sprzedaży w postaci kopii paragonów na nośniku papierowym czy też w formie zapisu elektronicznego.

Zdaniem Ministerstwa Finansów znaczącą kwestią przy wyborze kasy jest również wzięcie pod uwagę jakie możliwości w zakresie konstruowania nazwy towaru lub usługi dają rozwiązania zawarte w danym typie kasy (por. pkt IV-2). Należy wybrać rozwiązanie najbardziej właściwe z punktu widzenia profilu działalności podatnika.

II. Jakie są podstawowe obowiązki podatnika w zakresie kas fiskalnych

Złożenie zgłoszenia o liczbie kas

Jeszcze przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej, podatnik zobowiązany jest do złożenia pisemnego zgłoszenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego o liczbie kas rejestrujących, które zamierza stosować oraz miejscu (adresie) ich używania.

Podatnicy, którzy dokonują zgłoszenia jednej kasy, mogą to zrobić na formularzu zgłoszenia o miejscu instalacji kasy (załącznik nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. ), o ile zgłoszenie to zostanie złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

Fiskalizacja kasy rejestrującej

Dokonanie fiskalizacji kasy rejestrującej to jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy wraz z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem pierwszego dobowego raportu fiskalnego.

Na podstawie zgłoszenia dokonanego przez podatnika, fiskalizację kasy powinien przeprowadzić upoważniony (legitymujący się identyfikatorem nadanym przez producenta lub importera) pracownik serwisu.
Producent lub importer kasy odpowiedzialny jest za warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas i on wskazuje serwis właściwy dla danego typu kas.

Polecamy: VAT 2011

Polecamy: Podatki 2011

Zgłoszenie kasy w celu otrzymania numeru ewidencyjnego

Podatnik powinien dokonać zgłoszenia kasy w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy zgodnie z załącznikiem nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r..

Dokonywanie wpisów w książce kasy

Po otrzymaniu numeru ewidencyjnego kasy należy nanieść go w sposób trwały na obudowę kasy. Ponadto należy dokonać wpisów przewidzianych do wykonania przez podatnika w książce kasy, dołączanej przez sprzedawcę kasy do każdego urządzenia.

Podatnik obowiązany jest również umożliwiać dokonanie w książce kasy wpisów serwisantowi kasy. Książka kasy powinna być przechowywana przez cały okres użytkowania kasy oraz udostępniana na żądanie właściwych organów.

W przypadku utraty książki kasy podatnik powinien zwrócić się niezwłocznie do prowadzącego serwis kas o wydanie duplikatu oraz powiadomić o tym właściwego
naczelnika urzędu skarbowego.  Na stronie tytułowej nowej książki musi być umieszczony napis: „Duplikat”.

Sprzedaż i ewidencjonowanie obrotu

Po fiskalizacji kasy należy dokonywać za jej pomocą ewidencjonowania każdej sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy towaru lub usługi.

Podatnicy obowiązani są rozpocząć w wyznaczonym terminie ewidencjonowanie przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas, która została zgłoszona przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego jako niezbędna do prowadzenia ewidencji we wszystkich miejscach sprzedaży.

Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca podatnicy są obowiązani zainstalować i zastosować do prowadzenia ewidencji kolejne kasy w liczbie nie mniejszej niż liczba kas przypadająca do zorganizowania ewidencji w pierwszym miesiącu.

Raporty i przechowywanie dokumentów kasowych

Na użytkowniku kasy (podatniku) ciąży obowiązek sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, sporządzania raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu.

Dokumenty kasowe powinny być przechowywane przez okres wymagany w ustawie o VAT (art. 112), tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz.60, z późn. zm) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.).

W okresie przejściowym, na zasadzie wyjątku (zob. § 19 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r.), kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011 r. podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Zgłaszanie kas do przeglądu technicznego

Kasy rejestrujące powinny być zgłaszane do obowiązkowego przeglądu technicznego u właściwego serwisanta co 24 miesiące.

W przypadku kas o zastosowaniu specjalnym przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ładunków taksówkami, obowiązkowego przeglądu dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych dla ponownej legalizacji taksometru, używanego do współpracy z kasą, określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej.

Kasy, które zostały przez podatnika utracone a następnie odzyskane, powinny być również poddane obowiązkowemu przeglądowi technicznemu. Nieprawidłowości w pracy kasy należy niezwłocznie zgłaszać prowadzącemu serwis kasy.

III. Podstawowe prawa podatnika w zakresie kas fiskalnych

Ulga z tytułu nabycia kasy rejestrującej

Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących ich terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup kasy rejestrującej w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Natomiast dla podatników, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub są podatnikami zwolnionymi od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, określono specjalne warunki, których spełnienie umożliwia zwrot określonych przepisami części kwot wydatkowanych na zakup kas.

Dokonanie zwrotu następuje pod warunkiem:
- posiadania przez podatnika dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą,
- złożenia przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania,
- złożenia zgłoszenia o miejscu instalacji kasy rejestrującej wymagane na podstawie przepisów dotyczących kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania,
- rozpoczęcia ewidencjonowania nie później niż w obowiązujących terminach.

Tryb odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących

Odliczenie kwot może być dokonane w rozliczeniu podatku VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie przy zastosowaniu kas, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym (zob. pkt I-2).

Zwrot kwot następuje na wniosek podatnika wykonującego wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub zwolnionego z podatku VAT, składany do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, zawierający:
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz
- numer identyfikacji podatkowej,
- dane identyfikujące podmiot prowadzący serwis kas oraz który dokonał fiskalizacji kasy,
- oryginał faktury potwierdzającej zakup wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę rejestrującą,
- informację o numerze rachunku bankowego, na który należy dokonać zwrotu.

Urząd skarbowy podatnikowi wykonującemu ww. czynności zwolnione dokonuje zwrotu w ciągu 25 dni od dnia złożenia wniosku.

Obowiązek zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot wydatkowanych na zakup

Podatnicy są obowiązani do zwrotu uprzednio odliczonych lub zwróconych kwot w związku z ich wydatkowaniem na zakup kas rejestrujących w przypadku, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:
- zaprzestaną ich używania,
- nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis,
- zaprzestaną działalności,
- nastąpi otwarcie likwidacji,
- zostanie ogłoszona upadłość,
- nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału),
- dokonają odliczenia ulgi niespełniając wszystkich warunków, które uprawniają ich do korzystania z odliczenia.

Zasady zmiany serwisu kas fiskalnych

Podatnik może skorzystać z możliwości zmiany serwisu kas. Zmiana prowadzącego serwis kas niewynikająca z naruszenia warunków jego prowadzenia może być dokonana na wniosek podatnika za zgodą producenta lub importera.

Producent lub importer nie mogą odmówić zgody na zmianę prowadzącego serwis kas, jeżeli warunki cenowe i inne miejsca jego świadczenia są korzystniejsze dla podatnika.

O zmianie tej producent lub importer zawiadamia naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni od jej dokonania.

Kasy fiskalne – odpowiedzi Ministerstwa Finansów na najczęściej zadawane pytania

Podstawowe przepisy związane z prowadzeniem ewidencji za pomocą kas rejestrujących (fiskalnych):

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) – art. 111.

2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2008 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. Nr 228, poz. 1509).

3. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. Nr 224, poz. 1797).

4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. Nr 138, poz. 930).

5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338).

6. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765 z późn. zm.) – art. 60 § 1, 62 § 4.

Źródło: Ministerstwo Finansów