Jak polski podatnik może uzyskać zwrot VAT naliczonego w innym państwie UE

Zasadniczo zwrot podatku VAT przysługuje przy nabyciu, na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej zwrotu, towarów i usług albo w odniesieniu do towarów, które były przedmiotem importu na terytorium tego kraju, jeżeli te towary i usługi były wykorzystywane do wykonywania czynności dających prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na terytorium kraju członkowskiego siedziby.

Autopromocja

Polskie i unijne przepisy dotyczące VAT przewidują dwie odrębne procedury rozpatrywania wniosków o zwrot podatku VAT w zależności od tego, czy:
- wnioski są składane przez polskich podatników, czy też
- wnioski są składane przez podatników zagranicznych w krajach ich siedziby i poprzez administrację podatkową tych krajów członkowskich UE, trafiają do polskiego urzędu skarbowego.

Poniższa informacja dotyczy tej pierwszej procedury.

Którzy podatnicy są uprawnieni do ubiegania się o zwrot VAT?

Prawo do zwrotu VAT mają podatnicy, którzy w okresie, do którego odnosi się wniosek:
- w państwie członkowskim zwrotu, na terytorium którego dokonywali nabycia towarów i usług bądź dokonywali importu do tego państwa, nie posiadali siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, z których dokonywano transakcji gospodarczych, albo, w przypadku braku takiej siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nie mieli tam stałego miejsca zamieszkania ani zwykłego miejsca pobytu,
- byli podatnikami, o których mowa w art. 15 ustawy o VAT,
- nie dokonywali wyłącznie dostaw towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku (poza transakcjami, o których mowa w art. 86 ust. 9 ustawy o VAT),
- nie byli zwolnieni od podatku na podstawie art. 113 ustawy o VAT.

Czy podatnik może ubiegać się o zwrot podatku za pośrednictwem pełnomocnika?

Podatnik może ubiegać się o zwrot podatku za pośrednictwem pełnomocnika (reprezentanta). Pełnomocnictwo należy złożyć w tym samym urzędzie skarbowym, w którym składany jest wniosek o zwrot.

Autopromocja

Webinar: VAT 2025

Sprawdź

W przypadku niniejszej procedury nie ma zastosowania pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1).

Gdzie można uzyskać informacje o sposobie rozpatrywania wniosków przez poszczególne kraje członkowskie?

Szczegółowe informacje o procedurach dotyczących rozpatrywania wniosków w poszczególnych krajach członkowskich UE znajdują się na stronie internetowej www.e-deklaracje.gov.pl, w dziale Instrukcje, w pliku Preferencje 2010.

Autopromocja

Webinar: VAT 2025

Sprawdź

Gdzie można znaleźć informacje na temat organów administracji podatkowych zajmujących się rozpatrywaniem wniosków o zwrot podatku w poszczególnych krajach członkowskich?

Informacje o organach administracji podatkowych w poszczególnych krajach członkowskich zwrotu UE znajdują się na stronie internetowej www.e-deklaracje.gov.pl, w dziale Instrukcje, w pliku Punkty kontaktowe w państwach członkowskich zwrotu w sprawie wniosków o zwrot podatku od wartości dodanej.

VAT 2011 - wszystkie zmiany w jednym miejscu

Autopromocja

Kasowy PIT 2025 – webinar.
Nowe przepisy

Sprawdź

Polecamy : Zwrot VAT za materiały budowlane - poradnik

Gdzie można znaleźć formularz wniosku o zwrot VAT?

Na stronie internetowej www.e-deklaracje. gov. pl, w dziale Formularze interaktywne dla dokumentów elektronicznych wymagających podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym/VAT.

Kto jest adresatem wniosku o zwrot podatku od wartości dodanej?

Adresatem wniosku jest urząd podatkowy w kraju członkowskim zwrotu. Wniosek składa się za pośrednictwem właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego. Jego właściwość ustala się na podstawie art. 3 ustawy o VAT.

