Dokumentowanie wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów

Na podstawie art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, stawkę 0% stosuje się w WDT m.in. pod warunkiem otrzymania przez podatnika przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy dowodów, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

Dowodami takimi, w świetle art. 42 ust. 3 ww. ustawy, są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

• dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju – w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
• specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.

Polecamy: 500 pytań o VAT odpowiedzi na trudne pytania z interpretacjami Ministerstwa Finansów (PDF)

Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

Należy przy tym zwrócić uwagę, iż ustawodawca nie zastrzega żadnej szczególnej formy dla tego typu dokumentów. Oznacza to, że zasadniczo podatnicy mogą otrzymać taki dokument zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (dotyczy to zarówno dokumentów przewozowych, jak i specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku). Mają one jedynie potwierdzać łącznie dostarczenie towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium Polski. Wnioski te znajdują zresztą potwierdzenie w interpretacjach organów podatkowych.

Dla przykładu, w interpretacji z 8.01.2014 r. (sygn. ILPP4/443-465/13-5/ISN) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu stwierdził: „Zauważyć należy, że powołane powyżej przepisy nie stanowią o formie dokumentów. Zasadniczo dopuszczalna jest każda forma dokumentu, byle uprawdopodobniała ona wywóz towarów z terytorium kraju i ich dostarczenie na terytorium innego państwa członkowskiego. W dobie szeroko rozumianej komunikacji technicznej nie ma podstaw do odmawiania mocy dowodowej dokumentowi przesyłanemu np.: w formie elektronicznej, skanem czy faxem. Dla zastosowania stawki 0% dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów nie jest konieczne zatem posiadanie danego dokumentu w formie papierowej, wystarczy jego wersja elektroniczna”.

Jeżeli jednak ww. dokumenty nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa na wstępie mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1. korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
2. dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
3. dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny – dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
4. dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (art. 42 ust. 11 ustawy o VAT).

Wymienione dokumenty uzupełniające mogą służyć zatem jako dowód stanowiący podstawę do zastosowania stawki 0% w WDT równoprawny z dokumentami przewozowymi i specyfikacją poszczególnych sztuk ładunku, o których mowa w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, o ile tylko jednoznacznie potwierdzają dostarczenie towarów do nabywcy w innym państwie UE.

Monitor Księgowego – prenumerata

Biuletyn VAT

W interpretacji z 17.07.2015 r. sygn. IBPP4/4512-191/15/EK Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach wskazał, że jako taki dowód uzupełniający może posłużyć przykłądowo e-mail od nabywcy  potwierdzający otrzymanie przez niego towarów: „A zatem należy stwierdzić, że skoro - jak wskazał Wnioskodawca - przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy posiadać będzie w swej dokumentacji dowód w postaci otrzymanej od nabywcy ww. wiadomości e-mail zawierającej potwierdzenie otrzymania towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, specyfikację poszczególnych sztuk ładunku, korespondencję handlową z nabywcą, dokumenty dotyczące ubezpieczenia (jeżeli dostawa była ubezpieczona) i w przypadku gdy posiadane dokumenty łącznie potwierdzają otrzymanie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, to Wnioskodawca będzie uprawniony do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% dla dokonanych wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów”.

Ewelina Kalita, Młodszy konsultant podatkowy w ECDDP Sp. z o.o.

Paweł Barnik, Kierownik Zespołu ds. Podatku VAT w ECDDP Sp. z o.o.