Kaucja gwarancyjna przeważnie bez VAT, ale czy zawsze

W praktyce gospodarczej kaucja może być:

• zwrócona wpłacającemu, gdy po wygaśnięciu umowy okazuje się, że wszystkie jej warunki zostały spełnione,

• zatrzymana jako odszkodowanie (przykładowo, gdy wpłacający kaucję bezpodstawnie odstąpił od umowy bądź też swoim postępowaniem spowodował szkody u drugiej strony kontraktu),

• zaliczona na poczet zaspokojenia roszczeń z tytułu zapłaty, np. na pokrycie zaległych płatności wraz z odsetkami.

Najemca w dniu podpisania umowy wpłacił kaucję równą miesięcznemu czynszowi. Należność została wpłacona na poczet ewentualnych szkód powstałych w wynajmowanym obiekcie. Z umowy wynikało, że po jej zakończeniu kaucja podlega zwrotowi, o ile lokal zostanie odebrany bez zastrzeżeń. Po zakończeniu umowy najmu kaucja została zwrócona. Czy powyższe postępowanie stron umowy rodzi jakikolwiek konsekwencje w zakresie podatku VAT?

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT), opodatkowaniu podatkiem VAT podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Przez dostawę towarów, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, natomiast przez świadczenie usług rozumie się wszelkie czynności niestanowiące dostawy towarów (art. 7 ust. 1 oraz 8 ust. 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, w myśl brzmienia art. 29 ust. 1 ustawy o VAT, podstawą opodatkowania jest obrót (…). Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż otrzymanie przez podatnika kaucji stanowiącej zabezpieczenie prawidłowego wykonania zobowiązania/kontraktu (ewentualnie zniszczenia mienia) nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Kaucje pobierane przez sprzedawców nie stanowią ich obrotu (nie stanowią kwoty należnej z tytułu sprzedaży), a w konsekwencji nie podlegają opodatkowaniu VAT.

Pobieranie kaucji nie powinno być zatem dokumentowane fakturami VAT (co jednak nie oznacza, że na wystawianych fakturach nie można wzmiankować w formie adnotacji o pobraniu kaucji), jak również ewidencjonowane za pomocą kas fiskalnych.

Pobieranych kaucji nie należy również wykazywać w ewidencji VAT oraz w deklaracjach VAT. Nie jest to bowiem otrzymanie części należności za towar/usługę. Podobnie jak pobranie kaucji, również zwrot kaucji nie stanowi czynności podlegającą opodatkowaniu VAT i nie wywołuje żadnych skutków w tym podatku.

Polecamy: serwis Koszty

Kaucja a zaliczka...

Analizując temat kaucji podkreślić jednakże należy, iż prawidłowe zakwalifikowanie wpłaconej świadczeniodawcy kwoty pieniędzy - jako kaucji gwarancyjnej - ma bardzo istotne znaczenie dla prawidłowego ustalenia zobowiązania w podatku VAT.

O ile bowiem kaucja nie stanowi obrotu w myśl analizowanej ustawy, a jej wpłata nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, o tyle potraktowanie tej wpłaty jako zaliczki spowoduje odwrotne konsekwencje. Co więcej, wpłacone przez kontrahenta tytułem kaucji gwarancyjnej pieniądze mogą zostać następnie (wskutek następczych zdarzeń) „zamienione” na zaliczkę należną na poczet dostawy lub usługi.

Należy zaznaczyć, iż zaliczka jest wpłaconą z góry częścią należności. Kaucja gwarancyjna jest to suma złożona w celu udzielenia gwarancji dotrzymania zobowiązania i stanowiąca często jednocześnie odszkodowanie za szkody jakie zaistnieją wskutek nieprawidłowego wykonania świadczenia. Kaucja, co do zasady, nie jest zaliczana na poczet ceny i podlega zwrotowi w przypadku prawidłowego wykonania umowy. 

