Faktura i obowiązek podatkowy w VAT w przypadku refakturowania mediów przez wynajmującego lokal

W związku z powyższym, na wynajmującym ciąży obowiązek wystawienia faktur z tego tytułu. Właściwy termin został ustanowiony w art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT, zgodnie z którym fakturę wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności - w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4. Przepis ten odnosi m.in. do świadczenia usług:

• wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy (są to zasadniczo doprowadzanie wody, odprowadzanie ścieków lub odpadów)
• dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

W przypadku usług dostarczania mediów maksymalny termin do wystawienia faktury upływa wraz z terminem płatności. Przy czym należy podkreślić, że chodzi tu o termin ustalony w konkretnym przypadku pomiędzy stronami umowy (wynajmującym i najemcą). Faktura powinna być wystawiona zanim on upłynie.

Polecamy: JPK_VAT 2018 – Instrukcja wdrożenia

Wynajmujący obciąża najemcę kosztami mediów. Ustalono trzymiesięczny okres rozliczeniowy oraz to, że zapłata należności będzie następować do 20. miesiąca następującego po każdym kwartale. Wynajmujący w odniesieniu do trzeciego kwartał 2017 r. powinien wystawić fakturę do 20.10.2017 r.

Zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT w odniesieniu do usług wymienionych w tym przepisie (m.in. świadczeń wskazanych wyżej), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Zasadniczo więc, obowiązek podatkowy powstaje z wystawieniem faktury z tytułu dostarczania mediów.

Załóżmy, że w sytuacji jak w przykładzie wcześniejszym, wynajmujący wystawił fakturę już 29.9.2017 r. W tym dniu powstał obowiązek podatkowy w VAT. Podatek będzie wykazany w rozliczeniu za wrzesień 2017 r.

Powyższa zasada jest modyfikowana w art. 19a ust. 7 ustawy o VAT. W świetle tej regulacji, w przypadkach, o których mowa w ust. 5 pkt 3 i 4, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury określonych w art. 106i ust. 3 i 4, a w przypadku gdy nie określono takiego terminu - z chwilą upływu terminu płatności.

Biorąc pod uwagę przedstawione przepisy, obowiązek podatkowy powstanie we wcześniejszym z dwóch dat:

1. w dniu wystawienia faktury, albo
2. wraz z upływem terminu do jej wystawienia (wynikającego z obowiązujących przepisów). Ma to zastosowanie w przypadku, jeżeli faktura jest wystawiona z opóźnieniem – a więc po ustalonym terminie płatności.

Innymi słowy, w odniesieniu do odsprzedawania mediów przez wynajmującego, obowiązek podatkowy powstanie najpóźniej w momencie upływu terminu płatności, albo wcześniej – w chwili wystawienia faktury.

Przyjmijmy, że w powyższym przykładzie faktura została wystawiona z opóźnieniem dopiero 3.11.2017 r. Obowiązek podatkowy wynajmujący powinien jednakże rozpoznać 20.10.2017 r.- wtedy bowiem upłynął termin płatności, a więc termin do wystawienia faktury.

Michał Samborski, doradca podatkowy, ECDDP sp. z o.o.