Jak należy złożyć wniosek o zwrot podatku od wartości dodanej?

Wniosek o zwrot składany jest za pomocą środków komunikacji elektronicznej, poprzez system e-Deklaracje dostępny na stronie internetowej www.e-deklaracje.gov.pl. Jest to jedyna skuteczna metoda złożenia wniosku.

Szczegółowe informacje o sposobie wypełnienia wniosku zawiera broszura objaśniająca krok po kroku sposób wypełnienia wniosku, dostępna na stronie internetowej www.e-deklaracje. gov.pl, w dziale Instrukcje, w pliku Instrukcja wypełniania wniosku o zwrot podatku od wartości dodanej (VAT) naliczonego w innym państwie członkowskim (VAT-REF).

Jaki termin uznaje się za datę złożenia wniosku?

Aby wniosek został przyjęty przez system e- Deklaracje, powinien być poprawnie wypełniony oraz zgodny z wyjaśnieniami zamieszczonymi na stronie www.e-deklaracje.gov.pl.

Dla każdego złożonego wniosku, spełniającego wyżej podane warunki, system e-Deklaracje automatycznie wystawi Urzędowe Poświadczenie Odbioru (tzw. „UPO”).

Jest ono jednocześnie dowodem złożenia wniosku i potwierdzeniem terminu jego złożenia. Na potwierdzeniu „UPO” znajduje się też numer wniosku, pod którym został on zarejestrowany i pod którym będzie przekazany do kraju członkowskiego zwrotu.

Co zrobić, jeżeli system e- Deklaracje odrzuci wniosek?

Jeżeli system e-Deklaracje odrzuci wniosek, podatnik w trakcie odczytu otrzyma komunikat o przyczynie odrzucenia dokumentu – system wskaże mu również miejsca, gdzie zostały niewypełnione lub błędnie wypełnione pozycje. W tej sytuacji wnioskodawca powinien dokonać wskazanych poprawek i ponownie przesłać wniosek.

Dlaczego we wniosku warto podać numer telefonu?

Podanie numeru telefonu ułatwi kontakt z podatnikiem po to, aby jak najszybciej wyjaśnić ewentualne nieścisłości we wniosku.

Dlaczego konieczne jest podanie adresu e-mail we wniosku?

Wymóg prowadzenia korespondencji w formie elektronicznej został wprowadzony przez przepisy unijne zaimplementowane w ustawie o podatku od towarów i usług, aby uprościć i ułatwić procedurę uzyskiwania zwrotu podatku od wartości dodanej.

Cała korespondencja dotycząca realizacji wniosku o zwrot VAT będzie prowadzona drogą elektroniczną. Adres e-mail to forma kontaktu, za pomocą której polska administracja podatkowa oraz administracja podatkowa państwa członkowskiego zwrotu będzie wysyłać korespondencję związaną z realizacją wniosku.

Dlaczego we wniosku należy podać adres pocztowy, skoro korespondencja związana z obsługą wniosku prowadzona jest drogą elektroniczną przez e-mail?

Kompletne dane adresowe podatnika identyfikują go w sposób wiarygodny jako podmiot ubiegający się o zwrot podatku, dlatego ich zamieszczenie jest konieczne.

Podatnik podatku od towarów i usług będący osobą fizyczną powinien podać swój adres zamieszkania, zaś podatnik niebędący osobą fizyczną - adres swojej siedziby.

W przypadku negatywnej weryfikacji wniosku o zwrot podatku, naczelnik polskiego urzędu skarbowego wydaje postanowienie o nieprzekazaniu wniosku państwu członkowskiemu zwrotu. Postanowienie zostanie doręczone podatnikowi pocztą tradycyjną, a informacja o wydaniu postanowienia będzie przesłana na adres e-mail podany we wniosku.

Jaka jest rola polskich urzędów skarbowych w procedurze zwrotu podatku od wartości dodanej?

