REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obciążanie pracowników kosztami paliwa zużytego do jazd prywatnych a VAT

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce
Obciążanie pracowników kosztami paliwa zużytego do jazd prywatnych a VAT
Obciążanie pracowników kosztami paliwa zużytego do jazd prywatnych a VAT

REKLAMA

REKLAMA

Czy rozliczenie z pracownikiem za zakup paliwa tankowanego do samochodu służbowego, ale wykorzystywanego do celów prywatnych, jest w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług odpłatną dostawą towarów, czy też świadczeniem usługi? Problem wyjaśniają eksperci z ECDDP.

Stosownie do art. 7 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa), przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Natomiast zgodnie z art. 8 ustawy, przez świadczenie usług należy rozumieć każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 ustawy. Benzyna jest towarem w rozumieniu VAT, a w konsekwencji może być przedmiotem podlegających opodatkowaniu VAT dostaw towarów.

REKLAMA

REKLAMA

Należy jednak pamiętać, że przez dostawę towarów rozumiane jest przeniesienie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel. Jednakże pracownikom do prywatnego korzystania udostępniany jest samochód, nie benzyna. Ponadto, pracownik nabywa benzynę w konkretnym celu- umożliwienia jazdy samochodem służbowym. Trudno sobie wyobrazić sytuację, w której pracownik tę benzynę np., wylewa, odsprzedaje lub oddaje osobie trzeciej. Zatem nie rozporządza nią jak właściciel.

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

Zdaniem organów podatkowych, jeśli pracownik jest zobowiązany do zwrotu pracodawcy pieniędzy za benzynę wykorzystaną do jazd prywatnych udostępnionym mu samochodem służbowym, to należy traktować to jak odpłatną dostawę towarów.  Taką opinię wydał Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 lipca 2015r., nr  ILPP2/4512-1-250/15-4/MN. O wydanie interpretacji podatkowej zwróciła się Spółka, której pracownicy korzystają z samochodów służbowych, również w celach prywatnych. Pracownicy Spółki są zobowiązani do zwrotu kosztów paliwa wykorzystanego do celów prywatnych. Ponieważ samochód jest wyposażony w jeden bak paliwa, pracownicy tankują paliwo w danym momencie jednocześnie na cele służbowe, jak i prywatne (co jest dokumentowane jedną fakturą). Ostatecznie, ilość paliwa zużyta dla celów prywatnych jest następnie kalkulowana po jego faktycznym zużyciu.

REKLAMA

Rozliczenia zakupionego przez pracownika na cele służbowe i prywatne paliwa odbywa się na jeden z dwóch sposobów:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  1. Pracownik na stacji paliw tankuje paliwo do samochodu służbowego i dokonuje zapłaty przy użyciu firmowej karty płatniczej, otrzymuje fakturę VAT na całą ilość paliwa, na której jako nabywca wskazana jest Spółka. Z końcem miesiąca Spółka dokonuje kalkulacji wartości paliwa zużytego przez pracownika do celów prywatnych. Następnie Pracownik dokonuje na rzecz Spółki zwrotu kosztów paliwa zużytego do jego celów prywatnych (stosowna kwota potrącana jest z wynagrodzenia Pracownika).
  2. Pracownik na stacji paliw tankuje paliwo do samochodu służbowego i dokonuje zapłaty za całość zatankowanego paliwa przy użyciu prywatnych środków płatniczych, otrzymuje fakturę VAT na całą ilość paliwa, na której jako nabywca wskazana jest Spółka. Z końcem miesiąca Spółka dokonuje kalkulacji wartości paliwa zużytego przez pracownika do celów prywatnych, a następnie dokonuje zwrotu na rzecz pracownika kosztów paliwa zużytego do celów służbowych.

Polecamy: Biuletyn VAT

Spółka zwróciła się do Dyrektora Izby Skarbowej z pytaniem, czy tego rodzaju rozliczenia z  pracownikami z tytułu zużycia paliwa do celów prywatnych jest czynnością podlegającą opodatkowaniu VAT.

Organ podatkowy zwrócił uwagę, że Spółka w momencie zakupu paliwa przez pracownika nabywa prawo do rozporządzania nim jak właściciel. Natomiast, w momencie zużycia paliwa należącego do Spółki (nabytego przez Pracownika w jej imieniu) na potrzeby prywatne Pracownika – dochodzi do przeniesienia prawa do rozporządzania towarem (paliwem) jak właściciel, ze Spółki na Pracownika. Organ podatkowy uznał zatem, iż wskutek tych rozliczeń dochodzi między Spółką a jej pracownikami do odpłatnej dostawy towarów (paliwa) na rzecz pracowników. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu wyjaśnił ponadto, że w tym wypadku nie jest możliwe zwolnienie ze względu na niewielką wartość obrotów.


Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 11 grudnia 2015 r., nr  IPPP2/4512-1040/15-2/MT stwierdził, iż w sytuacji, gdy pracodawca jedynie dolicza pracownikom do przychodu wartość świadczenia polegającego na umożliwieniu im wykorzystywania do celów prywatnych służbowych samochodów wraz ze ściśle związanymi z tym wydatkami eksploatacyjnymi (w tym również kosztami paliwa) jest to wówczas świadczenie usługi, a wartość zużytego ponad limit paliwa jest jedynie elementem kalkulacyjnym wynagrodzenia, za świadczoną przez Spółkę usługę udostępnienia samochodu. Organ podatkowy wskazał ponadto, że zużycie materiałów eksploatacyjnych jest nierozerwalnie związane ze świadczeniem głównym, którym jest udostępnienie pracownikom samochodu służbowego. Jest to zatem element uboczny tego świadczenia i na podstawie art 8 ustawy, nie podlega opodatkowaniu.

Polecamy: Jednolity Plik Kontrolny – praktyczny poradnik (książka)

Z kolei w interpretacji z 3 grudnia 2015 r., nr IPPP2/4512-989/15-2/DG, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, że w sytuacji gdy pracodawca pobiera od pracownika zryczałtowaną kwotę obejmującą paliwo, jak również pozostałe koszty użytkowania samochodu, np. koszty mycia samochodu lub opłaty za parkingi, mamy do czynienia z odpłatnym świadczeniem usług na rzecz pracownika w zakresie  udostępniania samochodu służbowego do celów prywatnych, a nie z dostawą towaru w postaci paliwa. Taka interpretacja organu podatkowego może stanowić bardzo skuteczny sposób na uniknięcie obowiązku instalacji kas rejestrujących. Jednakże nie jest to wprost uregulowane w przepisach, dlatego podatnicy, chcąc zabezpieczyć swoje rozliczenia podatkowe powinni uprzednio zwrócić się z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej do Ministra Finansów, które mogłoby potwierdzić ich stanowisko w tej sprawie.

Jak widać wyraźnie, stanowisko organów podatkowych w kwestii, czy obciążanie pracowników kosztami paliwa za wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych stanowi świadczenie usług czy dostawę towarów, jest zróżnicowane. W sytuacji gdy pracodawca traktuje korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych jako dodatkowy przychód pracownika oraz gdy pracodawca ustali należność ryczałtową, którą obciąży swoich pracowników z tytułu udostępnienia im samochodów  służbowych do celów prywatnych, jest to traktowane przez organy podatkowe jako świadczenie usługi przez pracodawcę na rzecz pracownika. Odmiennie, w sytuacji gdy pracownik jest obowiązany do zwrotu pracodawcy pieniędzy za benzynę zużytą do jazd prywatnych, organy podatkowe wskazują, że w tym wypadku pracownik nabywa prawo do rozporządzania paliwem jak właściciel. 

Zdaniem autorów w momencie, gdy pracownik używa samochód służbowy do celów prywatnych i zwraca pracodawcy pieniądze za paliwo, dochodzi do świadczenia usługi, której przedmiotem jest w istocie używanie samochodu służbowego, a paliwo stanowi jedynie element kalkulacyjny tego świadczenia. Aby doszło do odpłatnej dostawy towarów, pracownik musiałby móc rozporządzać paliwem jak właściciel. Tymczasem pracownik wcale takiego prawa nie posiada. Nie może on nim dysponować jak właściciel. Nie może go zniszczyć, ani wylać, a z pewnością nie ma on umocowania do dalszej dostawy (odsprzedaży) tego paliwa osobom trzecim. Dodatkowo celem dla pracownika nie jest w istocie nabycie paliwa, ale jazda samochodem zatankowanym. A zatem paliwo jako wydatek eksploatacyjny jest nierozerwalnie związany z jazdą samochodem. W konsekwencji obowiązek zwrotu kosztów paliwa zużytego do jazd prywatnych samochodem służbowym należy uznać za świadczenie usługi a stanowisko organów podatkowych w tej kwestii należy uznać za błędne.

Monika Cieślak, praktykant

ECDDP Sp.z.o.o.

Paweł Barnik, Zastępca Dyrektora Departamentu ds Podatków Pośrednich
ECDDP Sp. z o.o.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Środowisko testowe KSeF 2.0 (dot. API) od 30 września, Moduł Certyfikatów i Uprawnień do KSeF 2.0 od 1 listopada 2025 r. MF: API KSeF 1.0 nie jest kompatybilne z API KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 10 września 2025 r., że wprowadzone zostały nowe funkcjonalności wcześniej niedostępne w API KSeF1.0 (m.in. FA(3) z węzłem Zalacznik, tryby offline24 czy certyfikaty KSeF). W związku z wprowadzonymi zmianami konieczna jest integracja ze środowiskiem testowym KSeF 2.0., które zostanie udostępnione 30 września.

KSeF 2.0 już nadchodzi: co oznacza mrożenie rozwoju KSeF 1.0, nowe funkcjonalności i testowe środowisko od września? Wszystko, co musisz wiedzieć o rewolucji w e-fakturowaniu

Już od 1 lutego 2026 r. w Polsce zacznie obowiązywać nowy, obligatoryjny KSeF 2.0. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że wersja produkcyjna KSeF 1.0 zostaje „zamrożona” i nie będzie dalej rozwijana, a przedsiębiorcy muszą przygotować się do pełnej migracji. Ważne terminy nadchodzą szybko – środowisko testowe wystartuje 30 września 2025 r., a od 1 listopada ruszy Moduł Certyfikatów i Uprawnień. To oznacza prawdziwą rewolucję w e-fakturowaniu, której nie można przespać.

