Jak potwierdzać numer VAT UE kontrahenta zagranicznego

Rozpocząłem współpracę z kilkoma kontrahentami z innych krajów UE. Zadeklarowali mi, że są zarejestrowani na potrzeby dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych. Wiem, że jest to warunek zastosowania stawki VAT 0%. Czy za każdym razem, kiedy będę im wystawiał faktury, by móc zastosować stawkę 0%, muszę drukować z systemu VIES potwierdzenie ważności ich numeru VAT UE?

Nie musi Pan za każdym razem drukować z systemu VIES potwierdzenia ważności numeru VAT UE kontrahenta. Posiadanie takiego dokumentu w wersji papierowej nie warunkuje prawa do zastosowania stawki 0% dla dokonywanej na jego rzecz WDT. Szczegóły poniżej.

Polecamy: 500 pytań o VAT odpowiedzi na trudne pytania z interpretacjami Ministerstwa Finansów (PDF)

Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

Potwierdzanie numeru VAT UE kontrahenta

Z pytania wynika, że będzie Pan potwierdzał ważność numeru VAT UE kontrahenta on-line, czyli za pośrednictwem strony internetowej ec.europa.eu/taxation_customs/vies. Jest to jeden z możliwych sposobów potwierdzania ważności tego numeru. Drugim jest wysłanie wniosku do Biura Wymiany Informacji Podatkowych w Koninie. Uzyskiwanie potwierdzenia jest niezwykle istotne dla rozliczenia dokonywanych dostaw. Od statusu podatkowego nabywcy zależy możliwość opodatkowania dostaw dokonywanych na jego rzecz stawką 0%. Wynika to wprost z art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym aby WDT podlegała opodatkowaniu według stawki 0%, muszą być spełnione następujące warunki:

1) podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej;

2) podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;

3) podatnik, składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Biuletyn VAT

VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

A zatem każdy podatnik, który zamierza dokonać dostawy towarów na rzecz podatnika z innego kraju UE, może ją opodatkować stawką 0%, jeżeli nabywca posiada właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych. Nie oznacza to jednak, że każdorazowo po sprawdzeniu ważności tego numeru na stronie ec.europa.eu/taxation_customs/vies podatnik musi taką informację drukować. Taki obowiązek nie wynika z żadnych przepisów regulujących rozliczanie VAT. Ponadto w przypadku dużej liczby transakcji drukowanie każdego potwierdzenia mogłoby się okazać dość kłopotliwe i kosztowne. Do tego dochodzi również problem z archiwizowaniem tego typu dokumentów.

Jeżeli więc potwierdzi Pan on-line ważność podanego przez kontrahenta numeru VAT UE, należy takie postępowanie uznać za wystarczające do zastosowania stawki 0%. Aby jednak zabezpieczyć się na wypadek ewentualnej kontroli podatkowej i przed błędami w systemie (późniejsze wprowadzenie danych do systemu z datą wsteczną), zamiast drukować potwierdzenie, warto wykonać zrzut ekranu (screenshot) i przechowywać go w formie elektronicznej w specjalnie do tego stworzonym folderze.

Podstawa prawna:

• art. 42 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1223

Marcin Jasiński, ekspert w zakresie VAT