Zgodnie z art. 89 ust. 1i ustawy o podatku od towarów i usług polska administracja podatkowa ma obowiązek sprawdzić, czy podatnik w okresie, którego dotyczy wniosek, był uprawniony do uzyskania zwrotu podatku od wartości dodanej, a zatem czy:
1) był podatnikiem, o którym mowa w art. 15 ww. ustawy;
2) nie dokonywał wyłącznie dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku innych niż transakcje, do których stosuje się art. 86 ust. 9 ww. ustawy;
3) nie był zwolniony od podatku na podstawie art. 113 ww. ustawy.

Jeżeli urząd skarbowy potwierdzi uprawnienia podatnika do ubiegania się o zwrot podatku od wartości dodanej, to przekaże wniosek do kraju członkowskiego zwrotu w ciągu 15 dni kalendarzowych od daty otrzymania wniosku.

Postępowanie polskiego urzędu skarbowego w przypadku nieprzekazania wniosku do administracji podatkowej państwa członkowskiego zwrotu.

W przypadku, gdy weryfikacja uprawnień wnioskodawcy do ubiegania się o zwrot podatku przebiegnie niepomyślnie, naczelnik urzędu skarbowego zawiadamia wnioskodawcę o nieprzekazaniu wniosku państwu członkowskiemu zwrotu w formie postanowienia.

Postanowienie zostanie doręczone wnioskodawcy pocztą tradycyjną na adres pocztowy wskazany we wniosku. Wnioskodawca będzie powiadomiony o wydaniu postanowienia również za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Jaki jest termin złożenia wniosku o zwrot podatku?

Nie później niż do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy.

Na podstawie art. 1 dyrektywy Rady z dnia 14 października 2010 r. Nr 2010/66/UE, wnioski o zwrot odnoszące się do okresów zwrotu z 2009 r. przedkłada się państwu członkowskiemu siedziby najpóźniej do 31 marca 2011 r.

Jaką walutę wpisać we wniosku?

Walutę, która obowiązuje w kraju członkowskim zwrotu oraz walutę wskazanego rachunku bankowego. Informacja na temat walut obowiązujących w poszczególnych państwach członkowskich jest dostępna na stronie internetowej www.e- deklaracje.gov.pl, w dziale Instrukcje, w pliku Preferencje 2010.

Jakie dokumenty należy złożyć wraz z wnioskiem o zwrot podatku od wartości dodanej w sytuacji, gdy zażąda tego państwo członkowskie zwrotu?

Należy wówczas dołączyć faktury lub dokumenty celne, w formie elektronicznej, potwierdzające poniesione wydatki we wnioskowanym okresie. Wymóg dostarczania załączników do wniosku jest określany przez kraj członkowski zwrotu.

Wymagania poszczególnych krajów członkowskich w tym zakresie można znaleźć na stronie internetowej www.e-deklaracje.gov.pl, w dziale Instrukcje, w pliku Preferencje 2010.

Dokumenty powinny być umieszczone w jednym załączniku spełniającym następujące wymagania:
• mieć postać archiwum ZIP o wielkości nieprzekraczającej 5 Mb,
• zawierać pojedyncze pliki kopii faktur i dokumentów celnych zeskanowanych w jednym z trzech formatów: PDF, TIFF, JPEG. Plik powinien być zeskanowany w jakości 200 dpi, nieszyfrowany i niezabezpieczony hasłem,
• być wysłany jednocześnie z wnioskiem.

Wnioski niespełniające wymogów technicznych będą odrzucone przez system.

Na podstawie art 2 dyrektywy Rady z dnia 14 października 2010 r. Nr 2010/66/UE, państwa członkowskie — w tym także Polska — są zobowiązane do wprowadzenia w życie zmiany przepisów ustawowych wykonawczych i administracyjnych niezbędnych do wykonania tej dyrektywy, ze skutkiem od 1 października 2010 r.

Kiedy administracja podatkowa kraju zwrotu będzie kontaktować się z podatnikiem?

