Rozliczenie VAT przy uznanej reklamacji, gdy kupujący zatrzymuje część wadliwego towaru

• Korekta odliczonego VAT bez faktury korygującej
• Utylizacja zareklamowanych towarów przez kupującego
• Wymiana wadliwego towaru

Tak, należy skorygować odliczony VAT w rozliczeniu za okres, kiedy warunki korekty zostały uzgodnione i spełnione, w części objętej notą uznaniową. Aby dokonać korekty, faktura korygująca nie jest konieczna. W omawianym przypadku nie wykonują Państwo usługi na rzecz sprzedawcy, dokonując utylizacji zatrzymanego towaru. Wymiana towaru nie powinna być rozliczona w VAT.

W omawianym przypadku mamy do rozpatrzenia trzy problemy:
1) termin skorygowania odliczonego VAT,
2) ustalenie, czy dokonanie utylizacji to usługa wykonana na rzecz sprzedawcy,
3) odpowiedź na pytanie: czy wymiana towarów podlega VAT.

Korekta odliczonego VAT bez faktury korygującej

Zasady korekty „in minus” odliczonego VAT reguluje art. 86 ust. 19a ustawy o VAT. Wynika z niego, że w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania na fakturze z naliczonym VAT lub stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego. Dokonuje tego w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług lub kwoty podatku wykazanego na fakturze zostały:
- uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą, jeżeli przed upływem tego okresu rozliczeniowego te warunki zostały spełnione, albo
- spełnione – w pozostałych przypadkach.

Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

Jak z tego wynika, nabywca nie musi posiadać faktury korygującej, aby dokonać korekty. Nie powinien nawet na nią czekać, gdy uzgodnione warunki korekty zostaną spełnione. Nie ma znaczenia, że zareklamowany, niepełnowartościowy towar nie został zwrócony sprzedawcy, skoro uznał reklamację i zwrócił zapłatę. Dlatego na podstawie przesłanej noty uznaniowej należy dokonać zapisu w ewidencji korekt.

Do uzgodnienia i spełnienia warunków doszło w momencie, gdy otrzymali Państwo informację o przyjęciu reklamacji. Jeżeli wynikało to dopiero z noty uznaniowej, to data jej otrzymania wyznacza termin rozliczenia korekty. Potwierdzają to również organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 listopada 2021 r. (sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.598.2021.2.AK) czytamy:
"W związku z tym, że w opisanych w wariantach I, II, IV okolicznościach dotyczących: zwrotu towarów (zarówno w przypadku rezygnacji z zakupu jak i reklamacji wadliwego towaru), reklamacji jakościowych towaru bez zwrotu towaru, czy rabatów potransakcyjnych, nie mają miejsca wcześniejsze uzgodnienia, które regulowałyby tryb postępowania na wypadek zaistnienia ww. okoliczności, należy uznać, że co do zasady do uzgodnienia warunków dochodzi dopiero w chwili, w której Wnioskodawca (nabywca) otrzyma informację o obniżeniu podstawy opodatkowania."

Utylizacja zareklamowanych towarów przez kupującego

Strony mogą się umówić, że mimo uznanej reklamacji niepełnowartościowy towar pozostanie u kupującego. Jeżeli kupujący dokonuje jego utylizacji, powstaje pytanie, czy nie jest to odpłatna usługa na rzecz sprzedawcy, gdy zwraca koszty zakupu tego towaru. Odpowiedź na to pytanie jest przecząca. Zwrot kosztów zakupionego towaru ma charakter odszkodowawczy i związany jest z uznaniem reklamacji. Potwierdzają to również organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 listopada 2023 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.450.2023.1.RM) czytamy:
"Spółka jest podmiotem zobowiązanym do pokrycia kosztów związanych z dostawą wadliwych towarów takich jak koszt utylizacji/zezłomowania wadliwych produktów. W takim przypadku nie jest to zapłata za usługę wykonaną na Państwa rzecz. W tej sytuacji pomiędzy Państwem i Kontrahentem nie zachodzi stosunek zobowiązaniowy ponieważ beneficjentem usługi utylizacji/zezłomowania nie jest dostawca towarów (Spółka). Kontrahent nie świadczy usług na rzecz Spółki, a jedynie odzyskuje na zasadach odszkodowawczych koszty poniesione w związku z wadliwością kupionych od Spółki towarów. Mamy więc do czynienia z działaniami zmierzającymi do prawidłowego zrealizowania uprzednio zawartej umowy sprzedaży oraz rozliczeniami pomiędzy stronami (Spółką a Kontrahentem) wynikającymi z reklamacji jakościowej zgłoszonej przez użytkownika. Spółka obciążana kosztem utylizacji/złomowania towarów nie jest odbiorcą usługi (jej konsumentem), lecz podmiotem zobowiązanym do pokrycia kosztów związanych z nienależytym wykonaniem zobowiązania polegającego na dostarczeniu nabywcy określonego towaru. Zatem, nie dochodzi do świadczenia wzajemnego ze strony Kontrahenta na rzecz Spółki, a kwot stanowiących zwrot kosztów (zwrot ceny towaru) nie można uznać za wynagrodzenie z tytułu usługi świadczonej przez Kontrahenta na rzecz Spółki. W konsekwencji należy stwierdzić, że obciążenie Spółki kosztami wymiany towarów objętych reklamacją, za którą przysługuje zwrot ceny stanowią formę naprawienia szkody i w rezultacie nie spełniają definicji świadczenia usług a w konsekwencji nie podlegają opodatkowaniu, na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy."

Wymiana wadliwego towaru

Również w przypadku wymiany wadliwej części towaru na towar wolny od wad nie dochodzi do kolejnej dostawy towarów ani po Państwa stronie (zwrot wadliwego towaru), ani po stronie sprzedawcy. Wymiana wadliwego towaru na towar wolny od wad stanowi kontynuację pierwotnej sprzedaży. Oznacza to, że nie są spełnione warunki do uznania wymiany towarów w ramach gwarancji za odpłatną dostawę towaru w rozumieniu ustawy o VAT. Dlatego sprzedawca nie powinien dokumentować tej dostawy fakturą VAT, a gdyby to zrobił, to nie stanowiłaby dla Państwa podstawy do odliczenia, gdyż nie dokumentowałaby czynności podlegającej VAT.

Podstawa prawna: art. 5–8, art. 86 ust. 19a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 361.

POWOŁANE INTERPRETACJE ORGANÓW PODATKOWYCH:
- interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 listopada 2021 r. (sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.598.2021.2.AK),
- interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 listopada 2023 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.450.2023.1.RM).

Joanna Dmowska, ekspert w zakresie VAT