Polecamy: serwis PIT

Zatem, w świetle ustawy o VAT, otrzymanie przez sprzedawcę kaucji stanowiącej zabezpieczenie wykonania umowy nie podlega opodatkowaniu. Nie jest to bowiem otrzymanie części należności. Nie można jej uznać ani za zaliczkę, ani za zadatek ani tym bardziej za przedpłatę lub ratę.

W praktyce częste są sytuacje, iż kontrahenci jeszcze przed zakończeniem umowy postanawiają, że kaucja nie będzie zwracana, ale zostanie zaliczona na poczet należności za dostawę towarów lub świadczenie usług. Staje się tak przede wszystkim wówczas, gdy obowiązek podatkowy dla danej dostawy towarów lub świadczenia usługi powstaje na zasadach ogólnych i zaliczenie kaucji na poczet wynagrodzenia nastąpi przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Zaliczona na poczet wynagrodzenia kaucja stanowi wówczas część należności otrzymaną przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, której otrzymanie (zaliczenie na poczet wynagrodzenia) skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usługi, których kaucja taka dotyczy. W tym przypadku kaucję należy potraktować jako zaliczkę lub zadatek. Zastosowanie będzie miał wówczas przepis art. 19 ust.11 ustawy o VAT, w myśl którego, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części.

Analogicznie sytuacja będzie miała miejsce, w przypadku kaucji dotyczących czynności, dla których przepisy przewidują szczególny obowiązek podatkowy (np. w przypadku usług najmu, usług transportowych, usług budowlanych).

W przypadkach takich zaliczenie pobranej kaucji na poczet wynagrodzenia (a więc zapłaty) również powoduje powstanie obowiązku podatkowego (oczywiście o ile zaliczenie to nastąpiło przed wykonaniem usługi). Obowiązek podatkowy powstaje w ww. sytuacjach w momencie zamiany (zaliczenia) kaucji na zobowiązanie. Moment zamiany należy uznać za „wpłatę” należności.

Strony podpisały umowę najmu lokalu użytkowego. Umowa została zawarta na czas określony (od stycznia do grudnia 2010 r.). Najemca wpłacił wynajmującemu kaucję gwarancyjną (w wysokości czynszu za jeden miesiąc) na poczet ewentualnych zniszczeń. 30.11.2010 r. strony ustaliły, iż ww. kaucja zostanie zaliczona na poczet czynszu za ostatni miesiąc najmu (grudzień 2010 r.). 30.11.2010 r. należy więc uznać za moment „otrzymania zaliczki” i rozpoznać obowiązek podatkowy w podatku VAT.

Stosownie do art. 29 ust.1 ustawy o VAT podstawą opodatkowania jest obrót. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. W przypadkach wpłacanych na poczet nabywanych towarów czy wykonywanych usług zaliczek sposób określania podstawy opodatkowania wynika z art. 29 ust. 2 cyt. ustawy. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku gdy pobrano zaliczki, zadatki, przedpłaty lub raty, obrotem jest również kwota otrzymanych zaliczek, zadatków, przedpłat lub rat, pomniejszona o przypadającą od nich kwotę podatku. Pobrana zaliczka pomniejszona o przypadającą od niej kwotę podatku należnego stanowi u podatnika obrót.

Powyższe skutkuje koniecznością zastosowania art. 106 ust. 1 ustawy o VAT i wystawieniem faktury dokumentującej tą czynność (w terminie 7 dni od dnia zaliczenia kaucji gwarancyjnej na poczet niewymagalnej należności).

Jak wskazał ETS w wyroku C-419/02: „(...) obowiązek podatkowy w podatku VAT powstaje w momencie dostarczenia towarów lub wykonania usług. Możliwość – w przypadku gdy płatność zaliczkowa następuje przed wykonaniem dostawy towarów lub świadczeniem usług – by obowiązek podatkowy w zakresie kwoty tej płatności powstał w momencie jej otrzymania, stanowi wyjątek od zasady, a zatem podlega ścisłej wykładni. Aby skorzystać z tego wyjątku, wszelkie elementy przyszłej dostawy lub świadczenia usług muszą już być znane, a zatem w szczególności, w momencie dokonania płatności zaliczkowej towary i usługi powinny być szczegółowo określone”.