Administracja podatkowa kraju zwrotu będzie kontaktować się z podatnikiem, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w różnych sytuacjach, np.:
• potwierdzenia daty otrzymania wniosku o zwrot podatku od wartości dodanej,
• żądania informacji i dalszych dodatkowych informacji dotyczących złożonego wniosku, podjęcia decyzji o sposobie
• załatwienia wniosku.

W jakim terminie podatnik powinien otrzymać decyzję o sposobie załatwienia wniosku?

Państwo członkowskie zwrotu powiadamia wnioskodawcę o decyzji o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku o zwrot w terminie 4 miesięcy od dnia jego otrzymania.

Jeżeli administracja podatkowa kraju zwrotu zażąda dodatkowych informacji i dalszych dodatkowych informacji, decyzja powinna być wydana do:
• 6 miesięcy od dnia otrzymania wniosku, w przypadku żądania dodatkowych informacji,
• 8 miesięcy od dnia otrzymania wniosku, w przypadku żądania dalszych dodatkowych informacji.

Gdzie można uzyskać pomoc, gdy pojawią się problemy ze złożeniem wniosku?

Pomocy w sprawie procedury złożenia wniosku udziela infolinia Krajowej Informacji Podatkowej systemu e-Deklaracje, czynna od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00 - 18.00 (tel.: 0 801 055 055 i 22 330 03 30).

Pomocy w sprawie problemów technicznych przy składaniu wniosku udziela Pomoc Techniczna systemu e-Deklaracje pod numerem telefonu 22 694 49 74.

Pytania można też kierować drogą elektroniczną (adres e-mail: info.edeklaracje@ mofnet.gov.pl).

Polecamy: Podatki 2011

Kasy fiskalne 2011

Czy można wycofać złożony wniosek o zwrot podatku?

Wycofanie złożonego wniosku nie jest możliwe. Można jedynie dokonać korekty złożonego wniosku, jednakże nie wszystkie państwa członkowskie akceptują korekty wniosków.

Informacje o tym, które państwa członkowskie przyjmują korekty wniosków można znaleźć na stronie internetowej www.e-deklaracje. gov. pl, w dziale Instrukcje w pliku Preferencje 2010.

Gdzie można znaleźć informacje na temat sposobu korekty wniosku?

Szczegółowe informacje na temat sposobu dokonywania korekty wniosku można znaleźć na stronie internetowej www.e-deklaracje.gov.pl, w dziale Instrukcje, w pliku Instrukcja wypełniania wniosku o zwrot podatku od wartości dodanej (VAT) naliczonego w innym państwie członkowskim (VAT-REF).

Podstawa prawna: 

1.DYREKTYWA RADY 2008/9/WE z dnia 12 lutego 2008 r. określająca szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej, przewidzianego w dyrektywie 2006/112/WE, podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim (Dz. U. UE L 08.44.23).
2.DYREKTYWA RADY 2010/66/UE z dnia 14 października 2010 r. zmieniająca dyrektywę 2008/9/WE określającą szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej, przewidzianego w dyrektywie 2006/112/WE, podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim (Dz. U. UE L.10.275.1).
3.ROZPORZĄDZENIE RADY (UE) NR 904/2010 z dnia 7 października 2010 r. w sprawie współpracy administracyjnej oraz zwalczania oszustw w dziedzinie podatku od wartości dodanej (wersja przekształcona) (Dz. U. UE L.10.268.1).
4.USTAWA z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r., Nr 54, poz. 535, z późn. zm.).
5.ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 24 grudnia 2009 r. w sprawie wniosków o zwrot podatku od wartości dodanej naliczonego w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Wspólnoty Europejskiej (Dz. U. Nr 224, poz. 1800).

Źródło: Ministerstwo Finansów

Ministerstwo zastrzega, że powyższa informacja nie jest oficjalną wykładnią prawa, bo taka mogłaby mieć jedynie formę ogólnej interpretacji podatkowej.