Dokumentowanie wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów

Na podstawie art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, stawkę 0% stosuje się w WDT m.in. pod warunkiem otrzymania przez podatnika przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy dowodów, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

Autopromocja

Dowodami takimi, w świetle art. 42 ust. 3 ww. ustawy, są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

• dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju – w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
• specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.

Polecamy: 500 pytań o VAT odpowiedzi na trudne pytania z interpretacjami Ministerstwa Finansów (PDF)

Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

Autopromocja

Konferencja: Podatki 2025
przegląd zmian i nowelizacja przepisów w 2025 roku

Sprawdź

Należy przy tym zwrócić uwagę, iż ustawodawca nie zastrzega żadnej szczególnej formy dla tego typu dokumentów. Oznacza to, że zasadniczo podatnicy mogą otrzymać taki dokument zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (dotyczy to zarówno dokumentów przewozowych, jak i specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku). Mają one jedynie potwierdzać łącznie dostarczenie towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium Polski. Wnioski te znajdują zresztą potwierdzenie w interpretacjach organów podatkowych.

Dla przykładu, w interpretacji z 8.01.2014 r. (sygn. ILPP4/443-465/13-5/ISN) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu stwierdził: „Zauważyć należy, że powołane powyżej przepisy nie stanowią o formie dokumentów. Zasadniczo dopuszczalna jest każda forma dokumentu, byle uprawdopodobniała ona wywóz towarów z terytorium kraju i ich dostarczenie na terytorium innego państwa członkowskiego. W dobie szeroko rozumianej komunikacji technicznej nie ma podstaw do odmawiania mocy dowodowej dokumentowi przesyłanemu np.: w formie elektronicznej, skanem czy faxem. Dla zastosowania stawki 0% dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów nie jest konieczne zatem posiadanie danego dokumentu w formie papierowej, wystarczy jego wersja elektroniczna”.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Jeżeli jednak ww. dokumenty nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa na wstępie mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

1. korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
2. dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
3. dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny – dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
4. dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (art. 42 ust. 11 ustawy o VAT).

Wymienione dokumenty uzupełniające mogą służyć zatem jako dowód stanowiący podstawę do zastosowania stawki 0% w WDT równoprawny z dokumentami przewozowymi i specyfikacją poszczególnych sztuk ładunku, o których mowa w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, o ile tylko jednoznacznie potwierdzają dostarczenie towarów do nabywcy w innym państwie UE.

Monitor Księgowego – prenumerata

Biuletyn VAT

W interpretacji z 17.07.2015 r. sygn. IBPP4/4512-191/15/EK Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach wskazał, że jako taki dowód uzupełniający może posłużyć przykłądowo e-mail od nabywcy  potwierdzający otrzymanie przez niego towarów: „A zatem należy stwierdzić, że skoro - jak wskazał Wnioskodawca - przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy posiadać będzie w swej dokumentacji dowód w postaci otrzymanej od nabywcy ww. wiadomości e-mail zawierającej potwierdzenie otrzymania towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, specyfikację poszczególnych sztuk ładunku, korespondencję handlową z nabywcą, dokumenty dotyczące ubezpieczenia (jeżeli dostawa była ubezpieczona) i w przypadku gdy posiadane dokumenty łącznie potwierdzają otrzymanie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, to Wnioskodawca będzie uprawniony do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% dla dokonanych wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów”.

Ewelina Kalita, Młodszy konsultant podatkowy w ECDDP Sp. z o.o.

Paweł Barnik, Kierownik Zespołu ds. Podatku VAT w ECDDP Sp. z o.o.