Potwierdzają to organy podatkowe w wydawanych indywidualnych interpretacjach. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w wydanej w dniu 9 kwietnia 2009 r. interpretacji indywidualnej (sygn. IPPP3/443-134/09-4/MM) wskazał, iż: „Kluczowym zagadnieniem pozwalającym rozwiązać wskazany we wniosku problem jest to, czy otrzymaną wpłatę na depozyt można utożsamiać z pojęciem kaucji. Jak już wcześniej wskazano cechą charakterystyczną kaucji jest to, że może zostać wykorzystana tylko w przypadku niedotrzymania zobowiązania i stanowi wówczas funkcję odszkodowawczą. Jednakże kaucja zaliczona przez Wnioskodawcę na poczet umowy o świadczenie usługi organizacji wesela czy przyjęcia okolicznościowego stanowić będzie w istocie zaliczkę lub zadatek będący obrotem w rozumieniu art. 29 ust. 1 i 2 cyt. ustawy. Wówczas obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z dyspozycją art. 19 ust. 11, czyli w chwili otrzymania zaliczki (zadatku), tj. w momencie zamiany (zaliczenia) kaucji na zobowiązanie. Kaucja w tym momencie staje się zaliczką i z tą datą należy wystawić fakturę (...)”.

Kaucja jako wynagrodzenie za zrealizowaną dostawę/wykonaną usługę...

Zdarza się, iż pobrana przez sprzedawcę kaucja zostaje uznana przez strony umowy jako wynagrodzenie za zrealizowaną dostawę/wykonaną usługę.

Strony podpisały na produkcję i dostawę specjalistycznej maszyny. Towar winien być wyprodukowany i dostarczony do kupującego do grudnia 2010 r. Nabywca wpłacił sprzedawcy kaucję gwarancyjną (w wysokości 25 % ceny maszyny) tytułem zabezpieczenia, iż nie wycofa się z kontraktu. Po dostarczeniu towaru strony ustaliły, iż ww. kaucja nie będzie zwracana najemcy. Zostanie uznana jako wynagrodzenie za zrealizowaną dostawę.

W analizowanej sytuacji, zaliczona przez sprzedawcę po wykonaniu swojej części świadczenia (dostawa maszyny specjalistycznej) kaucja pieniężna nie nie skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego w VAT. Obowiązek ten powstał wcześniej, tj. z chwilą wystawienia faktury, nie później niż 7 dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (art. 19 ust. 4 ustawy o VAT).

Kaucja zaliczona na zaległości lub odszkodowanie...

Kaucja pobrana przez sprzedawcę może zostać również (w części lub całości) przez niego zatrzymana i zaliczona na poczet zaległości wynikających z umowy czy odszkodowania należnego od nabywcy towaru czy usługi. Zatrzymana kaucja pełni w takim wypadku funkcję kary umownej (odszkodowania), a kary umowne i odszkodowania nie podlegają opodatkowaniu VAT.

Zatem, w przypadku, gdy:
- strony nie zaliczą w czasie trwania zobowiązania kaucji na poczet samej umowy,
- strony nie potraktują jej jako pierwsza rata płatności i
- kontrahent po zakończeniu trwania umowy nie dokona w wyznaczonym terminie zapłaty za usługę,
zaliczona przez sprzedawcę kaucja pieniężna nie nie skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego w VAT (gdyż obowiązek ten powstał wcześniej, tj. z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, względnie wystawienia faktury, nie później niż 7 dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi – zob. art. 19 ust. 1 i 4 ustawy o VAT).

Powyższe potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach. Jako przykład można wskazać postanowienie Naczelnika Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z dnia 29 stycznia 2007 r. (sygn. 1471/NUR1/443-417/06/GW), gdzie czytamy: (…) „zaliczenie kaucji na poczet zaległości z umowy, kary umownej czy odszkodowania nie jest obrotem w rozumieniu art. 29 ust. 1 i 2 ww. ustawy o podatku od towarów i usług”.