Te czynności w księgowości można wykonać automatycznie. Czy księgowi muszą się bać utraty pracy?

Automatyzacja procesów księgowych to kolejny krok w rozwoju tej branży. Dzięki możliwościom systemów, księgowi mogą pracować szybciej i wydajniej. Era ręcznego wprowadzania danych dobiega końca, a digitalizacja pracy biur rachunkowych i konieczność dostosowania oferty do potrzeb XXI wieku to konsekwencje cyfrowej rewolucji, której jesteśmy świadkami. Czy zmiany te niosą wyłącznie korzyści, czy również pewne zagrożenia?

4 mln zł zaległego podatku. Skarbówka wykryła nieprawidłowości: spółka zawyżyła koszty uzyskania przychodów o 186 mln zł

Firma musi zapłacić aż 4 mln zł zaległego podatku CIT. Funkcjonariusze podlaskiej skarbówki wykryli nieprawidłowości w stosowaniu cen transferowych przez jedną ze spółek.

REKLAMA

Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Wydział Prasowy Biura Komunikacji i Promocji Ministerstwa Finansów przesłał 9 września br do naszej redakcji wyjaśnienia do artykułu "KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)" z prośbą o sprostowanie. Publikujemy poniżej w całości wyjaśnienia Ministerstwa.

Zmiany w ustawie o doradztwie podatkowym od 2026 roku: doprecyzowanie kompetencji i strój urzędowy doradców podatkowych, nowości w egzaminach

W dniu 9 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy zmieniającej ustawę o doradztwie podatkowym oraz ustawę – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Przepisy dotyczące doradztwa podatkowego zostają dostosowane do współczesnych realiów prawnych, technologicznych i rynkowych. Nowe rozwiązania mają poprawić funkcjonowanie samorządu zawodowego doradców podatkowych.

Jak korzystać z KSeF od lutego 2026 r. – uprawnienia, uwierzytelnianie, faktury, wymogi techniczne. Co i jak ureguluje nowe rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki?

Dla polskich podatników VAT od 1 lutego 2026 r. (dla większości od 1 kwietnia 2026 r.) rozpocznie się zupełnie nowy rozdział. Zasadniczej zmianie ulegną zasady fakturowania, które będzie obowiązkowo przebiegało w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSef). Jednym z kluczowych aktów prawnych dotyczących obowiązkowego KSeF ma być rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Najnowszy projekt tego rozporządzenia (datowany na 26 sierpnia 2025 r.), przechodzi aktualnie fazy konsultacji publicznych, uzgodnień międzyresortowych i opiniowania. Oczywiście w toku rządowej procedury legislacyjnej projekt może ulec pewnym zmianom ale na pewno nie będą to zmiany zasadnicze. Jest to bowiem już kolejny projekt tego rozporządzenia (prace nad nim zaczęły się w Ministerstwie Finansów pod koniec 2023 roku) i uwzględnia on liczne, wcześniej zgłoszone uwagi i wnioski.

Nowa faktura VAT (ustrukturyzowana) w 2026 r. Wizualizacja, zakres danych, kody QR

W 2026 roku w Polsce obowiązkowe stanie się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Będzie to miało w szczególności ten skutek, że tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne w formacie PDF zostaną zastąpione przez faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Każda taka faktura będzie miała jednolitą strukturę danych określoną przez Ministerstwo Finansów, co zapewni spójność i automatyzację w obiegu dokumentów. Dodatkowo faktury udostępniane poza systemem KSeF będą musiały być oznaczone kodem weryfikującym, najczęściej w formie kodu QR. Będzie to wymagało odpowiedniego oznaczenia. Faktura w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) znacząco różni się od tradycyjnych faktur papierowych czy elektronicznych w formacie PDF.

REKLAMA

KSeF - kto ponosi ryzyko?

Krajowy System e-Faktur już całkiem niedługo stanie się obowiązkowym narzędziem do rozliczeń VAT w obrocie gospodarczym. Jest to chyba najbardziej ambitny projekt cyfryzacji podatkowej w Polsce, mający na celu ograniczenie szarej strefy, przyspieszenie rozliczeń VAT i zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego.

e-Paragony 2.2 - nowe funkcje w aplikacji Ministerstwa Finansów. Komu i do czego mogą się przydać?

Ministerstwo Finansów poinformowało 8 września 2025 r., że udostępniło nową wersję (2.2) aplikacji mobilnej e-Paragony. Kolejna wersja tej aplikacji pozwala na udostępnianie i import paragonu, a także współdzielenie karty e-Paragony. Dzięki temu można gromadzić paragony elektroniczne na kilku urządzeniach. To wygodne rozwiązanie, które pomaga zarządzać wydatkami rodzinnymi. e-Paragony to bezpłatna aplikacja, dzięki której można przechowywać w smartfonie paragony w formie elektronicznej. Aplikacja jest całkowicie bezpieczna i anonimowa.

REKLAMA